Sådan får du din e-mail-meddelelse til at skille sig ud i en rodet indbakke

Har du nogensinde sendt en e-mail, du mente var vigtig, kun for at blive besvaret mange dage senere, eller værre glemt af det? Indrømmet, nogle gange er det ude af din kontrol, men der er ting, du kan gøre for at forbedre chancerne for, at din e-mail bliver åbnet, læst og svaret på.

Den store ting ved disse “tricks” er de virkelig ikke alt for komplicerede - det er simpelthen vaner, der bare giver mening. Jeg kan ikke love, at disse altid fungerer, men jeg kan sige, at de vil gøre en forskel, og at du samlet set vil se en forbedring i kommunikationen med dine e-mail-kontakter.

Fremhæv dit navn

Jeg havde faktisk ikke hørt om denne metode før ikke for længe siden, og jeg kan bestemt ikke kræve kredit for ideen. Jeg læste en artikel af Josh Grillo om Dirty Marketing Secrets, der talte om, hvordan man skal gøre for at gøre dette. Grundlæggende kopierer du pile (eller hvilket objekt du end vil) og indsætter dem på hver side af dit navn. Når du derefter sender en e-mail, ser den sådan ud:

For mig er dette noget kontroversielt, og det er måske også for andre. På den ene side fungerer det bestemt, og det er ikke for invasivt. På den anden side af spektret, hvis der er mennesker, du kommunikerer med regelmæssigt, og som altid svarer på dine e-mails, kan dette være en gener for dem.

Det handler om emnelinjen

Når det kommer til at få din e-mail fra “ulæst” til “Læs” status, lægger jeg mest vægt på emnelinjen. Der er flere forskellige måder, du kan oprette det på, og mange, hvis ikke de fleste, kan du kombinere.

1. Vær specifik og kort

En vag emne er værre. Sådanne emner kan lide “Hej” eller værre ... “(intet emne)” - den ene ved jeg virkelig ikke, hvorfor den stadig findes. Jeg kan huske, da jeg først brugte e-mail, dette var temmelig almindeligt, men efterhånden som e-mail har udviklet sig, har vi også - læg et emne i, ellers bliver det sandsynligvis slettet (eller filtreret ud. Gem din sundhed: Bloker og filtrer disse videresendte e-mails Gem din sundhed: Bloker og filtrer disse videresendte e-mails Vi har alle modtaget dem - disse frygtede e-mails. Måske fortjener de ikke engang at blive holdt i samme henseende som "e-mails".) Før de nogensinde blev åbnet.

2. Brug en sætning

Det er måske ikke naturligt, men at sætte en sætning i emnelinjen er faktisk ikke en dårlig praksis. Vores sind fungerer i sætninger. Vi kommunikerer i sætninger. Hvorfor ikke starte din e-mail med en? I stedet for kun en emnelinje der siger “Spørgsmål,” skrive “Jeg har et hurtigt spørgsmål om [blank].” Det gør det mere personlig og vil sandsynligvis gøre din e-mail mere attraktiv at åbne op. Jeg vil bemærke, at den sætning, du valgte, burde være opsummer, hvad din e-mail handler om. Og selvfølgelig ønsker du ikke en vag sætning, ellers er den kontraproduktiv.

3. Stil et spørgsmål

Ovenfor talte vi om at bruge en sætning - dette er dybest set en udvidelse af den. Så i stedet for at sige “Jeg har et hurtigt spørgsmål om [blank],” du kan sætte det i det nøjagtige spørgsmål, du spekulerer på. Så hvis spørgsmålet handler om, hvordan man f.eks. Skaber e-mails, kan du skrive “Hvordan får jeg mine e-mails til at skille sig ud bedre?”

Fordelen ved at stille et spørgsmål er, at det er lidt mere magtfuldt og engagerende end en sætning. Selvfølgelig, hvis din e-mail ikke handler om et spørgsmål, ville et spørgsmål ikke være passende. Det skal være relevant, og det skal være det primære spørgsmål om e-mailen.

4. Brug brugerspecifikke ord

Hvis du e-mailer om et emne, der er specifikt interessant for din kontaktperson, skal du sætte dette ord i emnelinjen. Så hvis du e-mailer nogen til et spørgsmål vedrørende søgemaskineoptimering, og de er især interesserede eller dygtige på dette område (hvilket de burde være, hvis du e-mailer dem om det), skal du “SEO” i emnet. Et eksempel kan være: “Spekulerer på, hvordan man forbedrer SEO på min blog.”

