William Charles
0 
2326
281
Mail Merge er som en af de gamle venner, du ikke har ringet i årevis. Undervurderet og ignoreret, indtil den dag du har brug for dem hårdt.
Du er bare ikke klar over dets potentiale, før du er blevet delegeret jobbet med at styre et par hundrede invitationer i sidste øjeblik. Måske er det en flok bryllupsinvitationer eller en rød alarm til en forestående zombie-apokalypse. Eller det kan være noget uskadeligt - som at udskrive en masse adressetiketter og navnemærker.
Bare rolig. Du kan sende personlige masse-e-mails med Microsoft Outlook 2016 på få minutter med et par klik. Og red dagen.
Hvornår skal du bruge Mail Merge?
Før jeg springer videre, bruges mailfletning, når du vil oprette flere dokumenter, der stort set er de samme, men hvor hvert dokument indeholder unikke detaljer. E-mails deler det samme format og den samme tekst og grafik, hvis nogen. For eksempel er invitationer, hvor teksten forbliver den samme, men navnet, adressen eller endda emnebitene er unikke for hver.
E-mail-fletning - i modsætning til at e-maile en meddelelse til en gruppe mennesker - gør hver modtager af beskeden til den eneste modtager.
Den bedste brug, jeg hidtil har fundet for dem - brug massemailen som et jobjagt-el-værktøj med tilpassede detaljer til hver arbejdsgiver.
Funktionen til mailfletning bruger to dele:
- Det vigtigste konstante dokument (her: Microsoft Word), hvor du skriver en krop af e-mailen.
- Det udskiftelig datakilde (her: Microsoft Outlook-kontakter), der normalt er adressen og navnet på modtageren.
Disse to er “fusioneret”. Da Outlook er en del af Microsoft Office-pakken, kan man bruge denne funktion til at sende mails i bulk, hver tilpasset til en anden kontakt. Det er ikke spamming, selvom jeg gætte i de forkerte hænder, kan mail fusion bruges til tæppebombe med uopfordrede e-mails.
Microsoft Office giver dig mulighed for at bruge forskellige datakilder til adresseoplysningerne - for eksempel kan du bruge et Excel-regneark Sådan udskrives etiketter med mailfletning i Microsoft Word og Excel Sådan udskrives etiketter med mailfletning i Microsoft Word og Excel Er du stadig bruger du kopi-og-indsæt for at oprette etiketter, navneskilt eller anden personlig massekommunikation? Mail Merge, et simpelt Microsoft Office-automatiseringsværktøj, giver dig mulighed for at udskrive dine etiketter på få sekunder. eller endda en Access-database. Her bruger du dine Microsoft Outlook-kontakter til at sende e-mails.
Forbered din pulje af kontakter til mailfusionen
Så lad os fordele trinnene, efter du har startet Microsoft Outlook.
1. Åben Mennesker for at få vist listen over dine kontakter.
Vælg de kontakter (CTRL + Klik), du vil inkludere i den personaliserede e-mail-liste. For at gøre det lettere at administrere en enorm liste skal du bruge Sortere tilgængelige indstillinger (klik på rullemenuen ved siden af Alle). For at gøre det mere håndterbart kan du sortere efter kategorier via den samme dropdown.
Bemærk: Mail Merge fungerer ikke med distributionslister.
2. Vælg Mailfusion fra Bånd> Hjem> Handlingsgruppe.
3. Vælg skærmbilledet Mail Merge Contacts, som du skal se nu Kun valgte kontakter hvis den personaliserede e-mail er beregnet til en valgt batch af kontakter. Vælg følgende parametre under afsnittet Merge-indstillinger nedenunder.
- Dokument type: Formular breve
- Flet til: E-mail
- Meddelelsens emnelinje: Emnelinjen ændres ikke for alle e-mails.
4. Klik på Okay og derefter starter Microsoft Word for dig at komponere den personaliserede meddelelse.
Skriv den personaliserede meddelelse i Microsoft Word
Fanen Afsendelser på båndet er på fronten og midten. Her vil du starte din masse-e-mail med en personlig hilsen linje. Fra forsendelser fanen i Microsoft Word, vælg Hilsen Line.
