Bliv en Pro Outlook-bruger ved at undgå almindelige fejl

Hvis du arbejder i et typisk kontormiljø, er oddsene temmelig gode for, at postsystemet er en Exchange-adskillelse, og at den valgte mail-klient er Outlook. Vi har dækket Outlook her på MUO fra nogle få vinkler, herunder Outlook Journal-spor-e-mails, telefonopkald og opgaver med Outlook Journal-sporemails, telefonopkald og opgaver med Outlook Journal, da Outlook er omtrent lige så almindeligt som Word og Excel på de fleste arbejder computere overalt i verden, vil jeg gerne dele med dig et par tip til, hvordan du kan bruge det rigtig seje tidsskrift ... og sikkerhedskopiere dine Outlook-data 5 nemme måder at sikkerhedskopiere dine Microsoft Outlook-data 5 nemme måder at tage backup af dine Microsoft Outlook-data. Vi dækkede endda nogle seje VBA-scripting i Outlook, hvor du kunne eksportere dine opgaver til et Excel-regneark. Sådan eksporteres dine Outlook-opgaver til Excel med VBA Sådan eksporteres dine Outlook-opgaver til Excel med VBA Uanset om du er fan af Microsoft, ej det, der i det mindste kan siges om MS Office-produkter, er, hvor let det er at integrere hver af dem med hinanden ... .

I denne artikel skal jeg se nærmere på Outlook-klienten selv og et par af de almindelige Outlook-fejl, som folk ofte bliver offer for. Heldigvis er der et par indbyggede værktøjer, som du kan bruge til at forsøge at beskytte dig selv mod at begå en af ​​disse fejl på arbejdet, der vil tage dig lang tid at leve ned.

Hvad er nogle af disse fejl? Hvad med at slå “svar alle” til en af ​​disse masse-e-mails og gøre en komplet nar af dig selv? Hvad med at skrive noget hurtigt i den varme lidenskab til din chef, som du helt fortryder i det øjeblik du klikker på “sende“? Der er så mange situationer, at folk derude kan relateres til denne slags situationer, og masser af mennesker har deres egne e-mail-skrækhistorier. Så det giver mening, at Microsoft ville integrere et par vigtige værktøjer til at beskytte sig mod de almindelige Outlook-fejl.

Farerne ved e-mail

Der er tre e-mail-farer, som jeg vil dække i denne artikel - at sende den e-mail, som du fortryder det øjeblik, du sender den, sender en e-mail til den forkerte person, og til sidst den gamle svar-alt fejl, som så mange mennesker er skyldig af.

Den e-mail, du beklager afsendelse

Ved du hvad, vi har alle de dage. Du får endnu en e-mail fra en chef eller kollega, der bare gnider dig forkert. Du har haft en dårlig morgen, eller du er ikke færdig med din første kop kaffe endnu, og så ramte du svar og løsriv bare al din frustration og vrede i en, frygtelig e-mail.

5 minutter og flere forbandelsesord senere afslutter du den e-mail og med knap en pause klikker du på “Sende“. Derefter, efter at have siddet i selvtilfreds tilfredshed i cirka tre eller fire sekunder, begynder det at gå op for dig præcis, hvad du lige har gjort - og de potentielle konsekvenser. Du indser med en synkende fornemmelse af din mave, at du virkelig ikke burde have sendt den.

Vær ikke bange, Outlook kommer med et meget cool værktøj bare til denne slags ting - undtagen at du skal gøre det på din klient Før du begår denne følelsesmæssige fejl, ikke efter. Jeg kalder det “e-forsinkelsesforsikring”. Klik på for at aktivere det “Fil”, “Info” og klik på “Administrer regler og advarsler“.

Grundlæggende er det, du skal gøre her, oprette en regel, der forsinker alle dine udgående e-mails i 5 minutter. Dette giver dig lidt af “køl ned” forsikring, så du kan forhindre, at disse fejl sker, før de sker.

Klik på skærmen E-mail-regler “Ny regel ... ”

Klik derefter på “Anvend regel på meddelelser, jeg sender“. Dette anvender forsinkelsen på hver eneste e-mail, du sender, i det øjeblik du klikker på “Sende” knap.

På det næste trin i guiden Regler har du muligheden for at begrænse antallet af udgående meddelelser, dette gælder for. For eksempel kan det kun være vigtige meddelelser, eller med visse ord i kroppen af ​​din meddelelse (måske kontrollere for bestemte valg forbandelsesord, du gerne vil bruge?)

I dette eksempel vil jeg bare anvende det på alle udgående meddelelser, så du klikker på næste og derefter bare klikker på “Ja” til advarselsmeddelelsen.

