Sådan bliver du superproduktiv ved at outsourcere dine daglige opgaver

Vi ved alle, at en person, der ser ud til at glide gennem livet, bliver mere gjort på en dag, end de fleste af os muligvis kunne klare os på en uge. Men ved at lære hvad du kan outsource plus et par tips til 'bedste praksis' til delegering af dine daglige opgaver, også du kan blive superproduktiv.

Denne artikel forklarer, hvordan du vælger opgaver til outsource online, viser dig et par eksempler og giver dig nogle tip til, hvordan du bliver en effektiv og dygtig online outsourcer.

Hvad er outsourcing?

Med andre ord delegation. Siden lanceringen (og den efterfølgende succes) af bøger og blogs, såsom 4-timers arbejdsuge, har et stort antal teknisk kyndige folk henvendt sig til websteder som Elance, Odesk, TaskRabbit og mange andre måder at delegere opgaver til De 5 bedste websteder at finde En virtuel assistent De 5 bedste websteder til at finde en virtuel assistent En virtuel assistent er en rigtig person, der understøtter dig eller din virksomhed eksternt fra deres hjemmekontor. De kan næsten være overalt, og de tjenester, de leverer, spænder fra professionelle administrative, tekniske, personlige eller ..., gøremål og endda hele job til freelancere over hele verden.

Ved at få en anden til at overtage opgaver, som du ikke kan (eller simpelthen ikke ønsker) at udføre dig selv, har du pludselig adgang til mere (potentielt meget mere) end 24 timer i døgnet.

Hvordan ved jeg, hvad jeg skal outsource?

Mange mennesker har overvejet outsourcing, men trak sig tilbage i sidste øjeblik på grund af simpelthen ikke at tro, at det er muligt at få andre til at tage kontrol over visse aspekter af deres liv, uanset hvor lille eller stor den del måtte være.

Dette er en hindring, jeg var nødt til at overvinde mig selv for fire år siden, da jeg outsourcede for første gang, og lærte, at der er fem spørgsmål, der skal stilles til hver opgave for at beslutte, om det skal outsources eller ej..

1. Rædsel: Fylder tanken om at starte denne opgave mig med frygt?
2. Mangel på viden: Er der nogen andre, der kunne udføre denne opgave bedre, end jeg kunne?
3. Gentagelse: Gør jeg denne opgave igen og igen, uden at den tilføjer reel værdi til det, jeg sigter mod?
4. Overspringshandling: Er jeg udsat for snarere end at starte denne opgave?
5. Tid: Kunne min tid bruges bedre på at gøre noget andet?

Hvis jeg svarer Ja på et af ovenstående spørgsmål vil jeg normalt vælge at outsource opgaven. Den eneste gang jeg vil ikke outsource opgaven i disse situationer er, hvis outsourcing vil være vanskeligere eller tidskrævende end faktisk at udføre opgaven selv.

Hvilken slags daglige opgaver kan jeg realistisk outsource?

Da jeg begyndte at outsourcere, startede jeg små, ansat freelancere til dataindtastningsopgaver og grundlæggende forskning, men da jeg lærte mere og mere om, hvordan man outsource effektivt, lærte jeg hurtigt, at de typer opgaver, jeg kunne delegere, kun var begrænset af min fantasi.

E-mail

Du har sandsynligvis bare rystet over tanken om at overdrage ansvaret for din indbakke til en fyr, du lige har hyret fra Internettet, der arbejder halvvejs over hele verden. Tro mig, jeg forstår. Din indbakke er din helligdom, ikke? Så start med små, bare videresende den ulige e-mail til din freelancer, så de kan håndtere den eneste anmodning (indtaste en aftale i din dagbog, f.eks.), Så kan du gradvis opbygge den meget nødvendige tillid.

Når tilliden til din freelancer øges, kan du udlevere andet e-mail-ansvar og til sidst give dem mulighed for at filtrere gennem hele din indbakke, så du kun behøver at besvare de mest presserende og produktive meddelelser.

