7 mentale modeller for at få dit arbejde gjort

Steve Jobs havde hans berømte “virkelighed forvrængning felt”.

Sandheden bag supermagten er mindre magisk, men ikke mindre magtfuld. Det var hans egen unikke mentale model, der hjalp ham med at genopfriske verdenen og bakke andre med sine verdensforandrende ideer.

Steve Jobs så bare tingene anderledes.

Psykiske modeller er de usynlige briller, som vi ser verden igennem. Sagt mere enkelt, de fejer “love” vi bygger op internt, der hjælper os med at forstå verden. Psykiske modeller gydes af oplevelse, fodres med iagttagelse og forbedres af fornuft.

Men som ethvert objektiv kan mentale modeller blive myopiske eller sløret. Derfor er det så vigtigt, at vi kontinuerligt arbejder på de mentale modeller, vi indfører for os selv.

Hvorfor er mentale modeller vigtige?

En forankret, men mangelfuld mental model kan afværge bølger af rigtige tanker. F.eks. Gør bekræftelsesbias os blinde for alternative måder at fortolke information på. Den rigtige mentale model, en, der hjælper os med at fjerne filtrene omkring vores tanker, kan gøre os smartere beslutningstagere.

Virkeligheden består af cirkler, men vi ser lige linjer.

- Peter M. Senge, Den femte disciplin: The Learning & Practice of The Learning Organization

Kort sagt kan vi hacke den måde, vi tænker på, ved at lancere den rigtige mentale model eller en klyngebombe af mentale modeller på vores dyrehjerne.

Psykiske modeller og implementeringsværktøjer

Tænk på værktøjerne som paletter til at hjælpe dig med at male dine “tanker”. De kan hjælpe os med at finde nye tilgange til gamle tankemodeller. I nogle tilfælde kan de hjælpe os med at skabe helt nye mentale modeller.

Så lad os integrere et par mentale modeller i vores daglige rutiner og få fart for bedre tidsstyring, beslutsomhed og selvreflektion.

1. Sænk aktiveringsenergien

Forestil dig, at du kommer ud af sengen.

Denne enkle begivenhed udført på det rigtige tidspunkt kickstarts din dag. Det “aktiveringsenergi” for denne aktivitet er lav, fordi det er en vane.

Brug af aktiveringsenergi som en mental model bringer os tilbage til kemiklasse, hvor vi lærte, at de energisk udfordrende reaktioner kræver en stor mængde aktiveringsenergi.

Enhver vane eller produktiv opgave følger den samme model. Jo mere komplekst jobbet er, jo højere er den aktiveringsenergi, der kræves for at starte og opretholde det. Jo større er din trang til at udskyde.

Tricket til at overvinde denne barriere er at sænke den mentale energi, der er nødvendig for at starte en opgave. Du kan også omforme jobbet ved at ændre de forhold, der holder dig tilbage fra det første trin. For eksempel kan du opdele en kompleks opgave i enkle og små trin.

Husk, at det hele kommer til at udøve kun én ting - vores viljestyrkemuskel Sådan arbejder viljestyrkmuskelen Sådan arbejder viljestyrkmuskelen Nogle mennesker har ikke viljestyrkeproblemet. Hvad gør disse produktive mennesker forskellige? Det viser sig, at der er masser af undersøgelser om emnet, og svaret viser sig at være ret simpelt. Så smid alt på det. Selv uret.

Brug af den som en mental model

Et af de enkleste værktøjer til at sænke aktiveringsenergien er timeren på din telefon. Når noget holder dig tilbage, skal du bare fortælle dig selv at arbejde med det for to minutter og ikke mere.

Lad os låne en anden idé fra Shawn Achor og hans bog The Happiness Advantage (CA). Han foreslår det “vi skal identificere aktiveringsenergien - tiden, valgene, den mentale og fysiske indsats, de har brug for - og derefter reducere den.”

At reducere denne aktiveringsenergi med endda 20 sekunder giver fordele, der kan kaskade ned på dagen.

2. Bøj tid med Parkinsons lov

Dette er Parkinsons lov, og det siger bare, at den tid, du har til at afslutte en opgave, er det beløb, du vil tage. For at være mere produktiv skal du stimulere din hjerne ved at forkorte den tid, du har brug for. Det er en observation og ikke en hårdbundet regel. Men tak Cyril Northcote Parkinson, næste gang du arbejder under en stram frist. Selvom han brugte det i en meget specifik sammenhæng - The British Civil Service.

Arbejdet udvides for at udfylde den disponible tid til dets afslutning.

Det betyder ikke at du udsætter dig og bruger panik i sidste øjeblik for at få en opgave udført. I stedet for, når du har noget, der skal gøres, kan du eksperimentere med kortere tidsplaner.

Brug af den som en mental model

Lad ikke eksterne frister opbygge presset i sidste øjeblik. Planlæg og indstil dine egne mikrofrister for dit projekt. Mikrofrister skal være så korte som muligt. Du kan også indstille dit fokus med konceptet tidsblokering.

