7 Forskellige anvendelser til at integrere Google Drive med Gmail

Internettet giver folk værktøjerne til at være mere produktive, men hvad gør du, når antallet af disse værktøjer faktisk begynder at gøre tingene mere komplicerede? Svaret er at integrere dem.

Et eksempel, Googles værktøjer. Google giver dig så mange gratis ressourcer og apps, at det er svært at forstå, hvordan de forbliver i forretning. Alligevel er et utalligt antal mennesker i disse dage afhængige af tjenester som Gmail og Google Drive til at støtte deres forretning, deres studier eller enhver anden Google Drive-drevet produktivitet, der har brug for 10 pengehåndteringsværktøjer inde i Google Drive, du skal bruge i dag 10 pengehåndteringsværktøjer inde i Google Drive Du skal bruge i dag Problemet med penge er, at hvis du ikke administrerer dem, ender du uden dem. Hvad med nogle nyttige pengehåndteringsværktøjer, der hjælper dig med at komme i gang lige inde på din Google Drev-konto? du kan tænke på.

Problemet er, at når du har så mange steder at gemme ting, kan det være overvældende at prøve at huske, hvor du lagrede visse oplysninger. Det kan være forvirrende at finde ud af, hvilket værktøj der skal bruges til forskellige behov.

Heldigvis er der en række måder, du kan integrere Gmail og Google Drive, så de på en måde fungerer som et enkelt værktøj, som du ikke kan leve uden.

Søger efter information

En af de første ting, som folk normalt støder på, når de begynder at bruge en masse forskellige onlinetjenester, er at holde styr på, hvor tingene er. En nem måde at løse det på er at forbinde din Gmail-søgning til både Gmail og GDrive. For at aktivere denne funktion skal du bare gå til dine Gmail-indstillinger, klikke på “Labs” menu-link, og aktiver “Apps-søgning” funktion.

Når du har aktiveret denne funktion, udfører du en søgning i Gmail-søgefeltet resultater fra din Google Drev-konto i bunden af ​​rullelisten med søgning.

Når du har kørt søgningen, er resultaterne for Google Drev adskilt i et afsnit lige under Gmail-søgeresultaterne.

Som du kan forestille dig, at det at være i stand til at søge efter dine ting fra et enkelt søgefelt, forenkler processen med at finde dine vigtige oplysninger meget.

Ét-klik Send til Google Drev

En anden måde at gemme klik, når du har travlt, er at sende vigtige vedhæftede filer i Gmail direkte til dit Google Drev. Hvem vil downloade, gemme, logge ind på GDrive og derefter uploade filen? Hvilken smerte, ikke?

Gør det med et enkelt klik. Rul til bunden af ​​den e-mail, hvor vedhæftningen vises, og flyt derefter musen over vedhæftningsikonet.

Du kan se det lille hvide Google Drev-ikon ved siden af ​​download-ikonet. Klik på det ikon, og Gmail overfører automatisk vedhæftningen til din Google Drev-konto.

Derefter giver en rulleliste dig mulighed for at flytte filen med det samme til et af dine undermapper i Google Drev.

Vedhæft Google Drive-filer

Hvad med den anden vej rundt? Hvad hvis du gerne vil vedhæfte en af ​​dine Google Drev-filer til en e-mail? Nå, du vil være glad for at vide, at det er lige så let. Når du skriver en ny e-mail i Gmail, skal du bare holde musen hen over Google Drev-ikonet i nærheden af ​​det blå “Sende” knap.

Dette åbner et vindue, hvor du kan vælge en eller flere filer fra din Google Drev-konto, der skal vedhæftes til din e-mail.

Bare et eller to klik, og filen overføres direkte til den e-mail, du skriver. Let højre?

Bliv underrettet om ændringer i Google Drev

Bliv ved, når du samarbejder med et team, der bruger Google Drev. Når du for eksempel arbejder på delte regneark, er det vigtigt at blive advaret, når andre mennesker ændrer arkene. Du kan konfigurere disse underretninger på selve Google Drev-regnearket.

Åbn regnearket, og klik på “Værktøj” i menuen, vælg derefter “Meddelelsesregler ... ”

Du kan indstille underretningsreglerne til at udstede en e-mail, når der foretages ændringer i nogen del af regnearket, individuelle ark, individuelle celler ændres, arket deles med nogen, eller nogen sender data fra en formular.

Indstil dette som en måde for dine medarbejdere at udfylde oplysninger eller give en form for feedback, og så behøver du ikke at bekymre dig om at huske at kontrollere det dokument nu og da for at finde opdateringer. I stedet får du automatisk besked, hver gang nogen opdaterer det - mindre bekymringer, og det frigør sindet, så du kan få mere arbejde.

Planlæg e-mails med Google Sheet

Hvis du har ugentlige eller månedlige e-mails, som du sender til dit team eller til din manager, hvorfor ikke opbygge en samling af disse meddelelser i et Google Sheet og få disse e-mails til at gå lige efter planen uden at skulle huske at sende dem? Jeg ved, grænseoverskridende science fiction, ikke? Det er faktisk ikke så svært at planlægge dine e-mails Højre indbakke: Planlæg e-mails til afsendelse senere i Gmail Højre indbakke: Planlæg e-mails til afsendelse senere i Gmail på denne måde.

