7 Time Management-lektioner, jeg lærte af bjergbestigning

William Blake skrev engang, “Store ting gøres, når mænd og bjerge mødes.” At klatre i bjerge kan lære dig meget om livet, men intet område mere end tidsstyring.

Tid er dyrebar. Alles dag har 24 timer. Ikke mere og ikke mindre. Så hvordan du tackle disse 24 timer kan gøre forskellen mellem en spild dag eller en dag, du kan være stolt af.

Hvordan du styrer din tid fra det første øjeblik, du står op om morgenen, til det sidste øjeblik, når du går i seng om natten, er en masse som bjergbestigning. Jeg lærte disse lektioner på den hårde måde, og jeg har brugt dem på mit liv med stor succes.

Lad mig dele nogle af dem med dig, og du behøver ikke engang at klatre op på et enkelt bjerg for at anvende dem på dit eget liv!

1. Den korte vej er ikke altid den hurtige måde

Mange gange er bjerge lidt af en optisk illusion. Når du ser på de mange stier, der er tilgængelige for at komme til toppen, kan du blive fristet til at tage den korteste - i håb om at komme til toppen hurtigere.

Det er en amatør bjergbestiger's fejl - at ignorere forhøjningslinjerne på kortet.

Min kone (på det tidspunkt, min kæreste) og jeg lærte denne lektion på den hårde måde, da vi planlagde en camping-overnatningstur natten over på et bjerg i det vestlige Massachusetts. Vi valgte, hvad vi troede var en “kort” tre mil vandretur til campingpladsen. Da det viste sig, var de tre miles næsten udelukkende op ad en stejl klasse.

Det tog os en god del af dagen at nå toppen med to fuldt lastede camping rygsække. Når jeg kiggede nærmere på kortet senere, indså jeg, at vi kunne have taget en fem mils sti, der krydsede en gradvis hældning langs en højderyg, og vi ville være ankommet samme sted et par timer før.

Det “Lang vej” i tidsstyring

Det er let at anvende dette til tidsstyring. Når du planlægger opgaver i din tidsplan Sådan opretter du det sidste perfekte tidsstyringssystem, du nogensinde vil bruge Sådan opretter du det sidste perfekte tidsstyringssystem, du nogensinde vil bruge. Produktivitet er en konstant søgning efter mere organisation med mindre arbejde. En måde at udføre alt, hvad du drømmer om at opnå, uden at miste søvn. Kan dette automatiserede tidsstyringssystem gøre det hele? , vil folk ofte placere hele opgaver - uanset deres kompleksitet eller vanskelighed - i skemaet, under forudsætning af at de vil finde ud af, hvad der skal gøres som en del af selve arbejdet..

Dette er den forkerte tilgang. Dette siger dybest set, at du vil prøve at klatre 100 gigantiske kampesten alle i en enkelt session for at komme til toppen af ​​dette bjerg.

Det er smartere at tage “lang vej” til toppen ved at bruge lidt ekstra tid i starten på at nedbryde de virkelig vigtige, komplekse projekter i mindre bidstore stykker Sådan bruges LEGOs til at styre din tid bedre Hvordan man bruger LEGOs til at styre din tid bedre synes jeg Jeg har fundet det ultimative produktivitetsværktøj: LEGO'er. Forlad ikke! Lad mig forklare. . Giv hvert af disse stykker dit bedste skøn over, hvor lang tid de vil tage.

Når du planlægger din arbejdsdag, kan du derefter kun vælge en opgave fra denne liste og sætte den i en plads i din skema, hvor du føler dig rimelig sikker på, at du kan udføre den.

Ved at tage denne gradvise tilgang til færdigbehandling af projekter, sikrer du dig, at du ikke bliver forkælet og overvældet af opgavens kompleksitet. Dette ser kun ud til at være den lange vej til projektafslutning, men det vil faktisk bringe dig der meget hurtigere.

2. Det kan være solskin nu, men tag regnudstyr

Hvis du er en vandrere, så har du sandsynligvis været på en af ​​disse ture, hvor du begynder at vandre i det varme solskin, og inden du ved det, er du bøjet under træerne i en kraftig nedbør. Vejrudsigten sagde intet om regn, så du undlod at medbringe en regnfrakke eller endda en plastisk nødponcho.

Det er ikke sjovt.

Lad ikke dagens behagelige vejr narre dig. Den samme lektion kan anvendes, når du planlægger din uge.

Medbring regnudstyr i dit skema

Den mest almindelige ting, folk gør, når de sætter sig ned i starten af ​​ugen for at sammensætte deres tidsplan, er at stable hver dag med opgaver, back-to-back. Det er meget let at gøre dette på en søndag aften, når alt er roligt og det ikke regner en krise.

At alt ændres, når ugen starter. Så hvad er dit “regnjakke” mod krisen tordenvejr? Tidspuder.

I et interview med iværksætter beskrev tidsstyringsekspert Julie Morgenstern disse tidspuder.

“Du bør ikke overdrive dig selv. Du ønsker ikke at planlægge alt ned til minuttet, fordi der altid opstår noget uventet. Det er den ene ting, du kan stole på. Så du har brug for at bygge tidspuder i ... ”

Julie anbefaler at bruge en skiftevis tilgang. Planlæg en planlagt arbejdstime efterfulgt af en ikke-planlagt times arbejde Sådan opretter du mere fritid ved at spille dit tidsplan Sådan opretter du mere fritid ved at spille dit tidsplan Der er intet mere givende end at udføre en opgave, der er på din tidsplan forud for tiden. Så hvorfor insisterer du på at straffe dig selv for at have udført opgaver i stedet for at give dig selv din retfærdige belønning? . Dette efterlader huller - eller tidshynder - der kan absorbere “regn” når nogen ringer og har brug for noget fra dig med det samme. Bliv bare tilsluttet det planlagte arbejde mellem hver krise.

Hvis der ikke er nogen krise, og du afslutter opgaven tidligt, kan du gå videre til din næste planlagte opgave i skemaet.

3. Undervurder ikke bjerget

Når jeg vandrer nogle af de højeste bjerge i New England, glemmer jeg aldrig at se turister i weekenden gå på stierne iført tennissko og bære en enkelt flaske vand. Nogle gange spekulerer jeg på, hvor lang tid det vil gå, før jeg passerer dem igen på sporet, helt dehydreret og undrer mig over, hvordan de fik sig selv i dette rod.

Undervurdering af et bjerg kan være en opskrift på katastrofe. Det er ikke rigtig noget, du kan forklare nogen - du er nødt til at gå gennem mareridtet ved at opleve det for virkelig at forstå, hvor skræmmende det kan være.

Det største problem, som folk støder på, når de prøver at holde sig til en tidsplan, er at ikke estimere den tid det tager at gennemføre et projekt eller en opgave.

Korrekt estimering af tid for opgaver

Selv hvis du tager ovenstående råd, og opdeler store projekter i “mundrette” stykker, er det stadig vigtigt, at du er nøjagtig med det arbejdsestimat, der kræves for hvert stykke, ellers bruger du alt for meget tid på dem og går helt tabt inden for din skema.

Så hvordan kan du opnå dette? Tro det eller ej, det bedste råd her kommer ikke fra nogen tidsstyringsguru, det kommer fra Microsoft på deres MS Office Support-site.

For at estimere, hvor lang tid opgaver virkelig vil tage, foreslår Microsoft, at du bruger en eller flere af de følgende fire kilder.

• Din egen oplevelse: Hvis du har udført opgaven ofte nok før, skal du basere dine estimater på den faktiske tid, du har brugt på at udføre den samme opgave før.
• Holdkammerater: De fleste af os arbejder på teams, hvor andre mennesker ofte skal udføre de samme opgaver som dig. Spørg rundt og få en idé om, hvor meget tid andre mennesker bruger på disse opgaver, og gennemsnit dem efter dit eget skøn.
• Tidligere projekter: Gennemgang af dokumenterede projekter, som dit team muligvis har arbejdet med tidligere, kan give dig en idé om, hvor stor indsats disse opgaver vil kræve.
• Industristandarder og benchmarks: Google er din ven. Hvis du planlægger at arbejde på en ret almindelig opgave, skal du ikke være bange for Google, “Hvor lang tid tager det at xx?”