Endelig skal du vælge “udsæt levering med et antal minutter“, Klik på “et nummer” link, og indstil forsinkelsesperioden til uanset hvor lang tid du tror, ​​det vil tage dig at køle af og annullere beskeden, før den faktisk bliver sendt.

På det sidste trin kan du anvende undtagelser fra denne regel, så den ikke forsinker meddelelser, der er sendt til bestemte personer (som et eksempel). For eksempel ved jeg, at jeg overhovedet kan skrive alt, hvad jeg vil til min ven John, og han bliver ikke vred på mig. Vi er trods alt bedste venner - så jeg vil gøre en undtagelse for de meddelelser med hans e-mail-adresse i “modtager” Mark.

Navngiv din forsinkelsesregel, og du er god til at gå (glem ikke at tænde for reglen).

Nu, hver gang du sender en e-mail, sidder den i udbakken i 5 minutter. Så hvis du beslutter dig efter et minut at sende e-mailen faktisk var en enorm fejltagelse, kan du gå ind i din udbakke og slette beskeden - og undgå en større krise.

Kontroller, hvem din besked går til

Der er en almindelig fejl, som folk begår, når de hurtigt sender e-mails til folk - du har sandsynligvis oplevet det selv. Du skal f.eks. Sende en e-mail til en ven ved navn Ryan Dube. Så du skriver ind “ry” og tre matchende navne fra Exchange-serverens globale kontaktliste eller fra din personlige kontaktliste kommer frem.

Fordi du har så travlt, vælger du ved et uheld “Bryan Dube“, og fortsæt med at skrive om din weekend-eskapade i Vegas. Du detaljeret detaljeret alle de ting, du gjorde der - du ved, alle de ting, der skulle Bliv i Vegas? Du klikker “Sende“, åben din “Sendt” for at sikre, at det gik til din ven okay, og så går det op for dig, at du sendte den til den forkerte person. Endnu værre - Bryan Dube er tilfældigvis selskabets præsident, der havde sendt dig massemail i sidste uge (det er derfor, han dukkede op som en drop-down-kontakt).

Ja, det kaldes at blive skruet fast.

Brug i stedet et lille pro-tip, der kaldes Control-K, lige efter at du har indtastet det første par bogstaver i din vens navn. Dette åbner “Kontroller navne” værktøj og lader dig faktisk vælge personens navn fra den officielle kontaktliste.

Dette kan føles som et ekstra trin i starten, men for disse særligt følsomme beskeder er det et meget vigtigt ekstra trin. Det giver dig mulighed for at bekræfte og sikre, at beskeden, du skriver, går til den rigtige person.

Lad MailTips advare dig om almindelige Outlook-fejl

Personligt synes jeg MailTips er en af ​​de største opfindelser nogensinde indbygget i Outlook. MailTips beskytter dig mod en lang liste over problemer ved at advare dig om ting som om den modtager, du sender en e-mail til, faktisk er en gruppe med et stort antal modtagere (hvilket vil beskytte dig mod svar-alt-fejlen), uanset om du sender vi en e-mail til nogen uden for virksomheden og lignende informationstips.

For at aktivere MailTips skal du bare gå til Outlook-indstillinger, vælge “Post” og rulle derefter ned, indtil du ser “MailTips-indstillinger” knap.

Du kan se alle de ting, MailTips gør for dig i dette indstillingsfelt. Hvis du kan lide alt, hvad du ser, skal du bekræfte det “Vis automatisk” er valgt, og klik derefter på OK.

MailTips kan virkelig være en livredder. Når kritiske e-mails rulles ind, får du tip om, at dette er en, du måske ønsker at svare på. Det fortæller dig også, om det kommer fra et automatiseret system, der automatisk videresendte e-mailen til dig - en dejlig funktion til it-folk, der har oprettet regler for automatisk videresendelse fra forskellige scripts, der overvåger computersystemer og servere.

MailTips rådgiver dig også, når du prøver at sende en e-mail til en ugyldig e-mail-adresse eller til en adresse, der indeholder et enormt antal modtagere. MailTips kan spare dig for at lave almindelige e-mail-fejl på alt for mange måder at angive her.

Bare det at bruge disse tre vigtige pro-værktøjer i Outlook kan redde dit liv - eller i det mindste din stolthed. Aktivér dem og brug dem, og gem dig selv hovedpine ved at lave disse almindelige Outlook-fejl. Det kan endda redde din karriere!

Har du nogensinde lavet nogen pinlige e-mail-fejl, hvor tip som disse ville have reddet dig? Del dine oplevelser i kommentarfeltet nedenfor!

Billedkreditter: Distressed Woman via Shutterstock