Sådan e-mailes som en professionel

E-mail er en af ​​de ting, der startede som en bekvemmelighedsfunktion, men hurtigt blev noget at frygte. Jeg ved, at når jeg har hundreder af ulæste e-mails, synker tarmen hurtigt ned i et dybt tomrum, og jeg ignorerer disse e-mails endnu længere. Men måske hvis vi skulle vedtage tip og tricks fra professionelle med e-mail, ville vi ikke se vores indbakke som en hindring.

Der er mange faktorer, der spiller ind i e-mail-effektivitet - ikke kun skrivning e-mails, men opsætning af indbakke, styring af e-mails, vide, hvornår man skal tjekke e-mails og mere. At øge effektiviteten i e-mail betyder at øge produktiviteten, og det betyder i sidste ende at få alt gjort på kortere tid. Det er præcis, hvad vi ønsker.

Bemærk: Et aspekt ved at være pro ved e-mail er at være sikker og sikret. Læs disse 7 vigtige e-mail-sikkerhedstips 7 Vigtige e-mail-sikkerhedstips, du burde vide om 7 vigtige e-mail-sikkerhedstips, du bør vide om internetsikkerhed er et emne, som vi alle ved er vigtigt, men det ligger ofte langt tilbage i vores sind , narre os selv til at tro, at "det vil ikke ske med mig". Uanset om ... inden du kommer i gang her. Det kan være ekstremt skadeligt at miste adgang til din e-mail-konto.

Tidsplan “E-mail-kontrol” Tid

En af de største tabber for brugere, der har ekstremt aktive indbakker, er at de vil lade deres Gmail, Thunderbird eller Postbox være åben døgnet rundt og køre i baggrunden. En anden fejl er brugen af ​​underretningsudvidelser eller funktioner, der vil advare dig, i det øjeblik en e-mail ankommer, uanset hvor triviel den e-mail kan være.

Ubestridelig kendsgerning: ofte at checke ind på dine e-mails betyder, at du ikke kan dedikere fokus til en anden opgave. Ubestridelig kendsgerning: hvis du nogensinde formår at opbygge fokus, vil underretninger bryde det på et øjeblik.

Derfor skal du se din indbakke som en aktivitet som enhver anden. Lad ikke det være en “altid på” aspekt af dit liv. I stedet for at planlægge tidsblokke - måske en gang om dagen, måske tre gange om dagen - hvor du tjekker indboksen, gør alt, hvad du har brug for, og luk det derefter. Det kan tage et stykke tid at bryde vanen, men tro mig, din produktivitet vil skyrocket.

Fjern overskydende

Den allerførste ting, du skal gøre, når du åbner din indbakke er at hurtigt skumme den og slette enhver e-mail, der ikke synes vigtig. Tænk på dig selv som en billedhugger med en enorm blok af frisk marmor. Inden du begynder på det virkelige arbejde, skal du hacke væk i brede slag og slippe af med det overskydende.

Forestil dig at tjekke ind og finde 350 e-mails, der venter på et svar. Alt det tager er fem minutter - ja, virkelig! - at skumme igennem og klikke på afkrydsningsfelterne ud for e-mails, der ikke har nogen betydning. Når du har gennemgået det meste af det, skal du klikke på Slet for at slette alle de kontrollerede e-mails. Nu behøver du kun at svare på 50, og det er et stort psykologisk løft.

Læs og svar øjeblikkeligt

Åbner du ofte en e-mail, kan du se, at du har brug for at gøre noget, men lade det være en anden dag? Dette kan være en risikabel vane. Hvad hvis du glemmer det? Hvad hvis du mister e-mailen på en eller anden måde? Hvad hvis du har brug for at svare hurtigere, end du tror, ​​du har brug for?

Bedre at gøre det hele med det samme. Det forhindrer opbygning af “Jeg har stadig brug for at besvare den e-mail” tanker, der vil narre væk mod dig, indtil du omsider kommer til det. Det reducerer chancen for, at du glemmer en vigtig e-mail. Det holder dine kunder, venner og forretningskontakter glade, fordi du svarer med en sådan punktlighed. Som en bonus har du en stor belastning fra dit sind.

Med en ren og tom indbakke, der ikke er rodet med meddelelser, som du skal vende tilbage til, kan du lettere implementere det tidligere punkt med kun at kontrollere e-mail på planlagte tidspunkter. Hvis du virkelig ikke ønsker at læse og svare med det samme, skal du i det mindste undersøge en tilføjelse til e-mail-påmindelse Tilføj planlægning, sporing og påmindelser til Gmail med denne fantastiske tilføjelse Tilføj planlægning, sporing og påmindelser til Gmail med denne fantastiske tilføjelse Lad os indse det, Gmail er stort set perfekt. Det er ikke tilfældigt, at det nu er en af ​​de mest populære e-mail-udbydere, i det mindste for dem, der foretrækker en webgrænseflade. Der er dog flere ... .

