6 måder at få travle mennesker til at besvare dine e-mails

Når du går forbi nogen på gaden og siger hej, hvordan får det dig til at føle, når de ikke siger hej tilbage? Det er forbløffende, hvor lille mangel på anerkendelse kan få en person til at føle sig, men det er også forbløffende, hvor meget du kan gøre for at opmuntre til et svar. Det samme er tilfældet med e-mails.

Forestil dig nu det omvendte scenarie. Du passerer nogen på gaden, og de kaster et kort blik på dig, siger hej og kigger hurtigt væk. Hvor sandsynligt er det, at du siger hej tilbage? Forestil dig en person, der ser dig lige i øjnene, smiler bredt og siger hej - selv bruger dit navn! Oddserne er meget bedre for, at du vil blive inspireret til at svare venligt.

Det samme igen, er tilfældet med e-mails. Bortset fra i stedet for ansigtsudtryk eller tone, er der et helt andet sæt regler, når det kommer til e-mail, der vil tilskynde eller afskrække en person til at ramme “svar” knappen og svar dig. I dette indlæg deler jeg et par tricks med dig, som jeg har lært gennem årene - tip, der vil øge din succes med at få e-mail-svar, også fra meget travle mennesker.

Hvorfor har du brug for et svar?

Da jeg skiftede job for et par år siden, begyndte jeg at arbejde i et firma, hvor folk var meget travlere end på mit sidste job. Folk havde næppe tid til at afslutte projektarbejdet, så besvarelse af e-mails blev en opgave i at prioritere 5 Gmail-filtre til at hjælpe med at prioritere og organisere din indbakke 5 Gmail-filtre til at hjælpe med at prioritere og organisere din indbakke Hvilke filtre skal hver enkelt person have i deres arsenal, så deres indbakke er lige så ordnet som min? Jeg er her for at hjælpe dig med at komme i gang med at oprette dine første fem filtre, eller…. Jeg lærte snart, at hvis jeg ikke fulgte et bestemt format og tilgang, når jeg e-mailede folk, kunne jeg muligvis ikke få et svar i mange dage, hvis overhovedet.

Den første ting, du skal gøre, når du e-mailer nogen - især en der er ekstremt travlt - er at tage en hurtig oversigt over dine egne grunde til at e-maile dem. Hvis de har travlt, og din e-mail ikke er et højt nok prioriteret problem, bliver det sandsynligvis staset væk et eller andet sted på en opgaveliste, kun for at blive behandlet, når der er mere tid til at fokusere på problemet (hvis overhovedet ). Travle mennesker har svært ved at administrere e-mail. Jo travlere de er, desto mindre sandsynligt er det, at du får svar, hvis du ikke spiller dine kort rigtigt.

Hvis du kan retfærdiggøre betydningen af ​​problemet nok til at garantere en e-mail, så lad os alligevel komme i gang.

Stil et spørgsmål - helst om dem

I 2012 gennemførte Harvard University forskere en temmelig grundig undersøgelse, der endda involverede hjernescanninger, og fandt, at folk faktisk får en “biokemisk brummer” fra at tale om sig selv. Jo mere magtfuld en person er - som mange ekstremt travle mennesker er - desto mere synes de om at tale om sig selv. Når alt kommer til alt er der bare så meget at fortælle, rigtigt?

Det betyder, at hvis du dingler guleroden med et personligt spørgsmål inde i din e-mail, frister du dybest set den person med en personlig højhed - muligheden for en smule “summen” ved at dele noget om sig selv med dig. Og nogle mennesker kan virkelig godt lide muligheden for at få en sæbekasse. Så giv dem det.

Du kan bare spørge, hvordan et projekt, de arbejder på, går. Hvis du er meget tæt på dem og ofte taler om familie, så spørg, hvordan familien har det. Hvis der er et stort spil, alle taler om - spørg dem, hvad de synes. Giv dem en mulighed for at svare på dig og “tag en pause” fra at tænke så meget på arbejde. Du kan følge dit spørgsmål op med det arbejdsrelaterede spørgsmål, du ønskede at stille i første omgang, men anmodningen om en mening vil udløse det behov for en “I-get-to-talk-over-selv” høj.

Ekstra bonus: Brug noget, du begge har til fælles. Kids. En kærlighed til baseball. Uanset hvad det er - opret den personlige forbindelse først. Det er mindre sandsynligt, at personen hurtigt arkiverer e-mailen til senere.

Vælg en presserende emnelinje

Travle mennesker begynder naturligt at prioritere e-mails, og nogle gange åbner de ikke engang e-mailen for at gøre det. De vil hurtigt se på emnelinjen. Så hvis du ønsker et hurtigt svar fra disse mennesker, kan du bare forestille dig, hvor vigtigt emnelinjen er. Hvis du har brug for tip til, hvordan du gør dette, kan jeg varmt anbefale Aarons råd om, hvordan du får din emnelinie til at skille sig ud Sådan får du din e-mail-meddelelse til at skille sig ud i en rodet indbakke Sådan får du din e-mail-meddelelse til at skille sig ud i en rodet indbakke Har du nogensinde sendt en e-mail, du mente var vigtig kun for at blive besvaret mange dage senere, eller værre glemt af det? Indrømmet, nogle gange er det ude af din kontrol, men der er ting, du kan gøre ... i en rodet indbakke.