5. Brug parenteser og koloner til at oprette “sub-fag”

Jeg kunne godt have lige lavet det ord “sub-fag,” men for mig giver det mening. Grundlæggende taler jeg om at oprette yderligere forklaring i emnelinjen og bruge parenteser eller en kolon for at adskille det fra det primære emne. For eksempel, hvis vi skulle forblive på det samme eksempel, kan du sige “Spørgsmål: Hvordan får jeg mine e-mails til at skille sig ud bedre?” eller “[Spørgsmål] At fremstille e-mails skiller sig bedre ud.”

En lille grammatikundervisning: Efter min mening er kolonier og parenteser ens, men tjener ikke det samme formål. Et kolon forbereder læseren eller forklarer dem yderligere, hvad de er ved at læse. Konsoller mærker derimod det, vi læser. Sådan ser jeg dem, og jeg er måske ikke helt nøjagtig, men det ser ud til at give mening for mig.

6. Hætter er ok, men brug sparsomt

Undertiden er der behov for at understrege eller opmærke sig på noget, men fordi det er i en emnelinje, har du begrænsede formateringsindstillinger. Dette betyder normalt, at du skal ty til at bruge store bogstaver. Dette kan være godt, men det kan også være dårligt. Vi har alle fået den e-mail, hvor emnet og beskeden var i alle kasketter - irriterende. Jeg vil gerne slette det lige da, men det er som regel nogen, der er ældre, og jeg ville have det dårligt. Men hvis du er nogen anden, bliver du ikke undskyldt, så lad dig ikke undre dig, hvis du ikke får et hurtigt svar tilbage, så lad dig ikke svare overhovedet. Nedenfor er gode og dårlige eksempler:

• dårligt: “JEG HJÆLP HJÆLP ØJeblikkeligt '
• Godt: “[URGENT] Min konto er blevet kompromitteret - hjælp venligst”

Den største undergang i at bruge hætter er, at den kan komme på tværs “spam,” hvilket faktisk er det sidste punkt med at oprette din emnelinje.

7. Vær ikke “spam”

Jeg tror ikke, at jeg er nødt til at give dig definitionen af, hvordan e-mail-spam ser ud - vi får alle det, og vi anerkender det alle. Så hvorfor falder nogle mennesker i den samme vane at få deres e-mails til at være spammy? Det slår mig, men her er et par ting, du kan gøre og ikke gøre for at forhindre, at dine e-mails ser så ... ubevidst spammy ud.

• Begræns brugen af ​​hætter (allerede nævnt)
• Pas på for almindeligt filtrerede ord som “ledig”
• Vær ikke vag - angiv en grund til e-mail
• Fjerne “RE:” eller “FWD:” fra emnelinjen
• Brug næsten aldrig udråbstegn
• Gør alt det andet, jeg lige har nævnt

Glem ikke selv budskabet

Selvom der kan gøres meget for at få e-mailen åbnet ved at finjustere emnelinjen, er selve meddelelsen også vigtig og bør ikke ses bort fra. Der er mange ting, du kan gøre for at forhindre, at din e-mail bliver åbnet, skummet og derefter afsat til at tage sig af senere. Nu gør jeg nogle gange dette bare fordi jeg ikke har tid til at svare på noget, som jeg først troede var mere relevant for mig, end det viste sig at være. Andre gange er det imidlertid fordi e-mail-kroppen er for lang, dårligt formateret eller forvirrende og kræver mere indsats for at forstå, hvad der bliver sagt. Så med andre ord:

• Lav ikke din e-mail unødigt lang
• Opdel det i relevante afsnit
• Vær grundig og til det punkt
• Gør ikke introduktionen (eller en e-mail-adresse) vag

Nu siger jeg ikke at sende lange e-mails. Nogle gange er du nødt til det. Men andre gange tror du, at det, du har at sige, skal forklares med flere ord end nødvendigt. Så det sidste punkt er korrekturlæs din e-mail. Gmail har en fantastisk funktion, der giver dig mulighed for det “unsend” en e-mail inden for et givet tidspunkt. Jeg har brugt denne funktion flere gange, selv efter korrekturlæsning af noget. Jeg skal klikke på send, skumme over min e-mail endnu en gang, som det er “sende” og derefter fange noget, jeg vil rette. Jeg kan hurtigt annullere afsendelsesprocessen, foretage ændringerne og klikke på send igen. Det er ret rart.

Konklusion

Dette er bare de indledende trin i korrekt e-mail-etikette, og der er meget mere at lære. Bloomberg BusinessWeek postede et godt billede, der indikerer mange af de samme emner, som jeg dækkede i denne artikel og påpegede eksemplerne visuelt (hvilket altid er rart).

Har du opdaget nogen teknikker, der har vist sig at fungere for dig? Eller måske har du et spørgsmål om noget, jeg delte? Uanset hvad vil vi meget gerne høre fra dig i kommentarerne!