Sådan frigøres skabelonenes kraft i 7 top produktivitetsværktøjer

Som en generel regel findes softwareapplikationer for at give bekvemmelighed og strømline arbejdet. De tilbyder normalt en række effektive værktøjer, der hjælper dig med at øge produktiviteten.

Men hvad nu hvis jeg fortalte dig, at uanset hvilken app du bruger, er det sandsynligt, at du ikke bruger det til sit fulde potentiale?

For at få mere ud af dine daglige værktøjer skal du lære at frigør kraften i skabeloner.

Hvorfor skabeloner?

Tag f.eks. Tekstbehandlere. Hver gang du opretter et nyt dokument, starter du fra bunden. Det er ideelt og nødvendigt, hvis du opretter noget nyt, innovativt eller frisk. Men hvis du opretter et dokument, der har et universelt design, spilder du bare tid.

Ligegyldigt hvilken app du bruger, og uanset hvilken type projekt du går i gang med, har den sandsynligvis allerede en foruddannet skabelon tilgængelig. Hvis det ikke er tilfældet, kan du normalt oprette dine egne skabeloner, du kan kalde på senere.

Brug af denne tilgang til daglig produktivitet Sådan øges 6 enkle Evernote-skabeloner Min daglige produktivitet Hvordan 6 enkle Evernote-skabeloner øger min daglige produktivitet Opret tilpassede skabeloner i Evernote. Med disse skabeloner kan du øge din produktivitet på arbejdet og i dit personlige liv. Lad os se, hvordan du hurtigt kan lave dine egne tilpassede Evernote-skabeloner. kan forbedre dit liv ved at spare dig tid, hjælpe dig med at producere godt arbejde og måske endda ved at hjælpe dig med at finde nye formler til dine daglige opgaver, som du ikke havde tænkt på.

Så når du forpligter dig til at bruge skabeloner, er det vigtigt at vide, hvad der gør en skabelon værd at være din tid i første omgang.

Sådan finder du en god skabelon

Det første trin til at vælge en skabelon er at bestemme nøjagtigt, hvad du har brug for af den. Hvad skal du bruge det til? Hvilken slags information skal du medtage?

Naturligvis afhænger dette også af den app, du planlægger at bruge. Det bringer mig til mit næste punkt:

Sørg for, at du forstår det fulde omfang af det program, du får skabelonen til. Sørg for, at du forstår det fulde omfang af skabelonen Opret din brugerdefinerede PDF-skabelon til planlægning af noget Opret din brugerdefinerede PDF-skabelon til planlægning af noget skabeloner er vigtige tidsbesparende enheder, du kan bruge til næsten enhver situation i livet. Kan du lave din egen skabelon, når den specielle situation kommer? Det er nemt. Vi viser dig hvordan. , såvel.

Med andre ord, hvilke slags ting vil du være i stand til at gøre med det? Er der ændringer eller redigeringer, som du ikke kan foretage? Hvilke begrænsninger eller begrænsninger skal du være opmærksom på? Er der elementer, der skal præsenteres på en bestemt måde?

Enhver god skabelon er både fleksibel og tilpasses. Du skal være i stand til at forme det til nøjagtigt det, du har brug for, hvis det ikke allerede er på den måde.

Lige nu virker disse tip generaliserede, men du forstår deres værdi, så snart du dykker ind og begynder at lede efter en skabelon. Husk at skrive ned og specificere, hvad du har brug for ud af skabelonen først, og gå derfra.

Skabeloner til populære apps

Dernæst kigger vi på nogle eksempelskabeloner til flere populære apps. Bemærk den type skabeloner, der er fremhævet, og prøv at gøre det samme for dine egne apps - især hvis de ikke er på listen.

Gennem effektive skabeloner kan du låse dit apps sande potentiale op og tage din softwareoplevelse til det næste niveau.

asana

Asana, hvis du ikke allerede er bekendt, er et teambaseret projektstyringsværktøj. Mere vigtigt er det, at det er et socialt organisationsværktøj til små til store teams, komplet med inline-chat, interaktion og mere.

