Sådan sikres din e-mail-underskrift ikke det forkerte indtryk

At sige farvel er så svært at gøre, er det ikke? Det er ubehageligt, og undertiden er det akavet. Der er muligvis ikke nogen instruktioner til disse situationer, men i det mindste kan vi tilbyde nogle instruktioner til, hvordan du kan sige farvel i en e-mail uden at føle dig akavet.

En e-mail-signatur, som du også kan drage fordel af kraften ved e-mail-underskrifter, du også kan drage fordel af kraften ved e-mail-signaturer En signatur fortæller dig noget om en personlighed. Ligesom to mennesker næppe skriver ens, underskriver de også anderledes. Sådan blev "videnskaben" om grafologi til. Men den digitale tidsalder og e-mailen ... er til alle formål, dit “farvel”. Det er ikke, om du klemmer nogen eller giver dem et håndtryk. Det er ikke, om du kun giver dem dit navn, eller giver dem dit visitkort med alle dine kontaktoplysninger inkluderet. Sådan gør du indtryk. Eller ikke.

I denne artikel vil jeg dele de fem vigtigste lektioner, jeg har lært i de sidste årtier, som jeg har kommunikeret med mennesker på Internettet. Interessant nok har dilemmaerne i e-mail-underskrifter eksisteret, lige siden de tidlige e-mail-meddelelser blev sendt over BitNet og FidoNet eller endda MITs CTSS-postsystem i 1960'erne, men jeg fortryder.

E-mail har været hos os i meget lang tid. Så hvordan får du det rigtigt? Hvordan logger du af uden at se ud som en snobb, men også tilbyde nok information, så folk ved, hvem og hvad du er? Lad os komme igang. Når vi er inde, har du en ret god idé, hvad du vil gøre med din egen e-mail-signatur.

Hvad en e-mail signatur antages at gøre

I disse dage, i processen med at e-maile folk, har jeg 3 forskellige “niveauer” af e-mail signatur. Hvorfor? Nå, der er tre niveauer af forhold, der skal dækkes - alt fra en kort note til en ven, hele vejen til en formel forretnings-e-mail til en virksomhed. Tre variationer er virkelig alt hvad du har brug for, og formålet med disse skal være følgende:

1. Et hurtigt smil - Denne signaturversion går på hurtig e-mails til venner eller kolleger, som du konstant e-mailer flere gange om dagen.

2. Smil og et håndtryk - Denne signaturversion kører på længere e-mails til arbejdskolleger, hvor din e-mail skal være lidt mere formel.

3. Et fast håndtryk og visitkort - Dette er i de tidspunkter, hvor du skal skrive en formel forretningsrelateret e-mail og give din titel og alle dine kontaktoplysninger.

Der er uskrevne regler for hver af disse typer e-mail-underskrifter. Knæk dem, og det vil ikke være verdens ende. Hvis du alligevel ønsker at gøre et særligt godt indtryk, vil du være opmærksom på nogle af disse tip til hver type e-mail, du sender.

Den hurtige smil underskrift

Du behøver ikke altid en e-mail-signatur. I det mindste har du ikke altid brug for en formel. Dette er ligesom når du går af en kollega på gangen. Du ser dem flere gange om dagen. Du deltager i de samme møder. Har du virkelig brug for at hilse på dem i gangen med et håndtryk? Ingen; det meste af tiden er det hurtigt “Hej Fred” og et smil, hvis noget overhovedet. Når du hurtigt e-mailer en kollega for at spørge om råd eller et tip, har du muligvis ikke engang brug for en underskrift. Hvis du føler behov for at logge ud, kan du tage min tilgang, bare dit navn er præciseret med et strejf. Intet behov for blomstrende citater eller detaljerede titler. Personen ved, hvem du er, hvad du er, og alt andet end dit navn ville være akavet. Betragt det som en grundlæggende samtale fra vandkøleren, som du normalt bare slutter med noget lignende “okay, fange dig senere!” og en hurtig bølge. Intet mere er nødvendigt.

Smil og et håndtryk

Den anden type underskrift er en slags hybrid mellem formel og uformel. Dette er det hårde at få ret. Dette kan være kolleger, du gerne vil e-maile med semi-formelle forretningsforespørgsler, men du vil ikke have dem til at tro, at du kommer over som en stiv. De er nødt til at sætte pris på vigtigheden af ​​e-mailen, men du vil ikke have dem til at undre sig over, om du faktisk stadig er venner. Det er her, den meget subtile signatur kommer i spil. Disse er normalt faldet i størrelse og næsten ubemærket i sidefoden på selve e-mailen. En af de bedste fremgangsmåder til dette er en signatur, jeg kalder “one-liner”.

