Sådan organiserer du dit Google Drive som en professionel

Google Drive kan være et fantastisk produktivitets- og samarbejdsværktøj. Når du først bruger det meget, kan det dog blive svært at holde alt organiseret. Heldigvis forudså Google dette problem og gjorde det let at finde det, du leder efter, og sikre dig, at du ikke mister det igen.

1. Grundlæggende opsætning og tilføjelse af filer i Google Drev

Ligesom almindelige filudforskere giver Google Drive dig mulighed for at organisere dine filer i mapper, hvilket er praktisk, hvis du arbejder på flere forskellige projekter. Hvad der gør det lidt mere kompliceret er, at dine filer kan stamme fra op til tre forskellige kilder, der er anført i sidebjælken under drive.google.com: Mit drev, Delt med mig, og Google Fotos.

Hvis du leder efter en fil, kan den potentielt være i en af ​​disse kategorier, hvilket gør det vanskeligt at gennemse din vej til en fil. For at gøre det lettere kan du tilføje enhver fil eller mappe til dit eget drev. Hvis du klikker og trækker en fil til dit drev, fjerner den filen fra dens nuværende placering og flytter den til dit drev.

Brug. Til at undgå at forvirre andre mennesker ved at få deres filer og mapper til at forsvinde Føj til My Drive fra højreklik-menuen. Tilføjelse af en fil til dit drev føjer i det væsentlige en genvej til filen eller mappen til det øverste niveau på dit drev. På den måde kan du finde det hurtigere, men du behøver ikke at flytte det ud fra dets oprindelige placering,

2. Sorter efter forskellige faktorer

Dette er virkelig en grundlæggende, men det forklarer, fordi det ikke umiddelbart er klart, hvor man kan finde denne mulighed. Det Sorter indstillinger -knappen er på højre side af værktøjslinjen og viser bogstaverne A og Z mellem to pile. Klik på det ikon, så får du muligheden for at sortere efter navn, sidst ændret dato, sidst ændret af mig dato og sidst åbnes af mig dato.

Det virker meget simpelt, men det kan være yderst nyttigt!

3. Vælg Faster Faster

Et andet meget simpelt tip, men vidste du, at du kan SKIFT + klik eller klik-og-træk for at vælge flere filer i Google Drev?

Nogle onlinetjenester understøtter ikke denne funktionalitet, men Google Drive gør det, og det giver dig mulighed for at vælge filer og udføre batchoperationer på dem meget hurtigere end hvis du havde forsøgt at foretage ændringer til hver enkelt.

4. Brug avancerede søgeværktøjer

At søge efter en fil ved hjælp af søgefeltet øverst på skærmen er bestemt den bedste måde at finde noget, du har mistet, og at bruge de avancerede værktøjer, der kun er et par klik væk, gør det endnu mere effektivt.

Når du klikker på søgefeltet, kan du se, at du kan klikke på enhver filtype for at begrænse din søgning til den filtype. Når du klikker på det, “typen: [filtype]” vises i søgefeltet, og du vil se en liste over alle de slags filer, du har på dit Drev. Rulning gennem denne liste er et godt sted at begynde at kigge efter.

Du kan også indtaste “[dit søgeudtryk] type: [filetype]” at søge efter et dokument, et regneark, PDF, præsentation eller anden filtype for at gøre din søgning hurtigere.

Ud over søgning efter filtype kan du klikke på Flere søgeværktøjer nederst i menuen til valg af filtype for at få adgang til mere avancerede søgemuligheder, f.eks. ændret dato, ord indeholdt i filen, ejer og delt med.

Disse indstillinger vil være en masse hjælp for folk, der gemmer et væld af filer i Google Drive, især hvis du holder mange forskellige filtyper rundt omkring (studerende, der bruger Google Drive 7 Nye Google Drive-funktioner Hver studerende skal kende 7 nye Google Drive-funktioner hver studerende Must Know School er i session, og Google er klar til at gøre tingene lettere for studerende med Google Drive. Nye funktioner er blevet introduceret og gamle forbedret. Vi har detaljerne. Kan finde disse værktøjer nyttige).

5. Brug farver og stjerner til at oprette kategorier

Du kan oprette komplekse hierarkier af mapper, men nogle gange er det lettere at have et mere visuelt system. Ved at højreklikke på en mappe kan du vælge Skift farve og vælg en ny farve til mappen.

I stedet for den standard (og temmelig uinspirerende) grå, har du nu en lys farvet mappe, som du kan finde blandt masserne af andre mapper på dit Drev.

Du kan også stjerne elementer ved at vælge Tilføj stjerne i højreklik-menuen, og hver fil og mappe, som du har stjernet, vises, når du klikker på Stjernemarkerede i menuen til venstre.

Det er ligesom at bruge stjerner i Gmail, hvis du er bekendt med denne praksis.

6. Forhåndsvis dokumenter, der skal scannes dem hurtigt

Hvis du ikke er sikker på, hvad dit dokument kaldes, eller du bare vil have en hurtig påmindelse om, hvad der findes i en fil, kan du gøre brug af preview-knappen - det er i menulinjen øverst og ser ud som et øje.