Som du kan se, er dialogboksen blevet forhåndsudfyldt navnet på Mr. Randall. Dette er bare en pladsholder for navne fra din kontaktliste. Lige under det kan du kontrollere en forhåndsvisning af navnene på din liste. Du kan tilpasse posterne med indstillingerne her.
Bemærk, at fletningsfelterne kommer fra kolonneoverskrifterne på din mailingliste. Så hvis der er en uoverensstemmelse, skal du bruge Match felter for at sikre, at fusionen forbliver nøjagtig. Hvis et felt, du ønsker, siger “Ikke matchet”, Vælg rullelisten for det felt, og vælg derefter det kolonnenavn, der matcher den kolonne på din liste.
Når du klikker Okay og gå ud herfra, placeres en pladsholder for lykønskningslinjen (Dear Mr. ...) i Word-dokumentet.
Husk dette: Du kan indtaste ekstra oplysninger til dokumentet med yderligere felter.
Klik på Indsæt fletfelt. Disse data skal være til stede i din originale datakilde, der er i dette tilfælde kontaktoplysningerne i Microsoft Outlook. Eksempler inkluderer - hjemmeadresse, hjemmetelefon, jobtitel osv. Du kan se den komplette liste, når du klikker på den lille dropdown-pil.
Formater hilsenen. For at formatere lykønskningslinjen, som du ønsker, skal du markere hele feltet, inklusive mærkerne i hver ende. Gå til Hjem fanen og brug skrifttypeindstillinger. Indstil også Linjeafstand for at sikre, at linjeafstanden matcher afstanden i resten af dit dokument.
Skriv beskeden nu
Begyndelsen på meddelelsen er <> pladsholderen og / eller ethvert andet felt, du indsatte ved hjælp af ekstra fletningsfelter. Skriv din besked. Husk, at dette er masseemails på sit bedste. Så sørg for at bruge al den e-mail-etikette, du kan mønstre.
Når e-mail-koden er udført, skal du klikke på Afslut & fletning> Send e-mail-beskeder.
Det Flet til e-mail dialogboksen åbnes. Klik Okay.
MS Word udfører derefter jobbet med automatisk at sende e-mails med en blink. Word sender en individuel e-mail til hver adresse. Du kan ikke CC eller BCC andre modtagere, og du kan ikke tilføje vedhæftede filer til e-mailen.
Du kan gemme det dokument, du brugte til mail-fusionen, da det også gemmer linket med datakilden, dvs. kontakterne. Når du åbner mail-fletningsdokumentet, skal du vælge Ja når Word beder dig om at beholde forbindelsen.
Føj denne tidsbesparelse til dit e-mail-værktøjssæt
Når du har fået fat i det, tager det hele processen knap få minutter fra start til slut. På samme tid tager det at komponere en e-mail til kun en enkelt person, nu kan du gøre det for en gruppe. Det betyder ikke noget, hvor stor gruppen er.
Det er også en god gruppe-e-mail-opførsel at bruge en modtagers navn som en hilsen. Det giver en mere personlig touch til e-mailen. Noget, en CC-ed e-mail mangler hårdt.
Dernæst kan du prøve e-mailsammenlægning for at udskrive breve, etiketter og konvolutter. Du ønsker måske også at lære om lette metoder til at flette Microsoft Outlook PST-filer Sådan flettes Microsoft Outlook PST-filer: 5 lette metoder Sådan flettes Microsoft Outlook PST-filer: 5 lette metoder En Outlook PST-fil indeholder alle data til din indbakke. Hvis du har flere Outlook PST-filer, hvordan kan du flette dem alle sammen? . Sultne efter flere Outlook-tip? Så er det tid til at udforske lidt kendte funktioner i Outlook 10 skjulte funktioner i Microsoft Outlook, der sjældent bruges 10 skjulte funktioner i Microsoft Outlook, der sjældent bruges Microsoft Outlook har et væld af funktioner. Brug disse mindre kendte Outlook-funktioner og forbedrer din e-mail-arbejdsgang !