Konserverede svar

Hermetiserede svar er en fantastiske funktion, der er blevet noget af en standard i alle de bedste e-mail-tjenester og klienter. Grundlæggende er et konserveret svar et skabelonsvar, som du kan bygge forud for tid og bruge med et enkelt klik. Disse er gode, når du finder dig selv at skrive det samme svar igen og igen, som når folk ofte sender spørgsmål om et bestemt emne.

Du kan aktivere Canned svar i Gmail ved at skifte det i Labs-afsnittet i indstillingerne. Yaara har skrevet et instruktionsindlæg om, hvordan man kommer i gang med konserverede svar i Gmail E-mail hurtigere og bedre med konserverede svar E-mail hurtigere og bedre med konserverede svar Har du ikke tid til at lave frokost? Intet problem, tag en dåse. Brug for nogle camping chow, der ikke går dårligt? Let, få noget konserves mad. Er du træt af at skrive de samme e-mail-svar? Prøv e-mails med dåse! Tænke… .

Hold det kort

Den bedste måde at skære ned på den tid, e-mail suger væk fra dig: brug mindre tid på at skrive svar. Selvfølgelig må du ikke ofre korrekt forretningsmæssig eller personlig etikette ved at skrive terse svar, men du behøver heller ikke at skrive 5-10 stykker for hver e-mail, du sender. E-mail er mindre formel end traditionelle breve!

Identificer den vigtigste meddelelse, du vil have på tværs, og prøv derefter at få den til modtageren i et til tre afsnit maksimalt. Ved du, hvordan du har det så svært ved at sejle gennem så mange e-mails? Nå, modtageren står sandsynligvis over for det samme problem. Ikke kun at forkorte dine e-mails sparer på din tid, det sparer også deres tid, og de vil være taknemmelige for det.

Brug filtre til at organisere

Brug af filternes magt kan revolutionere din e-mail-arbejdsgang. I det væsentlige ser et filter på hver indgående e-mail, og udfører en handling på det, hvis det opfylder kriterierne for filteret. Denne handling kan være at flytte e-mailen til en bestemt mappe eller indstille en bestemt etiket. Kriterierne for et filter kan omfatte, hvem afsenderen er, emnet for e-mailen, kropsindholdet osv.

Filtre er en fantastisk metode til at holde din indbakke organiseret. Modtager du en masse nyhedsbrevopdateringer fra detailkæder, underretninger fra sociale medier eller elektroniske regninger? Filtre kan holde disse e-mails adskilt fra din indbakke og drastisk skære ned på den mængde e-mails, du har brug for at slog igennem. Der er desuden mindre chance for, at du sletter en af ​​dem ved et uheld.

Se Craigs indlæg om, hvordan man konfigurerer og bruger Gmail-filtre 5 Gmail-filtre til at hjælpe med at prioritere og organisere din indbakke 5 Gmail-filtre til at hjælpe med at prioritere og organisere din indbakke Hvilke filtre skal hver enkelt person have i deres arsenal, så deres indbakke er som ordnet som min? Jeg er her for at hjælpe dig med at komme i gang med at oprette dine første fem filtre, eller ... .

Konklusion

E-mail er en simpel teknologi, men der er avancerede måder at gøre det på. Det vigtigste ved at være e-mail-pro er at identificere, hvor det meste af din tid bliver brugt, og finde måder at skære ned på den tid. Forhåbentlig er tipene, der er skitseret ovenfor, og et par flere tip til e-mail-effektivitet 10 tip til at hjælpe dig med at e-maile mere effektivt 10 tip til at hjælpe dig med at e-maile mere effektivt Det bedste råd, jeg har hørt om produktivitet inden for e-mail og e-mail, er - besvar ikke e-mails først i morgen. Det er en smule paradoksalt, men rigtigt, at e-mail og produktivitet er ved loggerheads ... vi havde dækket tidligere vil hjælpe dig med at se, hvor din tid synker, og hvordan du kan bekæmpe den ineffektivitet.

Hvad med dig? Har du nogle tricks eller rutiner, som du bruger for at maksimere din e-mail-produktivitet? Del dem venligst i kommentarerne!

Billedkreditter: E-mail-ikon via Shutterstock, tidsur via Shutterstock, Hammer og mejsel via Shutterstock