Sådan svarer du på alle e-mails på den rigtige måde

I 1971 blev den første e-mail nogensinde sendt fra en computer til en anden. Nu sendes 269 milliarder e-mails hver dag.

Det er umuligt at forestille sig, hvor mange af disse e-mails der er unødvendige. Hvor mange tjener kun til at forårsage mere forvirring. At brænde deres modtageres endnu mere opmærksomhed og tålmodighed op.

Men en ting er helt sikkert: Hvis flere mennesker begyndte at svare på e-mails effektivt 5 Værktøjer til at skrive bedre e-mails, som folk vil læse og svare på 5 værktøjer til at skrive bedre e-mails, som folk vil læse og svare på skrivning, er ikke alles kop te. Men du behøver ikke at være en stor forfatter for at sende en god e-mail. Alt hvad du behøver er et par værktøjer til at sikre beskeder af høj kvalitet. , ville vi alle være sammenkoblet til vores indbakker lidt mindre tæt og vores e-mail-angst Sådan mestrer du Gmail Inbox Angst Sådan mestrer du Gmail Inbox Angst Så mange e-mails, så lidt tid. Føler du dig sådan, når det kommer til styring af din Gmail-indbakke? Vi viser dig enkle indstillinger og nyttige værktøjer til at organisere og stressbeskytte din Gmail-indbakke. ville være lidt mindre ødelæggende.

Den mest åbenlyse løsning her er ikke bare “inline svar,” men inline svar korrekt. Inline svar er det sted, hvor du svarer inden for hoveddelen af ​​e-mailen i stedet for at skrive din egen e-mail fra bunden.

Inline svar er noget de fleste af os allerede gør fra tid til anden. Men vi skal svare inline langt oftere. Og vi burde gøre det med et par regler i tankerne for at holde de komplicerede e-mail-tråde organiserede og lette at følge.

Vi svarer på forkert e-mail

Det modsatte af at svare online er det, der ofte kaldes “øverste udstationering.” Det er her du rammer svar på en e-mail og begynder bare at skrive øverst i tekstfeltet. Sådan sammensættes størstedelen af ​​e-mail i dag. Men medmindre du beskæftiger dig med ekstremt enkle e-mail-samtaler, kan topopslag forårsage alle mulige problemer.

Først og fremmest, når topindlæggelse, ved at henvise tilbage til den originale e-mail bliver en kæmpe besvær, som involverer skur gennem e-mail efter e-mail for at finde det, du leder efter. Derefter skal du rulle tilbage til den e-mail, du komponerer for måske at omskrive, hvad du lige har fundet, ude af sammenhæng og ofte mangler fremtrædende punkter.

Nogle gange kan en modtager svare på din e-mail i en helt ny e-mail-tråd, hvilket betyder, at din samtale nu sker i to eller flere separate tråde.

via GIPHY

Hvis du er i en gruppesamtale, bliver tingene endnu mere rodede. Hold styr på, hvem der svarer på hvad, hvornår og hvad svarene var de der svar bliver en næsten umulig bedrift.

Inline svar er løsningen

I stedet for at placere ovenpå, skulle vi svare inline - det vil sige inden for den oprindelige e-mail-meddelelse. I Outlook og Apple Mail kan du se den originale meddelelse, så snart du trykker på svar. I Gmail skal du bare trykke på de tre prikker nederst på kompositionsskærmen for at vise samtalen.

Tip: Sådan fjernes lodret “citere” linje fra dit svar i Gmail, fremhæv hele e-mailen, og klik derefter på indrykket mindre knap.

Inline svar løser problemet med at skulle rulle gennem masser af meddelelser, fordi den originale e-mail er inkluderet og kan søges i den seneste meddelelse, du modtager i den samtale. Dette betyder, at alt holdes i sammenhæng.

Plus, du behøver ikke at spilde tid på at opsummere andres svar eller kopi-indsætte uddrag af e-mails bare for at give dine egne svar mening. Med inline-svar er alt der, hvor alle kan henvise tilbage til når som helst.

Og for tråde, der involverer flere mennesker, er det let at skelne, hvem der sagde hvad, og som svar til hvem (hvis det gøres korrekt).

Inline Svar korrekt

Når de fleste svarer på linje, skriver de blot deres svar ved siden af ​​teksten, de vil svare på, og de gør dette fed eller rød.

Dette er langt fra ideelt. Så snart nogen åbner en e-mail i ren tekst, kan de ikke se denne formatering. Og så snart der er mere end et par mennesker i en tråd, kan tingene blive rodede hurtigt.

