Sådan opretter du det sidste perfekte tidsstyringssystem, du nogensinde vil bruge

J.R.R. Tolkien skrev engang gennem karakteren af ​​Gandalf, “Alt, hvad vi skal beslutte, er, hvad vi skal gøre med den tid, der er givet os.” Hvis du vil vide hemmeligheden bag at skabe verdens perfekte tidsstyringssystem, skal du lytte til Gandalf.

Min egen personlige vej til det perfekte tidsstyringssystem var lang, og det er fyldt med slagtekroppe fra tidligere forsøg. De siger, at vejen til helvede er brolagt med gode intentioner. Lad os bare sige, at jeg altid begyndte at bruge hvert nyt system med meget gode intentioner.

Jeg har prøvet Gqueues Tag Google Task Management og planlægning til et helt nyt niveau med GQueues Tag Google Task Management og planlægning til et helt nyt niveau med GQueues Google Opgaver fungerer ikke, hvis du vil gå ud over dagens styring i dag til visionær planlægning af morgendagen. Det er her GQueues træder op til pladen. , ToDoist Hvor meget mere produktiv er ToDoist Premium? Her er 6 gode grunde til at opgradere, hvor meget mere produktiv er ToDoist Premium? Her er 6 gode grunde til at opgradere Jeg brugte stadig ToDoist gratis i et stykke tid. Men fortsatte med at komme imod ting, jeg ville gøre og ikke kunne. E-mail-påmindelser. Tilføjelse af noter til opgaven. Ting, der virkelig vil tilføje en hel masse…, Google Tasks Transformer Google Tasks til en Task Management Suite med Google Tasks Offline [Chrome] Transformer Google Tasks til en Task Management Suite med Google Tasks Offline [Chrome] Brug af Google Tasks er som en kærlighed- had forhold. Problemet med at bruge Google Tasks direkte i f.eks. Google Kalender eller inde i Google Mail er, at layoutet og brugergrænsefladen er ekstremt forenklet og ... og hvert livshåndteringstrik derimellem. Hvis du er som mig, har du sandsynligvis gjort det samme. Det er en konstant søgning efter mere organisation med mindre arbejde. En måde at skabe mere tid på i din tidsplan, til at udføre alt, hvad du drømmer om at udføre, uden at gå tabt i søvn.

Hvad er det perfekte tidsstyringssystem?

Hvis du er som mig, har du sandsynligvis lyst til, at du har et system, der er næsten hvad du har brug for, men ikke helt. Der mangler næsten altid noget.

Det perfekte tidsstyringssystem skal have følgende kvaliteter.

• Tillader dig a “stille sted” at overveje dine livsmål og drømme
• Giver problemfri integration af opgaver relateret til dine mål
• Lader dig nemt organisere og planlægge dit ugentlige og daglige ansvar
• Hjælper dig med at undgå at glemme vigtige opgaver
• Er kompakt og enkel, men effektiv og altomfattende

Den sidste er som at bede om månen, er det ikke? Det er behovet for enkelhed kombineret med kravet om, at det skal være altomfattende, der gør det perfekte system så umuligt.

Opret en samlingslinje for tidsstyring

Det ideelle tidsstyringssystem skal fungere som en effektiv samlebånd. Du har indgående arbejde (opgaver), og disse skal organiseres og planlægges og derefter integreres i din kalender. Denne proces ser sådan ud:

Problemet med de fleste forsøg på at bruge en enkelt app som gTasks Brug gTasks til at synkronisere dine opgaver med Google [Android] Brug gTasks til at synkronisere dine opgaver med Google [Android] I disse dage er der en million og en god måde at styre en til- do liste online og via mobile apps. Når det er sagt, er der ofte stadig et par mennesker, der endnu ikke bruger en af ​​... eller noget af den slags er, at disse apps er specialiserede til at håndtere en eller to dele af denne proces rigtig godt.

