14 tip til at spare tid i Microsoft Excel

Microsoft Excel er et robust, fuldt udstyret værktøj til projektmapper og regneark. Uanset om du bruger det på arbejde eller derhjemme, bruger du funktioner, der sparer dig tid, betyder at du kan gå videre til din næste opgave hurtigere.

Her er flere praktiske måder at flyve gennem dine projektmapper, regneark og relaterede opgaver hurtigt.

1. Tidsbesparende skabeloner

En af de bedste tidsbesparere til mest enhver opgave er brugen af ​​en skabelon. Du kan bruge dem i Microsoft Word Sådan administreres dit projekt med Word-skabeloner Sådan administreres dit projekt med Word-skabeloner I projektstyring er forberedelse halvdelen af ​​slaget. For at organisere og dokumentere dit projekt har du muligvis brug for mange forskellige rapporter, formularer eller planer. Vi har samlet et udvalg af Word-skabeloner for at komme i gang. til møde dagsordener, nyhedsbreve eller rapporter. I Excel er skabeloner lige så nyttige. Til projektets tidsplaner, kalendere, fakturaer, budgetter og mere, kan du bestemt spare dig tid ved at drage fordel af disse praktiske forformaterede værktøjer.

Få skabeloner Sådan gør du dit projekt til en succes med Excel-skabeloner Sådan gør du dit projekt til en succes med Excel-skabeloner Excel-skabeloner er et vigtigt værktøj i porteføljen af ​​en effektiv projektleder. Selv i det mindste projekt kan skabeloner gøre dit liv lettere og spare betydelig tid. Vi har samlet et udvalg. du har brug for er lige så let som at bruge dem. Microsofts websted tilbyder en række Excel-skabeloner til kalendere, planlæggere, udgiftssporere og timesedler. Vertex42 har et pænt valg til tidsplaner, budgetter, to-do lister og balance. En anden stor ressource er regneark 123 til fakturaer, lagerbeholdning, login-ark og tilstedeværelsesformularer.

2. Frysning af rækker og kolonner

Hvis du har et langt regneark, der indeholder masser af data, skal du muligvis rulle for langt ned eller endda over for at se det hele. Dette betyder, at du mister dine overskrifter fra syne og finder dig konstant ved at rulle tilbage for at se dem. Men hvis du fryser rækkerne og kolonnerne, forbliver disse overskrifter, når du bevæger dig gennem dit regneark.

1. Naviger til Udsigt fanen og vælg Frys ruder på båndet.
2. I rullemenuen Frysepaneler skal du vælge Frys øverste række, Frys første kolonne, eller vælg begge, hvis nødvendigt.

Nu, når du ruller op, ned, højre eller venstre, vil du bemærke, at dine overskrifter forbliver synlige. Sådan frigøres rækker og kolonner Sådan administreres kolonner i Excel Sådan administreres kolonner i Excel Har du brug for at tilføje, flytte, skjule eller ændre kolonner i et komplekst regneark? Gå ikke i panik. Vi viser dig grundlæggende Excel-kolonnefunktioner til at organisere dine data. , vælg bare Frys ruder kommandoen igen og klik Frosser ruder.

Bemærk, at i ældre versioner af Excel er processen lidt anderledes. Vælg den celle, der er fælles for både den række og søjle, du vil fryse, og klik derefter på Frys ruder.

3. Betjening af fyldhåndtaget

Fyldhåndtaget i Excel kan være en enorm tidsbesparelse, når du har brug for at udfylde flere celler, og der er nogle få forskellige måder denne funktion kan bruges. Først kan du hurtigt oprette en liste over numre, der tæller op ved at indtaste 1 i den første celle og 2 i cellen under den. Vælg derefter begge celler, og når fyldhåndtaget vises, skal du bare trække for at udfylde cellerne efter behov.

Når du bruger funktionen til datoer, kan du nemt udfylde en kolonne eller række i trin på en dag. For eksempel kan du indtaste 12/25/16 i cellen, vælge den celle, og når fyldhåndtaget vises, skal du bare trække for at tilføje efterfølgende datoer. Denne manøvre fungerer også med dage i ugen og måneder af året såvel som nedad gennem en søjle og på tværs af en række.

