William Charles
0 
4618
1380
Langt de fleste af os ved, hvor meget af et afløbsmøder kan være på både vores tid og produktivitet. Men hvis et møde er velorganiseret (og veldrevet), er der ingen grund til, at det ikke kan forbedre produktiviteten, følelsen af formål og moral for hver enkelt deltagende.
Der er masser af indhold derude om, hvorfor vi hader møder. Facebook udlejer skrevet i et øjeblik af fuldstændig frustration på grund af glemte muligheder helt takket være et dårligt organiseret, tilsyneladende meningsløst møde, der trækkede langt ud over dets tildelte tid.
Her er nogle regler, der skal følges for bedre møder og for at sikre, at du ikke spilder alles tid. Stol på mig.
Har et formål, og sørg for, at folk ved om det
Hvis du blot ringer alle sammen for at give en opdatering eller for at stønne, er det et foredrag. Et foredrag er ikke et møde. Hvis du har brug for at opdatere alle, sende en e-mail eller poste til alle på et teamværktøj som Slack, hvilket gør gruppekommunikation lettere. Slack gør gruppekommunikation hurtigere og lettere Slack gør gruppekommunikation hurtigere og lettere gruppemails kan virkelig dræbe produktiviteten. Det er tid til at sætte mailklienter til at hvile og bruge samarbejdetjenester som nyligt lanceret Slack. . Dette vil være en langt bedre brug af alles tid.
Hvis du er i en position, hvor et møde faktisk er nødvendigt (dvs. når du har brug for at lægge noget til gruppen, tale ting igennem, hoppe ideer omkring osv.), Skal du sikre dig, at det har et klart formål. Hvorfor nøjagtigt får du alle sammen?
Dårligt formål: “For at få alle op på det, der foregår”.
Bedre formål: “For at samle ideer, indstille en tidsplan og tildele næste handlinger til hvert teammedlem, så vi kan køre en vellykket lancering af produkt X360 inden udgangen af marts”.
Og vær venlig at sørge for, at alle deltagere kender formålet med mødet, før det sker. Hvis folk ved, hvad slutresultaterne af et møde vil være, vil de være langt mere tilbøjelige til at dukke op forberedt, og forhåbentlig har de tænkt nogle af emnerne op til diskussion snarere end at tænke på farten.
Opret en klar, struktureret dagsorden
Dit mål er din destination. Din dagsorden er dit køreplan for, hvordan du kommer dertil. Uden dette køreplan spiraler møder ofte ud af kontrol, går af emnet og intetsteds nær så mange beslutninger, som du håbede på. Hvis du bemærker, at dine møder er gået fra emnet, skal du stoppe for den sandsynlige diskussion og bringe dem tilbage på sporet så hurtigt som muligt.
Strukturér dine møder dagsordre Opret nemt møde dagsordener ved hjælp af møde forventninger [iPad] Opret let møde dagsordener ved hjælp af møde forventninger [iPad] Selvom ingen af os ser frem til at deltage i møder, er der heldigvis en række nyttige online og mobile applikationer, såsom AgreeDo, der gør opgaven med at planlægge møder lettere. Alle vellykkede møder starter ... omhyggeligt ved hjælp af et produkt såsom Meeting Expectations (iPad) eller online værktøjer som MyCommitee og Minutes.io. Sæt en streng frist for hvert punkt på dagsordenen, mens du giver individuelle mennesker en oversigt over, hvad der forventes af dem. Hvis du vil have nogen til at bidrage til en bestemt diskussion på mødet, så fortæl dem det! For eksempel:
Dagsorden
1. Erklæring om formål med mødet og forberedelse- (5 minutter)
2. Post-mortem ved sidste uges lancering - hvad var vores KPI'er (Kim rapporterer om dette). Hvad gik godt? hvad gjorde det ikke? (15 minutter)
3. Idéer til, hvordan vi kan skabe opmærksomhed til næste lancering (alle - tænk på nogle ideer før mødet) - (15 minutter)
4. Bestem 3 af disse ideer til at udlægge mere inden det næste møde - (10 minutter)
5. Tildeling af næste handlinger til hvert teammedlem - (5 min)
Sørg for, at alle har det, de har brug for
Jeg frygter mig at tænke på, hvor meget tid der spildes hvert år rundt om i verden på grund af, at folk møder uforberedte møder (inklusive ikke at vide, hvordan de skal tage ordentlige mødeanvisninger. Få protokollen til at fungere: Sådan tager man effektive bemærkninger under et møde. Få protokollen til at fungere: Sådan tager man effektive bemærkninger under et møde Det er en færdighed, som få mennesker har perfektioneret, de perfekte mødeminutter. Optegnelsen over begivenheder sparer dig for hovedpine længere nede på linjen. Sådan tager du effektive minutter på et møde.) Del din dagsorden med alle deltagere mindst et par dage inden mødet, så de kan samle alt det, der kræves af dem.
Hvis du har brug for et bestemt teammedlem til at medbringe noget, skal du sørge for, at de forstår, hvor vigtigt det er, og at det udskrives (hvis nødvendigt) på forhånd for at sikre, at de ikke sidder fast i en kø til printeren. Den sidste ting, du har brug for, er deltagere, der undskylder sig selv- “Åh, undskyld, jeg har ikke haft en chance for at få det forberedt - jeg har det klar til næste uge“. Dette hjælper ingen.
Hvis du holder et møde med folk, der arbejder eksternt, skal du først tjekke vores detaljerede “Online mødeguide” plus, sørg for, at alle ved, hvordan man bruger det konferenceværktøj, du beslutter at bruge. Inden mødet, beder folk om at tjekke deres mikrofon, webcam og for at sikre, at de har installerede plugins, der kan være nødvendigt til ting som Google+ Hangouts-tip til planlægning og afholdelse af effektive møder med Google Hangouts Tips til planlægning og afholdelse af effektive møder med Google Hangouts Med nutidens internetteknologi kan afholdelse af online-møder være både effektive og omkostningseffektive, især hvis du forudplanlægger dem og bruger tidsbesparende værktøjer. I de sidste par måneder har jeg deltaget i onlinemøder ... .
Inviter kun folk, der er nødvendige
Inviter ikke hele holdet bare for at få dig til at føle dig som den store chef. Inviter kun de mennesker, du har brug for. Det vil sige de mennesker, der er i stand til at hjælpe dig med at nå formålet med mødet. Alle andre kan opdateres senere ved at læse mødets protokoller eller ved at snakke med deres kolleger på et mere praktisk tidspunkt.
Hold detaljerede minutter
Brug et produkt som Agreedo (gratis) til at holde detaljerede minutter. Agreedo: Skriv & administrer dit forretningsmødemøde gratis online Agreedo: Skriv & administrer dit forretningsmødemøde gratis online I flere uger har jeg nu søgt efter et let- at bruge websted eller applikation, der giver mig mulighed for at opbevare og gemme mødereferaterne. Den traditionelle tekstdokumenttilgang er ikke længere en produktiv ... som du pålideligt kan gå tilbage til og rent faktisk forstå. Dette værktøj giver dig mulighed for at tage detaljerede minutter ved hjælp af tastaturgenveje, spore resultaterne af møder (f.eks. Udførte opgaver) og dele disse minutter hurtigt og nemt med dit team. Hvis du bruger en iPad, kan du også prøve MinuteTaker ($ 7,99) til professionelle møderapporter MinuteTaker og møder hjælper dig med at producere professionelle iPad-minutrapporter MinuteTaker og møder hjælper dig med at fremstille professionelle iPad-minutrapporter i min gratis online MakeUseOf Online mødeguide, hvor jeg gav nogle tip til planlægning og afholdelse af møder på Internettet, og jeg refererede et par minutter til at tage apps også. Mens meget få af os ... .
Sørg for, at når folk læser disse minutter, ved de de vigtigste punkter / resuméer af det, der blev drøftet, og hvad der blev besluttet, såvel som hurtigt at de kunne henvise tilbage til dette dokument for at vide, hvad de selv har brug for at gøre næste.
Ekskludering er ikke altid bedre end inkludering
Jeg ved, at jeg (bare) nævnte, at kun de mennesker, der virkelig har brug for, skulle deltage i et møde, men hver så ofte skal du også inkludere alle til en mere uformel jam-session, hvor du alle kan hoppe ideer rundt og tale om hvad der måske forbedre organisationen.
Brug dette som en mulighed for at opbygge et stærkere team. Gør dette over et måltid eller en øl. Få nogle velsmagende mad med på kontoret, og få alle til at tage en time eller to ud af dagen for at lære deres kolleger bedre at kende, mens de alle sammen arbejder for at gøre nogle forbedringer af virksomheden som helhed. Igen, har et formål og en dagsorden, men prøv at gøre denne type sammen mere uformel, mindre struktureret, men stadig med et overordnet tema, som “Gør organisationen mere effektiv”, eller “Idéer til, hvordan vi kan diversificere”.
Tildel Ryd 'Næste handlingselementer”
Inden du afslutter mødet, skal du sørge for, at alle i lokalet kender den nøjagtige handling, de har brug for at tage næste gang, og dets tidslinje. Dette er et trick, der virkelig er skubbet af David Allen i hans fantastiske bog 'Getting Things Done'. Uanset hvilket projekt nogen arbejder på, skal du sørge for, at der er en klar næste handling, der skal træffes for at holde dette projekt fremad.
For at gentage dette skal dette være en bestemt handling (eller sæt handlinger) med en streng frist, ikke kun en bred idé, der skal gøres 'ASAP'. For eksempel
Dårlig næste handling: “Resumér sidste måneds lancering '.
Bedre næste handling: “Sæt et regneark sammen (med et par nyttige diagrammer), der viser vores KPI'er fra den samlede lanceringsperiode. Del dette med startteamet sammen med at sende en kort e-mail, der forklarer, hvordan du synes lanceringen gik. Lad dette ske inden torsdag”.
Bed om feedback
Mange mennesker er opmærksomme på at kritisere deres 'overordnede' eller kolleger, så efter hvert møde, beder folk om at forlade anonym feedback via en online formular (der er en liste over et gratis online undersøgelsesværktøj. Det er det, som alle siger: 5 gratis værktøjer til effektive online-undersøgelser Det er, hvad alle siger: 5 gratis værktøjer til effektive online-undersøgelser I et stykke tid ville du ikke have haft meget valg om, hvilken undersøgelsestjeneste du skal bruge, men i dag er der masser at vælge imellem. Hvilken er bedst for dig? Her) . Find ud af, hvad folk syntes om mødet - var det for længe? Følte det sig nyttigt for dem? Blev der lyttet til deres synspunkter? Hvordan kunne mødet forbedres næste gang?
Uanset hvilken feedback du modtager, skal du sørge for ikke at ignorere den. Udvikl dine møder for at sikre, at de fungerer godt for alle involverede.
Generelt set ved at følge disse enkle regler for at sikre, at dine møder er godt forberedt og veldrevet, vil du være i stand til at forkorte længden og øge effektiviteten af dine møder, mens du holder alles frustration på et minimum!
Hvad med dig? Hvis dine møder blev kørt mere som dette, tror du, de ville være mere effektive?
Billedkredit: Woodleywonderworks, holdmøde via Flickr