Sådan konverteres afgrænsede tekstfiler til Excel-regneark

Du ønsker ikke at være den fyr på kontoret, der skal indtaste alt i Microsoft Excel gang på gang.

Så der kommer et tidspunkt, hvor du skal håndtere alle mulige oplysninger, der er gemt i andre slags filer og bringe dem ind i Microsoft Excel. Du kan ikke løbe væk fra en altid tilstedeværende tekstfil. Jeg vedder på, at du finder nogle af dem hver dag.

Her er et par daglige eksempler:

• En Excel-analyse af salgs- eller produktinformation gemt i en tekstfil.
• Udveksling af data mellem to forskellige software (måske fra en database til et regneark).
• Navne, adresser og e-mail-ID, der er gemt i et e-mail-program (f.eks. Eksport fra Microsoft Outlook til Excel. Sådan eksporteres Outlook-kontakter til hvor som helst Sådan eksporteres Outlook-kontakter til hvor som helst Har du brug for at eksportere dine Outlook-kontakter og er ikke sikker på, hvor du skal begynde? Vi viser dig, hvordan du eksporterer fra Outlook og importerer til din destination.).

Microsoft Excel giver dig alle værktøjer til at oprette forbindelse til eksterne datakilder. Lad os tale om afgrænsede tekstfiler.

Dette er en afgrænset tekstfil

I dette skærmbillede af en simpel tekstfil adskilles navnene og adresserne med kommaer. Dette er en enkel kommaafgrænset tekstfil. Det er nemt at oprette i enhver tekstredigerer.

Men alene ville en hel række sådanne data ikke være så nyttige i en tekstfil, hvis du skulle udarbejde en liste eller en rapport. At bringe det ind i et Excel-regneark hjælper dig med at lave et mere professionelt dokument og udføre mere avancerede operationer på informationen. For eksempel kan du let kigge efter duplikatadresser og fjerne dem. Derefter kan du bruge regnearket til at oprette etiketter og e-mail-fletning Sådan udskrives etiketter med mail-fletning i Microsoft Word og Excel Sådan udskrives etiketter med mail-fletning i Microsoft Word og Excel Bruger du stadig kopi-og-indsæt til at oprette etiketter, navnge badges eller anden personlig massekommunikation? Mail Merge, et simpelt Microsoft Office-automatiseringsværktøj, giver dig mulighed for at udskrive dine etiketter på få sekunder. .

Den grundlæggende idé her er at importere informationen fra en tekstfil og opdele dine forskellige informationsstykker i separate kolonner og navngive hver kolonne med en passende overskrift.

Lad os se på afgrænset tekstfil mere detaljeret ...

De 3 forskellige slags afgrænsede tekstfiler

Afgrænsede tekstfiler er designet til eksport af data fra et program til et andet. Der er tre almindelige typer afgrænsede filer pr. Den måde, du adskiller (afgrænser) hver værdi i den almindelige tekstfil. Ethvert tegn kan bruges til at adskille de enkelte poster i en fil.

For eksempel: røret eller et enkelt rum. Du finder disse tre som de mest almindelige typer afgrænsede separatorer mellem hver tekstindtastning.

1. Kommaseparerede værdier.
2. Fanebaserede værdier.
3. Kolonseparerede værdier.

Ligesom det hedder, Tekstafgrænseren holder hver værdi adskilt fra den næste. Enhver værdi, der følger afgrænseren og forud for næste forekomst af afgrænseren, importeres som en værdi. Husk, at værdien mellem den tildelte afgrænser kan have en anden afgrænsningstegn, men den har brug for et anførselstegn (“) eller en apostrof (').

Forvirrende? Ikke så meget. Lad os se, hvordan du med et eksempel:

I en tekstfil med by- og statsnavne kan der være nogle værdier som “Albany, NY”. Microsoft Excel kan læse komma (,) mellem de to ord som en afgrænser. At behandle byens og landets navne som en værdi og importer dem til en celle vi er nødt til at bruge dobbelt citater eller en apostrof som en tekstkvalifikator. Hvis der ikke er angivet et tegn som tekstkvalifikator, “Albany, NY” importeres til to tilstødende celler som Albany og NY.

