E-mail hurtigere og bedre med konserverede svar

Har du ikke tid til at lave frokost? Intet problem, tag en dåse. Brug for nogle camping chow, der ikke går dårligt? Let, få noget konserves mad. Er du træt af at skrive de samme e-mail-svar? Prøv e-mails med dåse! Tror du, jeg griner? Tænk igen. Hermetiserede svar eller konserverede svar er en funktion, som for mange brugere aldrig har prøvet, men når du først har prøvet dem, er der ingen tilbagevenden.

Har du altid hørt om Gmail-konserverede svar Spar tid med Gmail-e-mail-skabeloner ved hjælp af "Canned Responses" Spar tid med Gmail-e-mail-skabeloner ved hjælp af "Canned Responses", men aldrig kom til at prøve det? Hører du om det nu for første gang? Uanset dit svar, hvis du aldrig har prøvet denne strålende funktion før, er det på høje tid, at du gjorde det, og for at gøre det helt klart, hvorfor du skulle, fortæller dette indlæg dig alt om konserverede svar, nøjagtigt hvad de er, hvornår de er nyttige og hvordan du kan bruge dem til at spare tid.

Hvad er konserverede svar?

Hvis du har været i de sidste flere år, er chancerne for, at du i det mindste har hørt om konserverede svar. Med deres morsomme navn er dåse svar virkelig lige så nyttige som dåse mad, og cirka dobbelt så sunde. For at sige det enkelt, reddede dåse svar, når du skal bruge den samme tekst i en e-mail igen og igen. Der er utallige anvendelser til konserverede svar, som vi snart vil se, men inden vi dykker ned i disse, er det vigtigt at forstå nøjagtigt, hvad konserverede svar er.

Uanset årsagen har næsten alle gentagne e-mails, der siger den samme ting igen og igen. Du kan skrive disse svar op hver gang du vil sende dem ud, men du kan også skrive dem op en gang, kan dem og tage dem ud af dåsen, hver gang du vil bruge dem. Denne funktion er tilgængelig på næsten alle e-mail-platforme, men er sandsynligvis bedst kendt og lettest at bruge på Gmail.

Hvorfor ønsker jeg at bruge dem?

Kort sagt, hvorfor ville du ikke gøre det? Her er nogle gode anvendelser til konserverede svar:

Sender den samme e-mail flere gange: Sælger du ting på eBay, Amazon eller lignende? Brug konserverede svar til at beskrive dit produkt, eller informer købere om, at det er udsolgt. Brug for at sende kontrakter, spørgsmål eller detaljer til flere klienter? Kan disse e-mails. Brug for at svare på samme måde på flere e-mails? Dette er den perfekte anvendelse til konserverede svar. I stedet for at skrive disse e-mails fra bunden hver gang, eller kopiere og indsætte fra gamle e-mails, skal du bare gemme et dåse svar. Dette er den klassiske brug.

Smart auto-responder: I Gmail og i enhver anden klient, der tilbyder sofistikerede filtre, kan du bruge konserverede svar til at konfigurere smarte auto-responders. Hvad gør dem smarte? Når du indstiller en automatisk svar-e-mail til at blive sendt, sendes den til alle, der kontakter dig, uanset hvem det er. Dette er ikke altid ideelt. Ønsker du, at dine klienter skal få et svar, din familie et andet og overhovedet ikke svare på resten? Opsæt blot forskellige konserverede svar, og bind dem i dine e-mail-filtre.

Flere underskrifter: Mange e-mail-klienter lader dig ikke bruge flere underskrifter Administrer flere underskrifter i Gmail uden browser-plugins Administrer flere underskrifter i Gmail uden browser-plugins til den samme e-mail-adresse. Med konserverede svar kan du indstille flere forskellige underskrifter og gemme dem hver som et konserveret svar. Når du begynder at skrive en e-mail, kan du tilføje den relevante signatur med et enkelt klik.

Kreative anvendelser: Der er ingen grænser for, hvad du kan gøre med konserverede svar, alt afhænger af, hvor kreativ du vil være. Har du en fast købmandsliste? Indstil det til at blive sendt automatisk, når din mand e-mailer, hvor du beder om det. Har du brug for at forklare den samme ting igen og igen for nogen? Spild ikke tid, kan den grundlæggende forklaring og finjustere den efter behov. Hav det sjovt med det!

Opsætning af konserverede svar i Gmail

Selvom du kan bruge linkene ovenfor til at lære, hvordan du konfigurerer konserverede svar i forskellige udbydere og klienter, finder du nedenfor nøjagtigt, hvordan du gør dette i Gmail. Hvorfor Gmail? Til at begynde med er det det, jeg bruger, og hvis man skal stole på statistikker, er det nu verdens mest populære e-mail-service, efter at jeg har bestået Hotmail tidligere i år.

Overraskende nok er konserverede svar stadig ikke en oprindelig Gmail-funktion, og du bliver nødt til at aktivere den på fanen Labs, før du kan begynde at bruge den. Hvis du vil konfigurere et Gmail-konserveret svar, skal du starte med at komponere det i et nyt e-mail-vindue. Når du er færdig, skal du klikke på trekanten i højre side af skrivevinduet og vælge “Hermetiske svar” og klik derefter på “Nyt konserveret svar ... ”.

Hvis du stadig bruger den gamle Gmail-komponering, og jeg er sikker på, at mange af jer er, er processen lidt anderledes. Når du har komponeret din e-mail, skal du kigge efter “Hermetiske svar” link under emnelinjen. Du finder den “Nyt konserveret svar ... ” mulighed her.

Tillykke! Du har nu et nyt konserveret svar. Når du fortsætter med at tilføje dem, vil du se listen vokse længere og længere. Sørg dog for ikke at blive forvirret. Listen vises under tre titler: Indsæt, gem og Slet. Den første og den tredje er selvforklarende, men hvis du vælger et af dine svar under Gemme menu, overskriver du det med det, du i øjeblikket har i din kladde-e-mail.

Hvis du vil integrere et konserveret svar med et filter, skal du oprette et nyt filter Opret en automatisk e-mail-respons med Gmail's nye filter Opret en automatisk e-mail-respons med Gmail's nye filter gennem indstillingerne, og når du vælger filterets handlinger, skal du markere afkrydsningsfeltet ud for “Send hermetisk svar”, og vælg hvilket svar, du gerne vil sende.

Konklusion

Hermetiske svar er virkelig en af ​​de bedste opfindelser siden dåse mad. Hvis du ikke gør noget andet i dag, gør dig selv en tjeneste og skab et konserveret svar. Jeg lover dig, du vil ikke fortryde det.

Hvordan bruger du dåse svar? Har du kreative anvendelser til at dele? Blev du inspireret til at prøve funktionen efter at have læst denne artikel? Fortæl os alle i kommentarerne.

Billedkredit: Billedkonservesbillede via Shutterstock