Michael Fisher
0 
2459
360
Multitasking-myten er gennemgribende. Uanset hvor meget multitasking-forskning vi ser, fortsætter vi med at fortælle os det mest folk kan ikke multitask, men vi kan.
Gang på gang viser forskning, at når vi tror, vi multitasker, vi faktisk ikke gør mere end en ting på én gang. Vi skifter frem og tilbage mellem aktiviteter, og det et fænomen kendt som “omskiftningsomkostninger” gør os mindre effektive (og kan bringe os i fare).
Billedkredit: Daxiao_Productions / DepositPhotos
Men…
Der er en bestemt type multitasking, der kunne være mere effektiv. Måske ikke så effektiv som at fokusere på en enkelt opgave. Men hvis du bare ikke kan holde ud med at fokusere på en ting i mere end et par minutter, er du muligvis heldig.
(For at være retfærdig er der nogle tilfælde, hvor multitasking kan være en effektiv måde at gøre ting på. Enkelt vs. multitasking: Hvad er bedst for produktivitet? Enkelt - mod multitasking: Hvad er bedst for produktivitet? Multitasking er en almindelig metode til at øge produktiviteten . Viser sig, at det ikke nødvendigvis er sølvkuglen for produktivitet. Nøglen er at vide, hvornår man skal multitaske.)
En introduktion til opgavebatching
Forskellige produktivitetsguruer har defineret opgavebatching på lidt forskellige måder. Men hvad det kommer ned til er dette:
“Opgavebatching er den praksis at gruppere lignende opgaver sammen.”
Så du har måske en liste over “kodning,” “debugging,” “dokumentere,” og “planlægning” for eksempel opgaver. I mit eget liv ville jeg sandsynligvis batchopgaver som “skrivning,” “redigering,” “forske,” “pitching,” og så videre.
Hvordan er dette nyttigt??
Opgavebatching hjælper dig med at blive mere produktiv ved at tilskynde dig til at holde sig til en lignende gruppe af opgaver for at reducere skiftomkostningerne, når du flytter mellem dem. At gå fra at redigere fotos til at administrere din e-mail er en stor switch, og det kan medføre store omskiftningsomkostninger, når din hjerne kæmper for at skifte gear.
Hvis du skifter fra at redigere fotos til, for eksempel, placere fotos til stockfotograferingssteder, kan det medføre en mindre omkostningsomskiftning. Eller forestil dig, at du skifter fra at ringe til potentielle kunder med salgshøjde til at kalde eksisterende klienter til at checke ind. Det ville være lettere end at skifte fra tonehøjttaler til at oprette kvartalsrapporter.
Og at lavere omkostningsomkostninger resulterer i øget fokus.
Hvordan du lægger opgaver i batches er op til dig - den vigtige ting er, at de er ens. Hvis du har svært ved at skifte gear mellem to opgaver, hører de ikke i samme batch. Du kan have et stort antal batches eller en mindre, afhængigt af hvilke typer ting du har brug for for at få gjort.
Når du har grupperet dine opgaver, kan du dedikere tid til hver batch.
Planlægning af dine batches
Det er her opgavebatching bliver virkelig nyttigt. Når du udpeger en bestemt tidsblok Sådan blokerer du tid i Google Kalender for en produktiv arbejdsdag Sådan blokerer du tid på Google Kalender for en produktiv arbejdsdag Kæmper du med tidsstyring? Vi viser dig, hvordan du blokerer tid på din Google Kalender for at øge fokus, reducere stress og forbedre produktiviteten. til en bestemt batch er du fri til at skifte mellem opgaver inden for den batch. Hvilket er godt for dem af os der kan lide at bevæge os meget mellem projekter.
Så længe du ikke skifter til en opgave uden for af den batch, vil du være mere effektiv. De kognitive omskiftningsomkostninger vil være lavere, og du får mere gjort.
Det er så simpelt som det.
Og når du først begynder at sætte dine opgaver batches i din kalender, så du har et bestemt tidspunkt til at arbejde på dem, vil du begynde at se din produktivitet skyrocket. Da dine omkostninger til skift er lavere, bruger du mindre tid på at komme op på hastigheden på hver opgave. Og hvis du har en bestemt tid til bestemte batches, hjælper du dig med at reducere distraktioner (som har en kæmpe stor skiftomkostninger).
Brug af et tidsstyringssystem som Pomodoro-teknikken Hvordan en simpel Pomodoro-timer gjorde mit liv bedre Hvordan en simpel Pomodoro-timer gjorde mit liv bedre Pomodoro-teknikken er et af de enklere tidsstyringslivshacks. Gennemgå distraktioner ved hjælp af 25-minutters bidder og en timer. Det kan være en livsændrende rutineændring, hvis det passer dig. eller noget lignende vil øge din produktivitet yderligere.
Hvis du er klar til at prøve opgavebatching, er det her, du skal gøre:
Batching-opgaver med Google Kalender
Den første ting du skal gøre er at oprette opgavebatches. Da alle har forskellige sæt opgaver og forskellige metoder til batching, er det helt op til dig, hvordan du gennemgår denne proces. Som jeg nævnte, kan det være godt at starte med tre eller fire kategorier. Til anvendelsen af vores eksempel bruger vi “planlægning,” “bygning,” “gennemgå,” og “rapportering.”
Vi kombinerer disse batches med konceptet om tidsblokering Time Blocking - The Secret Weapon For Better Focus Time Blocking - The Secret Weapon For Better Focus Leder du efter en mere effektiv måde at organisere dine arbejdsdage på? Prøv tidsblokering. Denne tidsstyringstaktik kan hjælpe med at holde dig på sporet, mens du holder distraktioner, udskud og uproduktiv multitasking i skak. . Du skal blot afsætte tidsblokke i Google Kalender til specifikke batches.
