Cutting Edge yaM Sætter standarden for online mødehåndteringsværktøjer

Hvis du holder møder uden dagsordener, eller holder notater om almindelige gamle Word-dokumenter, er dine møder og minutrapporter sandsynligvis ikke så nyttige, som de kunne være. Mens de fleste af os ikke ser frem til at deltage i møder, er der ikke desto mindre fantastiske online-værktøjer 10+ Store online-værktøjer til gruppekoordinering og -møder 10+ Store online-værktøjer til gruppekoordinering og -møder Hvordan administrerer du et team af mennesker, der er spredt geografisk? Hvordan koordinerer du internationale tidszoner? Konceptet med at arbejde via Internettet er begyndt at krybe ind i den daglige arbejdsplads,… som kan hjælpe med at gøre møder mere produktive og mindre tidskrævende for dem, der planlægger og letter dem.

Jeg faldt for nylig over et banebrydende online-program til mødeledelse kaldet yaM (som står for Yet Another Meeting). yaM er som en virtuel assistent til at producere professionelt udvalgte dagsordener og minutrapporter, mens den også leverer værktøjer, der hjælper med at møde deltagere brainstorm ideer, udføre produkt- og omkostningsanalyse og integrere med online skykonti inklusive Dropbox, Google Kalender og Evernote.

yaM kan bruges med både online mødepladser som Google Hangouts Tips til planlægning og afholdelse af effektive møder med Google Hangouts Tips om planlægning og afholdelse af effektive møder med Google Hangouts Med dagens internet-teknologi kan afholdelse af online-møder være både effektive og omkostningseffektive, især hvis du planlægger dem og bruger tidsbesparende værktøjer. I de sidste par måneder har jeg deltaget i onlinemøder ... eller i traditionelle offlineindstillinger. Som en webapplikation ligner det Agreedo Agreedo: Skriv og administrer dine forretningsmødeminutter gratis online Agreedo: Skriv og administrer dine forretningsmødeminutter gratis online I flere uger har jeg nu søgt efter et brugervenligt websted eller en applikation der gør det muligt for mig at føre og gemme mødereferaterne. Den traditionelle tekstdokumenttilgang er ikke længere en produktiv…, men den er meget mere avanceret uden at være kompliceret.

Oprettelse af dagsordener

Efter at have registreret en konto hos yaM, kan du straks begynde at udvikle en dagsorden til dit næste møde. Du skal blot tilføje dagsordenspunkter på venstre side af arbejdsområdet sammen med tidsvarigheden og navnet på den person, der er ansvarlig for det emne.

Du kan nemt tildele navne til dagsordenelementer, men deltagerne skal registrere en konto hos yaM, som du kan sende dem en invitation til at gøre fra arbejdsområdet. At have registrerede deltagere gør yaM til et meget mere samarbejdende mødehåndteringsværktøj, fordi hver deltager samtidig kan tilføje noter i arbejdsområdet under mødet. Selvom det er mere effektivt at få en person tildelt som en minuttager, er der andre nyttige værktøjer i yaM, der gør det godt til samarbejde.

Når din dagsorden oprettes, kan du udskrive eller cirkulere den til mødedeltagere. Hver registreret deltager vil modtage en mødeberetning via e-mail, som naturligvis inkluderer medielogistik, listen over dagsordensposter og et link til det online yaM-arbejdsområde. Det bedste af alt er, at din cirkulerede dagsorden er professionelt formateret og let at læse. Dagsordenelementer kan også kopieres og føjes til et nyt møde. Det ville dog være endnu bedre, hvis udviklere kunne lave en måde at oprette standard-dagsordenspunkter, der automatisk er en del af hvert nyt møde.

Minuttagelse

Tilføjelse af noter og handlinger i yaM er lige så let som at oprette dagsordener. Protokoller består af firetyper indhold: noter, handlingsemner, vedhæftede filer og realtidssamarbejdsværktøjer.

Den måde, yaM er oprettet på, kan faktisk hjælpe mødedeltagerne med at holde fokus, især hvis alle har arbejdsområdet åbent på deres computer under mødet. Minuttageren kan nemt tilføje en handlingspost, med en forfaldsdato, og navnet på den ansvarlige. Mærkeligt nok er det imidlertid kun en person, der kan anføres som ansvarlig for hver handling.

Hvor yaM også skinner, er dens samling af indbyggede samarbejdsværktøjer, der giver medlemmer mulighed for at foretage Pro / Con-analyse, produktanalyse, idéduglige ideer eller stemme om vigtige beslutninger. Der er også et værktøj til, hvad der kaldes en SWAT-analyse, som indebærer at diskutere og registrere styrker, svagheder, muligheder og trusler ved et bestemt projekt, idé eller beslutning.

Du vil se, at disse værktøjer til samarbejde og mødehåndtering kan være meget nyttige til at holde deltagerne engagerede og muligvis hjælpe dem med at tage bedre analyse og beslutninger. Du kan også udskrive eller e-maile indholdet af individuelle samarbejdsværktøjer til deltagerne under mødet. (Bemærk: Idéer til andre online samarbejdsværktøjer gennemgås her. De 6 bedste gratis online møderedskaber til at samarbejde med dit team. De 6 bedste gratis online møderedskaber til at samarbejde med dit team. Små teams har ikke brug for dyre virksomhedsapps til samarbejde. Her er seks fantastiske værktøjer, som du kan bruge til at administrere dit teams data, kommunikation og mere. Gratis.).

Som med dagsordener, kan yaM-minutters rapporter også udskrives eller cirkuleres via e-mail. Protokollen er så velformateret, at mødedeltagere ikke har nogen undskyldning for ikke at gennemgå dem. Dagsordener og minutter arkiveres også på yaM, så deltagerne kan logge på deres konto og gennemgå dem når som helst.

Andre værktøjer

yaM inkluderer ekstra værktøjer til sporing af tid under møder, indstilling af mødedatoer i den indbyggede kalender (som integreres med Google Kalender, Exchange og Outlook / iCal feeds) og en adressebog.

Udviklerne af yaM har inkluderet flere nyttige funktioner i deres webapplikation, men de har lagt særlig vægt på at sikre, at brugergrænsefladen er tilgængeligog let at lære inden for få minutter efter at du har registreret en konto.

yaM har en grundlæggende gratis konto, der inkluderer alle kernefunktioner og muligheden for at holde op til10 møder pr. Måned med op til fem deltagere pr. Møde. En premiumkonto giver mulighed for ubegrænsede møder og deltagere, interface, der kan tilpasses, og SSL-kryptering.

yaM efter min mening sætter standarden for online mødehåndteringsværktøjer. Men lad os vide, hvad du synes om denne online applikation. Er der yderligere funktioner, du gerne vil se tilføjet?