Tidsporingsværktøjer 4 Fremragende gratis tidsporingsværktøjer [Android] 4 Fremragende gratis tidsporingsværktøjer [Android] Uanset hvem du er, er tid en utrolig vigtig vare. Vi tildeles alle den samme tid - 86.400 sekunder hver dag - og det er op til os, hvordan vi bruger den tid ... eller bruger Pomodoro-teknikken Pomodoro Web App Tomato.es Er tidsstyring lavet enkel Pomodoro Web App Tomato.es Is Time Management Made Simple Kan ikke fokusere? Gå på arbejde nu. Tomato.es er en gratis Pomodoro-timer, du kan bruge direkte i din browser - og det er muligvis den bedste sådan app, jeg nogensinde har brugt. Pomodoro-teknikken er enkel: ... får dig til at udskyde mindre Hvorfor ikke udsættelse kan blive helbredt af opgaveregistreringsapps [Opinion] Hvorfor udsættelse ikke kan helbredes med opgaveregistreringsapps [Opinion] I den længste tid har jeg kæmpet med tidsstyring , og i nogle aspekter gør jeg stadig. En af mine mange metoder i “overvinde” min mangel på tidsstyring var at bruge applikationsstyringsapplikationer. Jeg ... ved at administrere din ugentlige plan, men hjælper dig ikke med at organisere dine opgaver.

Det var ikke før Justin viste mig sin teknik med at bruge LEGOS som en tidsstyringsmetode Sådan bruges LEGO'er til at styre din tid bedre Hvordan man bruger LEGOs til at styre din tid bedre Jeg tror, ​​jeg har fundet det ultimative produktivitetsværktøj: LEGOs. Forlad ikke! Lad mig forklare. at jeg begyndte at få noget at vide, der kunne fungere bedre for mig. Dette førte til, hvad jeg troede ville blive mit bedste og sidste gang styringssystem gennem tidene, ved hjælp af Trello Trello - Et unikt, enkelt og kraftfuldt projektstyringssystem fra et godt hjem Trello - Et unikt, enkelt og kraftfuldt projektledelsessystem fra et godt Hjem Betyder navnet Joel Spolsky noget for dig? Hvis ja, vil du læse dette indlæg, fordi det viser Spolskys seneste og største projekt. Og hvis ikke, skal du vide, at dette er ... .

At sætte brikkerne sammen

Trello var dog stadig ikke et let sted at planlægge livsmål. Sådan opretter du et Vision Board og møder dine store mål Hvordan man opretter et Vision Board og opfylder dine store mål Du kan kalde dem som store klipper eller store, behårede, dristige mål. Nogle kalder det en spandliste. Tømning af denne spand kræver handling. Det er her, et visuelt værktøj som Trello viser sig at være nyttigt. , og at styre opgaver fra det ene trin i tidsplanen til det næste var meget klodset.

Af disse grunde besluttede jeg endelig at tage alle de erfaringer, jeg har lært af tidligere systemer, som jeg har testet, og kombinere alt i et enkelt, automatiseret tidsstyringssystem, der gør det hele.

1. - Opret dit Master Time Management Sheet

Den arbejdsgang, som jeg stjal fra Justin og anvendte i Trello-systemet, fungerer godt. Grundlæggende starter du på den ene side med alle dine indkommende nye opgaver, som du på en eller anden måde skal passe ind i din tidsplan. Til venstre for det har du derefter en liste over alle de opgaver, du vil udføre denne måned. Til venstre for det denne uge.

Dette system fungerede for mig i cirka fire eller fem måneder. Jeg begyndte at glemme ting, der var på nogle af listerne. De blev ikke flyttet til “i dag” og derefter lige begravet. Systemet begyndte at svigte mig.

Så her er hvad jeg gjorde. Du skal først oprette et Google-regneark og oprette fire ark.

I dette tilfælde starter du til venstre og opretter en Indgående ark. Dette viser alle de indgående opgaver fra dine forskellige andre systemer.

Til højre for dette opretter du en Månedlige krav ark. Til højre for det oprettes en Ugentlige krav ark. Til højre for dette oprette din Ugentlig tidsplan ark.

Vi kommer til at formatere disse individuelle ark på et øjeblik. Opret først en ugentlig kalender i Ugentlig tidsplan ark ved at oprette en række ugedage og en kolonne på hver halve time i en hel dag.

Nu hvor du har din ugentlige tidsplan klar til brug, er det tid til at begynde at indtaste opgaver i dit nye tidsstyringssystem!

På den Indgående ark, oprette overskrifter til Opgave, Projekt, dato tilføjet, Etiket, Prioritet, Link, Planlagt, og Færdig.

Disse felter vil alle give mening i et øjeblik, hvor vi begynder at fodre din “Indgående” ark med automatiserede feeds.

