10 måder at grave dig ud af opgavens efterspørgsler på

Vi har alle været der. Den halvskrevne opgaveliste, der strækker din armlængde. De uophørlige meddelelser, der kræver vores opmærksomhed. Følelsen af ​​at drukne på en liste over uendelige opgaver - fra en computer, der venter på at blive konfigureret, til et ikke-spillet spil, til en frygtelig travlt indbakke. Vi frygter, at efterspørgslen er her for at blive. Men her er 10 tip til at kløe dig ud af denne situation.

Mind Dump dine opgaver

Pointen med en mind dump er at opnå tabula rasa. En tom skifer. En ren startplade, der giver dig klarheden til at fortsætte med mindre stress og mere produktivitet. Kort sagt, skal du afsætte lidt tid (en time eller to skal være nok) til at fjerne den mentale efterslæb ved at hælde enhver opgave, du muligvis kan tænke på, i et Word-dokument, et stykke papir eller en heftig bunke med post-it-noter. Vær advaret, antallet af opgaver vil ofte være temmelig deprimerende. Det gjorde jeg for et par måneder siden, og listen var godt over 200 genstande lang.

Før du dumper disse opgaver fra dit sind, modtager du naturligvis daglige / time / minut for minut påmindelser fra din hjerne, der tilføjer stress til dit vågne (og sovende) liv.”Jeg måtte klippe græsplænen i aften!”. “Jeg lovede Steve, at jeg ringede i sidste uge”. “Jeg har stadig ikke fikset den lampe”. “Jeg er nødt til at rydde den e-mail-efterslæb”. Naturligvis er dette udmattende og distraherer dig fra de ting, du skal koncentrere dig om. Så tøm sindet, og skriv ned hver eneste ting, du skal gøre, uanset hvor lille. Herfra kan du begynde at organisere i stedet for at have den konstante irriterende stemme bagpå i dit sind, og til sidst begynde at få tingene gjort!

Organiser din huskeliste

Jeg er ikke en til at gå ind for mind-dumping og skrive lister under den falske antagelse, at dette er tilfældet “produktiv” i sig selv, men ved at have en omfattende opgaveliste, der er organiseret på en måde, der er nyttig til dig, vil du normalt være i stand til at begynde at hamre gennem disse emner i en langt mere effektiv måde end blot at gå blinde mod dem.

Når det kommer til at organisere en opgaveliste er der dog ikke nogen rigtig måde, men der er et antal indstillinger. Det er op til dig at beslutte, hvad der er bedst for dig. Du ønsker måske at opdele din liste i personlige, arbejde, sociale osv. Hver af disse lister kan organiseres på forskellige måder. Nogle af disse er baseret på:

Sammenhæng
Kategoriser dine to-do-emner baseret på hvor og hvornår disse skal gøres. For eksempel, “Offline” elementer kan udføres, når du ikke kan oprette forbindelse til internettet. “Fritid” genstande kan gøres, når du er hjemme, i stedet for at se tv. “By” varer kan være pligter som at gå til banken, afhente / returnere varer fra forskellige butikker. “Arbejde” genstande er, naturligvis, udført på arbejdet.

Gem hver af disse lister i en påmindelse / liste-app, der giver dig mulighed for at kategorisere, f.eks. Trello eller Apple-påmindelser, og få adgang til disse, uanset hvor du er. Så når du ankommer hjem fra arbejde, kan du blot tjekke dit “Fritid” liste for at se, om der er noget, du kan arbejde på uden at blive mindet om den forfærdelige mængde opgaver, der stadig er tilbage at udføre på arbejdet.

Forfaldsdato
Organiser din huskeliste fra ældste poster først til nyeste varer sidst, så du kan indhente glemte frister så hurtigt som muligt. Nogle varer har muligvis ikke en bestemt forfaldsdato, men du kan bruge en app som Any.do til at markere disse som forfaldne 'i dag', 'i morgen', 'kommende' eller 'en dag'.

Prioritet
Nogle varer har en højere prioritet end andre. Derfor er det den bedste løsning for dig at tackle den højeste prioritet først. Ved at opdele opgaver i “Presserende”, “Noget presserende”, og “Ikke-Urgent” lister hjælper dig med at vælge, hvilken opgave du først skal tackle (dvs. ofte den sværeste, vigtigste opgave).