Det giver dig mulighed for at holde kontakten med dit team, oprette og organisere projekter og tildele opgaver til teammedlemmer. Du kan organisere projekter på forskellige måder med forskellige opgaver til at udgøre en helhed. Der er også flere værktøjer og funktioner til at øge din oplevelse. For eksempel kan enhver vedhæfte filer fra cloud-lagringstjenester, som Dropbox, eller uploade dem til onlineadgang. Dette giver dig mulighed for nemt at dele filer mellem teammedlemmer.

I modsætning til nogle af de andre apps på denne liste kan du ikke downloade foruddannede skabeloner til brug i Asana. Men du kan oprette dine egne skabeloner, der skal bruges, når du har brug for dem.

Der er et par måder at gøre dette på. Du kan enten oprette en skabelon fra bunden med den fulde hensigt at bruge den som en skabelon fra get-go, eller du kan omdanne et eksisterende projekt eller en opgave til en skabelon, så du kan gemme den aktuelle struktur.

Dette er fantastisk til opgaver som at oprette nye klientchecklister, indhold af produktmarkedsføring, kvalitetssikringsplaner, ombordmateriale til nyansatte og mere. Du kan gemme den aktuelle struktur eller layout som en base til at genbruge og ændre til fremtidige opgaver og projekter.

Den fulde ressource til arbejde med skabeloner i Asana kan findes her.

Asana er gratis at bruge til hold på op til 15 personer, eller $ 8,33 (faktureres årligt) pr. Medlem for større teams.

Canva

En af de bedste ting ved Canva, et online redigerings- og designværktøj, er, at der er et væld af skabeloner til rådighed til at arbejde med.

Canva er dybest set den mindre komplicerede Photoshop med moderne grafisk design De 7 bedste gratis InDesign-skabeloner Websteder til bøger, flyers, magasiner og mere De 7 bedste gratis InDesign skabeloner Websteder til bøger, flyers, magasiner og flere gratis InDesign skabeloner kan være vanskelige at finde. Vores kuraterede liste over Adobe InDesign-skabelonwebsteder dækker alle dine designbehov. . Det er magtfuldt, og der er masser af ressourcer, der er tilgængelige fra appen til at oprette den grafik, du har brug for til blogindlæg, udskrivningsressourcer og mere. Du kan udnytte eksisterende figurer, clipart, skrifttyper og visuelle elementer for at producere nøjagtigt den type grafik, du har brug for.

Det er glædeligt nemt at vælge en eksisterende skabelon at arbejde med i Canva. Start bare appen, så får du vist en række muligheder at vælge imellem.

Hvad du måske ikke ved, er, at du med en Canva for Work-konto kan oprette og gemme dine egne branded-skabeloner til brug når som helst. Dette er ligetil, da indstillingerne er lige der foran dig.

Der er en løsning, du kan bruge til standardversionen af ​​Canva til personlig brug. Appen gemmer automatisk alle tidligere dokumenter, du har oprettet, forudsat at du er logget ind. Sørg for at gøre det, oprette et nyt dokument og derefter udfyld det med generiske billeder og indhold.

Senere kan du redigere det eksisterende dokument ved at oprette en kopi og gå derfra. Det er ligesom at have en tilpasset skabelon!

Canva Basic er gratis at bruge, men der er begrænsninger på det indhold, du kan inkludere i din grafik. Du kan betale individuelt for at bruge visse grafiske elementer fra appen, og omkostningerne vil variere.

Canva for Work er $ 12,95 pr. Måned for hver designer i et team, der har brug for adgang til værktøjet, og denne pris nedsættes til $ 9,95 om måneden, hvis du betaler på årsbasis.

Kanbanize

Kanbanize, et populært Kanban- og agile styringsværktøj, har indbygget support til brugerdefinerede korttyper og skabeloner.

Værktøjet bruges til at strømline arbejdsprocesser ved at tilvejebringe et visualiseret fremskridtkort. Det er i det væsentlige en digital version af Kanban-processen. Du opretter det, der kaldes et projektbord, der fungerer som en tavle eller tavle. Derefter opretter du opgavekort til alle de forskellige trin, der skal udføres for at afslutte dit projekt - disse fungerer som klistrede noter. Disse opgavekort tildeles individuelle teammedlemmer og hjælper dig med at holde styr på, hvad der er afsluttet, og hvad der stadig skal gøres.