Den nederste linje er denne: Hvis du har brug for et svar med det samme, hvorfor er der ikke ført din emnelinje foran “VIGTIG:” eller “PRESSERENDE:” ? Der er ikke noget galt i at gøre dette, og det er faktisk nyttigt for travle mennesker, der bruger sådanne emnelinjer som en visuel indikator for, hvad de skal angribe først i e-mail-indboksen. Bare ikke gør det over fjollede, uvigtige problemer, ellers bliver du den “ulven kommer”, og dine e-mails vil til sidst blive ignoreret fuldstændigt!

Hold det kort og sødt

Dette er den del af artiklen, hvor jeg bliver hyklerisk. Fyren, der skriver 2000 ordartikler, fortæller os, at USA skal holde det kort og sødt? Jep. Det er præcis, hvad jeg”m vil gøre. Vi taler e-mails her, og her er lektionen, som Mr. Wordy her lærte det første år på sit nye job: PILE. Det er et akronym, som jeg lige kom med. Det står for People Ignore Long Emails.

Efter ca. seks måneder med at ignorere mine lange, detaljerede e-mails, prøvede jeg noget nyt. Jeg begyndte at skrive meget, meget korte e-mails, der kun sagde pointen. Jeg gav ikke flere detaljer, men i slutningen af ​​e-mails tilbød jeg at give mere information, hvis de ville have det.

Jeg begyndte at rulle mine e-mails ned. Da jeg troede, de var korte nok, gik jeg igennem og skar nogle mere. Du må spørge dig selv, er denne linje bare overflødig? Deler du oplysninger med henblik på at fortælle folk, hvor meget du ved - eller betyder det ikke rigtig noget om det aktuelle spørgsmål? Klip ordene ned. Kom hurtigt til det punkt. Da jeg begyndte at gøre dette, bemærkede jeg, at svarraten blev skyrocket. Hvis du kan dele din e-mail ned til en enkelt linje - oddsene er ret gode, får du et øjeblikkeligt svar.

Bestikk dem

Hvis vi vil være ærlige her, så er du nødt til at indrømme, at mennesker i deres natur er en selvbetjenende bunke. Når folk ser, at der kan være “noget i det” for dem føler de sig mere tvunget til at gribe ind. Du kan drage fordel af dette i en e-mail ved at lukke din e-mail med noget lignende, “Så kom tilbage til mig med en god tid, når du kan tale om det over en kop kaffe - på mig!”

En gratis kop kaffe bare for at trykke på svar-knappen? Det er et godt incitament. Og hvis problemet er endnu vigtigere - siger du forsøger at sælge noget eller få en ny kunde - gå videre og tilbud om at købe frokost. Denne lille investering vil være det værd. Folk elsker en gratis frokost.

Inddrag en anden part

Hvis du har mailet nogen et par gange, har du prøvet alle de ovenfor angivne taktikker, og du stadig ikke får nogen svar, så er det tid til at trække de store kanoner ud. Jeg reserverer normalt disse to sidste taktikker til folk, der kronisk ignorerer e-mails. Den første “stor pistol” tilgang er at trække ind nogen, der kan være relateret til situationen. Dette kan være din chef, eller en ekstra person, som du arbejder med til det projekt, der bliver afholdt, fordi personen ikke besvarer din e-mail.

Dette er ikke noget, du vil gøre på den første, anden eller endda den tredje e-mail. Men hvis du bliver ignoreret åbenlyst, så skriv en mere høflig e-mail og bare cc en involveret person. Hvis det er nogen der er højere oppe, som din chef, og den anden person ved, at de er i en autoritetsposition, vil de være hurtige til at svare. Ud af alle de kroniske ignorere, som jeg har behandlet gennem årene, dette “cc” tilgang beder om et svar 99 procent af tiden. Der er noget ved at have et publikum, der forvandler dialogen og pludselig gør den til en højere prioritet.

Udgiv konsekvent påmindelser

Hvis du nogensinde har set filmen Shawshank Redemption, eller læst novellen skrevet af Stephen King, kan du muligvis huske den del, hvor Andy Dufresne sender et brev hver eneste uge til statens senat og beder om penge til et fængselsbibliotek. Efter at have modtaget et par hundrede dollars og en donation af bøger, begynder Andy derefter at sende to breve om ugen og bede om endnu flere penge.

Pointen med historien er, at udholdenhed fungerer. Kald det irriterende, skærpende eller irriterende - men hvis du virkelig har brug for et svar på noget vigtigt, hvis du konstant spørger personen høfligt om de har modtaget din sidste e-mail vil have en af ​​to ønskede effekter. Det vil bede personen om at grave gennem sin indbakke på jagt efter den e-mail, du taler om, eller det vil få dem til at indse, at den eneste måde at få dig til at gå væk er at svare på din e-mail. Dette er helt klart en sidste udvej løsning, men det er også en løsning, der fungerer.

Hvilke teknikker bruger du for at få et hurtigere svar på dine e-mails? Hvad fungerer for dig? Del dine egne tip og råd i kommentarfeltet nedenfor!

Billedkredit: Overvældet forretningsmand (Shutterstock), At tale (Shutterstock), Vigtigt tegn (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock).