Mark Lucas
0 
3006
554
I flere uger har jeg nu søgt efter et brugervenligt websted eller et program, der ville give mig mulighed for at opbevare og gemme mødereferaterne. Den traditionelle tekstdokumenttilgang er ikke længere en produktiv måde at tage minutter på. Bare det at skrive på en tom fil tillader ikke hurtigt samarbejde, opdateringer til referaterne eller et sted at tage backup af og gennemgå de sidste minutter.
Tilbage i januar dækkede vi de 6 bedste gratis online møderedskaber til at samarbejde med dit team De 6 bedste gratis online møderedskaber til at samarbejde med dit team De 6 bedste gratis online møderedskaber til at samarbejde med dit team Små hold har ikke brug for dyre virksomhedsapps til samarbejde. Her er seks fantastiske værktøjer, som du kan bruge til at administrere dit teams data, kommunikation og mere. Gratis. , men nu vil jeg tilføje Agreedo som et nyttigt værktøj til dagsindstilling, minuttagning og rapportering.
Opsætning af møder
Du starter med at etablere et møde på Agreedo og sende en invitation til teammedlemmer til at logge ind på stedet for at se og endda give input til mødets dagsorden.
Du kan oprette onlinemøder som offentlige - som er synlige for alle - eller private, hvor det kun er synligt for personer, der er opført som deltagere. Du kan vælge at have minutter “modereret,” hvilket betyder, at kun skaberen af mødet kan tilføje eller ændre emner. Alle andre deltagere kan kun tilføje kommentarer.
Når du sender invitationer, modtager inviterede en e-mail med en vedhæftet kalenderdato, der kan åbnes i Outlook, Notes eller iCal. Onlineværktøjet fungerer selv i alle større browsere.
Mødeforberedelse
Agreedo tilbyder fire forskellige dagsordenspunkter: Info, beslutning, opgave, og Emne. Disse poster hjælper dig faktisk med at se, hvad der er de vigtigste oplysninger, du kan tilføje til mødereferatet. Der er typisk masser af diskussioner og undertiden argumenter om meget vigtige spørgsmål på et møde, men for at få tingene gjort skal opgaver identificeres og tildeles, og vigtige beslutninger skal træffes.
Så før der afholdes et møde, er det vigtigt at udarbejde og prioritere en liste over dagsordenens punkter til mødet. Hvis et møde består af de samme teammedlemmer, ønsker du måske at lade protokollet være uomdannet, så andre kan tilføje poster til referatet.
Mødeposter kan flyttes rundt, men desværre er der ingen måde at tildele varighedstider til hver dagsordenpost, selvom du kan indstille en varighed for hele mødet i sig selv.
Du kan også lægge underelementer under hvert hovedelement, og hvert afsnit af elementer kan skjules, når de er afsluttet på mødet.
Samarbejdsfunktioner
Det, der er mest nyttigt ved Agreedo, er, at dagsordener offentliggøres online, hvilket giver mulighed for samarbejde. Holdmedlemmer kan også logge ind på Agreedo ved enten at registrere sig på webstedet eller bruge deres Google-login.
Hvis du tillader, at protokollen ikke omformeres, kan inviterede deltagere ændre dagsordenposter. Dette er en god idé, men en mere avanceret proces tillader kun udvalgte inviterede at ændre dagsordenelementer og ikke alle deltagere, der inviteres til et møde.
Hvis du vælger at moderere et møde, betyder det, at deltagerne kun kan tilføje kommentarer til dagsordenens punkter. Selv denne type samarbejde er nyttig til at gøre møder mere produktive, fordi du faktisk kan begynde at få input til mødet, før mødet afholdes. Ud over at kommentarer er tilføjet til mødeemner, kan filer også vedhæftes dagsordenspunkter. Links til online-ressourcer er dog nødt til at blive offentliggjort i kommentarfeltet. Der er ikke et dedikeret værktøj til webadresser.
En anden funktion, jeg gerne ville ønske for Agreedo, er, at beslutningsobjektet indstilles, så der kan offentliggøres direkte afstemninger for f.eks. Datoen for en begivenhed, det beløb, der skal bruges til en budgetteret post, og andre afstemningsbeslutninger, der skal tages lavet.
Afholdelse af møder
Når du holder møder, inkluderer Agreedo en indbygget timer. Hvis du afholder et møde online, kan deltagerne bruge et værktøj som WebEx til at se referatet online. Eller deltagere kan logge på protokollen fra mødet og opdatere siden, da protokollen opdateres under mødet.
Før og under mødet kan du tildele opgaver og forfaldsdatoer til personer på mødet.
Funktioner efter mødet
Hvad der gør et online-værktøj som Agreedo mere nyttigt end traditionelle metoder er, at alle minutter kan gemmes online til gennemgang, såvel som udskrives eller eksporteres som et Excel-dokument. Du kan også sende et link til referatet online. Deltagerne kan modtage e-mail-påmindelser om de opgaver, de har tilmeldt sig, samt se alle de opgaver, der er tildelt dem.
Der er også en “opfølgning” mødefunktion, der giver dig mulighed for at kontrollere og overføre dagsordenelementer fra det forrige møde til det næste. Dette er en lille tidsbesparelse, især for personer, der får til opgave at tage minutter og udføre opfølgningen.
Ingen brugere af Agreedo vil uden tvivl have forskellige funktionsanmodninger om dette online websted, men i øjeblikket er jeg bare glad for, at den findes, for det er længe for sent.
Agreedo er i øjeblikket helt gratis uden prisfastsættelsesplaner. Fortæl os, hvad du synes om dette websted, og hvad du gerne vil have tilføjet det.
Billedkredit: Shutterstock