Klik på en fil, tryk på preview-knappen, så får du et hurtigt kig på, hvad der er i filen, hvilket giver dig en påmindelse om, hvad der er i den. Det er ikke lynhurtigt, men det kan være hurtigere end faktisk at åbne filen i en ny fane for at se, om det er den du leder efter.

Hvis du kun har brug for et meget lille kig på dit dokument, kan du bruge tavldisplayet til at se miniaturebilleder af hvert dokument på dit drev ( Ridevisning knappen er ved siden af Sorter indstillinger knappen i værktøjslinjen).

Det er sandsynligvis ikke så nyttigt som listevisningen, men at vide, at det er der, kan spare dig lidt tid, hvis du støder på en situation, hvor det kan hjælpe.

7. Kontroller revision og rediger historier fra My Drive

Et hurtigt højreklik kan vise dig, hvem der har foretaget revisioner, og hvornår de har foretaget dem på et hvilket som helst dokument, selvom det ikke er et Google Doc. (På dette billede bruger jeg dette på en PDF-vidste du, at Google Drive også er fantastisk til at arbejde med PDF-filer 10 tip til at gøre mere med dine PDF-filer på Google Drive 10 tip til at gøre mere med dine PDF-filer på Google Drive Fra at administrere dine filer til at samarbejde om Docs er Drive en fuldt fungerende kontorpakke. Hvad mange mennesker ikke er klar over, er dets kapacitet til at gøre langt mere end kun at se PDF-filer.?)

For at se disse oplysninger skal du bare højreklikke og vælge Administrer revisioner ...

For at se redigeringshistorikken for en Google Doc skal du højreklikke og trykke på Se detaljer. Dette åbner detaljerpanelet til højre på skærmen:

Du kan nu vælge andre filer for at se deres revision og redigere historier eller klikke på detaljer for at se ting som oprettede og ændrede datoer, størrelse, placering, ejer og hvem der har adgang til filen.

8. Føj poster til flere mapper

Tidligere havde Google Drev en taggingsfunktion, der giver dig mulighed for at finde relaterede filer, selvom de ikke var gemt sammen. Denne funktionalitet blev fjernet. Den kan dog erstattes af en Google Drive-app, der giver dig mulighed for at føje en enkelt fil til flere mapper.

For at forbinde denne app, skal du klikke på en hvilken som helst fil, musen over Åben med, og vælg + Tilslut flere apps. Brug søgefeltet til at finde Multifolder, og tilføj det til dit Google Drev. Nu skal du bare højreklikke på en fil eller mappe, tryk Åben med> Multifolder, og du kan tilføje det til flere mapper.

9. Brug apps til at hjælpe dig med at organisere

Ud over Multifolder er en række andre gode Google Drive-tilføjelser 5 Google Drive-tilføjelser, du skal bruge 5 Google Drive-tilføjelser, du skal bruge Google Dokumenter og Google Spreadsheet, er begge fantastiske gratis tjenester, men når du inkluderer nogle af de tilføjelser, der er nævnt her, kan det indånde nyt liv i disse værktøjer. og apps kan hjælpe dig med at holde dig organiseret - valg af hvilke du skal bruge afhænger bare af, hvad du prøver at gøre. For eksempel, FileThis er en super nyttig app, der automatisk trækker kontoutskrifter, fakturaer og værktøjsregninger i en mappe på dit Google Drev.

Den gratis konto fra FileThis.com giver dig mulighed for at oprette op til seks konti og opdatere dem en gang om ugen.

En anden potentielt nyttig app kaldes Skjult mappe, og det giver dig mulighed for at forhindre andre apps i at se specifikke filer på dit Drev. Google Drive er temmelig sikkert Hvor sikre er dine dokumenter i Google Drive? Hvor sikre er dine dokumenter i Google Drev? , men denne app tilføjer et andet lag af sikkerhed, i tilfælde af at du mister din mobile enhed.

Der er alle slags nyttige Google Drev-apps Gør Google Drev absolut fantastisk med disse værktøjer Gør Google Drev helt fantastisk med disse værktøjer Google Drev leveres fyldt med smarte funktioner. Og du kan udvide dets potentiale meget med tredjepartsværktøjer. Her har vi samlet nogle af de bedste værktøjer, der tilsluttes Google Drev. derude - du skal bare finde dem. Hit + Tilslut flere apps og undersøge, hvilke der kan hjælpe dig!

Dit foretrukne tip til Google Drev

Disse tip skal hjælpe dig med at få dit Google Drev under kontrol Den eneste Google Drev-guide, du nogensinde har brug for at læse Den eneste Google Drev-guide, du nogensinde har brug for at læse Google Drev, er den perfekte kombination af online fillagrings- og dokumenthåndteringsværktøjer. Vi forklarer, hvordan du bedst bruger Google Drev on- og offline, af dig selv og i samarbejde med andre. og gør det meget lettere at navigere.

Hvilke er dine favoritter blandt de store strategier for at organisere Google Drive? Hvordan sikrer du dig, at du kan finde de filer, du har brug for i Google Drev? Bruger du andre apps, eller bare et solidt organisationssystem?

Del dine bedste tip i kommentarerne herunder!