Her har jeg tilføjet begivenheder, der fortæller mig, hvornår jeg skulle arbejde på specifikke batches:
Jeg har også tilføjet en påmindelse for at sikre mig, at jeg ved, hvornår min rapporteringsblok starter:
Nu får jeg en påmindelse, når det er tid til at arbejde med mine rapporteringsopgaver. I løbet af den tid brugte jeg muligvis Pomodoro-teknikken De bedste Pomodoro-timer-apps til at raket din produktivitet De bedste Pomodoro-timerapps til at raketere din produktivitet Hvis du ofte rammer en produktivitetsvæg efter et par timers arbejde, kan en Pomodoro-timer hjælpe dig med at holde din fokus. Dette valg af timere har en mulighed for hver platform. at styre min tid på forskellige opgaver. Eller måske lader det ske mere naturligt, hvor jeg bevæger mig mellem opgaver, når jeg vil. Denne del er op til dig.
Du får ideen. Nu skal du blot indsætte flere batches i din kalender! Men husk, at du stadig har brug for ikke-blokeret tid. Du har brug for et par minutter her og der for at administrere e-mail, indhente opkald, chatte med folk på kontoret eller bare lade dit sind hvile lidt.
Et spørgsmål, du måske stiller lige nu: hvordan vælger jeg, hvornår jeg skal planlægge hver batch? Der er ikke noget rigtigt svar på dette. Hvis du har en bestemt type opgave, du gør bedst om morgenen, skal du planlægge den tidligt. Hvis du kan lide mindre kognitivt intense opgaver om eftermiddagen, skal du planlægge dem der. Foretrækker du at skifte til noget helt andet, når du skifter opgaver? Det kan du også gøre.
Du ved, hvordan og hvornår du arbejder bedst Sådan forbliver du produktiv, uanset om du er en morgenperson eller en natugle Sådan forbliver du produktiv, uanset om du er en morgenperson eller en natugle Stræb ikke efter at vågne op tidligt eller hold dig sent. Optimer i stedet systemer, så du kan tackle den fase, hvor din produktivitet er lav. Her er nogle smarte strategier. , og du kan bruge denne viden til at arbejde i din batchplan.
Når du har dine partier i kalenderen, er du klar til at gå! Nu skal du bare arbejde.
Brug af Google Kalender til at øge din produktivitet
Planlægning af dine opgavebatch i Google Kalender kan være nok til at revolutionere din produktivitet fuldstændigt. Men hvis du har brug for lidt mere boost, kan du bruge Google Kalenders andre fantastiske funktioner.
For eksempel kan du synkronisere din opgaveliste med Google Kalender Sådan synkroniserer du din Google-kalender med din opgaveliste Sådan synkroniserer du din Google-kalender med din opgaveliste Når du organiserer dit liv, er to værktøjer uundværlige: din kalender og din opgaveliste. Men de fleste opgaveradministrationsløsninger holder disse to ting adskilt. Vi viser dig, hvordan du kombinerer dem. og se dine vigtige opgaver sammen med din batchplan. Dette kan hjælpe dig med at prioritere mellem opgaver i hver batch.
Eller du kan bruge den opdaterede visning i flere kalendere 5 Nye Google Kalender-funktioner, du skal prøve! 5 Nye Google Kalender-funktioner, du skal prøve! Google Kalender blev bare mere fantastisk. Google opdaterede endelig sin kalender. Vi viser dig, hvordan du får det nye design, og hvilke nye funktioner du skal prøve. for at holde din batchplanlægning adskilt fra dine andre aftaler.
Du kan endda mærke dine kalenderposter Sådan får du mest ud af Google Kalender med 7+ nye værktøjer Sådan får du mest ud af Google Kalender med 7+ Nye værktøjer Brug Google Kalender til at spare tid og få mest muligt ud af din arbejdsdag. Disse nye Google Kalender-værktøjer og -tjenester tilbyder et par flere produktivitetsticks. for at se, hvor din tid går, og hvordan du kan forbedre din tidsstyring.
Der er så mange funktioner og værktøjer derude, at du kan gøre næsten hvad du vil med din Google Kalender.
Opgavebatching på lang sigt
Selvfølgelig er det aldrig så enkelt. Der er altid vedligeholdelse. For eksempel skal du regelmæssigt afsætte et par minutter til at gennemgå dine batches. Hvis du har lyst til, at en bestemt opgave ikke flyder med de andre i sin batch, skal du muligvis oprette en ny batch for at reducere skiftomkostninger.
Og du kan opleve, at din planlægning ikke er optimal. Måske har du brug for mere tid mellem batches, eller har du brug for en hel dag uden planlagte aktiviteter for at indhente tingene.
Selv når du finder det perfekte produktivitetssystem Sådan opretter du det sidste perfekte tidsstyringssystem, du nogensinde vil bruge, hvordan du opretter det sidste perfekte tidsstyringssystem, du nogensinde vil bruge Produktivitet er en konstant søgning efter mere organisation med mindre arbejde. En måde at udføre alt, hvad du drømmer om at opnå, uden at miste søvn. Kan dette automatiserede tidsstyringssystem gøre det hele? , er der altid noget vedligeholdelse, som du har brug for. Batching-opgaver er ingen undtagelse.
Men når du batches dine opgaver med succes og integrerer dem i Google Kalender, har du et næsten automatiseret tidsstyringssystem. Og det bliver ikke meget bedre end det!
Har du prøvet opgavebatching? Hvad gør du for at minimere den tid og kræfter, det tager for at skifte opgaver? Del dit råd i kommentarerne herunder!