20 måder en menneskelig virtuel assistent kan spare dig for tid

Der er to slags virtuelle assistenter (VA), der hjælper med at gøre livet så lidt nemmere. Jeg brugte tre virtuelle assistentfirmaer og denne ene vandt Jeg brugte tre virtuelle assistentfirmaer, og denne ene vandt Ansættelse af en virtuel assistent er smart tidsstyring. Vi testede tre virtuelle assistenttjenester og fandt fordele og ulemper for hver. Hver test afslører tip og tricks til at vælge den ideelle personlige assistent. : digital og menneskelig.

Digitale assistenter er dem som Siri, Cortana, Alexa og Google Assistant. Det er softwareprogrammer, der kan fortolke og udføre grundlæggende anmodninger. Vi taler om ting som at finde restaurant- og ferieanbefalinger, booke en Uber, indstille påmindelser og kontrollere dit smarte hjem. Temmelig enkel, men stadig temmelig nyttig.

Men hvad med de opgaver, du hader at udføre, ikke kan udføre eller bare ikke har tid til at udføre, som bare er for komplekse til en digital VA? Svar: leje a human virtuel assistent.

Billedkredit: Ring via Flickr.com

Dette er mennesker (så sørg for at behandle dem som sådan), du kan leje fra websteder som UpWork eller People per hour. Ved at outsourcere de rigtige opgaver til disse menneskelige VA'er, kan du blive superproduktiv og udskære mere tid til at koncentrere dig om vigtigt arbejde. Hvorfor selvdisciplin er den bedste produktivitet, du har brug for, hvorfor selvdisciplin er den bedste produktivitet, du har brug for, hvad der er hemmeligheden for at få dybt arbejde udført? Er det motivation, eller er det disciplin? Hvis du ikke kan fokusere og afslutte dit arbejde, her er nogle vanetips, som kan hjælpe dig med at udføre mere. eller bare for at slappe af.

Ikke sikker på, hvad du muligvis kunne outsource til disse menneskelige VA'er? Her er nogle ideer.

1. Foretag reservationer og aftaler

Hvis der er en restaurant, du har tænkt dig at prøve, bed din VA til “book et bord til 4 personer på [restaurant] til omkring kl. 20 denne fredag.” De finder derefter telefonnummeret, foretager opkaldet, fortæller dig de nøjagtige detaljer og tilføjer reservationen til en delt kalender Sådan deler du din Google-kalender med nogen Sådan deler du din Google-kalender med nogen Vi viser dig tre muligheder for deling af din Google Kalender. Brug af iCal kan selv Apple Kalender og Outlook-brugere se din tidsplan. Vi forklarer også, hvordan man tilbagekalder adgang til din Google Kalender. .

Hvis de har adgang til dine kontakter, kan de endda lade alle andre vide, hvornår de skal dukke op. Det samme gælder for alle andre reservationer og aftaler, du vil foretage.

2. Online køb

Billedkredit: Online shopping via Flickr.com

Når du finder en VA, kan du stole på, tildele dem en lille kvote eller give dem adgang til en “Selskab” kreditkort (med en lille grænse) betyder, at de kan foretage onlinekøb på dine vegne. Ser du noget, du ønsker? Send dem et link eller et billede, så de kan håndtere opsætning af konti og indtastning af betalingsoplysninger, så du ikke behøver.

3. Find (og køb) den perfekte gave

Hvis du har en liste over mennesker, du kan lide at købe gaver til (din ægtefælle, forældre, bedste ven), skal du oprette en kort profil af hver person, inklusive deres interesser, og få din VA til at skure nettet efter gaver, de vil elske. De kan derefter rutinemæssigt føje til disse ideer i et delt dokument på Google Drive eller Evernote, så du altid har en liste med fantastiske gaveideer til din rådighed.

4. Planlæg en ferie

Når du har noget ferietid nærmer sig, skal du bede din VA om at oprette et kortfattet dokument med fantastiske ferieideer baseret på dit budget og dine præferencer. Udført korrekt, vil du kunne gennemgå dette i minutter snarere end at bruge timer på selv at forske.

De bliver nødt til at undersøge mulige flyvninger 5 rejsende-hemmeligheder for at finde de bedste og billigste fly 5 rejsende-hemmeligheder for at finde de bedste og billigste flyvninger Det eneste, der er bedre end at rejse, er at rejse til en fantastisk handel. Spar penge og få en dejlig tur ved hjælp af disse rejseplanlægningsapps. , indkvartering, aktiviteter, attraktioner, vejrprognoser osv., så du kan tage den bedste beslutning.