Brug en simpel timer til tidsfrister eller en Google Kalender-anmeldelse til længere projekter. Brug Zapier med Google Kalender til at konfigurere advarsler på Slack, E-mail eller SMS, når fristen vender tilbage.

3. Gør et ting ad gangen med en enkelt opgave

Tænk på en hjerne med flere opgaver som en fragmenteret harddisk.

Hjernen som vores harddisk fortsætter med at fungere, men er det en optimal udnyttelse af dens ressourcer? Multi-tasking åbner flere døre for distraktioner. Som denne Microsoft-undersøgelse viser, kan faldet i produktivitet være så meget som en halv dag!

Enkelt- og multitasking-debatten Enkelt- mod multitasking: Hvad er bedst for produktivitet? Single- vs. multitasking: Hvad er bedst for produktivitet? Multitasking er en almindelig metode til at øge produktiviteten. Det viser sig, at det ikke nødvendigvis er sølvkuglen for produktivitet. Nøglen er at vide, hvornår man skal multitaske. måske er afsluttet, men mange bærer stadig sidstnævnte som et æresemblem. Vedtage vanen med enkeltopgaver ved at fokusere på et stort mål. Få det ud af vejen og gå videre til det næste. Til sidst skal du bruge opmærksomhed til at slukke for din computer og telefon, når dit arbejde er udført for dagen.

Brug af den som en mental model

Der er mange måder at enkeltopgave på. Nogle opfordrer til at tilpasse vores vaner, mens andre har brug for stærkere mentale livvagter. Her er nogle ideer og værktøjer til at fokusere på en ting ad gangen.

Luk din e-mail.

Konfigurer din computer med de rigtige værktøjer til at hjælpe med fokuseret arbejde 3 måder at stoppe multitasking & forblive fokuseret på at være mere effektive og produktive [Windows] 3 måder at stoppe multitasking & holde fokus på at være mere effektive og produktive [Windows] på MakeUseOf vi har skrevet utallige artikler om, hvordan man multitasker. Det viser sig, at multitasking messes med din hjerne. Forskning viser, at folk, der multitasker meget, er "mere modtagelige for interferens fra ... .

Ha altid en browserfane åben eller indstil grænser med Chrome-udvidelser som XTab.

Bloker underretninger og distraherende sociale websteder med apps som frihed og selvkontrol.

Planlæg din to-dos med værktøjer som Any.do eller OneTask (Mac).

4. Invester med Paretos princip

Vilfredo Pareto fik aldrig at se princippet blive så universelt i hans levetid.

Den italienske økonom bemærkede netop, at 80% af rigdom og jord kun var kontrolleret af 20% af befolkningen. Det “80-20” tommelfingerregel finder anvendelse i mange områder af vores liv, men det er ofte misbrugt. Observationen siger ganske enkelt, at 80% af resultaterne kan tilskrives 20% af årsagerne.

I vores Zen for produktivitet siger vi i dag, at 20% af vores indsats skaber 80% af vores resultater. Procentdelene er vildledende, da grænsen mellem indsats og resultater måske ikke altid er så ren. Men sandheden er, at de fleste ting i livet ikke er så jævne - så for at få gjort arbejde skal vi lære at fokusere på det, der betyder mest.

Brug af den som en mental model

Følg observationer af Pareto-princippet for at fjerne stress fra produktivitet 4 måder at tage stress ud af produktivitet 4 måder at tage stress ud af produktivitet Med nogle få målrettede ændringer, kan du øge din produktivitet med spring og grænser. Anvend disse enkle metoder på dit liv, og resultatet er, hvad du ville forvente - bedre arbejde med mindre kræfter. . Jagt efter “vigtige få” i støj fra “trivielle mange”. Her er et par Pareto-eksperimenter:

• Jeg bruger det til at gennemse flere artikler online, men læser kun de bedste to.
• Du kan prioritere din opgaveliste ved at rangordne hvert element i henhold til indsats og resultater.
• Gruppér dine e-mails i grundlæggende kategorier. Brug konserverede svar til de mest almindelige e-mail-svar, der giver dig mindst mulig fordel.
• Foretag en selvanalyse med en simpel skabelon og en tidsspor for at finde dine hjørnestenaktiviteter mod dine distraktioner. Jared Dees deler en 80/20 skabelon til personlig produktivitet.

5. Prioriter med Eisenhower-matrix

Jeg har to slags problemer, det presserende og det vigtige. De presserende er ikke vigtige, og de vigtige er aldrig presserende.

Det er kort sagt det berømte citat, der førte til Eisenhower Decision Matrix. Enhver beslutning, der er baseret på tiden, kan placeres i en af ​​matrixens fire kvadranter.