Aftaler og reservationer

At have en freelance-assistent, der kan foretage og administrere dine aftaler og reservationer for dig, sparer ikke kun tid og kræfter. Det gør også dine oplevelser bedre.

Sidste år reserverede min freelance-assistent et hotel til min kæreste og mig at bo i. Natten før opholdet ringede han til modtagelse og sørgede for, at alt var i orden til reservationen (han nævnte også, at det var min kæreste fødselsdag). Da vi ankom næste dag, formoder jeg, at hotelpersonalet må have tænkt, at jeg var en smule hot-shot (med min egen assistent og alt sammen), og vi ankom til et opgraderet værelse, med en flaske vin og en håndskrevet kort efter sengen.

Hvis min assistent ikke havde ringet på forhånd, ville dette sandsynligvis aldrig være sket. Du kan få din assistent til at planlægge opkald, aftale læger, booke fly, købe billetter til spil - uanset hvad du har brug for!

Online shopping

Jeg hørte engang Ramit Sethi tale om, hvordan han har forenklet sin online shopping. Tidligere ville han finde sig selv i at tale med en ven, der anbefalede en bog, film eller album. Han vil som de fleste af os notere navnet på anbefalingen, fortsætte samtalen og aldrig komme rundt med at foretage køb. Så nu når han modtager en anbefaling, sender han en superhurtig e-mail til sin assistent:

Køb bog: Den store Gatsby

Fra tidligere instruktioner ved hans assistent nøjagtigt, hvad han skal gøre, dvs. hvordan man vælger, hvilken udgave han skal købe, hvor meget han har lov til at bruge, hvor bogen skal leveres. Dette er en outsourcing-metode, som jeg for nylig har brugt, og jeg ville kun ønske, at jeg havde gjort det før. Og det kan udvides til andre former for shopping, såsom mad eller tøj (så længe du har lært din assistent, hvad du kan lide).

Internet-browsing

Hvor mange gange har du fundet dig målløst at surfe på nettet i håb om, at noget vil gøre din interesse interesseret? Hvor mange timer om ugen spilder du åbning af fane efter fane, mens du sidder i toget, eller mens du ser tv, kun for at lukke dem igen uden at læse et enkelt ord på siden?

Ved at lære din assistent om dine interesser, den slags ting, du gerne vil læse om eller holdes ajour med, kan du omgå det meningsløse surfetrin og i stedet vide, at du altid har en stabil strøm af indhold det vil virkelig være af interesse for dig.

For mig finder min assistent indhold, jeg vil have glæde af (eller om emner, som jeg har brug for at lære om), og gemmer dem på min Instapaper-konto Administrer dine bogmærker og læseliste med Instapaper Administrer dine bogmærker og læseliste med Instapaper, så jeg kan få adgang til dem på min telefon, iPad eller bærbar computer, hvilket hjælper mig med at spare utallige timer med meningsløse online vandringer.

transskribere

Jeg gætter på, at du har mistet antallet af, hvor mange møder, du har været i og fuldstændigt udlignet, manglet en anstændig del af en vigtig samtale. Du er sandsynligvis også kommet ud af et møde, der har til hensigt at skrive et par noter og handlingspunkter, kun for at blive sidesporede, og helt glemme, hvad du skulle skrive i første omgang.

For at omgå dette problem skal du prøve at optage dine møder og sende lydfilen til en freelancer, der kan transkribere samtalen, eller de kan blot notere vigtige punkter, så du kan scanne over dem i fremtiden.

Der er hundreder af andre opgaver, du kan outsource, uanset om de er personlige eller forretningsrelaterede. Fra webdesign, rådgivning og skrivning, moderådgivning, rejseplanlægning og endda ansøgning om job. Hvad du vælger at outsource bør baseres på de fem spørgsmål, der er anført øverst i denne artikel for at sikre, at du investerer din tid i de mest høje gearingsopgaver.

