Lesley Fowler
0 
1887
491
E-mails er hårde. Det er virkelig svært at komme over det, du virkelig vil sige i en e-mail, og halvdelen af tiden vil folk næsten altid misforstå dig. Meget af problemet kommer ned på, at de mennesker, du skriver til, ikke kan se dit ansigt. De kan ikke se smilet på dit ansigt, og du kan ikke se udtrykket i deres ansigt - den naturlige menneskelige evne til at forstå følelser i ord gennem ansigtsudtryk er helt ugyldig i en e-mail.
Så hvad kan erstatte ansigtsudtryk og tonetone? Hvordan får du effektivt frem din besked uden at få alle dine venner eller alle på kontoret royalt tikket af dig?
Forfatter Peter Drucker skrev engang, “Det vigtigste ved kommunikation er at høre, hvad der ikke siges.” Jeg vil gå et skridt videre end det og sige, at det vigtigste ved at sende en e-mail er at afklare lige nok, så modtageren ikke hør hvad der ikke er sagt. Det, der medfører mest problemer med e-mail-kommunikation, er faktisk, når den person, der modtager e-mailen, fortolker alle slags forfærdelige ting, som du har antydet, selv når du kun har skrevet en enkelt linje.
Det er det, der fører til had og utilfredshed. Dette er, hvad der skaber vrede. Dette er grunden til, at fyren på tværs af bordet på morgenmødet stirrer på dig, fordi du havde sendt ham på en e-mail, som du sendte ud i går eftermiddag, og han tog det som et personligt angreb.
Lav din perfekte e-mail
Her hos MUO har vi dækket meget om det tekniske aspekt ved afsendelse af e-mails, som at sende e-mails anonymt Sådan sendes anonyme e-mails: 5 Stealthy Methods Sådan sendes anonyme e-mails: 5 Stealthy Methods At sende en anonym e-mail er ikke svært. Og der er legitime grunde til at bruge en anonym e-mail-konto. Vi viser dig hvordan. eller min e-mail om afsendelse af e-mails fra Excel Sådan sendes e-mails fra et Excel-regneark ved hjælp af VBA-scripts Sådan sendes e-mails fra et Excel-regneark ved hjælp af VBA-scripts Vores kodeskabelon hjælper dig med at opsætte automatiserede e-mails fra Excel ved hjælp af Collaboration Data Objects (CDO) og VBA-scripts. . Men hvad med følelsessiden af e-mail? Hvad med hvordan du støder på i dine e-mails og bedre måder at præsentere dig selv i det skrevne ord, der ikke får alle så krydset af på dig hele tiden?
Det er ikke uden en hel masse smerter og lidelser, at jeg kan stå her i dag og fortælle jer, at jeg nu er i stand til at hjælpe. Jeg har lavet næsten enhver fejl, der kan begås med e-mail, begyndende fra de tidligste dage på college, da jeg forsøgte at starte en multi-level marketingvirksomhed ved at masse-maile alle på campus. Inden for et døgn havde jeg min konto lukket i 24 timer og en stor, grim advarsel fra IBM's mainframe-administrator om, hvad der definerer “spamming”.
Det var ikke så meget en lektion i e-mail-etikette, da det var et wake-up call, at e-mail virkelig kan få dig i problemer, hvis du håndterer det forkert. I årenes løb har jeg fornærmet mennesker, jeg er blevet fornærmet, og jeg har fået episke skråstreg-og-brænde ordkampe med mennesker. Jeg vil gerne sige, at nogen vandt - men ingen vinder nogensinde. Derfor står jeg her i dag og håber at hjælpe fremtidige legioner af den e-mailende offentlighed med at forberede disse e-mails, inden jeg klikker på send-knappen.