5. Bogholderi

Billedkredit: KOMUnews via Flickr.com

At sende dine VA-fotos af kvitteringer, der skal indsættes i et regneark, eller regelmæssigt e-maile en liste over dine udgifter, er en utrolig enkel måde at bogføre. Dette giver dig mulighed for at delegere minutiae af bogføring, snarere end at lade alle disse udgifter hænge sammen og stresse dig 10 måder at grave dig ud af opgavens efterspørgsler 10 måder at grave dig ud af opgavens efterspørgsler Følelsen af ​​at drukne på en liste over aldrig at afslutte opgaver er en frygt, der er fælles for os alle. Kuren er tilgængelig. Her er ti måder at klø din vej tilbage. .

6. Find interessante begivenheder

Det er alt for let at finde ud af om interessante begivenheder efter faktum. For at forhindre, at dette sker, skal du lade din VA sammenstille en liste over alle de øverste spillesteder i din nærhed, holde øje med Facebook-begivenheder, som aldrig går glip af en begivenhed: Facebook lader dig abonnere på lokale begivenheder. Gå aldrig glip af en begivenhed: Facebook lader dig abonnere på lokal Begivenheder Ønsker du at Facebook skal fortælle dig, når der sker store begivenheder i dit område? De vil. , og sender dig regelmæssigt en liste over begivenheder, du måske er interesseret i at deltage i.

7. Håndtering af kundesupport

Når du har brug for at komme i kontakt med kundesupport eller teknisk support af en eller anden grund, kan du ende med at spilde en masse tid fast på vent. For at garantere, at du ikke spilder denne tid, skal du få din VA til at komme i kontakt med kundeservice på dine vegne.

8. Administrer dine data og filer

Hver af os har så mange filer, mapper, data, kontakter og fotos, at det næsten er et fuldtidsjob bare at holde alt organiseret. Så find et system, der fungerer, forklar det til din VA, og giv dem de nødvendige tilladelser til at gøre dette for dig. Hver par uger kunne de flytte dine nye filer til de rigtige mapper i Dropbox og Google Drive. Omdøb og organiser dine nye fotos. Tag dine Evernote-notater Den bedste måde at organisere Evernote: Brug tags Den bedste måde at organisere Evernote: Brug tags Er din Evernote et kæmpe rod? Vi viser dig en enkel finjustering, der hjælper dig med at organisere dine noter som aldrig før. . Ryd op dine kontaktlister. På denne måde skal du altid være i stand til at finde det, du har brug for.

9. Onlineforskning

Hvis du har brug for at finde den bedste app til en bestemt opgave, den laveste prisudbyder eller det bedst mulige produkt til en bestemt brug, skal du få din VA til at udføre den tunge løft for dig. Det samme gælder hvis du har brug for grundlæggende undersøgelser for at løse et problem på arbejdet. En god VA vil have fremragende onlineforskningsevner, så du kan have tillid til, at de indsamler de rigtige oplysninger til dig.

10. Filtrer dine e-mails

Billedkredit: Hvem er Danny via Shutterstock

I fortiden har vi dækket masser af måder at kurere din indbakkeangst Sådan mestrer du Gmail-indboksens angst Sådan mestrer du Gmail-indboksens angst Så mange e-mails, så lidt tid. Føler du dig sådan, når det kommer til styring af din Gmail-indbakke? Vi viser dig enkle indstillinger og nyttige værktøjer til at organisere og stressbeskytte din Gmail-indbakke. og bruge mindre tid på e-mail. Men hvis du stadig kæmper, kan du overveje at outsourcere din e-mail til en VA. Hvordan du træner din VA til at filtrere e-mails vil være personlig for dig. De kunne arkivere meddelelser, du ikke har brug for. Flyt dem, der har brug for svar på a “Svar” folder. Afmeld abonnement på uønskede e-mail-lister. De kunne endda svare på nogle meddelelser på dine vegne.

11. Opret præsentationer

Forbereder en præsentation til arbejde? Hvad med bare at dele med din VA alle de oplysninger, der skal inkluderes, og lad dem sammensætte det hele og sende dig det færdige dokument?

12. Indtastning af data

Indtastning af data kan være en af ​​de mest tidskrævende, men mindst produktive måder at bruge din tid på. Hvis en af ​​dine uger bruges på dataregistrering, skal du håndtere den så hurtigt som muligt, så du kan bruge tiden til bedre brug.

13. Bekræft dine reservationer

En dag eller deromkring før en aftale eller reservation, lad din VA kontrollere, at alt er reserveret korrekt. Dette er nyttigt til medicinske aftaler og især hotel- og restaurantreservationer, hvor det at hjælpe dig med en opgradering nemt kan få en opgradering til dig.

14. Korrekturlæser

Uanset om du skriver e-mails, blogindlæg, rapporter, artikler eller noget andet, er fejl sikker på at glide gennem revnerne. For noget vigtigt, skal du sende dine ord til din VA for at tjekke over (hvis deres sprogfærdigheder er op til bunden). De tjekker grammatikken og strukturen i din skrivning og kan endda tilføje formatering til dine dokumenter for at få dem til at se skibsform ud.