2. - Opret og automatiser dine livsmål

Den første af disse feeds er dine livsmål.

Den ene vigtigste lektion, jeg lærte, er, at når det kommer til de store mål, har du brug for et rum, der er rent og kun beregnet til et formål - der tænker over de ting, der er mest vigtige for dig.

Af alle de tidsstyringsapps, jeg nogensinde har prøvet, er dette et formål, som ToDoist er perfekt til.

Det er rent og enkelt. Du opretter de store livsmål til venstre, og derefter på højre side, bryder du de virkelig store mål op i de delmål, som du arbejder mod hele dit liv.

For eksempel er et af mine livs mål at have en lykkelig familie. Nogle delmål af dette ville være “Giv en positiv barndom” til mine børn eller til “Vær en hengiven og omsorgsfuld mand”. Under disse delmål er der, hvor flere detaljer går hen. For eksempel ville det at bygge et soveværelse til min datter helt sikkert give hende en mere positiv barndomsoplevelse.

Nu er dette en handlingsrettede opgave. Hvad du vil gøre er at opsætte etiketter til disse handlinger, der kan håndteres, så ToDoist automatisk sender disse til dit master Time Management System.

Du skal bruge ToDoist Premium for at få adgang til etiketter (det er billigt og det er værd!)

I ToDoist skal du bare klikke på etiketter i venstre navigationslinje, og klik derefter på Tilføj etiket knap.

I eksemplet ovenfor tilføjede jeg til bygningen en soveværelsesopgave, efter at jeg havde oprettet en happy_family-etiket “@lykkelig familie” til selve opgaven, at mærke den.

Hvorfor hjælper disse mærker dig? For nu kan du bruge IFTTT til at få øje på de mærkede opgaver og indsætte opgaverne i dit helt nye Indgående ark i Google Sheets.

I IFTTT skal du blot vælge ToDoist-udløseren og vælge Ny opgave oprettet med etiket.

Dernæst kan du vælge fra en rulleliste med de etiketter, du oprettede, samt det projekt, hvor du brugte etiketten.

Til sidst skal du indstille handlingen til Google Drev, vælg Føj række til regnearket, og skriv det rigtige navn på dit Google Spreadsheet, hvor du oprettede “Indgående” ark.

Bemærk felterne i det output? Det er de samme felter, som du lige har oprettet i regnearket.

Så nu, hver gang du opretter en Life Goal-relateret opgave i ToDoist og anvender en af ​​de etiketter, som du har oprettet IFTTT-triggere til, indlæses denne opgave automatisk i det indkommende regneark.

Tænk over det. Nu kan du læne dig tilbage, rydde dit sind og bare planlægge dine livsmål. Ingen bekymringer for, hvordan du planlægger, hvad du skal gøre for at opnå dem - bare brainstorm og mærk opgaver, som du bliver nødt til at udføre for at komme dertil. Lad automatiseringen tage sig af resten.

Tredje - Automatiser dine presserende krav

Naturligvis er dit liv mere end bare dit livsmål. Lad os indse det, daglige krav, telefonopkald og e-mails bombarderer dig konstant med nye krav og nye opgaver. Du har også brug for en måde at håndtere disse krav på.

Svaret til dette er også at automatisere en “Indgående” feed fra din e-mail-konto. Bare rolig, dette er virkelig let. Opret bare en IFTTT-trigger for hver gang du stjerne en e-mail i din indbakke.

Opret derefter den samme handling, som du gjorde før - Føj række til regnearket. Sørg for at indtaste det samme regnearknavn korrekt. Du skal også tilpasse Formateret række så det udsender de krævede felter for den indgående tabel, du oprettede.

Den vigtige ting er bare at sikre sig, at emnet i e-mailen stemmer overens med “Opgave” felt i dit regneark.

Hver gang du stjernemarkerer en e-mail i din indbakke, tilføjes den e-mail-emnelinje til dit regneark som en anden indgående opgave.

Det smukke ved dette er, at når du scanner e-mails, og du finder en e-mail, der kræver din tid, skal den blive en opgave, der er planlagt i din arbejdsgang. Spild ikke din tid med at prøve at udføre opgaven med det samme. Stjern det bare og gå videre.

