Delegation En skal have lederegenskaber for at reducere din arbejdsbyrde

Måske er du ny i en lederrolle eller kæmper simpelthen med delegationen. Som leder er det nødvendigt at delegere opgaver til andre, men det kan være udfordrende. Hvis du for nylig erhvervede dit eget team Hvad er forskellen mellem en chef og en leder? Hvad er forskellen mellem en chef og en leder? eller bare har brug for lidt hjælp til delegation, her er nogle nyttige tip.

Den bedste måde at beskrive, hvordan man delegerer er med de fem W'er: Hvem, hvad, hvornår, hvor og hvorfor. For at male et klart billede, begynder vi med hvorfor.

Hvorfor er delegation nødvendig?

Delegation har mange fordele for dig som leder såvel som for din organisation og dit team. Imidlertid har mange personer problemer med at delegere opgaver.

Nogle synes måske, at det er lettere at udføre opgaver selv end at delegere dem. Andre kan føle en følelse af værd ved at tackle opgaver alene. Endnu flere kan simpelthen være uerfarne ved delegationen.

Billedkredit: Ditty_about_summer via Shutterstock

Harvard Business Review online siger:

Delegationen gavner ledere, direkte rapporter og organisationer. Alligevel er det en af ​​de mest underudnyttede og underudviklede styringsfunktioner.

Og endvidere konkluderede den tidsstyringsundersøgelse, der henvises til af Harvard Business Review, at:

332 undersøgte virksomheder var bekymrede over deres medarbejderes delegationsevner. På samme tid tilbød kun 28 procent af disse virksomheder nogen uddannelse i emnet.

Fordele for dig som leder

• Du kan rette din opmærksomhed mod andre genstande.
• Du kan planlægge din tid effektivt.
• Du kan opnå mere i løbet af arbejdsdagen.

Fordele for dine teammedlemmer

• De kan lære nyt eller forbedre de nuværende færdigheder.
• De kan føle sig del af et betroet team og miljø.
• De kan forbedre deres selvtillid og motivation.

Fordele for din organisation

• Det kan få øget produktivitet.
• Det kan tilbyde succesrige processer for klienter og kunder.
• Det kan opbygge sammenkoblet kultur for alle ansatte.

Som du kan se, berører fordelene ved delegation mere end bare en leder. Så hvis du har holdt tilbage, påvirker du også dit firma og dit team.

Hvad skal du delegere?

Nu hvor du ved vigtigheden af ​​delegation som leder, er det næste skridt at beslutte, hvad du skal delegere.

Billedkredit: Constantin Stanciu via Shutterstock

I mange tilfælde er delegering af visse opgaver en no-brainer. For eksempel vil du ikke tildele en programmeringsopgave til en salgsmedarbejder. Når det kommer til dine egne opgaver, kan det imidlertid være vanskeligere at beslutte, hvilken berettigede delegation.

Stil dig selv disse spørgsmål:

• Er dette en opgave, som kun jeg har viden til?
• Undgår jeg at tildele denne opgave, fordi ingen andre har tid?
• Holder jeg på opgaver, fordi jeg vil “gør det hele” Mig selv?
• Er dette en tilbagevendende eller rutinemæssig opgave?
• Er jeg virkelig ansvarlig for denne opgave?

Et North Carolina State University-projekt angiver dette på deres liste over de typer opgaver, der skal delegeres:

Folk beholder ofte opgaver, som de har mest glæde af sig selv, selvom opgaven ikke er deres ansvar. Disse opgaver er ikke den bedste måde at bruge din tid og energi på.

Når du har besluttet, hvad du skal delegere, skal du holde dig til den beslutning. Arranger derefter din tidsplan og opgaveliste 9 Bedste tidsstyringsværktøjer til at forblive organiserede 9 Bedste tidsstyringsværktøjer til at forblive organiserede De tidsstyringsværktøjer, der vises her, hjælper dig med at få mest muligt ud af dine dage. Velegnet til enhver forretningsmæssig eller personlig situation. Dette er tiden til at organisere dit liv! for at imødekomme de andre vigtige ting, du skal være opmærksom på.

Hvem er den rette person til opgaven?

Efter at have fastlagt hvilke poster, der skal delegeres, er det logiske skridt at beslutte, hvem der skal tackle opgaven. Når du er leder, uanset om det er en lille fast gruppe eller et fleksibelt projektteam, der kender dine teammedlemmer. De 5 bedste projektledelsestips til begyndere De 5 bedste projektledelses-tip til begyndere, hvis du påtager dig en projektlederrolle for første gang , her er kun fem tips til projektstyring, der hjælper dig med at komme i gang. er nøglen.