For at beholde en hvilken som helst værdi i en kolonne nøjagtigt som den er, kan du vedlægge værdien i anførselstegn eller en apostrof. Som vi vil se nedenfor, giver Microsoft Excel dig fuld kontrol over importprocessen og en forhåndsvisningsrude for at se formatet på dataene, før de udfylder cellerne.

Konverter fra en afgrænset tekstfil til et regneark

Der er mange online-konvertere Sådan konverteres ethvert filformat online med gratis værktøjer Sådan konverteres ethvert filformat online med gratis værktøjer Hvis du har brug for at konvertere en fil, her er den ultimative liste over sider, du skal henvende dig til. der kan tage en rå CSV-tekstfil og spytte et XLS-regneark ud. Zamzar og Convertio flyder til toppen på søgesiden.

Men du behøver ikke at jage efter en online konverter, fordi Microsoft Excel har en indbygget funktion, der gør jobbet meget bedre. Lad os tage en prøve på CSV-filen og gå gennem trinnene for at konvertere afgrænsede tekstfiler til regneark. Skærmbillede nedenfor viser et virvar af komma-adskilte værdier i en Notepad-fil.

Microsoft Excel kan hjælpe med at omdanne dette forvirrede virvar til pæne rækker og kolonner. Du kan derefter gå til at arbejde på det og gøre dem til en smukt formateret rapport Formaterer automatisk data i Excel-regneark med betinget formatering Automatisk formaterer data i Excel-regneark med betinget formatering I Excel's betingede formateringsfunktion kan du formatere individuelle celler i et Excel-regneark baseret på deres værdi. Vi viser dig, hvordan du bruger dette til forskellige hverdagsopgaver. eller forbered den til udskrivning.

Der er to måder at bringe data ind i et Excel 2016-regneark fra en CSV-fil. Start med den lette først.

1. Den automatiske import

Klik på Fil fanen, og klik derefter på Åben.

Vælg den CSV-fil, du vil åbne. Microsoft Excel åbner tekstfilen automatisk og viser dataene i en ny projektmappe.

Dette er den mest direkte (og hurtigste) rute til at åbne en CSV-fil. Microsoft Excel bruger standarddataformatindstillingerne til at læse og importere hver datakolonne. Men den automatiske import giver dig ikke den fleksibilitet, du ønsker. Så lad os se den anden måde, som bruger en guide.

2. Guiden Tekstimport

Guiden Tekstimport giver dig mulighed for at kontrollere strukturen af ​​de data, du vil importere. Det starter automatisk, når du importerer tekstfiler (dvs. en fil med en TXT-udvidelse). Åbn Microsoft Excel og gennemsøg en tekstfil. Tretrinsprocessen hjælper dig med at kontrollere formatet på de data, du vil importere.

Trin 1

Sådan ser guiden Tekstimport ud i det første trin.

Men som du så tidligere, starter guiden til import af tekst ikke automatisk for CSV-filerne (dvs. en fil med en .CSV-udvidelse). Åbn guiden Tekstimport manuelt, og kontroller formatet for rækker og kolonner. Sådan starter du guiden Tekstimport ...

Gå til Data fanen på båndet. I Hent eksterne data gruppe, vælg Fra tekst. I Importer tekstfil vælg den CSV-tekstfil, du vil importere. Guiden Tekstimport vises med de indstillinger, du nu kan konfigurere.

Guiden fører dig gennem tre skærme og hjælper med at finjustere de data, du prøver at bringe i regnearket.

Vælg afgrænset - Når emner i tekstfilen adskilles af faner, kolon, semikolon, mellemrum eller andre tegn.

Vælg Fast bredde - Når alle elementerne er af samme længde og pænt struktureret i rumskilt kolonner.

Undertiden kan de rå data have en overskriftsrække. For eksempel: ["First_name", "last_name", "COMPANY_NAME", "adresse", "by", "county"].

Brug Start import i række for at vælge den række, hvor importen begynder.

Det Filens oprindelse kan være tilbage som standard i de fleste tilfælde.

Det Eksempel viser værdierne, som de vil vises, når de er afgrænset i kolonner på regnearket.

