Hvordan man håndterer overbelastning af indbakke og lister til opgaver i e-mails

Overbelastning af e-mail er et stort problem i disse dage. Derudover er e-mail ikke kun kommunikation, det dikterer også stort set din opgaveliste. Plus, de konstante underretninger kan være en distraktion. Vi har alle brug for en måde at temme e-mail på.

Tricks til at forhindre en overfyldt indbakke 3 nemme måder at stoppe e-mail-overbelastning fra at ramme din indbakke 3 lette måder at stoppe e-mail-overbelastning fra at ramme din indbakke-e-mail har et stort ry som en produktivitetsmorder. At administrere e-mail godt kan hjælpe dig med at holde din indbakke ren, men ville det ikke være dejligt, hvis du fik mindre af det til at begynde med? er dagens orden. Hvem er bedre at tale om det end en mand, der har været på udkig efter at temme Gmail fra 2006? Andy Mitchell er grundlæggeren af ​​ActiveInbox, en app til at organisere din Gmail-indbakke Organiser din Gmail-indbakke bedre med ActiveInbox Organiser din Gmail-indbakke bedre med ActiveInbox .

E-mail om morgenen: Er det et must-do, eller skal du bare sortere det ud til senere? Hvad er den bedste strategi til at håndtere e-mail, når du vågner op?

Andy: Jeg har kæmpet med dette i årevis.

• Hvis du e-mailer første ting, bliver du suget ind og mister en hel morgen (lidt som at se en video på YouTube og derefter følge Beslægtede dem ned i kaninhullet).
• Men hvis du udsætter det, vil du sandsynligvis gå glip af noget kritisk eller sidde fast i noget andet og aldrig komme tilbage til det.

Svaret er at gøre begge dele! Omend i to lette bid.

Først skal du opnå Inbox Zero ved hjælp af David Allens tilgang 5 Handlingstrin til at hærde din indbakke Nul e-mail Frenzy 5 Handlingstrin for at hærde din indbakke Nul e-mail Frenzy Inbox Zero er et af de mest populære buzz-ord. For virkelig at løse dine e-mail-problemer skal du gå ud over Inbox Zero og løse de underliggende problemer. , for hver e-mail:

• Er det uønsket? Slet det.
• Kan du svare på 2 minutter? Så gør det og slet det.
• Ellers skal du gøre det for senere. Gmail (med ActiveInbox) eller Outlook giver dig mulighed for at specificere en prioritetsstatus. (Du vil måske svare på alle kritiske e-mails med det samme)

Hvorfor gå efter Inbox Zero? Med ordene fra Merlin Mann ...

“Den 'nul?' Det er ikke, hvor mange meddelelser der er i din indbakke - det er hvor meget af din egen hjerne der er i denne indbakke. Især når du ikke ønsker det skal være.”

Det giver dig en ren start med din dag.

Handlingselement: Vælg flere lavenergipunkter senere på dagen for at få e-mails udført. Jeg går ind for den søvnige halvtime efter frokost og lige inden udgangen af ​​dagen. Gå ind på din handlede e-mail-liste, og zoom gennem dem.

Skulle e-mail være noget, du tjekker hele tiden eller med jævne mellemrum?

Andy: Jeg tror, ​​at hvis du følger Inbox Zero-fremgangsmåden ovenfor, kan du tjekke hver times tid for at holde dig opmærksom på presserende ting, men udsæt alt, hvad der tager tid til mere periodiske blokke.

Selvfølgelig, hvis du arbejder i salg eller kundesupport, har du intet valg-e-mail er dit liv!

Hvordan kategoriserer du e-mails mellem opgaver, vigtig information og andet arbejde?

Andy: For det første er der kun to store kategorier, der betyder noget: Er det en opgave, eller er det referencemateriale? Hver anden e-mail bliver simpelthen slettet.

Derefter kan opgaver grupperes efter status. F.eks. høj prioritet, lav prioritet og “Venter på”.

Det “Venter på” listen er den mest kraftfulde, for alt, hvad der er blokeret, mens du venter på, at en anden skal gøre noget. Disse e-mails er normalt dem, der synker ned i dybden af ​​vores e-mail-klient, og vi glemmer helt at følge op.

Handlingselement: Opbevar en etiket i Gmail; eller i Outlook skal du holde et flag; og når du sender en e-mail, som du bestemt har brug for et svar på, skal du markere den. Derefter kan du en gang om ugen falde ind på din ventende liste og forfølge alle, der ikke har svaret.

Skal e-mail bruges som en opgaveliste?

Andy: Ja!

Hvis opgaver allerede kommer ind i din indbakke, hvad er alternativet? Du bliver nødt til at kopiere og indsætte dem fra din e-mail i et andet system.