En anden praktisk brug til fyldhåndtaget Sådan sparer du tid i Excel ved hjælp af fyldhåndtaget Sådan sparer du tid i Excel ved hjælp af fyldhåndtaget Mastering af udfyldningshåndtaget er det første trin til at blive en Excel-guide. er, hvis du har brug for at udfylde en hel kolonne med den samme værdi for dit regneark. Hvis du f.eks. Indtaster et ord eller et bogstav, skal du vælge cellen og dobbeltklikke på fyldhåndtaget. Dette indtaster denne værdi i de resterende celler i kolonnen, så langt som dit regneark har data.

4. Transponering af kolonner og rækker

Hvis du har et regneark, der bruger overskrifter i kolonner eller rækker (eller begge dele) og beslutter, at de ville arbejde bedre på den modsatte måde, er der en let proces at foretage ændringen. Dette sparer dig for at skulle indtaste disse overskrifter igen. Her er trinene til at flytte celler fra rækkeoverskrifter til kolonneoverskrifter.

1. Vælg cellerne i kolonnen, der indeholder overskrifter.
2. Enten højreklik, og vælg Kopi eller klik på Kopi knappen på Hjem båndets fane.
3. Vælg cellen i rækken og kolonnen, hvor overskrifterne skal starte.
4. Enten højreklik, og vælg Indsæt specielt eller klik på sæt ind og så Indsæt specielt på den Hjem båndets fane.
5. Marker afkrydsningsfeltet nederst til højre, der siger Transpose.
6. Klik Okay.

5. Adgang til lommeregneren

Selvom du muligvis bruger et tilføjelsesprogram, der springer en lommeregner ind i sidefeltet på dit regneark, kan du også drage fordel af den indbyggede lommeregnerfunktion. Dette er praktisk, når du vil udføre hurtige beregninger, der ikke er formuleret i dit regneark Gør du dine skatter? 5 Excel-formler, du skal vide Gør dine skatter? 5 Excel-formler, du skal vide Det er to dage, før dine skatter forfalder, og du ikke ønsker at betale endnu et gebyr for sent arkivering. Dette er tiden til at udnytte kraften i Excel for at få alt i orden. . Og du kan føje lommeregneren til enten dit bånd eller værktøjslinjen til hurtig adgang.

For at tilføje lommeregneren til begge placeringer skal du begynde med at vælge Fil> Indstillinger. Vælg derefter enten Tilpas bånd eller Quick Access Toolbar, afhængigt af hvor du vil have det. I Vælg kommandoer fra dropdown-boks, vælg Alle kommandoer. Rul ned, klik Lommeregner, og derefter ramte Tilføje for at indsætte det i værktøjslinjen. Bemærk, at hvis du vælger at tilføje det til dit bånd, bliver du nødt til at oprette en brugerdefineret gruppe og tilføje den der.

6. Link til faner eller celler

Hvis din arbejdsbog indeholder flere regneark, hvor der henvises til data mellem dem, giver oprettelse af et direkte link hurtig adgang. Dette er især nyttigt, hvis du deler en projektmappe, så andre hurtigt kan hoppe til disse data. Følg disse enkle trin for at oprette linket:

1. Vælg den celle, der indeholder de data, du vil linke.
2. Enten højreklik, og vælg hyperlink eller gå til Indsæt fane og klik hyperlink i båndet.
3. I popup-vinduet skal du vælge Placer i dette dokument.
4. Indtast derefter teksten, der skal vises i den celle, en bestemt cellehenvisning, hvis det ønskes, og regnearket i projektmappen med de data, du linker til.
5. Klik Okay.

7. Brug af tastaturgenveje

Hvis du er en ivrig Excel-bruger, kan tastaturgenveje helt sikkert spare dig for tid 3 Væsentlige tidsbesparende Excel-genveje, du burde vide 3 Væsentlige tidsbesparende Excel-genveje, som du burde vide Excel kan være en hovedpine for de uindviede, men med disse genveje i hånden, vil du spare dig selv en masse tid fremad! . Mens der næsten er for mange tastaturgenveje til at liste, er her flere, der kan fremskynde dine opgaver.

• F4 (eller Fn + F4) for at gentage den sidste kommando, inklusive formateringsændringer som farve eller skrifttype.
• Alt + H, E, EN for at slette indholdet, formateringen og andre data, der er knyttet til de valgte celler.
• Ctrl + W for at lukke et regneark og Ctrl + O at åbne en.
• Ctrl + Shift + Colon for at indtaste den aktuelle tid og Ctrl + Skift + Semikolon for den aktuelle dato.
• Skift + F9 at beregne det aktive regneark.
• Skift + fane for at flytte til den forrige celle eller indstilling.
• Ctrl + Hjem for at gå til begyndelsen af ​​regnearket.
• Ctrl + Side ned for at gå til det næste regneark i en projektmappe og Ctrl + Side op for at flytte til den foregående.

8. Arbejde med AutoSum

Nogle synes måske, at det er for tidskrævende at arbejde med formler i Excel. Men selv for enkle ligninger kan disse indbyggede funktioner helt sikkert flytte dit regneark arbejde hurtigere.

Medmindre du har flyttet eller slettet det fra dit bånd, Autosum knappen skal være på din Hjem fane. Denne praktiske funktion giver dig de mest almindelige formler med et klik. Du kan tilføje, tælle eller gennemsnit en gruppe af tal eller få minimum eller maksimum af dem. Klik bare på pilen på Autosum for at vælge din formel.

Ud over AutoSum-funktionen er din formler fanen indeholder endnu flere indstillinger. Hver formel grupperes i en kategori for at gøre det let at finde. Du kan vælge mellem økonomiske, logiske, matematiske, statistiske eller ingeniørfunktioner.

Men for de mest anvendte formler er AutoSum-funktionen hurtig og praktisk.

9. Brug af enkel betinget formatering

Betinget formatering er en anden af ​​disse Excel-funktioner, som mange måske synes skræmmende. Men for data, du vil se, springer fra siden, er det et godt værktøj.

For eksempel kan du sige, at du har et regneark med data fra en undersøgelse, og med et hurtigt blik vil du se, hvor mange Ja svar, du har i modsætning til Ingen svar. Disse trin viser dig, hvordan du anvender enkel formatering.

1. Vælg cellerne, der indeholder Ja Nej svar.
2. På den Hjem fanen, klik på Betinget formatering dropdown-boksen.
3. Vælge Fremhæv regler for celler og så Tekst, der indeholder.
4. Skriv ordet Ja i det venstre felt, og vælg formateringen for det fra det højre felt.
5. Følg de samme trin for Ingen svar.

Du vil derefter se alle de Ja og Ingen svar formateret som du valgte, hvilket gør dem lette at se.

Hvis du planlægger at fortsætte med at tilføje data, kan du også anvende denne betingede formatering på hele kolonnen eller rækken i stedet for kun en gruppe celler. På denne måde formateres fremtidige data automatisk, når du indtaster dem. Ivrig efter at lære mere? Se vores dedikerede artikel om betinget formatering Automatisk formaterer data i Excel-regneark med betinget formatering Automatisk formaterer data i Excel-regneark med betinget formatering I Excel's betingede formateringsfunktion kan du formatere individuelle celler i et Excel-regneark baseret på deres værdi. Vi viser dig, hvordan du bruger dette til forskellige hverdagsopgaver. .

10. Indsæt kort hurtigt

Charts-funktionen i Excel er et fantastisk værktøj til visning af dine data visuelt. Og du kan vælge mellem en række korttyper som cirkel, søjle, linje, kolonne og mange andre.

Brug af ovenstående eksempel på betinget formatering til Ja Nej svar, kan du indsætte et diagram med bare et par klik.

1. Vælg cellerne, der indeholder Ja Nej svar.
2. På den Indsæt fanen, klik Anbefalede diagrammer. Med denne mulighed tager Excel dine data og sætter dem i den type kort, det passer bedst.
3. Hvis du kan lide diagrammet, skal du klikke på Okay og det indsættes i dit regneark.

Dette er den nemmeste og hurtigste måde at oprette et diagram i Excel og tager kun et minut. Hvis du ikke kan lide det diagram, der er oprettet til dig, kan du klikke på Alle diagrammer fane i popup-vinduet og eksperimentere med andre typer.

Yderligere oplysninger om formatering af dit diagram kan du lære om, hvordan du opretter et cirkeldiagram. Sådan opretter du et cirkeldiagram i Microsoft Excel Sådan opretter du et cirkeldiagram i Microsoft Excel Alle kan oprette et simpelt cirkeldiagram. Men kan du formatere det til perfektion? Vi tager dig gennem processen, et trin ad gangen. .

11. Sortering med filtre

Når du har et regneark, der indeholder mange datakolonner, kan du sortere eller filtrere det hele efter en bestemt kolonne. Mens der er et par måder, du kan gøre dette på, er det den hurtigste og sikreste måde at gøre det ved hjælp af et filter.

1. Vælg hele arket ved at klikke på trekantknappen ved siden af ​​din første kolonne øverst til venstre.
2. På den Hjem fanen, klik Sorter & filtrer.
3. Vælge Filter.