Det er vigtigt at tage sig tid til at udføre denne undersøgelse, fordi det værste, du kan gøre for din tidsstyringsplan, er at undervurdere vanskelige opgaver. Når du har sprængt en hel dag med at arbejde på en opgave, som du troede kun ville tage et par timer, har du gjort nogle store skader på hele din tidsplan, og det kan tage lang tid at komme sig efter det.

4. Pace dig selv for afstand

Når du dykker i din tidsplan, skal du tage den samme tilgang, som du ville gøre, hvis du begyndte at løbe et maraton. Du ville ikke gå ind i en all-out sprint lige i starten, ikke?

Die hårde bjergbestigere lærer dette tidligt i deres hobby. Hvis du starter vandreturen ved fuldboring i løbet af bare den tre mil lange vandring til bunden af ​​bjerget, har du ikke energi tilbage til den sværeste del af vandreturen.

Det samme kan siges for næsten enhver større opgave, som du har brug for i livet. At pacere dig selv er alt.

Forretningskvinde og forfatter Marissa Mayer skrev engang:

“Jeg sætter mig fast ved at tage en uges lang ferie hver fjerde måned.”

Dette er en perfekt, enkel måde at se på tempo. Du kan anvende den på din tidsplan ved at skrumpe den ned i mindre tidstykker. I stedet for fire måneders arbejde efterfulgt af en uges hvile, skal du overveje en seks dages arbejdsuge og en hel fridag. Eller hvad med tre dedikerede arbejdstider, efterfulgt af en times hvile eller “fritid”?

Eller du kan tage det helt ned til den ekstreme Pomodoro-teknik Pomodoro Web App Tomato.es Er tidsstyring lavet enkel Pomodoro webapp Tomato.es Er tidsstyring lavet enkel Kan ikke fokusere? Gå på arbejde nu. Tomato.es er en gratis Pomodoro-timer, du kan bruge direkte i din browser - og det er muligvis den bedste sådan app, jeg nogensinde har brugt. Pomodoro-teknikken er enkel: ... at arbejde i 25 minutter efterfulgt af en 5 minutters pause.

Ideen her er, at du er ikke forsøger at tænde gennem en hel otte timers arbejdsdag uden hvile og brænde dig selv ud undervejs.

5. Undgå at fokusere på det hele bjerg

En af de mest mindeværdige vandreture, jeg nogensinde har været på, var en, hvor en ven og jeg havde tilbragt i alt ni timer på at klatre til den første bjergkæde..

Da vi nåede den første top, blev jeg helt spildt. Mine lårmuskler var i spasmer, og al min energi var væk. Alle de sædvanlige selvtviveltanker gik gennem mit hoved. Jeg var ikke i form nok til dette. Jeg kunne ikke klare det. Jeg skulle vende mig og give op.

Vi nåede toppen af ​​bjerget, og jeg stod lige der med min kæbe hængende åben og kiggede ud over den ujævne vidde fra den ene bjergtop til den anden - gennemgående fire topmøder.

Jeg var klar til at krølles sammen og dø. Jeg satte mig på en sten og lagde hovedet i mine hænder. Min ven satte sig ved siden af ​​mig og sagde noget, som jeg aldrig vil glemme.

“Se ikke på hele bjerget. Bare se på hvad der er foran dig. Når vi gør det, skal vi se på, hvad der er næste. Vi kommer der til sidst… .hey, vi har hele dagen!”

Det var tilstrækkelig motivation at få mig tilbage på fødderne igen. Vi smed videre, og tog bjerget et lille stykke ad gangen, lavede vi det. Det samme kan opnås i dit eget liv.