• Presserende og vigtig (opgaver, du skal udføre med det samme).
• Vigtigt, men ikke presserende (opgaver, du kan planlægge til senere).
• Hastende, men ikke vigtige (opgaver, du skal delegere til en anden).
• Hverken presserende eller vigtig (opgaver, som du kan fjerne).

Ved at beslutte mellem uopsættelighed og betydning kan du ikke kun prioritere dine daglige opgaver, men også dine livsmål.

Brug af den som en mental model

Brug Eisenhower Matrix til ikke kun at beslutte om de mål, der betyder noget, men også eliminere opgaver, der ikke gør det.

James Clear beder os om at afklare vores mål, fordi det kan være svært at fjerne tidspildende aktiviteter, hvis du ikke er sikker på, hvad du arbejder mod. Han tilbyder en regnearkskabelon for Eisenhower Box.

Eisenhower.me tilbød ovenstående video og et praktisk Eisenhower Notepad til at nå dine mål. Der er en online-app, hvis du ikke kan lide pen og papir.

Dette farverige diagram fra Xerox (PDF) bruger farve til at fremhæve den relative betydning af opgaver. Vigtigt, men ikke presserende er det mest produktive område at bruge din tid på.

Prioritetsmatrix fra Affluence.com har apps til Windows, Mac, iOS og Android.

6. Løs problemer med lateral tænkning

Tænke ud af boksen. Se på problemet fra forskellige vinkler og løst det på en indirekte måde.

Fordi det kan være din vigtigste overlevelsesevne på morgendagens arbejdsplads, hvor innovation vil være mantraet. Edward de Bono sagde det bedst:

Intelligens er noget, vi er født med. Tænkning er en færdighed, der skal læres.

Lateral tænkning er af enorm betydning i gruppesammenligningssessioner eller i ethvert samarbejdsprojekt. Vores sind har en tendens til at tænke i lige linjer, lige når vi har brug for at se problemerne i nyt lys og finde elegante løsninger.

Brug af den som en mental model

Lateraltankegang er en af ​​de vanskeligere mentale modeller at bruge, fordi du er nødt til at træne dig selv til det. Men udbetalingen er enorm - fra bedre kreativitet til øget opmærksomhed. Den gode nyhed er, at sidetænkning kan læres.

Start en kreativ hobby eller leg med laterale tænkespil. Udvikle en vane med at se anderledes på tingene. Brug visuelle tankekort 8 MS Word-skabeloner, der hjælper dig med brainstorm og tankekort over dine ideer hurtigt 8 MS Word-skabeloner, der hjælper dig med brainstorm og tankekort dine ideer hurtigt Gratis Word-skabeloner handler ikke kun om smukke dokumenter, perfekte genoptagelser og forside. De kan også være vigtige for brainstorming og tankekort. Her er otte Word-skabeloner til dine idéer. at tappe ind i hele din hjerne og forbinde hvert frø af en tanke. Find apps som Oblique Strategies eller Oflow for at komme i stå.

7. Forudse med en angretende minimeringsramme

Takket være denne metalmodel kan du sidde i din lænestol og bestille alt fra en bog og en traktor.

Som Jeff Bezos siger, på kort sigt kan du sutte dig til selvtilfredshed. For at arbejde på ting, der betyder noget, skal du bare projicere dig selv ind i fremtiden og tænke over, hvordan et liv er i “ingen fortrydelser” vil se ud.

Regret Minimization Framework er til de store behårede mål i dit liv. Det kan hjælpe dig med at afklare dine mål, sætte dem i Eisenhowers “Vigtigt, men ikke presserende” boks, og sæt andre rammer til planlægning af vejen frem.

Brug af den som en mental model

Det bedste værktøj til at starte din egen Regret Minimization Framework er at uddanne dig selv. For mig startede det med en spandliste. For dig kan det være enhver anden sjælsøgende øvelse.

Hvad med journalføring Sådan startes en journalvaner med 7 enkle skabeloner Sådan springer du en journalføringsvane med 7 enkle skabeloner Hvis du har en journalskabelon, har du en stor fordel: du behøver ikke at finde ud af, hvad du skal skrive! Skabeloner er tidsbesparende, og de reducerer også friktionen ved at starte. ? En selvafhørende øvelse gennem en måned kan bringe undertrykte ønsker til overfladen og hjælpe dig med at finde måder at minimere fremtidige beklagelser på.

Er du en uafhængig tænker?

Charlie Munger er kendt for at bruge en skærm med mentale modeller til at evaluere investeringsmuligheder. Hvis du kan, tag en kopi af Stakkels Charlie's Almanac til et livsuddannelse på 500 sider.

Måden at vinde er arbejde, arbejde, arbejde og håb om at få et par indsigter.

Hvad er de små systemer i din verden, der hjælper dig med at forblive afbalanceret og produktiv? Hvilken er den mentale model, der virkelig fungerer for dig over ellers? Og det er den, der holder dig tilbage?

Billedkredit: Huza via Shutterstock, Alison via Shutterstock