Normalt skal du oprette opgavekort og projekttavler fra bunden og redigere alle de individuelle attributter, felter og detaljer, mens du går. For at gøre tingene enklere giver Kanbanize dig mulighed for at oprette skabeloner med disse elementer.

Værktøjet giver dig mulighed for at ændre foruddannede skabeloner af opgavekort, så du ikke behøver at oprette dem fra hver gang. Det er især praktisk, hvis der er attributter, du bruger regelmæssigt, og du kan gøre det samme med projekttavler for at holde felter og attributter konsistente på tværs af flere projekter.

Opsætning af en skabelon i Kanbanize er temmelig intuitiv, men hvis du foretrækker detaljerede trin, har webstedet også let at følge instruktioner på siden Korttyper & skabeloner.

Kanbanize tilbyder en gratis prøveversion for op til 1.000 handlinger. Derefter er det $ 9 pr. Teammedlem pr. Måned (faktureres årligt) for mindre teams på op til 20 brugere. For større organisationer er det $ 15 pr. Bruger pr. Måned.

Google Dokumenter

Google Docs er en skybaseret tekstbehandler, der er ekstremt alsidig. Hvis du nogensinde har brugt Microsoft Word, OpenOffice eller lignende værktøjer, er det næsten nøjagtigt det, bortset fra at det er en online app. Der er også mobile og tabletversioner af værktøjet, så du kan redigere dokumenter, mens du er på farten, og der er en offline funktion til, når du har brug for at forlade din beskyttede Wi-Fi-boble.

Som de fleste tekstbehandlere kan du downloade forhåndsindstillede skabeloner til oprettelse af dokumenter med værktøjet. Den slags skabelon, du har brug for, afhænger helt klart af det projekt eller det indhold, du planlægger at arbejde på. For eksempel er der skabeloner til kalendere, følgebrev, genoptagelser 3 Nyttige websteder til gratis downloadbare genindvindingsskabeloner 3 Nyttige websteder til gratis downloadbare genoptagelsesskabeloner, fakturaer, forretningsplaner, projektplaner og så meget mere.

Du finder nogle af de bedste forhåndsindlagte Google Docs-skabeloner fremhævet her 24 Google Docs-skabeloner, der vil gøre dit liv lettere 24 Google Docs-skabeloner, der vil gøre dit liv lettere Disse tidsbesparende Google Docs-skabeloner hjælper dig med at afslutte dine dokumenter i stedet for at kæmpe at sammensætte dem. .

Du kan også nemt oprette din egen skabelon ved at gemme et dokument med basisindholdet og derefter kopiere den fil senere til redigering.

HootSuite

Hootsuite er et superkraftigt socialt marketingværktøj, der giver dig mulighed for at administrere sociale konti og sende indhold på forskellige sociale netværk.

Det, der gør det godt for store og små virksomheder, er, at det tilbyder flere kortfattede analyseværktøjer til at gå sammen med det sociale indhold, du poster. Du kan spore engagementniveauer, visninger, opsøgende procentdel og mere.

En af de fremragende funktioner ved Hootsuite - og der er mange - er, at du kan oprette skabeloner med tilpassede sociale meddelelser. Dette giver dig mulighed for at genbruge indhold, som du kontinuerligt vil sende. Dette er en funktion, der mangler hårdt fra de fleste sociale netværk, især set fra mange bloggere og ejere af små virksomheder.

Lad os sige, at du har en forfremmelse, der foregår hele måneden, som du vil have, at dine sociale tilhængere skal vide om. I stedet for at oprette et nyt socialt indlæg fra bunden hver gang du vil sende reklamens indhold, kan du gemme beskeden som en skabelon, du kan kalde på senere. Derefter kan du i løbet af måneden åbne den skabelon og planlægge sociale stillinger - identiske eller let redigerede hver gang.

Hvis du spekulerer på, hvordan du indstiller skabeloner, finder du detaljerede instruktioner her.

Hootsuite Pro, der tillader op til 10 brugere, bliver $ 9,99 om måneden faktureret årligt. Hootsuite Business, der er til større teams, har ikke en børspris pr. Bruger, så du bliver nødt til at komme i kontakt med supportteamet for at få mere information.