Administrer dine mål, og lad dem derefter gå

Nogle mennesker springer ind i et nyt tidsstyringssystem i fuld styrke og med al den velstand, de kan mønstre. De skaber alle deres livsmål, nedbryde dem ind i en masse mindre dele komplet med dusinvis af opgaver hver.

Når det hele er gjort, er den store størrelse på opgavelisten alene nok til at få selv den mest modstandsdygtige arbejdstager til at løbe skrigende væk. Det hele kan føles uovervindelig.

Vejen omkring dette er at bruge mottoet “indstil det og glem det” med mål. Du skal kun gennemgå dine mål hver sjette måned eller årligt. Men når du først har oprettet disse mål, skal du fjerne dem og kun fokusere på de opgaver, du har oprettet for at nå disse mål.

Opgaverne skal opdeles i mindre sektioner, og kun de opgaver, der skal udføres inden for året, skal være på din aktuelle liste. Resten kan vente til næste år skal planlægges ud.

Nu hvor du har en mindre del at arbejde med, skal du opdele listen over opgaver for året i mindre grupper af ting, der skal udføres hver måned. Tag listen til denne måned, og læg alle resten til side. Nu ser din liste over projekter meget mere håndterbar ud, rigtig?

Psykologien bag denne teknik er meget kraftig, og med tiden kan du udføre ting, som du aldrig forestillede dig muligt ved at bruge den.

6. Undgå sten i din sko

Der er noget i din sko. Det er en af ​​de sværeste ting at håndtere, når du prøver at gå på en skovsti. Det betyder ikke noget, hvis du går på en flad, velplejet sti eller klatrer over store sten, når der er noget hårdt slibning i din fod - hele vandreturen kan blive uhåndterlig.

Værre er, at det kan føre til irriteret hud, blærer og endda en forstuvet ankel.

Muhammad Ali kommenterede engang,

“Det er ikke bjergene forude at klatre der sliter dig ud; det er sten i din sko.”

Sandere ord blev aldrig talt.

Slip unødvendige opgaver

Hvad er småsten i din sko, når du prøver at styre din tid?

Virkeligheden er, nogle opgaver, som du inkluderede, da du først brainstormede 5 forskellige måder at generere ideer ved hjælp af brainstorming-apps 5 forskellige måder at generere ideer ved hjælp af brainstorming-apps viser sig at være helt unødvendige. Bare fordi du har en opgave på din opgaveliste, betyder det ikke, at du ikke kan revurdere tingene og spørge dig selv: Er denne opgave virkelig nødvendig for at nå dit mål?

Hvis det ikke er - eller hvis der er en anden, enklere måde at omgå det - skal du under alle omstændigheder fjerne opgaven og gå videre.

7. Lad tid komme dig

Hver gang en bjergbestiger planlægger en tur, forlader de altid et par dage i slutningen af ​​ferien til “genopretning”. Vandreturen bliver hård, der er ingen mening i at prøve at gå på arbejde den næste dag, når du er så øm, at du næppe kan klatre ud af sengen.

Planlæg i tid til hvile

Ud over at pacere dig selv, som beskrevet i starten af ​​denne artikel, skal du ikke glemme at medtage nok tid på hver af dine vigtigste milepæle til fuldt ud at komme dig efter alt det hårde arbejde, du har gjort.

Rejser er vigtige. De hviler ikke kun din krop, men vigtigere af alt hjælper de med at nulstille “ganen” i dit sind, så du kan vende tilbage og tackle de nye opgaver i din tidsplan med fornyet kraft og lidenskab. Lad ikke denne del være ude, den er sandsynligvis vigtigere end alle de andre!

Er du en bjergbestiger? Har du nogensinde anvendt de ting, du har lært på sporet til din egen værktøjskasse til tidsstyring og produktivitet? Del dine egne tip og råd til andre i kommentarfeltet nedenfor!

ClimberJAK via Shutterstock, David Mail via Shutterstock, Diego Cervo via Shutterstock, iQoncept via Shutterstock, Nejron Photo via Shutterstock