Sådan konfigureres en e-mail uden for Office-responder i Outlook

Hvad får du, når du kombinerer en to ugers ferie med et travlt arbejdsliv? Et kæmpeprojekt, der venter på dig, når du kommer hjem - bare sigter gennem alle disse e-mails! Vent - hvorfor ikke aktivere Out of Office Responder i Outlook og automatisere nogle af disse svar for dig?

Her på MakeUseOf har vi dækket, hvordan man gør dette i Gmail, ligesom Tinas instruktioner til feriesvar, hvordan man opretter en e-mail-reaktion, der er ude af kontoret, inden man rejser, hvordan man opretter en e-mail-svar fra kontoret, inden man går videre en tur Ville du ikke elske at tage på ferie, da du ikke skulle tjekke din e-mail? Hvis du ikke kan stole på en assistent, mens du er væk, skal du henvende dig til autoresponders i Gmail. , og Mark's metode til at gøre det ved hjælp af et e-mail-filter Opret en automatisk e-mail-respons med Gmail's nye filter Opret en automatisk e-mail-respons med Gmail's nye filter. Den ene klient, vi endnu ikke har dækket, er Outlook. Desværre, i modsætning til Gmail, tilbyder den gratis version af Outlook.com ikke Out of Office-svarfunktionen. Hvis du imidlertid har Outlook 2010 og en konto på en MS Exchange-server - som mange virksomheder leverer til medarbejdere - er du heldig.

Brug af off-office-responder i Outlook

Microsoft har gjort det ekstremt enkelt at opsætte et automatiseret system, der sender øjeblikkelige svar til alle, der e-mailer dig, mens du er væk fra dit kontor. Det betyder ikke noget, om det bare er i løbet af 24 timer eller i en 2 ugers ferie, du kan konfigurere Outlook-klienten til at svare nøjagtigt, hvordan du vil have den, og præcist den tidsperiode, du har brug for den til.

For at komme til disse indstillinger i Outlook 2010 skal du vælge Info under Windows Logo-knappen. Her ser du en stor knap, der læser “Automatiske svar” med en dør og et pilikon.

Klik på knappen Automatiske svar for at starte Outlook's Out of Office-værktøj. Pop-up-vinduet, du ser, er meget mere avanceret, end du måske er klar over. Ved første øjekast er det en hurtig måde at aktivere “Send automatiske svar” og skriv bare en hurtig bemærkning om, at Outlook automatisk sender på dine vegne til enhver, der e-mailer dig Enhver Google+ bruger kan sende dig e-mails på Gmail nu (og her er, hvordan du deaktiverer det). Enhver Google+ bruger kan sende dig e-mails i Gmail nu (og Sådan deaktiveres det) Fra i dag vil enhver Google+ bruger kunne sende dig en besked på din Gmail. For at sende en besked skal du bare tilføje denne person til din Google+. .

Ved nærmere undersøgelse vil du dog se, at der er meget mere funktionalitet her, end hvad der møder øjet.

Først og fremmest kan du definere et specifikt datointerval for at aktivere funktionen til automatisk svar, så du ikke behøver at bekymre dig om at huske at slå den fra, når du kommer tilbage fra din ferie!

Du vil også bemærke, at der er to faner. Den til venstre er at opsætte et autosvar. Text ikke mig: Automatisk svar tekstmeddelelser, mens du er travlt. SMS ikke: Auto svar Tekstmeddelelser, mens du kun er optaget for folk, der e-mailer dig inde fra Selskab.

Fanen til venstre er hvor du kan konfigurere et specifikt svar til alle, der e-mailer dig uden for dit firma.

Opsætning af e-mail-regler

Du vil bemærke i bunden af ​​dette vindue, at der er en tilsyneladende ubetydelig lille knap mærket “Regler ... ”

Denne knap er faktisk ret markant, fordi den giver dig mulighed for yderligere at definere, hvordan Outlook automatisk vil svare ved at definere bestemte personer, ord i emnet eller kroppen, eller om e-mailen blev sendt direkte eller CC'd.

Du kan oprette meget specifikke regler her. For eksempel kan du oprette en regel om, at hvis din mor e-mailer dig, kan du videresende den e-mail til en personlig konto, som du overvåger i løbet af din ferie (eller sende den direkte til papirkurven, afhængigt af dit forhold til din mor).

Det bliver endnu mere interessant, når du klikker på “Fremskreden… ” knap.

Her kan du definere mere detaljerede oplysninger om, hvilke meddelelser du vil svare på på en anden måde end det standard autosvar. Du kan vælge meddelelser over eller under en bestemt størrelse, når de blev modtaget, deres vigtighedsniveau og mere.

Opret off-office-responder med e-mail-regler

Saikat gav nogle tip til brug af Outlook-filtre MS Outlook-tip: Sådan organiseres du automatisk indgående e-mails MS Outlook-tip: Hvordan man automatisk organiserer indgående e-mails før, og Jack gjorde det samme for Google, Hotmail og Yahoo-filtre. Sådan konfigureres e-mail-filtre i Gmail , Yahoo Mail og Outlook Sådan konfigureres e-mail-filtre i Gmail, Yahoo Mail og Outlook E-mail-filtrering er dit bedste værktøj til at holde din indbakke pæn og organiseret. Her er, hvordan du konfigurerer og bruger e-mail-filtre i Gmail, Yahoo Mail og Outlook. . Hvis du tænker over det, er Out of Office Responder faktisk en alternativ version af, hvad du kunne gøre, hvis du bare klikkede på Administrer regler fra Outlook-menuen.

Brug guiden Regler til at bare rulle ned til muligheden for at se efter meddelelser “modtaget i et specifikt dataspænd”.

Definer dette tidsinterval som fra det øjeblik, du rejser til ferie, til det øjeblik, du planlægger at vende hjem.

Endelig skal du blot definere, hvilket svar eller handling du ønsker, at reglen skal tage, når indgående meddelelser opfylder disse kriterier, og du har i virkeligheden en ufravigelig svar!

Som du kan se, er der ingen grund til at du ikke kan svare på e-mails, selv når du er på ferie! Alt hvad du skal gøre er at tage sig tid til at fortælle Outlook, hvordan du gerne vil have, at det skal svare for dig, og folk vil tro, at du er lige så produktiv, som du nogensinde har været, ligesom du sidder ved en strand og nipper til en margarita.

På hvilke kreative måder bruger du Outlook's Out of Office Responder? Har du nogle gode tip eller historier at fortælle? Del dem i kommentarfeltet nedenfor!

Billedkreditter: robothånd Via Shutterstock