1. Afsendelse af en roman
En af mine første skyldige synder, da jeg først begyndte at arbejde som ingeniør, var, at jeg næsten altid ville skrive e-mails, der strækkede sig over tre eller fire stykker. Årsagen var ikke kun fordi jeg kan skrive temmelig hurtigt, men fordi jeg altid følte, at hvis jeg udelade nogen detaljer, ville folk ikke rigtig forstå, hvad jeg talte om. Det kan være sandt til en vis grad - og vi kommer til e-mails, der er for korte om et minut - men der er noget der skal siges for enkelhed.
Når du skriver så komplicerede e-mails, mislykkes du ikke at få din besked på tværs af forskellige måder. For det første indebærer det faktum, at du skrev så meget, for den person, at du har ringe respekt for deres tid, og hvis du gør det for ofte, bliver du bestemt for irriteret. For det andet, mens en 500-e-mail, der er organiseret i flere afsnit, giver masser af mening at du, du forveksler sandsynligvis alle - og giver dem en migræne.
Hvis du er en ordetsmeder og har tendens til at skrive for meget, skal du altid gå tilbage og komme på arbejde “skære op” disse sætninger. Kom med nye og kreative måder at forkorte dem på, eller måske kan du fjerne dem helt. Måske tilbyder du alt for meget information. Fortæl folk, hvad de har brug for at vide, ikke hvad du vil have dem til at vide du ved godt. Du ved?
2. Afsendelse af en to-ords e-mail
Den modsatte overtrædelse af den nye e-mail er e-mail med et eller to ord, der slet ikke forklarer noget. Det svarer til, når jeg spørger mine børn ved middagsbordet, “Så hvordan var din dag?” Efter et øjeblik et modvilligt svar, “Bøde.” Ikke sikker på, hvorfor jeg engang gider, trykker jeg på. “Hvad gjorde du, noget sjovt?” Det uundgåelige svar, “Nej ikke rigtigt.”
Jeg forstår ærligt ikke, hvorfor nogle mennesker endda gider med at bruge e-mail. Hvis du er heldig, vil en e-mail fra denne person indeholde en enkelt fuld sætning. Hvis du er uheldig, vil personen bede dig om at gøre noget for dem, men ikke gider at forklare nøjagtigt, hvad de vil have dig til at gøre. Det er ligesom at sende en nødmeddelelse over en radio, når du er fortabt midt i ørkenen og undlader at informere redningsmandskabet om, hvad dine koordinater er.
Det er ekstremt frustrerende, fordi folk er nødt til at kæmpe for at forstå, hvad i alverden du snakker om. Endnu værre er det, at du faktisk tvinger dem til at spilde tid på at svare på din e-mail, kun for at bede dig om at uddybe lidt mere.
Jeg formoder, at de fleste med dette problem skriver så korte e-mails, fordi det at skrive er en så omhyggelig øvelse. Ikke alle kan skrive over 60 til 70 ord om et minut, så du behøver at have lidt sympati for denne gruppe.
3. Afsendelse af en masse-e-mail-adresse til en person
Ønsker du virkelig at tikke af for folk? Send en masse-e-mail til alle på dit kontor blot for at irettesætte en enkelt person for noget, de gjorde forkert. Jeg kalder dette “offentlig ydmygelse” e-mail. Normalt ved alle på kontoret allerede allerede, at en bestemt person begik en fejl, men manageren kan ikke lade det være i fred. Så de sender en masse-e-mail til alle, der forklarer med stor og uærlige detaljer, hvorfor en bestemt handling er så forkert at gøre, eller hvorfor den specielle fejl er så dårlig.
Jeg må indrømme, at jeg i nogle af mine ledelsesroller i fortiden gled ind i denne opførsel. Jeg har set andre af mine kolleger gøre det også. Det er en let fejltagelse at gøre, fordi du faktisk ønsker at sikre dig, at alle andre, du administrerer, ikke begår den samme fejl. Virkeligheden er, at hvis alle allerede ved det, bliver den, der begik fejlen, ydmyget. Hvis de ikke ved noget om det, er alle forvirrede og usikre på, om du taler om dem eller ej.