Nogle tip

Der er ikke noget at benægte, at outsourcing kan være skræmmende. Når alt kommer til alt ved at ansætte nogen til at tage sig af nogle af dine daglige aktiviteter, bliver du automatisk en manager. Her er nogle tip, der hjælper dig med at holde dig på sporet:

Ansæt omhyggeligt

Når du udgiver et job på Elance of Odesk, vil du sandsynligvis modtage mindst 30-40 forslag, og det er dit job at finde den person, der passer til dig. inden du træffer en endelig beslutning, udarbejder du en shortlist på omkring 3-7 ansøgere og sæt dem en enkel opgave. Sørg for at give meget klare instruktioner og en frist. Fortæl dem, hvordan du gerne vil modtage de oplysninger, du har anmodet om. Hvis du vil have dem til at foretage telefonopkald til dig i fremtiden, skal du bede dem om at sende dig en lydfil, der besvarer et par spørgsmål, så du kan høre deres 'telefonstemme'.

Opret et 'Om mig'-dokument

Den sidste ting, du vil gøre, er at gentage dine krav til din assistent igen og igen. Hver gang du giver dem nye oplysninger (butikker, du kan lide, den type hoteller, du gerne vil bo i, dine krav, når du booker en flyrejse, de tidspunkter, du er til rådighed for opkald osv.), Skal du indtaste disse oplysninger i et delt dokument. Dette dokument vil være deres første referencepunkt, hvis de har spørgsmål til en opgave, du har angivet dem (og dermed reducerer mængden af ​​gentaget arbejde, du skal udføre), plus hvis du nogensinde begynder at arbejde med en anden assistent, kan du ganske enkelt give dem dette dokument, og de vil være i stand til at lære mere om dig og dine præferencer meget hurtigere.

Vær specifik

Vær så specifik som muligt med hver opgave, du delegerer. I stedet for at skrive trinvise instruktioner, kan det være mere effektivt at optage en skærmoptagelsesvideo Ashampoo Snap 7-gennemgang: Nem skærmbillede og videooptagelse Ashampoo Snap 7-gennemgang: Let skærmbillede og videooptagelse Leder du efter en nem og omfattende desktop capture-løsning? Snap 7 tilbyder avancerede skærmbilledeindstillinger, herunder multi-shots og videooptagelse. Men er det 20 dollars værd? Læs vores anmeldelse og test det selv med ... at sende til din assistent, så de kan se hvordan du ville udføre visse opgaver. Sørg for altid at lade din assistent vide, hvor lang tid de kan bruge på en opgave (og / eller dit budget), tidsfristen, og besvar eventuelle spørgsmål, de måtte have, før de klipper op for at reducere den frem og tilbage e-mail, der sender kan opstå, hvis du ikke er klar nok.

Vær retfærdig: Mange mennesker ansætter freelancere og tror, ​​de kan ansætte nogen til at udføre opgave efter opgave for $ 3 per time. Vær venlig med det, du kræver, og den timepris, du tilbyder. Jo mere retfærdig du er, jo bedre resultater får du.

Som jeg håber, du kan se, er mulighederne for, hvordan outsourcing kan hjælpe med at frigøre din tid og energi enorme, men for at få mest muligt ud af outsourcing, skal du se dette som en langsigtet investering, der vil betale mere og mere som din assistent (er) lærer mere om dig, og hvordan de kan hjælpe dig.

Hvis du stadig ikke er overbevist, bør du tjekke dette interview med Dan Andrews fra Tropical MBA om, hvordan han har formået at outsource det meste af en million dollars forretning. Hvis det ikke svæver dig, vil intet!

Denne artikel fokuserede på online outsourcing, men der er masser af opgaver, som du også kan outsource offline. Værktøjer som TaskRabbit er bygget til at hjælpe med hverdagens pligter som rengøring og vaskeri, endda shopping med frisk mad.

Har du outsourcet nogle af dine daglige opgaver? I bekræftende fald, hvordan gik det?

Billedkredit: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)