Efterhånden som et par poster med højere prioritet udfyldes og krydses fra din liste, skal du føle dig langt mindre stresset for efterslæbet.

Motivering
Organiser dine lister, så du har visse opgaver, som du ved godt du kan tackle, når du er fuld eller energi. Har en anden liste over opgaver, du kan tackle, når du føler dig sløv efter en hård dag på kontoret eller en tung aften på byen. Ofte når folk føler sig trætte, kan de muligvis undgå arbejde for enhver pris, men hvis du ved, at der er nogle opgaver, der kan udføres uden at udøve meget mental energi overhovedet, er du mere tilbøjelige til at henvende dig til dem i stedet for at vende tilbage til Netflix.

Husk altid at holde disse lister ajour. Når en ny opgave kommer med, skal du tilføje den til den rigtige etiket / liste så hurtigt som muligt, så du ikke får den mentale efterslæb opbygget igen.

Batchproces Lignende opgaver

At bevæge sig fra en opgave til en helt anden opgave tager sin vejafgift. Nogle siger endda, at multi-tasking kan reducere din produktivitet med 40%. Så i stedet for konstant at skifte fra en opgave til en anden i forgæves håb om at være “travl” er den samme ting som at være “produktiv”, prøv at batches lignende opgaver sammen for at få dem alle ud af vejen i et svøbe.

Læs f.eks. Artikler / blogs i en bestemt periode i stedet for hele dagen. Brug værktøjer som Instapaper til at gemme artikler, der kan læses senere, og Digg Reader til at holde trit med dine yndlingsblogger på et passende tidspunkt (sige under din pendling). Ved at organisere dine opgaver som denne (ved kontekst, som beskrevet ovenfor), kan du komme ind i 'zonen' og pløje igennem lignende opgaver på én gang og få den ultratilfredsstillende følelse af hurtigt at ridse et antal to-do-ting alle på samme tid.

Tag op ad en lignende linje “Lige til tiden” læring i stedet for “I tilfælde af” læsning, så du sparer tid nu. Dette betyder at gemme nyttige artikler ved hjælp af værktøjer som Evernote Web Clipper til kun at læse når du har brug for dem snarere end at læse dem I tilfælde af du har brug for viden i fremtiden.

Fjern distraktioner

Når du fokuserer på din opgavearbejde, skal du fjerne så mange distraktioner, som du kan. Bed din familie om ikke at forstyrre dig i de næste par timer. Sluk for din telefon. Hvis det ikke er muligt, skal du i det mindste dreje den til lydløs tilstand eller frakoble den fra internettet. Mange opgaver kræver din fulde opmærksomhed. Ifølge en Basex-undersøgelse koster afbrydelser amerikanske virksomheder 588 milliarder dollars om året, hvilket antyder, hvor meget tid der spildes, hvis du åbner dig selv for disse distraktioner.

Overhold den to-minutters regel

Når du har din komplette opgaveliste foran dig, eller går gennem din indbakke, skal du prøve at holde sig til 2-minutsreglen. Kort sagt, hvis det kun tager 2 minutter eller mindre, gør det nu. Lad det ikke afskrækkes. Sorter ikke det i en separat liste. Gør det nu. Når du går gennem en indbakke på 150+ ulæste e-mails, vil du blive forbløffet over hvor mange af disse meddelelser, der kan håndteres på to minutter eller mindre. Når du er klar over dette, når det at nå Inbox Zero 4 enkle trin for at opnå og vedligeholde Inbox Zero i Gmail 4 enkle trin for at nå og vedligeholde Inbox Zero i Gmail bliver langt mindre skræmmende.

2-minutters regel er også fantastisk, når du får dig i den rigtige sindramme til at tackle en meget større opgave. Hvis du har en hård rapport at skrive, skal du overbevise dig selv om at bruge bare 2 minutter om rapporten. Inertien, du ofte opbygger fra disse to minutter, vil være nok til at holde dig i gang i 30, 90, 120 minutter eller endnu længere. Hvis du prøver at mestre et niveau på et bestemt spil, skal du prøve bare i to minutter. Hvis du har en hård beslutning om at tage, griber du en pen og papir og brainstorm i kun 2 minutter. Dette to minutters løfte til dig selv er ofte nok til at få dig til at arbejde og gøre fremskridt med genstande, der måske har siddet på din liste over at gøre, uberørt, for måneder.