Billedkredit: Jirsak via Shutterstock

Så når det er tid til at delegere opgaver, skal du naturligvis anerkende hver enkelt persons færdigheder. Men på samme tid skal du vide, hvor godt de klarer sig, og deres ansvarsrekord. Det er vigtigt at tildele en opgave til nogen, som du kan stole på, for at den er vellykket.

Forbes tilbyder disse to nyttige råd med hensyn til delegation:

Sammen med tillid er du også nødt til at give de mennesker, du delegerer, chancen til at gøre et job på deres måde.

Delegere ansvar og autoritet, ikke kun opgaven.

Husk, at når teamet er delegeret en opgave, skal dette teammedlem være ansvarlig for det. Dette betyder ikke, at du skal gå væk, men skal lade dit teammedlem tage føringen.

Hvornår skal du delegere opgaver?

Så ved du, hvad du delegerer, og til hvem, men hvornår overleverer du disse regeringsperioder? Du vil finde mange variabler involveret i, hvornår en opgave skal delegeres. Du skal i det mindste overveje forfaldsdato, prioritet og indsats.

Billedkredit: Keepsmiling4u via Shutterstock

F.eks. Opgaver, der haster og falder ind i et teammedlems skilletsæt bør naturligvis delegeres lige fra starten. Men dem, der er lavt prioriteret, eller som forskellige mennesker kunne håndtere, kan være i stand til at vente.

En nyttig måde at tage denne beslutning på er at bruge en metode til opgaveprioritering. En sådan teknik, kaldet Eisenhower Matrix, kan hjælpe dig med at prioritere hurtigt. Ved hjælp af denne metode kan du placere dine opgaver i fire kvadranter til Do First, Planlæg, delegere og Don't Do.

Når du gennemgår spande til Do First og Schedule, kan du nemt flytte opgaver til afsnittet Delegate. Dette er også en nyttig metode til at bestemme de opgaver, der kan falde ind i Do Do quadrant.

Hvor skal du styre delegerede opgaver?

Opgaven er blevet delegeret, og nu er det tid for dig at komme videre ... næsten. Du skal stadig spore og følge op på opgaven, indtil den er færdig.

Du bruger sandsynligvis flere applikationer og værktøjer i din position Bliv en mere organiseret og produktiv leder med Wrike Bliv en mere organiseret og produktiv leder med Wrike Uanset om du leder et enkelt projekt på arbejdet, eller du leder et lille firma, enten rolle kræver ekstrem organisering og planlægning. Dette er ikke altid muligt med en traditionel scheduler eller planlægger. Indtast Wrike, en…. Hvis du har en pålidelig sporingsmekanisme, skal du sørge for at inkorporere de opgaver, du delegerer. Men hvis du har brug for et par forslag, her er fem fantastiske muligheder.

1. Outlook giver dig mulighed for at tildele opgaver og gemme en kopi på din egen liste.
2. Google tilbyder funktioner Spar din tid med 10 underudnyttede Google-funktioner Spar din tid med 10 underudnyttede Google-funktioner Googles værktøjer og tjenester gør alt for os. Men der er mange funktioner, der går underbenyttede. Spar et par sekunder, og få mere gjort med de Google-værktøjer, du bruger hver dag. til delegering af e-mails og kalenderopgaver med Gmail og Google Kalender.
3. Trello bruger Kanban-metoden til styring af projekter med funktioner til at tildele opgaver til andre.
4. Podio giver en ren kommentarstruktur til delegerede opgaver for at holde alle opdaterede.
5. Meistertask giver dig mulighed for nemt at tildele og modtage meddelelser om opgavestatusændringer.

Bare husk, at det værktøj, du bruger, ikke bare skal give mulighed for at tildele opgaver. Du skal bruge en, der tilbyder funktioner som underretninger, opfølgningsmetoder og påmindelser.

Delegationsuddannelsesressourcer

Hvis du mener, at du eller din organisation kunne drage fordel af et delegationsuddannelsesprogram, er her et par ressourcer at udforske.

• Virksomhedsuddannelse fungerer
• Dale Carnegie-træning
• American Management Association
• CRM-læring

Hvor godt delegerer du?

Evnen til at delegere til andre er en vigtig færdighed for enhver leder 5 Time Management Tips, der kan gøre dig til en leder i livet & arbejde 5 Time Management Tips, der kan gøre dig til en leder i Life & Work, hvad enten du er klar over det eller ej, du er en leder. Selv hvis det betyder at være leder af dit eget liv. Disse tip hjælper dig med at blive endnu bedre. . Og som du har læst her, gælder fordelene ikke kun dig, men din organisation og dit team også. Dette gør det til en win-win-win situation.

Føler du, at du har solide delegationsevner? Eller kæmper du med delegationens opgave sammen? Du er velkommen til at dele dine tanker om dette emne i kommentarerne.

Billedkreditter: Duncan Andison / Shutterstock