Klik Næste.

Trin 2

Vælg afgrænsere til din fil (komma, i vores tilfælde). Kontroller for et andet tegn Andet og indtast tegnet i det lille felt. Det Forhåndsvisning af data vindue giver dig et glimt af de kolonnedata.

Vælg Behandle på hinanden følgende afgrænsere som en afkrydsningsfelt, hvis dine data indeholder en afgrænser med mere end et tegn mellem datafelter, eller hvis dine data indeholder flere brugerdefinerede afgrænsere. For eksempel hjælper dette dig med at håndtere filer, der kan have en ekstra plads før eller efter en anden afgrænser. Du kan hjælpe med at identificere plads som en anden afgrænser og markere dette felt.

Brug Tekstkvalifikator dropdown for at vælge det tegn, der lukker værdier i din tekstfil. Vi talte tidligere om, hvordan en tekstkvalifikator kan hjælpe dig med at importere nogle værdier til en celle i stedet for separate.

Brug Forhåndsvisning af data vindue for at kontrollere udseendet. Klik på Næste.

Guiden skærm ændres, når du importerer data med fast bredde. Det Forhåndsvisning af data vindue kan hjælpe dig med at indstille søjlebredder. Brug den øverste bjælke i vinduet til at indstille en kolonnebrydning repræsenteret af en lodret linje. Træk en kolonneopdeling for at øge eller formindske bredden. Dobbeltklik på en kolonneopdeling for at fjerne den.

I en fil med fast bredde bruges ingen afgrænsere til at adskille værdierne i filen. Data er organiseret i rækker og kolonner med en post pr. Række. Hver kolonne har en fast bredde, der er specificeret i tegn, som bestemmer den maksimale datamængde, den kan indeholde.

Trin 3

Eksempelvinduerne bliver vigtigere på denne skærm, fordi du kan finindstille formatet til data, der går ind i hvert felt med Kolonnedataformat. Som standard importerer Microsoft Excel data i det generelle format. Vælg kolonnen i eksempelvisningsvinduet, og indstil det passende format.

For eksempel kan du vælge ...

• Tekst for tekstfelterne.
• Dato og datoformatet for enhver kolonne, der indeholder datoer.
• Generel til konvertering af valutaer til Excel Currency-format.

Brug Fremskreden -knappen for at specificere typen af ​​decimaler og tusinder separatorer for numeriske data. For eksempel, hvis du vil vise 100.000 som 1.00.000. Excel viser numrene pr. Format, der er angivet i din computers regionale indstillinger.

Klik Afslut. En finale Importer data dialogboksen vises.

Må ikke bekymre dig om det for meget nu. Det giver dig et par muligheder for at indsætte dataene i regnearket eller oprette en forbindelse med en ekstern database. Indsættelse af de tekstafgrænsede værdier som en tabel i det aktuelle regneark er standardindstillingen.

Bare tre nemme trin med Excel-guiden

Nogle praktiserede mestring af Microsoft Excel Har du brug for at lære Excel? 10 eksperter lærer dig gratis! Brug for at lære Excel? 10 eksperter lærer dig gratis! Det kan være svært at lære, hvordan man bruger Excel's mere avancerede funktioner. For at gøre det lidt lettere har vi sporet de bedste Excel-guruer, der kan hjælpe dig med at mestre Microsoft Excel. kan hjælpe dig med at håndtere store bunker af data. Du kan importere eller eksportere op til 1.048.576 rækker og 16.384 kolonner. Lad ikke big data skræmme dig. Hvis frygt for regneark stadig kommer til dig, skal du se på disse tip til at lære Excel 8 tip til, hvordan man lærer Excel hurtigt 8 tip til, hvordan man lærer Excel hurtigt Ikke så behageligt med Excel, som du gerne vil? Start med enkle tip til tilføjelse af formler og styring af data. Følg denne vejledning, så kommer du hurtigt på kort tid. hurtigt.

Så wHar du slags problemer står du over for, når du eksporterer afgrænsede tekstfiler? Lad os fejlfinde det for hinanden i kommentarerne.

Oprindeligt skrevet af Saikat Basu den 8. november 2009.