Bekræft e-mail konkurs

Hvis en af ​​dine største hovedpine er en konstant overfyldt indbakke, der konstant er fuld til randen og ikke viser noget tegn på at lempe, har du to muligheder. Rengør først dine e-mail-abonnementer ved hjælp af en service som Unroll.me. Du kan let gennemgå en levetid på nyhedsbrevabonnementer og enten afmelde eller føje til en 'rulle' (en samlet, daglig e-mail) på få minutter for at reducere antallet af unødvendige e-mails, der lander i din indbakke hver dag.

Hvis dette simpelthen ikke er nok, kan det være på tide at erklære e-mail konkurs. Michael Hyatt siger:

Du ved, det er tid til e-mail-konkurs, når:

• Du har mere end fem hundrede ulæste e-mail-beskeder i din indbakke.
• Dine kolleger klager over din manglende lydhørhed.
• Du har haft nogen at sige mere end én gang i den sidste uge, “Fik du den e-mail, jeg sendte til dig? Jeg har ikke hørt tilbage fra dig.”
• Du føler dig ængstelig eller overvældet, når du tænker på e-mail.

Herfra kan du enten gå med den ekstreme mulighed for at vælge hver enkelt ulæste e-mail (? -A på Mac eller Ctrl-A på pc'en), eller du kan vælge at bruge Michael Hyatt's tilgang og sortere dine e-mails med navn, svare til et par vigtige e-mails, men efter 15-30 minutter skal du stoppe med at svare, vælge alt og arkivere det alle. Hver. Enkelt. E-mail.

Pointen her er, at hvis noget er virkelig vigtigt, vil du blot modtage en anden påmindelses-e-mail om det. Hvis det ikke er, har du gemt dig selv masser af tid. Nyd udsigten til en helt tom indbakke. Det er et sjældent syn. Fra nu af har du som mål at holde dig opdateret med disse e-mails og aldrig lade e-mail-efterspørgslen komme til så ekstreme længder igen!

Overhold dine naturlige rytmer

Vi har alle produktive timer, hvor vi føler os motiverede, energiske og klar til at påtage os vores hårdeste projekter. Vi har også timer hvor vi har lyst til alt andet end tankeløst tv vil gøre. Ved at lære om hvornår disse timer forekommer i vores liv, vi kan organisere vores huskeliste omkring dem, så vi kan sikre, at hvad der skal gøres, bliver gjort.

For lidt af en baggrund kører vores kroppe på forskellige cirkadiske og ultradianske rytmer. Døgnrytmer varer generelt omkring 24 timer (dvs. reagerer på dagslys og nat). Ultradianske rytmer er meget kortere, normalt 90-120 minutters hjernebølgecyklus.

Ved at lære om din egen krops rytmer kan du drage fordel af din naturlige “op og nedture”. For eksempel, når du føler, at en naturlig årvågenhed kommer over dig, er det sandsynligvis starten på din ultradianske rytme. Udnyt dette, men hold øje med uret. Når der er cirka 90 minutter, og du begynder at blive mere døsig, skal du tage en pause. Det er i denne periode, du mest sandsynligt udsætter dig og begår fejl. For at hjælpe dig sammen med dette, kan du prøve nogle af disse Pomodoro-apps, der er gennemskåret udskydning med disse Pomodoro-teknik-apps og -software, der er gennemskåret med udsættelse med disse Pomodoro-teknik-apps og -software Udskydning er en ondskab, der gennemsyrer studerende og arbejdere i alle hjørner af verden og det inficerer både amatører og fagfolk. Som forfatter lider jeg dagligt af udskud. Nogle mennesker ... for at minde dig om, hvornår du skal tage korte pauser, og hvornår de skal tage lange pauser.

Ernest Rossi siger om dette emne:

Den grundlæggende idé er, at du hver halvanden time skal tage en hvilepause - hvis du ikke gør det, kan du være godt på vej til Ultradian Stress Syndrome: Du bliver træt og mister dit mentale fokus, du har en tendens til begå fejl, blive irritabel og have ulykker - Hvis du fortsætter med at ignorere dit behov for at tage en pause, kan du opleve mere og mere stress, indtil du faktisk bliver syg.