Så her er en hurtig guide til korrekt inline svar, der er skalerbar og vil holde forvirring til et minimum.

1. Stol ikke på formatering

Som nævnt kan en modtager i nogle tilfælde muligvis ikke se den formatering, du inkluderer i en e-mail (f.eks. Foretrækker de muligvis almindelig tekst). Hvis nogen er farveblind, kan de have svært ved at følge tråde, der indeholder flere farver.

Brug på alle måder formatering til at gøre det lettere at finde svar, når du scanner en e-mail. Men stol ikke på udelukkende på det.

2. Forord svarer med dit navn

I stedet for at stole på formatering, kan du gå ind i vanen med at forudse alle dine svar med dit navn og, hvis du er nødt til at være specielt organiseret, datoen. Bed alle modtagere om at gøre det samme.

I Gmail har du i øjeblikket intet andet valg end at indtaste dit navn manuelt. Det samme er tilfældet for den stadig blide Apple Mail-app.

Hvis du bruger Outlook, er der imidlertid en funktion, der automatisk forordner dine svar med dit navn. For at gøre dette, gå til Fil> Valg> Mail. Gå derefter til Svar og frem, Tjek Forord kommentarer med boks, og skriv dit navn i tekstboksen. Når du svarer i en e-mail-krop, vises dit navn automatisk i parentes.

Mailbird har også denne mulighed som standard.

3. Brug linjeafbrydelser

Hver gang du efterlader et inline svar, skal dette være på en ny linje snarere end indsat midt-sætning eller i slutningen af ​​et afsnit.

Dette gør det langt lettere for andre mennesker at svare på dine kommentarer og gør scanning af samtalen, der sker omkring hvert punkt, meget mere strømlinet.

4. Indrykning på flere niveauer

Når flere punkter adresseres i en e-mail, har du flere tråde inden for en enkelt meddelelse.

For at holde disse organiserede skal du indrykkede trådede svar, så det er indlysende, hvilke kommentarer der vedrører hvert punkt. Jeg finder personligt ved hjælp af vinkelparenteser (>) de mest intuitive karakterer her, da kuglepunkter muligvis ikke vises i almindelige tekst-e-mails.

Dette sparer dig meget for at prøve at finde ud af, hvilken del af samtalen du skal være opmærksom på.

5. Sidste udvej: Brug et bedre værktøj

Ingen foregiver, at inline-svar er den perfekte løsning her. Men hvis du ikke har andet valg end at bruge e-mail, skal du tage dig tid til at skrive e-mails, der er effektive og effektive. Hvordan man skriver den perfekte professionelle e-mail (sikkerhedskopieret af data) Hvordan man skriver den perfekte professionelle e-mail (sikkerhedskopieret af data) E-mail forbliver den hovedform for kommunikation i erhvervslivet. For at få succes i dette miljø, skal du lære at komponere effektive professionelle e-mails. Vi viser dig 9 enkle tricks, der er bevist, at de fungerer. . Baseret på ovenstående årsager er inline svar den bedste måde at holde projekter i gang. Det hjælper også alle med at holde trit med flere samtaler inden for e-mail-tråde uden at skulle spilde tid på at kigge gennem lange lister med tidligere e-mails.

Hvis du synes, at ens inline-svar bliver for komplekse, eller hvis dine kolleger ikke kan komme i vane med at inline svare korrekt, kan det dog være tid til at kigge efter et andet værktøj.

Kommunikationsværktøjer som Slack, Yammer og Huddle gør kompleks teamkommunikation lettere. I stedet for at fortsætte med at kæmpe med e-mail, kan det være tid til at prøve en af ​​disse.

Spred ordet

Når du vedtager disse enkle inline svarregler, vil mange modtagere sætte pris på, hvor effektiv denne e-mail-adfærd er 5 Værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive bedre e-mails 5 Værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive bedre e-mails Alle forsøger stadig at løse e-mail-problemet. Så lad os også tale om den mest basale vane af alle - kunsten at skrive bedre e-mails. Ved hjælp af nogle seje værktøjer. er og begynde at efterligne din tilgang naturligt.

Hvis de ikke naturligvis kopierer din tankevækkende e-mail-etikette, skal du dog trække dem op på den. Send dem denne artikel. Beskriv, hvordan du vil have dem til at svare, og forklar, at det vil spare masser af misforståede meddelelser, spildt tid og tab af kontekst.

Der er virkelig ingen ulemper.

Tror du, at disse regler vil hjælpe dig med at blive på toppen af ​​komplekse e-mail-tråde? Er der andre inline svar, du synes, ville være nyttige?

Billedkredit: sangoiri / Depositphotos