Sikkerhedskopiering af dine Microsoft Outlook-e-mails er enkle

For mange mennesker virker arkivering og sikkerhedskopiering af gamle e-mails komplicerede og uovervindelige, men det behøver virkelig ikke være meget kompliceret, især hvis du er Outlook-bruger.

Microsoft Outlook gemmer e-mails til en datafil kaldet enten en PST- eller OST-fil En hurtig guide til import og eksport af e-mail-kontakter En hurtig guide til import og eksport af e-mail-kontakter Vil det være et mareridt at miste dine e-mail-kontakter? Bedre sikkerhedskopier dem! Vi viser dig hvordan Outlook, Gmail og Thunderbird findes. Processen til backup af kontakter skal være den samme for andre klienter. . PST står for Personal Storage Table, og OST står for Offline Storage Table. I begge tilfælde indeholder disse filer alle de e-mails, du har sendt eller modtaget fra de konti, der er indlæst i din Outlook-klient.

Arkivering og sikkerhedskopiering af e-mails er simpelthen et spørgsmål om at indstille Outlook til at arkivere gamle e-mails til en speciel fil og derefter oprette en tidsplan for arkivering af disse filer til et sikkert sted til langtidsopbevaring. I denne artikel kan du se, hvor enkel denne proces er.

Brug eksklusivt Outlook

Du kan helt sikkert gå hele dit liv bare ved at bruge online e-mail-klienter som Gmail og Yahoo og aldrig bruge en desktop e-mail-klient overhovedet. Hvis du imidlertid er en meget travl person, der ikke har meget tid til at rydde op i disse onlinekonti, tager det ikke meget lang tid, før din indbakke indeholder tusinder af e-mails.

Det smukke ved en klient som Outlook er, at du kan downloade disse onlinekonti ved at indlæse alle e-mails til din Outlook-klient. Her er fordelene ved at gøre dette:

• Hvis du aldrig åbner din Outlook-klient, forbliver e-mails på din online konto, stadig tilgængelig fra din mobile enhed.
• Når du åbner e-mails med Outlook, downloades og gemmes e-mailen i den lokale datafil.
• Når e-mails er i Outlook, kan du bruge Outlook's automatiserede funktioner til at arkivere vigtige e-mails.

Dette kan frigøre dine online konti som Google og Yahoo, forhindre dig i at ramme datalagringsgrænser og potentielt skulle betale for ekstra lagerplads.

Du kan tilføje disse konti til din Microsoft Outlook-klient ved at klikke på Fil> Bruger indstillinger, klik derefter på Bruger indstillinger mulighed, der falder ned under det.

På fanen E-mail kan du tilføje så mange e-mail-konti, som du vil, så længe du kender alle POP3- eller IMAP-indstillingerne IMAP vs. POP3: Hvad er det, og hvilken skal du bruge? IMAP vs. POP3: Hvad er det, og hvilken skal du bruge? Hvis du nogensinde har oprettet en e-mail-klient eller app, vil du helt sikkert have stødt på vilkårene POP og IMAP. Kan du huske, hvilken du valgte, og hvorfor? Hvis du ikke er ... til kontoen (eller Exchange-serveren). Opsætning af alt det i Outlook er uden for denne artikels rækkevidde, men Brad dækkede for nylig, hvordan du kan konfigurere din Outlook-klient Sådan sprænger du dine e-mails i Microsoft Outlook Sådan sprænger du gennem dine e-mails i Microsoft Outlook Lad ikke dine e-mails monopoliser din dag, brug disse Outlook-tip til at tage kontrol over din indbakke tilbage. at være mere effektiv med e-mails.

Opret automatiske e-mail-arkiver

Hvis du antager, at du har flere af dine e-mail-konti, der indfører e-mails til din Outlook-klient, er dit næste trin at sikre dig, at du arkiverer ældre filer.

I dette eksempel arkiverer jeg alle mine MakeUseOf-e-mails, der er mere end et år gamle. For at gøre dette opretter du arkivfilen, hvor du vil gemme disse e-mails ved at gå til Fil> Bruger indstillinger som du gjorde ovenfor, men denne gang skal du klikke på Datafiler fanen.

Klik på Tilføje… og navngiv din nye datafil, hvor du gemmer dine gamle arkiverede e-mails.

Hvis du vil sikre de gamle e-mails, så ingen kan komme og snyde rundt og åbne filen, skal du gå videre og klikke på afkrydsningsfeltet for at inkludere adgangskodebeskyttelse. Dette er god praksis, især hvis disse e-mails indeholder forretningsdata eller personlige oplysninger om folk, du kender.

Der er to måder at konfigurere AutoArchive til gamle e-mails. Den første måde er at gå til Fil> Oprydningsværktøjer> Arkiv ...

Her kan du vælge den indbakke, hvor du vil arkivere e-mails, definere den alder, ud over hvilken du vil arkivere, og derefter gennemse til arkivdatafilen, du lige har oprettet i trinnet ovenfor.

Den anden metode er bare at højreklikke på Indbakke lige inde i Outlook-klienten, klikke på Ejendomme, og gå til Autoarkiver fanen.

