Lesley Fowler
0 
1511
181
Inbox Zero er et af de mest populære buzz-ord i produktivitetssamfundet. Apps som, den populære iPhone-e-mail-klient, Mailbox Tag din indboksboks til nul med postkasse til iPhone Tag din indboksboks til nul med postkasse til iPhone. Standardmails-klienten til iPhone er efter min mening forældet, eller det er bestemt ikke så avanceret som den hardware, den findes i. Mail er ikke sjovt at navigere, og dets nyeste funktioner ... gør det nemt for dig at hurtigt håndtere alle e-mails i din indbakke. Hvis du virkelig er overbelastet, kan du endda bruge en service som Mailstrom Buried In Emails? Krympe din massive indbakke til nul med poststrøm begravet i e-mails? Krymp din massive indbakke til nul med poststrøm Vi har tilbudt en række løsninger gennem årene til at administrere din Gmail-konto og til at rydde op i en rodet indbakke. Intet er mere praktisk end en central online-løsning som Mailstrom. at bulk slette e-mails. Ideen med at erklære e-konkurs - simpelthen at slette alt og starte forfra - bliver seriøst overvejet i nogle kredse.
Alt dette fokus på at rydde din indbakke, på at nå, den undvigende, Inbox Zero, går glip af to af de grundlæggende problemer med overbelastning via e-mail. For virkelig at løse dine e-mail-problemer skal du gå ud over Inbox Zero og løse de underliggende problemer:
- Hvorfor din indbakke overløber i første omgang.
- Hvordan er dit forhold til e-mail?.
Problemet med overbelastning af e-mail
Det meste af samtalen omkring overbelastning af e-mail mislykkes ikke at skelne mellem ønsket og uønsket e-mail. At behandle hvert element i din indbakke som et mål, der skal ryddes, ignorerer situationen. En e-mail fra din chef, der giver dig feedback på en præsentation, er helt klart ikke den samme som en e-mail fra Groupon, der tilbyder tilbud i byen du forlod sidste år. Ligeledes er en e-mail fra en gammel ven sandsynligvis velkommen, mens en e-mail fra Facebook, der fortæller dig, at den samme ven mærket dig på et foto sandsynligvis ikke er.
Hvis du har hundrede e-mails, der sidder i din indbakke, som du alle ønskede at modtage, men ikke har behandlet endnu, har du et problem med tidsstyring, som ingen e-mail-app kan løse. Hvis du i stedet har ti uønskede e-mails der, har du et e-mail-problem, men igen, vil ingen e-mail-app løse det for dig.
Det meste af samtalen omkring overbelastning af e-mail mislykkes ikke at skelne mellem ønsket og uønsket e-mail
For de fleste er de to hyppigste årsager til uønsket e-mail meddelelser på sociale medier, e-mail-nyhedsbreve og overflødige arbejds-e-mails. Hvis du er en offentlig person, kan du også blive udsat for en betydelig mængde uopfordret fan-mail eller anmodninger om rådgivning.
Spam er ikke længere det problem, det engang var, hvis du bruger en moderne e-mail-tjeneste som Gmail, vil du meget sjældent se spam i din indbakke.
Den pavlovske e-mail
Inbox Zero, som et koncept, undlader heller ikke at adressere de fleste menneskers forhold til e-mail. At have en tom indbakke, fordi du tjekker det hvert 20. minut, eller hver gang du får en anmeldelse og reagerer på alt med det samme, er næppe en god ting. Tilsvarende, hvis du bruger 4 timer om dagen i e-mail-udvekslinger frem og tilbage, er du ikke produktiv, selvom du når indbakke nul i slutningen af dagen.
Ivan Pavlov var en russisk nobelprisvindende videnskabsmand berømt for sit arbejde med klassisk konditionering. Ved at ringe til en klokke hver gang han fodrede en hund, var han i stand til at få hunden til at spyt, selv uden mad var der. Som psykologuddannet maler jeg nu hver gang jeg taler om Pavlov!
Kernen i klassisk konditionering er, at jo flere gange en stimulus efterfølges af et svar, jo sværere er det at adskille dem. Hver gang du tjekker dine e-mails først om morgenen, eller når en ny anmeldelse kommer ind, konditionerer du dig selv at fortsætte med at gøre det samme.
For virkelig at gå ud over indbakke nul, skal du opnå kontrol over, hvordan du modtager og svarer på e-mail-du har brug for at bryde den pavlovske cyklus. En tom indbakke er kun et muligt skridt på vejen mod at nå dette.