Nu hvor du har fået dine livsmål og dine daglige e-mails alle automatiserede til at udfylde den indkomne opgaver i dit nye tidsstyringssystem, er det tid til at komme ned til at organisere arbejdsgangen i det system.

Fjerde - Organiser din tidsstyring Workflow

Nu kommer den sjove del. Hvis du har brugt ToDoist til at planlægge dine langsigtede mål, og du har stjernet vigtige ting i dine e-mails, vil du se, at en masse nye opgaver er ankommet på arket!

Husk Planlagt og Færdig felter, du har oprettet? Nå, det var ekstramateriale, der ikke bliver udfyldt af automatiseringen. Dette skyldes, at mens du vælger hvert opgavenavn og flytter dem over til Denne måned eller Denne uge ark, skal du notere, at du har planlagt den opgave. Når du afslutter opgaven, kan du markere den som udført ved hjælp af feltet Udført.

Når en opgave er planlagt, findes den i arket Måned eller Uge. Ideen er, at du hver måned skal flytte alle indgående opgaver, som du tror, ​​du kan udføre denne måned til Denne måned ark.

Det Denne måned og Denne uge ark skal have følgende felter: Opgave, Hvem for?, Frekvens, Gentage og Livsmål.

Når du flytter et opgavenavn fra indgående til denne måned, skal du tage dig tid til at udfylde disse felter. Hvem (hvilken klient eller person) er opgaven til? Er det en opgave, du skal gentage hver måned? Er det fra et af dine livsmål?

Vigtigst er det, at definere, hvornår opgaven skal afsluttes af. Sortering efter dette felt hjælper dig med at prioritere, hvilke opgaver du skal udføre, når du planlægger din uge.

Husk, gør dette hver måned. Tag også tid i begyndelsen af ​​ugen til at flytte opgaver fra Denne måned ark til det samme Denne uge ark. Eller i de tilfælde, hvor opgaven gentages månedligt, kan du muligvis bare tilføje opgaven direkte til din ugentlige kalender og opdatere “Næste pga” Mark.

Dette er dette systems skønhed. Det kan hjælpe dig med at styre alt - opgaver relateret til disse vigtige livsmål, dagligdags daglige opgaver, der kommer ud af e-mails, månedlige og ugentlige opgaver, som du har brug for at udføre, uanset hvad, og derefter de vigtige opgaver, du tilføjer til Indgående ark dig selv.

Efterhånden som opgaverne bliver behandlet og flyder fra fane til fane, bliver de dateret og prioriteret, og så tilføjer du det endelig til din tidsplan for den kommende uge. Dette er tidsplanen på den sidste fane, som du oprettede i starten af ​​denne artikel. Dette bruger tidsblokeringsstrategien Tidsblokering - Det hemmelige våben til bedre fokus Tidsblokering - Det hemmelige våben til bedre fokus Leder du efter en mere effektiv måde at organisere dine arbejdsdage på? Prøv tidsblokering. Denne tidsstyringstaktik kan hjælpe med at holde dig på sporet, mens du holder distraktioner, udskud og uproduktiv multitasking i skak. som Rob for nylig skrev om - hvilket fungerer ganske godt.

Du overvejer muligvis farvekodning af disse opgaver, når du føjer dem til din tidsplan for ugen. Måske skal du oprette en farvekode for hver anden klient eller bruge forskellige farver til at betegne forskellige projekter eller prioriteter.

Nøglen med dette system er, at det er i stand til at håndtere alt fra din livsplanlægning og målsætning 5 kritiske fejl, der skal undgås, når du sætter mål 5 kritiske fejl, der skal undgås, når du sætter mål Målindstilling er en fantastisk måde at skære ned på udskydelse og øge produktiviteten. Hvis du ikke har mål, har du ikke retning. Uden retning er det let for dig at føle dig fortabt og forvirret. Heldigvis ... til de projekter, du arbejder på lige nu.

De planlægges derefter for at blive udført på den anden og tredje fane og til sidst planlagt og udført på den sidste fane. Så længe du er disciplineret nok til at sætte dig ned og bruge dette system til at planlægge din kommende måned og uge, vil det øge din produktivitet mange gange over.

Har du fundet dit perfekte tidsstyringssystem endnu? Ser det ud som om det muligvis fungerer for dig? Del dine egne erfaringer og råd om tidstyring i kommentarfeltet nedenfor!

Billedkreditter: Tidsstyring Via Shutterstock