I denne version er al information opdelt med en “|” Karakter. Dette kan være så simpelt som en adresse eller e-mail, telefonnumre, cellenumre eller hvad som helst. Det skal være kort, indeholde bare en lille smule nødvendig information, og det er det. Jeg har endda set nogle mennesker fremstille denne signatur i en skrifttype, der er mere svag end resten af ​​e-mailen - måske i gråt. En anden tilgang, jeg har bemærket, er en meget kort to-linjer. Grundlæggende et navn og en kontaktform, der kan være et enkelt telefonnummer eller en e-mail-adresse.
Det er klart, dette er for modtagere, der allerede ved, hvem du er, hvilket firma du arbejder med, og du sender dem bare en af ​​mange korrespondance-e-mails. Det giver “føle” af en venlig e-mail, men hvis personen har brug for at kontakte dig og muligvis ikke opbevarer dit nummer i deres Rolodex (bruger folk stadig disse ...?), så er der dine kontaktoplysninger ved foden af ​​e-mailen, lige inden for rækkevidde.

Et formelt håndtryk

Selvfølgelig er der de tidspunkter, hvor du e-mailer nogen uden for virksomheden, eller måske e-mailer du nogen inde i virksomheden om noget officielt, der kræver, at samtalen er formel. Det er som at bære en formel dragt, når du deltager i en prisceremoni for dine kolleger. Før jeg dækker hvad du skal gøre i disse tilfælde, er det mere lærerigt at dække, hvad man ikke skal gøre først. Ja, du skal give kontaktoplysninger som dit firmanavn, websted og e-mail-adresse, men du behøver ikke overdrive det. Er der virkelig et behov for at give fire forskellige telefonnumre, inklusive en faxmaskine?

Nej, angiv nok kontaktoplysninger, så der er flere metoder til at kontakte dig - e-mail, telefon eller måske endda via et websted - men ikke blive ført væk. Hvis du leverer en liste over telefonnumre, ser det ud til, at du er så mobil, at du aldrig er på dit kontor og for svært at kontakte.

En anden almindelig fejl opstår som en selvpromotor. Mennesker som dette vil overbelaste deres e-mail-underskrifter med deres sociale netværkskonti til det punkt, hvor signaturen er over 10 linjer lang og fyldt med stort set selvmarkedsføring.

En anden måde at give et forfærdeligt indtryk på er at bruge alle slags funky farver og skrifttyper i din e-mail-adresse. Det er svært at trække noget sådan ud, fordi farverne skal matche, og skrifttyperne skal se rigtige ud. Desværre er der mange mennesker, som ikke har nogen anelse om, hvordan de passer perfekt til farver, og deres e-mail-signatur ender med at ligne noget ud af en Willy Wonka-fabrik.

Denne slags klovn-signatur er uprofessionel, og enhver, du sender den til, vil tro, at du ikke har nogen idé om, hvad du laver, uanset hvilket felt du er i. Så undgå ekstravagante farver. Hold det simpelt.

Hvad du kan gøre rigtigt

Så hvad ser en god formel e-mail-signatur ud, hvis du vil gøre et godt indtryk? Gå med de krævede grundlæggende oplysninger, hold formateringen og stilen enkel, og overdriv det ikke med oplysninger.

Her er et eksempel. Denne indeholder 4 linjer - navn, firma, telefonnummer og e-mail-adresse. Det er det.

Denne person brugte kun almindelig tekst, og ved at holde den på kun fire linjer gør den stødt på som klassisk og professionel.

Med min egen adresse går jeg lidt videre med at holde underskriften beskeden ved at bruge kursiv og falme den til mørkegrå. Når du holder det en skygge lettere end selve e-mailteksten fortæller modtageren, at du betragter dine egne oplysninger som sekundære for selve meddelelsen. Det er en subtil antydning af ydmyghed.

Titler skal også kun bruges, når de er relevante for den aktuelle samtale. I de fleste korrespondance relateret til mit eget websted skal folk vide, at jeg er ejeren af ​​webstedet, så titlen er vigtig. Der er kun nok information inkluderet til hurtig kontakt - e-mail og telefonnummer, det er det.

Et andet eksempel er den signatur, jeg bruger til både intern og ekstern korrespondance fra MakeUseOf.

Her vaflede jeg faktisk mellem at bruge titlen eller ej. Det er normalt kun vigtigt i ekstern e-mail-kommunikation og marginalt vigtigt i nogle interne kommunikationer. Jeg begyndte at bruge to versioner - en til ekstern og en til intern - men blev træt af manuelt at skifte mellem de to, at jeg besluttede at holde mig til ovenstående. Risikoen for at komme over som selvvægtigt forbliver det falmet og sekundært. Det gør også brug af “|” tegn, der er nævnt ovenfor, en lille farve sprøjt for at få webstedsnavnet til at skille sig ud, og jeg besluttede at være fed og tilføje en femte linje til et tilbud.

At komme med den perfekte e-mail-signatur 6 tip til at få mere ud af underskrifter i Gmail 6 tip til at få mere ud af underskrifter i Gmail, der repræsenterer hvem du er, hvad du gør, og hvordan du kontakter, du kan prøve og fejle, men en gang du får det rigtigt, det føles godt at vide, at du lægger din bedste fod fremad i enhver e-mail-korrespondance, du sender ud.

Hvad er dine tip til en bedre e-mail-underskrift 5 måder at oprette brugerdefinerede flere underskrifter i GMail 5 måder at oprette tilpassede flere underskrifter i GMail? Hvilke ting kan du lide eller ikke lide ved andre underskrifter, du har set? Del dine tanker i kommentarfeltet nedenfor!

Billedkredit: Forretningspar via Shutterstock