De fem principper
Heldigvis er det nemt at løse uønsket e-mail-overbelastning og det pavloviske forhold. Der er et par enkle principper, som, hvis du implementerer, vil sikre, at du vil modtage næsten al e-mail, og at du har kontrol over, hvornår og hvor du tjekker den.
Princip 1: Ikke-overlappende siloer
For at løse problemet med sociale medier, bruger jeg ideen om ikke-overlappende siloer. Alle Facebook-meddelelser skal forblive i Facebook-slutningen af historien. De skal ikke vises i min e-mail-indbakke, i min telefons underretningsmenu eller andre steder end Facebook. Ingen Facebook-anmeldelse vil nogensinde være lige så vigtig som en e-mail fra min redaktør, så de bør ikke få den samme behandling.
Handlingstrin
Brug 30 minutter på at logge ind på alle dine sociale mediekonti og afmelde dig fra hver e-mail med anmeldelse. Du kan blive overrasket over, hvor mange afkrydsningsfelter du har brug for for at fjerne markeringen. Min kollega MakeUseOf-forfatter Justin har skrevet en god artikel om, hvordan man stopper irriterende sociale medie-e-mails med NotifyMeNot. NotifyMeNot fører dig gennem trinnene for at afmelde dig fra alle større sociale netværks webstedets e-mail-meddelelser.
Princip to: Deal eller Delete
Nyhedsbrevproblemet er lidt sværere at håndtere. Problemet er, at du i mange tilfælde aktivt tilmeldte dig et nyhedsbrev, fordi det indeholdt oplysninger, du ønskede at modtage. Hvis du er en digital hoarder som mig, kan du prøve at overbevise dig selv om, at du stadig ønsker at få de daglige Groupon-tilbud. Princippet om aftale eller sletning hjælper dig med at overvinde disse forhindrende instinkter.
Handlingstrin
Afsæt 15 minutter hver dag til at gennemgå alle e-mail-nyhedsbreve i din indbakke. For alle skal du læse den fuldstændigt eller afmelde dig. Hvis du ikke læser det i den tid, der er afsat til at gøre netop det, vil du aldrig gøre det.
I løbet af to uger afmeldte jeg næsten tre fjerdedele af de nyhedsbreve, jeg havde abonneret på. Hver gang jeg ser ulæste nyhedsbreve begynder at krybe ind i min indbakke genindsætter jeg deal eller slet.
Princip tre: Maks. E-mail-tid
For mange mennesker - inklusive mig, når jeg ikke er omhyggelig med at kontrollere e-mail er en refleksiv handling. Hvis du ikke aktivt gør noget, eller bliver distraheret i et par sekunder, åbner du din indbakke og tjekker dine e-mails. Selvom det måske ikke ser ud som en big deal, bryder det din strøm, og du kan blive chokeret over, hvor længe du faktisk bruger på at kontrollere e-mail. Sådan banker e-mail-afhængighed ved at spore indbakkevaner Sådan slå e-mail-afhængighed ved at spore indbakkevaner E-mail kaprer din dage, og det bliver lusket af det. Du kan genvinde kontrol over din tid. Find ud af, hvor lang tid du bruger på e-mail lige nu, og stjæl den tilbage. .
Det er langt bedre, som min medforfatter Akshata anbefaler, at tildele bestemte tider og kun kontrollere e-mail derefter. Jeg vil gå videre og foreslå, at man adresserer både e-mail-overbelastning og det pavlovske forhold - indstil en maksimal e-mail-tid.
Hvis du er midtvejs i at svare på en e-mail, når din tid er klar, skal du gemme den i kladder og hente den næste dag.
Handlingstrin
Vælg en eller to gange for at kontrollere e-mail om dagen, og find ud, hvor lang tid det tager dig at håndtere dine vigtige e-mails; dette er din maksimale e-mail-tid. Alt over 45 minutter er sandsynligvis for langt. Kontroller kun e-mail på disse tidspunkter, og overskrid ikke din maksimale e-mail-tid. Hvis du er midtvejs i at svare på en e-mail, når din tid er klar, skal du gemme den i kladder og hente den næste dag.
Selvom dette er en ekstrem løsning, hvis du indstiller en rimelig maksimal e-mail-tid, vil du være i stand til at håndtere alle de virkelig vigtige e-mails, mens du ignorerer dem, der blot er presserende. Hvis du ikke er i stand til at håndtere mængden af e-mails, skal du bruge nogle af principperne i denne artikel til at skære ned på det beløb, du modtager.
Princip fire: Spørg dig selv “Hvorfor?”
Nogle mennesker har ikke den luksus at erklære, at de kun tjekker e-mail på bestemte tidspunkter - hvis du er en af dem, kan du stadig adressere uophørlig e-mail-kontrol. I løbet af dagen vil der være tidspunkter, hvor du skal kontrollere din e-mail; måske har din chef spurgt, om John sendte en rapport. Men der vil også være tidspunkter, hvor du bare tjekker det uden reel grund.