Kort sagt, vær opmærksom på din krops cyklusser, og skub ikke dig selv for hårdt. Det er ofte bedst at overvinde en opgaveaftale over en periode på uger snarere end bare et par dage, da dette kan efterlade dig udbrændt og udmattet og derved føre til endnu en efterslæb, der opbygges, mens du prøver at komme dig.

Brug Trello til en Kanban-arbejdsgang

Personligt, jeg kærlighed Hej til opgavestyring, især ved at bruge platformen til en Kanban-arbejdsgang. Trello er et gratis system, hvor du kan oprette tavler, som hver indeholder kort. Hvert af disse kort er et element på din huskeliste. For at konfigurere dette som et Kanban-system (som er temmelig populært hos Toyota) skal du blot starte med tre lodrette lister mærket (fra venstre til højre), “Efterslæb”, “I gang”, og “afsluttet” (du kan selvfølgelig tilføje flere i den rigtige rækkefølge, f.eks “Prøve”, “Anmeldelse”, afhængigt af situationen). Du kan læse en mere detaljeret forklaring af Kanban Trello-arbejdsgangen her, men det grundlæggende mål er at arbejde på at flytte hvert element fra venstre (efterslæb) til højre (afsluttet). Når et objekt når den højest stream, ved du, at det er afsluttet, og du kan arkivere dette emne.

Denne tilgang hjælper dig ikke kun med at se, hvad der skal arbejdes med, hvad der i øjeblikket arbejdes på, og hvad der er gjort, men det tilføjer lidt af “gamification” element til din opgave efterslæb, og holder dig motiveret som det “efterslæb” listen bliver mindre og mindre. Åh, og du kan også bruge denne tilgang til at hjælpe dig med at holde kontakten med alle, du kender.

Brug beslutningstræer til lettere beslutningstagning

Vi kan ofte bruge vej for længe med beslutninger. Beslutningstræer kan bruges til at gøre denne proces lettere og mere effektiv, så du hurtigt kan komme videre fra beslutningsprocessen og komme videre med vigtigere ting. Se denne video for en interessant introduktion:

Offentlig ansvarlighed

Ved offentligt at annoncere dit mål Sådan dræber du motivation, der suger vampyrer og afslutter, hvad du starter, Sådan dræber du motivation, der suger vampyrer og afslutter, hvad du starter Life-projekter, der er stoppet? Ja, vi har dem alle. Historien er altid den samme. Vi starter med en idé, men ser det aldrig igennem. Bryt de sprø forhindringer, og hold ud med disse tip. at sige, “komme til indbakke nul ved 18:00”, eller “Udfør mine vigtigste 2 opgaver inden 14:00”, du er langt mere tilbøjelig til at lykkes. Uanset om du tekst til en ven, offentliggør et Facebook-indlæg, tweet eller bruger en app som Lift, hvor andre brugere kan give dig rekvisitter til at opnå en daglig vane, vil det ekstra ansvarlige niveau motivere dig til at lykkes.

Sådan opretholdes din efterslæb

Når du har formået at få din efterslæb under kontrol, skal du være forsigtig med at holde det på den måde. Et par tips (bortset fra at opretholde forslagene ovenfor) er:

• Hold dine to-do lister ajour. Sørg for, at du kan stole på dem, så dit sind kan være klart for blot at gå videre med de opgaver, der er til rådighed.
• Live efter din kalender. Lær at stole på din kalender og behandle den som hellig. Hvis der er planlagt noget skal få gjort, ellers vokser efterspørgslen simpelthen. Og vokser. Og vokser.
• Indbyg regelmæssige anmeldelser. Gennemgå dine opgaver hver dag, uge ​​eller måned. Fjern alt, der ikke er nødvendigt, og tilføj noget, der mangler. Ved hvad der skal gøres, og hvornår.
• Lær at sige nej. For at holde din efterslæb under kontrol, skal du lære at sige det “ingen” oftere. En dejlig bog at læse for at få en bedre forståelse af dette er Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less af Greg McKeown

Vi ved alle, hvordan det er at føle, at du drukner i et hav af opgave, men jeg håber, at disse forslag kan hjælpe dig med at bruge nogle forskellige tilgange til at tackle det voksende listes hoved og at holde det under kontrol!

Hvilke andre strategier og taktikker har du brugt til effektivt at bevæge dig igennem din opgavearbejde? Lad mig vide det i kommentarerne!