Dette er en enorm kilde til tidsspild og forvirring, hvor opgaver duplikeres i forskellige systemer. Af denne grund går David Allen ind for “hårde kanter” (et element skal kun vises på en liste) for at holde din hjerne uklar og stressfri.

Naturligvis er den største ulempe med almindelige e-mail-klienter, at de ikke er gode til at håndtere disse e-mail-opgaver. Derfor var ActiveInboxs originale idé, at e-mails er opgaver. Der er ingen adskillelse eller duplikering.

Handlingselement: [Redaktørens note] Du kan forvandle Gmail til et Trello-lignende opgavebræt med Sortd Drej Gmail til et Trello-lignende opgaveråd med Sortd Drej Gmail til et Trello-lignende opgaveråd med Sortd I den moderne arbejdsstyrke bliver din e-mail ofte til din opgaveliste. Nå, nu kan du få Trello-stil organisation lige i Gmail med en ny Chrome-udvidelse, Sortd. , hvilket giver dig komforten i din almindelige indbakke og tilføjer en huskelistehud under processen.

Hvad er nogle effektive måder at bruge e-mail til at notere opgaver på?

Andy: Hvis du vil tilføje en opgave, der ikke startede som en e-mail, skal du bare sende en e-mail til dig selv! Derefter skal du markere det som en opgave.

Med ActiveInbox kan du erstatte e-mailens emne med et opgavenavn, indstille en status og forfaldsdato, tilføje en tjekliste og noter og gøre den til en del af et projekt. Det forvandler Gmail til en komplet task manager.

Handlingselement: I Gmail kan du markere en e-mail med stjerner; med Googles indbakke kan du tilføje påmindelser eller udsætte en e-mail. Google Inbox Review: A Breath Of Fresh Air Google Inbox Review: A Breath Of Fresh Air Gmail er et husholdningsnavn i e-mail-afdelingen, men Google var ikke tilfreds med det. Mød Google Inbox, en ny måde at henvende sig til e-mail på. .

Blir vores indbakke som en opgaveliste blot et andet system, der konkurrerer om opmærksomhed?

Andy: Det er bestemt et system, der konkurrerer om vores opmærksomhed, men vores indbakke gør det allerede. Så det er ikke en anden. Det faktum, at din indbakke allerede er en opgaveliste, uden at du især ønsker, at den skal være, er netop derfor, du skulle gøre det til din centrale opgaveliste.

Det er altid lettere at svømme med strømmen. Du kan prøve at opretholde en opgaveliste et andet sted, men hvis størstedelen af ​​dine opgaver kommer fra e-mail, vil du fortsat bekæmpe den, kopiere og indsætte e-mails i din anden opgavehåndterer og råbe til kolleger, der fortsætter med at sende dig e-mail? Kæmp ikke mod det! Lav e-mail til kernen i din opgaveliste.

Handlingselement: [Editor's note] Hvis du stadig vil bruge en ekstern opgaveliste, giver Todoist og Any.do dig mulighed for at tilføje opgaver direkte fra Gmail.

Er e-mail-effektivitet et samarbejdsmæssigt eller individuelt ansvar? Hvad er den etikette, vi alle skal følge?

Andy: Når det kommer til etikette, er svaret bestemt, bestemt samarbejdsvilligt. Som med alt andet i samfundet handler det om at respektere andre lige så meget som dig selv. [Redaktørens note: Tilsvarende er der nogle e-mails, der garanteres at fornærme, vrede eller irritere modtagere. 6 måder at garantere at fornærme, vrede og irritere med hver e-mail, du sender 6 måder at garantere at fornærme, vrede og irritere med hver e-mail, du sender e-mails er hård. Det er virkelig svært at komme over det, du virkelig vil sige i en e-mail, og halvdelen af ​​tiden vil folk næsten altid misforstå dig. Meget af problemet kommer…]

På trods af at være tilsyneladende høflig, tror jeg e-mails, der bare siger “tak!” eller “Okay!” er et totalt spild af tid og dermed ondt.

Men når det kommer til samarbejdsværktøjer, er det en anden sag. E-mail er en iboende solo oplevelse. I det mindste for at koordinere et teams tidsplan har du stadig brug af din projektleder, CRM og IM værktøj.

Handlingselement: Jeg er en fan af 3Sentences. Brevity sparer alle tid - også dig, når du skal skanne e-mailen i fremtiden. Mens vaffelende e-mails er doven og uhøflige.

Stil Andy dine e-mail-relaterede spørgsmål!

Andy Mitchell læser kommentarerne og besvarer alle spørgsmål, du har om, hvordan du håndterer din e-mail. Nu er din chance for at få det irriterende problem løst!

Billedkreditter: Kairo, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip