Harry James
0 
5061
1248
Outlook er stadig en af de mest populære e-mail-platforme på arbejdspladsen, og det leveres med masser af gode produktivitetsværktøjer, der kan spare dig for masser af tid. Hvis du er på udkig efter flere tip, der kan tilføjes til dit Outlook-arsenal, er her tre måder, du kan bruge e-mail-klienten til at holde dig på sporet.
1. Marker e-mails som læst med det samme
Når du klikker på en ulæst e-mail i Outlook og sletter den uden at flytte til en anden meddelelse, forbliver den ulæst. Dette er især irriterende, fordi du vil slutte med at tro, at der er ulæste beskeder i dit papirkurv.
Gå til Fil > Muligheder > Post. Under Outlook-ruder Klik på Læserute -knappen, og en dialogboks vises med et par muligheder. Den eneste indstilling, du har brug for at ændre, er Marker genstande som læst, når de vises i læseruden. Sørg for, at feltet er markeret, og indtast 0 i det antal sekunder, der skal vente, før du markerer et objekt som læst.
Klik på OK i dialogboksen og igen på Mail-indstillingerne. Når du nu klikker på en e-mail i Outlook, markeres den med det samme som læst.
2. Opret øjeblikkeligt nye e-mails med kopieret tekst
Hvis du har kopieret tekst fra din browser, et dokument, fra en anden e-mail eller fra et andet sted på din computer, kan du øjeblikkeligt oprette en ny e-mail med den tekst i kroppen på din e-mail ved blot at trykke på tastaturgenvejen Ctrl + V hvor som helst i Outlook.
For e-mails skal du være under fanen Mail. Hvis du er på fanerne Kalender, Kontakter eller Opgaver, vises teksten i en ny dialogboks til den pågældende fane.
3. Sluk for underretninger med undtagelser
Hvis du har brug for at fokusere, og Outlook-e-mail-meddelelser distraherer dig, kan du slå dem fra. Men hvis du stadig ønsker at holde øje med e-mails relateret til det projekt, du arbejder fra, eller fra bestemte personer, kan du oprette undtagelser fra reglen.
Gå først til Fil > Muligheder > Post. Under Meddelelse ankomst Sørg for, at alle indstillinger for underretninger ikke er markeret, og klik derefter på OK.
Dernæst vil du gerne oprette undtagelser for specifikke kontakter. Der er flere måder, du kan gøre dette på.
Hvis du kun er interesseret i underretninger om specifikke kontakter, er den nemmeste måde at gøre dette ved at navigere til en e-mail fra dem, højreklik på den og vælg Regler> Opret regel. I den dialogboks, der dukker op, skal du sørge for, at under Når jeg får en e-mail med alle de valgte betingelser det Fra indstillingen er markeret. Til Gør følgende Sørg for at Vis i New Window Alert-vinduet er kontrolleret. Hvis du vil, kan du også aktivere lydvarslingen og også gå ind på Avancerede indstillinger for flere betingelser som tekst på emnelinjen og niveau af betydning.
Hvis du vil, kan du vælge mellem flere betingelser foruden afsenderen, men for dette bliver du nødt til at gå til fanebladet øverst på skærmen, klik på Regler knappen og gå til Administrer regler og advarsler. Klik på Ny regel knap. Under Hold dig ajour Klik på indstillingen Vis e-mail fra nogen i vinduet Varsel om nyt element og klik Næste.
Du finder en liste over forskellige betingelser for de typer e-mails, du modtager: af afsender (en person eller en gruppe), med specifikke ord i emnet, der kun sendes til dig, markeret som vigtig eller markeret, med specifikke ord i krop, med vedhæftede filer og meget mere.
Marker afkrydsningsfeltet med den tilstand, du vil bruge i trin 1, og i trin 2 ser du linket tekst til hvert element. Klik på hvert link, og følg instruktionerne vedrørende typen indhold, der skal indtastes. Når du har foretaget alle dine valg, skal du klikke på Næste.
Du kan derefter vælge din handling. For underretninger kan du indstille den, så Outlook viser en bestemt alarmmeddelelse efter eget valg, en skrivebordsmeddelelse og / eller afspiller en lyd. Når du har foretaget dit valg, skal du klikke på Afslut. Du vil se reglen vises på listen Regler og advarsler.
Hvis du er færdig med at fokusere og vil slå meddelelser tilbage, skal du bare gå tilbage til Fil > Muligheder > Post og under Meddelelse ankomst tænd underretninger igen.
Hvilke Outlook tip og tricks bruger du for at forblive produktiv? Del dem med os i kommentarerne.