Det er det! Denne hurtige bevægelse sætter en pil i den første række for hver af dine kolonner. Når du klikker på en pil, kan du sortere hele arket efter den kolonne på den måde, du vælger. Hvis det er et datofelt, kan du sortere fra ældste til nyeste, og hvis det er et tekstfelt, kan du sortere alfabetisk.

Derudover kan du filtrere dataene for kun at se de ønskede poster. Når du klikker på en pil, vil du bemærke afkrydsningsfelter ud for dine poster. Markering og afmarkering af disse felter filtrerer dataene, så du ser nøjagtigt, hvad du har brug for.

Den dejlige ting ved at bruge Filter funktion er, at det ikke påvirker resten af ​​dine data negativt. Hvis du sorterer et helt ark, justerer Excel alle kolonner. Og hvis du filtrerer, skjuler Excel simpelthen det, du ikke ønsker at se.

12. Brug af formatmaler

Hvis du bruger andre Microsoft Office-applikationer, såsom Word, er du muligvis allerede bekendt med Formatmaler. I Excel giver dette praktiske værktøj dig mulighed for at anvende den samme formatering fra en eller flere celler til andre med et enkelt klik.

1. Vælg den celle, gruppe af celler, række eller kolonne, du vil kopiere formateringen fra.
2. På den Hjem fanen, klik Formater maler.
3. Vælg den celle, gruppe af celler, række eller kolonne, du vil kopiere formateringen til.

Dette er en fantastisk måde at hurtigt anvende nyttig formatering af celler på andre uden manuelt arbejde.

13. Skift og visning af Windows

Er der tidspunkter, hvor du har brug for at arbejde med mere end en Excel-projektmappe på samme tid? Måske har du brug for at gennemgå data, sammenligne dem eller endda kopiere data fra en projektmappe til en anden. Excel giver et nyttigt sæt visningsfunktioner, der kan hjælpe. Gå over til Udsigt fane for at tjekke disse indstillinger.

• Arranger alle: Når du klikker på denne knap, kan du arrangere alle dine åbne arbejdsbøger på en skærm. Vælg fra en flisebelagt, vandret, lodret eller kaskadevisning.
• Se side om side: Denne mulighed giver dig mulighed for at vælge to åbne arbejdsbøger, der skal vises ved siden af ​​eller oven på hinanden, hvilket er perfekt til sammenligninger.
• Skift Windows: Klik på denne knap, når du har mange Excel-arbejdsbøger åben på en gang og vil skifte mellem dem hurtigt. Ingen minimering og maksimering af windows er nødvendig med denne fantastiske funktion.

14. Installation af praktiske tilføjelsesprogrammer

Office-tilføjelser ligner browserudvidelser, da de er værktøjer til at forbedre din applikationsoplevelse, data og effektivitet. Og i Excel har du mange nyttige add-ins at vælge imellem afhængigt af dine behov.

Vælg Indsæt fane og klik butik. Du kan derefter tjekke værktøjer ud efter kategori. For eksempel indeholder produktivitetskategorien tilføjelser til dokumentautomation og et skabelongalleri. Og kategorien Projektstyring har tilføjelser til Gantt-diagrammer og aktivitets-timere.

Nogle tilføjelser er gratis, mens andre betales, så sørg for at kontrollere detaljerne, før du installerer en. Og hvis du leder efter gratis Excel-tilføjelser 8 Gratis Excel-tilføjelser til at gøre visuelle glædelige regneark 8 Gratis Excel-tilføjelser til at gøre visuelt glædelige regneark Disse Microsoft Excel-tilføjelser kan hjælpe dig med at omdanne data til visuelt behagelige diagrammer og grafer . Lad dine regneark tale for sig selv. for at hjælpe med visualiseringer, har vi dig dækket.

Hvad er dine foretrukne tidsbesparende funktioner?

Da vi alle fortsætter med at bruge Microsoft Excel, finder vi stadig ud af små tricks. Sådan tilpasses dit Excel-regneark til din skærm Sådan tilpasses dit Excel-regneark til din skærm. Er du træt af at ændre størrelsen på Excel-regneark, så den passer til din skærm? Her er tre hurtige løsninger, der kan gøre dit regneark meget lettere at se. det hjælper os med at spare tid.

Har du dine egne tricks, som du bruger regelmæssigt og gerne vil dele med andre? Del disse nyttige tip i kommentarerne herunder!

Billedkreditter: Andreas Poertner / Shutterstock