Et forarbejdet Gmail Scheduler-ark kommer med tilladelse fra Amit Agarwal of Digital Inspiration. Du kan få adgang til hans gratis Gmail Scheduler-ark og oprette en kopi på din egen GDrive-konto. Den første ting, du skal gøre, er at gå ind i Gmail Scheduler-menuen og autorisere arket til at få adgang til din Gmail-konto.

Derefter skal du oprette et udkast til den meddelelse, du vil planlægge i Gmail (bare begynde at skrive en e-mail, og når du er færdig, skal du lukke e-mailen uden at sende). Når du vælger “Hent meddelelser” fra Gmail Scheduler-menuen, importerer det alle dine nye udkast til e-mails til dette regneark. Dernæst skal du blot vælge en dato, hvor du vil e-mailen skal sendes i “Planlagt tid” kolonne.

Når du vælger det “Planlæg meddelelser” i Gmail Scheduler-menuen ser du “Planlagt” status vises i kolonnen Status.

En lille fejl i dette værktøj, som du skal huske, er, at hvis du allerede har planlagte e-mails, der endnu ikke er gået ud, og du vælger at importere nye kladder, fjerner det de planlagte datoer for de eksisterende planlagte e-mails, og du Jeg bliver nødt til at omplanlægge dem sammen med de nyligt importerede e-mails. Ikke en stor aftale, men noget at huske på.

Gmail-mailfletning

Apropos cool scripts fra Amit, en anden bemærkelsesværdig er Gmail Mail Merge-værktøjet, som han også tilbyder gratis.

Ligesom planlægningsarket skal du kopiere mail-fletningsarket til din Google Drive-konto og autorisere det til at få adgang til din Gmail-konto i menuen Mail Merge. Klik bare på Trin 1 (Nulstil). Derefter giver trin 2 dig muligheden for at importere en liste med e-mail-adresser fra en af ​​dine eksisterende grupper i dine Google-kontakter.

E-mail-adresserne vises under “Modtagers navn” og “Modtagerens email adresse” kolonner. Eller i stedet for at importere grupper, kan du altid bare udfylde disse kolonner manuelt. Uanset hvad fungerer!

Du kan derefter udfylde de resterende felter for at sammensætte din gruppe-e-mail. Bemærkelsesværdige felter her inkluderer meddelelseskroppen, som giver dig mulighed for at skrive HTML-e-mails med rig tekst op i dette felt. Brug uanset WYSIWYG-værktøj til at fremstille HTML til din e-mail (eller skriv den op manuelt, hvis du bare er sådan dygtig). Inkluder vedhæftede filer ved at tilføje dokument-ID (fra Google Drev-URL, når du ser dokumentet).

Klik til sidst “Start Mail Merge” fra menuen Mail Merge, og din massetekst-e-mail med rich text sendes, med vedhæftede filer inkluderet.

Vær vært for din Gmail-signatur på Google Drev

Har du nogensinde set nogen med disse seje logo-billeder i deres e-mail-signatur Sådan bruges en Facebook-badge som din e-mail-signatur [Mac] Hvordan bruger du en Facebook-badge som din e-mail-signatur [Mac]? Du kan også gøre det, hvis du integrerer et billede, der er gemt i en offentlig mappe på din Google Drive-konto i din Gmail-signatur. Det er meget lettere, end det lyder.

Opret først en ny mappe på din GDrive-konto, der kaldes “Offentlig”, og indstil det synligt for offentligheden og adgang til “Alle kan se”.

Upload derefter logo-billedfilen til det delte bibliotek. Billedet tager de samme delingsindstillinger som selve mappen. Endelig får du den offentlige URL til dit billede ved at notere ID-strengen for mappen i den delte visning. Indsæt derefter ID og billednavnet i følgende URL-streng:

https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpg

Når du har strengen rigtigt, skal du være i stand til at indsætte URL'en i en browser og se billedet i din browser.

Skriv din signatur, og placer derefter markøren, hvor du vil indlejre billedet, og klik på billedikonet. Indsæt derefter den URL, du har bygget ovenfor, i billedet URL-felt. Viola - dit signaturbillede vises nu med hver e-mail-signatur.

Ting bliver temmelig nyttige og sømløse, når du begynder at forbinde Google-tjenester som Gmail og Google Drive, ikke sandt? Det får næsten én til at undre sig over, hvor mange andre produktive ting du kan gøre, når du begynder at integrere apps med Google Drive Få mest muligt ud af Google Drive med integrerede apps Få mest muligt ud af Google Drive med integrerede apps Google Drive kan bruges til at synkronisere filer mellem dine computere , men det er kun en af ​​dens mange funktioner. Google ønsker, at Google Drev skal være din nye sky-harddisk, tilgængelig fra enhver enhed. Til… .

Kender du til andre seje ting, du kan gøre med Gmail og Google Drive? Del dine egne kreative ideer i kommentarfeltet nedenfor. Lad os blive skøre med Google Drev og Gmail, skal vi?