15. Din egen personlige påmindelse

Billedkredit: Wavebreakmedia / Depositphotos

Med en delt kalender kan en VA naturligvis hjælpe dig med at styre din tidsplan, så du altid ved, hvor du har brug for at være på hvert tidspunkt på dagen. Men du kan også få dem til at være din egen personlige påmindelse, sende dig beskeder eller endda ringe til dig at jogge din hukommelse om aftaler, fødselsdage, møder, konferencer, træning. Hvad end du kan lide.

16. Indtastning af noter

Hvis du har en masse håndskrevne notater liggende, eller sider fyldt med højdepunkter, skal du klikke på fotos af disse og e-maile dem til din VA for at indtaste for dig. At have en digital kopi af disse noter gør dem ikke kun mere sikre, men også helt søgbare.

17. Opret en måltidsplan

Hvis du vil prøve en ny slags diæt (dvs. lavt proteinindhold, vegetarisk, lavt kulhydratindhold, med mange næringsstoffer, der er velegnet til Atkins Diet osv.), Så lad din VA vide, hvilke krav der er, og lad dem sammensætte en måltidsplan Sådan bygger du perfekte måltider med IIFYM-regnemaskinen og Excel Sådan bygger du perfekte måltider med IIFYM-regnemaskinen og Excel Du kan nemt designe måltider, der opfylder dine ernæringsindtagelsesmål. Opnå dine fitness-mål ved hjælp af den gratis IIFYM-regnemaskine og et Excel-regneark til sunde måltider hver dag. og købmandsliste for at gøre følgende diæt til en leg.

18. Overvåg, opsummer, og klip nyhederne

Forudsat at din VA har en god idé om, hvad du er interesseret i, skal du holde dem øje med branchens nyheder. Disse nye feedly-funktioner gør det lettere at fordøje dine RSS-feeds. Disse nye feedly-funktioner gør det lettere at fordøje dine RSS-feeds Feedlys seneste opdatering kom med tre nye funktioner: Tavler, noter og højdepunkter. Sådan kan de hjælpe dig med at være mere produktiv og organiseret med dine RSS-feeds. og advarer dig om noget, der er vigtigt for dig brug for at vide om at være foran spillet.

De kan enten sende dig et link til en original artikel eller, for at spare endnu mere tid, få dem til at opsummere nyhederne og eventuelle tilknyttede data, så du kan forstå historien i en brøkdel af tiden.

19. Find lovende jobmuligheder

Billedkredit: Michal Kowalski via Shutterstock

Hver måned kunne din VA sende dig en lille liste over jobmuligheder, som du måske synes interessant. Hvis du allerede er ansat, men håber på en ændring, er dette en opgave, der er for let at lade glide. Delegere det til en VA for at sikre dig, at det sker!

20. Juster dit CV

Hvis du ansøger om en masse job, skal du lade din VA finpusse dit CV 10 ting, som du IKKE BØDE tage dit CV 10 ting, som du IKKE BØDE sætte på dit CV Dit CV er det første glimt af dig, som en potentiel arbejdsgiver ser. Gør dit første indtryk perfekt. Her er hvad du ikke skal lægge dit CV på, og hvorfor. (og følgebrev), så de tilpasses til hver rolle, du ansøger om.

Dette kræver undersøgelse af det firma, du håber at arbejde for, og inklusive specifikke brummer-ord, der er nævnt i jobbeskrivelsen.

Press flere timer ud af hver dag

Der er masser af måder, du kan skubbe mere tid ud af hver dag Klem en ekstra time ud af hver dag med disse 10 hurtige tip Klem en ekstra time ud af hver dag med disse 10 hurtige tip Et par enkle vaner kan hjælpe os med at kaste nogle ineffektive måder og øge vores reservoir af tid til at gøre de ting, der betyder noget. Disse ideer kan give dig en ekstra produktiv time hver eneste dag. , men at ansætte en VA er langt den bedste mulighed.

Selvfølgelig koster det penge, og når det kommer til assistenter, har du en tendens til at få det, du betaler for. I det væsentlige koger dette virkelig ned til, hvor meget er din tid værd?

Fristet til at ansætte din egen virtuelle assistent? Se vores artikel om, hvordan (og hvorfor) at outsource dine daglige opgaver Sådan bliver du superproduktiv ved at outsourcere dine daglige opgaver Sådan bliver du superproduktiv ved at outsourcere dine daglige opgaver Få mere gjort på en dag. Ved at lære, hvad du kan outsource, plus et par tip til 'bedste praksis' til delegering af dine daglige arbejde, kan du også blive superproduktiv. , for et mere dybtgående kig på, hvad det kræver.

I betragtning af denne liste, ville du blive fristet til at ansætte en menneskelig virtuel assistent til at hjælpe dig med at få mere gjort hver dag?

Billedkredit: alphaspirit / Depositphotos