FreshBooks

At drive en virksomhed, stor eller lille, er ikke en let opgave, især når det kommer til styring af økonomi. FreshBooks er et regnskabsværktøj, der rapporterer, at det i gennemsnit kan frigøre to hele dage om måneden for klienter, der ellers ville blive brugt til at udføre regelmæssige regnskabsopgaver.

Det er et QuickBooks-alternativ, der fungerer godt og har en minimal, men alligevel kapabel, interface.

Jeg kan ikke gå over hver eneste funktion i tjenesten, fordi jeg ville være her hele dagen - der er meget. Hvad jeg kan tale om, er den fremragende skabelonstøtte, appen tilbyder.

FreshBooks har allerede et foruddannet skabelonværktøj til generering af fakturaer og estimater. Du kan tilpasse skabeloner lige fra dit kontoadministratorpanel. Dette giver dig mulighed for at skære ned på den tid, du normalt bruger på at oprette disse typer dokumenter ved at tilpasse de nødvendige oplysninger og felter foran. På den måde, når det er tid til at sende en faktura De 5 bedste gratis faktureringsapps til freelancere og ejere af små virksomheder De 5 bedste gratis faktureringsapps til freelancere og ejere af små virksomheder Vi afrundede de bedste gratis faktureringsværktøjer til freelancere og ejere af små virksomheder. Vælg den der er bedst for dig. til en klient, eller generere estimater, behøver du kun at redigere en lille batch af information.

FreshBooks koster $ 39,95 pr. Måned for Premium-planen, som giver dig mulighed for at fakturere et ubegrænset antal klienter og oprette et ubegrænset antal fakturaer og rapporter. Hvis du kun har brug for at fakturere 50 klienter eller derunder, kan du også benytte Plus-planen for $ 24,95 om måneden, der også tilbyder et ubegrænset antal fakturaer og rapporter.

Zapier

Zapier er et kraftfuldt værktøj, der kan hjælpe dig med at automatisere opgaver Opret Awesome Life Automations med Multi-Step Zaps Opret Awesome Life Automations med Multi-Step Zaps Zapier, den største konkurrent til IFTTT, meddelte, at det nu giver brugerne mulighed for at oprette flere handlinger automatiseringer kaldet multi-step zaps. ved at definere en række triggere og handlinger. Gennem appen opretter du noget, der kaldes a “zappe,” som fungerer som en generel regel eller skabelon til den handling, du gerne vil udføre.

Værktøjet kan bruges til at forbinde to Zapier-understøttede apps til hinanden for at udføre arbejde.

For eksempel kan du oprette en zap eller en regel, der automatisk gemmer Gmail-vedhæftede filer til din Dropbox-konto. Du kan også oprette regler for oprettelse af et Trello-kort på ugentlig basis, udfyldning af nye rækker i Google Sheets med RescueTime-opsummeringsrapporter og meget mere.

Grundlæggende er enhver regel eller handling, du opretter i Zapier er en skabelon.

Dette værktøj er uvurderligt for virksomhedsejere og dem, der arbejder i hurtige miljøer. Du kan automatisere en række opgaver gennem godt over 500 tredjeparts apps som Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote og mere.

Tænk på al den tid, du kan spare ved at automatisere verdslige opgaver, som du udfører regelmæssigt.

Zapier har et bredt udvalg af betalingsniveauer, der spænder fra Basic ($ 20 pr. Måned) til Business Plus ($ 125 pr. Måned) og Infrastructure ($ 250 per måned). Antallet af regler, du kan oprette, afhænger af den abonnementsplan, du vælger.

Hvilke skabeloner vil du begynde at bruge?

Skabeloner, så længe de er effektive, kan spare dig for meget tid og kræfter. De giver dig mulighed for at springe over generelle trin i dokument- og opgaveoprettelsesværktøjer for at komme lige til den nitty-gritty. Med alle de apps, der er anført ovenfor - og mange, der ikke er nævnt her - kan du indlæse en skabelon og redigere specifikke felter for at få nøjagtigt det, du har brug for.

Vi kunne alle bruge lidt ekstra tid, og ved at udnytte skabeloner har du råd til dig selv nøjagtigt det.

Så hvordan vil du bruge skabeloner til at gøre dit liv lidt lettere? Hvilke skabeloner bruger du allerede? Fortæl os i kommentarfeltet nedenfor!

Billedkredit: Helloquence