Handlingstrin
Hvis du ikke er i stand til at indstille tidspunkter for at kontrollere e-mails, skal du hver gang du ser på din indbakke spørge dig selv, hvorfor du gør det og skrive svaret ned i en tekstfil eller på et ark papir. Sammensæt alle de gode grunde - “boss bad mig om det”, “væk fra skrivebordet i en time” - og alle de dårlige grunde- “procrastinating”,”på telefonen og gennemsøgt den”, “svar på en anmeldelse” - i sidste ende. Målet er at minimere antallet af dårlige grunde. Når du er klar over det hvorfor du tjekker e-mail, kan du sikre dig, at du kun gør det, når der er en klar grund til at gøre det.
Princip fem: minimering af input
Hvis du har brugt alle de tidligere principper, og du stadig bliver sneet under med e-mails, skal du adressere input. Den vigtigste resterende kilde til uønsket e-mail er fra triggerglade kolleger; der er to faser til at tackle det - det første er at ændre de e-mails, du sender, det andet er at tale med dine kolleger.
Handlingstrin
Overvej enhver e-mail, du skriver. Hvis det er en e-mail-e-mail som “Perfekt” eller “tak” send det ikke; Hvis du handler på oplysningerne i den e-mail, du har modtaget, vil det være tydeligt, at du læser dem, og bekræftelsen er derfor ikke nødvendig. Hvis der er nogen tvetydighed, skal du fjerne det; snarere end at spørge, om nogen er fri om eftermiddagen, så spørg om de er fri på et bestemt tidspunkt.
Hvis der er potentiale for frem og tilbage, skal du hente din telefon og ringe i stedet; hvad der kan tage fem e-mails at hamre ud kan tage mindre end et minut på telefonen.
Overvej enhver e-mail, du skriver.
Afslut dine e-mails med at sige, hvad du forventer af modtageren. Fortæl dem, at du ikke vil tjekke for et svar, men antager, at de vil begynde at arbejde på det, du har sendt over. Sørg for at give dem alt, hvad de har brug for, så de ikke behøver at vende tilbage til dig.
Når du har struktureret dine e-mails, så du ikke svarer unødigt og minimerer behovet for, at andre reagerer, er det tid til at tale med dine kolleger. Start med de værste lovovertrædere, bed høfligt bede om ikke at blive sendt til e-mails, medmindre de er vigtige og relevante. På samme måde skal du bede om, at folk, hvor det er muligt, kun svarer til afsenderen i stedet for at trykke svar alle.
En note om fan-mail
Hvis du er velkendt eller opfattes som en ekspert, får du e-mail fra fremmede, der beder om råd. Nøglen til at håndtere denne slags e-mails er at overveje, om de er efterspurgte eller uønskede; mens det kan være en byrde at bruge en time om dagen på at svare på uopfordrede anmodninger om rådgivning, hvis disse mennesker er potentielle eller nuværende kunder, så vil du sandsynligvis høre fra dem.
Hvis du på den anden side ikke får noget ved at svare, skal du overveje, hvordan de har adgang til din e-mail i første omgang. Hvis det er offentliggjort på dit websted, skal du fjerne det. Hvis du ikke kan, og mængden af e-mails er uhåndterlig, kan du overveje at delegere alle uvigtige e-mail-opgaver til en assistent, virtuel eller på anden måde.
De fleste dage modtager jeg e-mail fra folk, der har læst tutorials, som jeg skrev. Mens jeg vågner op til en tirade, der forklarer, hvorfor Software X er bedre end Software Y, og at jeg er en idiot til at skrive om Y, er ubehageligt, i balance, elsker jeg at modtage feedback fra folk, der har læst mit arbejde; Jeg har gode ideer til at følge tutorials fra deres spørgsmål.
Konklusion
Inbox Zero er en god idé i princippet, men den klarer ikke at løse problemet med e-mail-problemet: Sørg for, at du kun får e-mail, du vil modtage, og at du håndterer den på dine egne vilkår. Det er meningsløst at bruge enhver tid på at slette underretninger på sociale medier, ulæste e-mail-nyhedsbreve og unødvendige e-mails til arbejde for at nå Inbox Zero. langt bedre at tage et par minutter om dagen i et kort stykke tid og anvende nogle af principperne i denne tutorial og adressere dit forhold til e-mail en gang for alle.
Billedkreditter: Harry Guinness, Pavlovs hund (Shutterstock), Spam (Shutterstock)