Gør det enkelt - tale om det specifikke problem med den person, der begik fejlen. Hvis du derefter føler, at det er vigtigt nok for alle, så send en besked, men lad det lyde, som om det bare er en generel “FYI” sendt fra højere ledelse - dette fjerner den beskyldende tone og gør den mindre personlig.
4. Brug af dramatiske adverb
En anden meget almindelig opførsel i e-mails - normalt fra mennesker, der er meget lidenskabelige over deres arbejde generelt, eller om et specifikt projekt, der er under diskussion. Denne opførsel er overforbrug af meget dramatiske adverb. Setninger som, “Dette design er bare forfærdeligt forkert” eller “Denne tilgang er smertelig vag” tjener kun til at introducere følelser i diskussionen.
Når du ser på disse sætninger uden adverbene, kan du se, hvor meget mere forretningsmæssige - og meget mindre antagonistiske - de er. Ellers kommer du bare som en overdramatisk, forkælet brat.
Prøv det uden adverberne. Dette design er forkert. Denne tilgang er vag.
Det behager muligvis ikke modtageren - men det angriber heller ikke dem og sætter dem på defensiven. Det er mere professionelt, og du kan muligvis faktisk overføre dig selv som moden voksen, selv når du er uenig med nogen.
5. Overanvendelse af passiv stemme
Det var faktisk først sent på min skrivekarriere, at jeg virkelig, virkelig lærte om og forstod den passive stemme. Problemet med at lære om det er, at du begynder at se det overalt. En af de mest udbredte anvendelser af passiv stemme er i e-mail, fordi den passive stemme giver en person mulighed for at adskille sig fra en handling.
I stedet for at sige, “Jeg kørte klienten til lufthavnen”, som lægger ansvaret direkte på dine skuldre, kan du i stedet skrive, “Klienten blev ført til lufthavnen.”
Dette er en opførsel, der er almindelig blandt mennesker, der er nervøse over at tage ansvar for næsten alt, for hvis noget går galt, vil de ikke have skylden. Dette er de samme mennesker, der klager, når risikotagere - dem, der tager ansvar for at få tingene gjort - får anerkendelse eller forfremmelser. Sandheden er, at folk ser gennem den passive stemme i e-mails. Hvis du er færdig med en opgave eller opfyldt et mål, skal du ikke være bange for at tage æren!
6. Klap dig selv på bagsiden
Mærkeligt nok er det modsatte ekstreme for de mennesker, der bruger passiv stemme i e-mail hele tiden, de mennesker, der næsten altid skriver om alt i første person. Når du læser deres e-mails, ville du tro, at et projekt ikke var en gruppeindsats, det var en personlig gennemførelse. Du skulle tro, at den person, der sendte e-mailen, udførte absolut alt arbejde!
Hvordan genkender du disse e-mails? Tæl forekomsterne af ordet “jeg”.
Når du læser en e-mail fra denne type person, er det tydeligt, at de føler, at hele verden drejer sig om dem, og at alle skal give dem konstante kudoer til alt det arbejde, de har udført på egen hånd. Disse e-mails lader altid holdkammerater føle sig deponerede og helt værdsatte. Denne tilgang er det hurtigste spor til vrede og isolering fra dine jævnaldrende.
Jeg er sikker på, at der er masser af andre typer e-mails, der virkelig irriterer og fornærmer folk. Jeg vedder på, at du også har din egen liste! Hvilke slags e-mails virkelig modvirker dig? Hvilke typer er dine kæledyrskærter? Del dine tanker i kommentarfeltet nedenfor.
Billedkredit: Koncentreret forretningsmand via Shutterstock, Maths Formula via Shutterstock, Ung forretningskvinde via Shutterstock, Expressive Senior via Shutterstock, Military Kid via Shutterstock, Skam via Shutterstock