I dette vinduer kan du også konfigurere, hvornår du skal arkivere e-mails i indbakken ved at give dem en tærskel i måneder. Vælg Flyt gamle genstande til ... og gennemsøg den datafil, du oprettede i trinnet ovenfor.

Arkivering af en nyimporteret konto

Den første ting nogen vil gøre efter at have læst ovenstående er straks at installere Outlook, tilføje alle deres foretrukne konti til klienten og importere tusinder på tusinder af e-mails, der har opbygget i disse online konti over tid.

Store! Bortset fra ... det fungerer ikke.

Her er tinget: AutoArchive er beregnet til alle e-mails, du modtager fra det øjeblik, du opretter AutoArchive og fremefter. Dette skyldes, at Outlook bruger “modificere” dato for e-mailen. Og gæt hvad der sker, når du importerer disse 10.000+ e-mails fra dine online-konti. Du gættede det, hver eneste e-mail får en “modificeret” dato i dag.

Så hvad gør du ved disse e-mails? Du kan godt flytte dem ind i arkivdatafilen manuelt.

Bare gå til indbakken, hvor du har alle de gamle e-mails, du vil arkivere, fremhæv dem alle, og klik derefter bare og træk dem over i arkivet, du oprettede til dem.

Det kan tage meget lang tid, afhængigt af hvor mange e-mails du prøver at arkivere. Men du kan se et statusvindue som nedenunder, så bare gå en kop kaffe og giv det lidt tid.

Administrer dit arkiv

Når du er færdig med at arkivere disse e-mails, er der flere muligheder, du har til rådighed, afhængigt af hvordan du vil organisere dine e-mail-arkiver.

• Mulighed 1: Når du navngiver arkivfiler, skal du give dem navnet på det forgangne ​​år. I slutningen af ​​hvert år skal du lukke arkivet (se nedenfor) og oprette en ny arkivfil.
• Valgmulighed 2: Opret en enkelt arkivfil, opsæt AutoArchive for at fortsætte med at arkivere noget ældre end 6 måneder til det arkiv, og glem det derefter.

Der er fordele og ulemper ved hver tilgang. Den anden mulighed er fantastisk til, når du arkiverer kun få e-mails, da du bare kan indstille og glemme. Det vil dog vende tilbage til dig, hvis du løber tør for lagerplads til arkivfilen. Med den første mulighed skal du huske hvert år at højreklikke på arkivfilen i din Outlook-klient og lukke arkivet.

Derefter kan du flytte denne PST-fil til et andet sted til opbevaring. Standardplaceringen af ​​Outlook's datafiler er i / Dokumenter / Outlook-filer / folder.

Du kan enten flytte den lukkede arkivfil til / Dokumenter / Outlook-filer / Arkiver i 2014 / - eller, endnu bedre, kopier de gamle arkiverede e-mails til et sted, der ligger uden for skyen, som din Dropbox eller Google Drive-konto. Dette er en endnu bedre mulighed, fordi du i tilfælde af brand (eller hvis din pc-harddisk ellers bliver ødelagt) ikke har mistet de gamle e-mails.

Hvis du nogensinde har brug for at huske de datafiler, der er fyldt med arkiverede e-mails, skal du bare kopiere dem tilbage til / Dokumenter / Outlook-filer / katalog, gå ind i Outlook, og i det samme Datafiler , hvor du oprettede datafilerne, kan du bruge Tilføje… for at gennemse den gemte arkivfil og tilføje den tilbage til din Outlook-klient, hvor du kan gennemse alle dine gamle e-mails igen.

Kun en sikkerhedskopieret e-mail er en sikker e-mail

Nøglen her er at få dine online konti under kontrol, og Outlook kan hjælpe. Den første fase er at forbinde din Outlook-klient Kombiner dine e-mail-konti i en enkelt indbakke: Sådan kombinerer du dine e-mail-konti i en enkelt indbakke: Sådan kontrollerer du flere indbakker dagligt? Stop med at spilde tid! Kombiner dine e-mail-konti i en enkelt indbakke. Vi viser dig hvordan Gmail, Outlook og Yahoo findes. til disse onlinekonti. Den næste fase er at manuelt kopiere alle de gamle e-mails, du har squirreret væk til en arkivfil, og opbevare den fil et sted der er sikkert. Windows Backup and Restore Guide Windows Backup and Restore Guide Disastrofer sker. Medmindre du er villig til at miste dine data, har du brug for en god Windows-backup-rutine. Vi viser dig, hvordan du forbereder sikkerhedskopier og gendanner dem. .

Den sidste og sidste fase er at konfigurere AutoArchive i din Outlook-klient til hold din indbakke ren og din klient fungerer godt ved automatisk at arkivere disse ældre e-mails til en anden datafil. Arbejde med en mindre datafil holder din indbakke hurtig og effektiv.

Har du nogensinde brugt Outlook som din vigtigste e-mail-klient? Nu hvor du ved, hvor let det kan hjælpe dig med at tage backup af dine vigtigste, gemte e-mails, vil du overveje at give det en chance? Del dine tanker med os i kommentarfeltet nedenfor!