Gabriel Brooks
0 
4972
51
Det virker let nok at skrive effektive e-mails. Men hvis du vil have, at dine e-mails skal yde endnu bedre, skal du huske følgende regler, der er støttet af videnskab.
I fortiden har vi anført 12 grunde til, at folk stadig ignorerer dine e-mails. 12 grunde til, at folk stadig ignorerer dine e-mails. 12 grunde til, at folk stadig ignorerer dine e-mails. Kæmper du ofte med at få folk til at svare på dine e-mails? Vi viser dig, hvorfor folk muligvis ignorerer dine e-mails, og hvordan de får dem til at bemærke og reagere på din besked. . Vi har endda givet dig trinvise instruktioner om at få travle mennesker til at svare på dine meddelelser 6 måder at få travle mennesker til at besvare dine e-mails 6 måder at få travle mennesker til at besvare dine e-mails Der er et helt andet sæt regler, når det kommer til e-mail, der vil tilskynde eller afskrække en person til at trykke på knappen "svar" og svare dig. Lær reglerne for e-mail-succes. . Men nu er det tid til at dele nogle endnu mere specifikke, handlingsbare tip - støttet af data.
Hver af disse tip forbedrer ikke bare chancerne for, at dine e-mails bliver læst, men også for, at du modtager et positivt svar fra disse e-mails. Dette er vigtigt, fordi e-mail stadig er den vigtigste form for kommunikation i erhvervslivet. Ved at vide, hvordan du opretter effektive e-mails, giver du dig selv en klar fordel i forhold til dine kolleger.
1. Få på fornavn vilkår
Dette lyder indlysende, men hvis du virkelig ønsker, at folk skal være opmærksomme, når de modtager en e-mail fra dig, skal du bruge deres navn. Og brug det mere end én gang.
Forskning, der blev offentliggjort tilbage i 2006, viste, at flere regioner i hjernen “vis større aktivering af ens eget navn”, fremlægger bevis for, at “at høre ens eget navn har unik aktivering af hjernen”.
Brug af modtagerens navn i e-mailemnet og e-mail-krop er derfor et psykologisk trick, der kan få opmærksomhed. Lukker med “Håber at snart hører fra dig, Stan” er langt mere effektiv end blot “Håber at høre fra dig snart”.
2. Omfavn The Halo-effekt
Mennesker påvirkes af mennesker, de har tillid til. Hvis en manager råder dig til at komme i kontakt med direktøren for din virksomhed, skal du navngive den manager i din introduktions-e-mail. Kolde e-mails er forfærdelige at modtage. Det er derfor ekstremt vigtigt at vise, at du har støtte fra nogen, som din modtager stoler på.
Dette skyldes delvis en teori kaldet the Halo-effekt. Dette er en slags bekræftelsesbias. I dette tilfælde vil bias sandsynligvis forbedre instruktørens generelle indtryk af du simpelthen på grund af deres gunstige indtryk af den manager, der henviste dig.
Du behøver dog ikke holde sig til at nævne overordnede. Når du trækker på synspunkter og ideer fra eksperter, kunder, gensidige venner og skarer, kan du også styrke din e-mail, forudsat, at modtageren værdsætter visningerne for de personer, du refererer til.
3. Vær vred eller glad. Men aldrig neutral
Hvornår Boomerang, en førende Gmail-app, analyserede dens data, de fandt noget utroligt interessant. “En af de mest betydningsfulde faktorer i bestemmelsen af svarprocenten er, hvor positive (ord som store) eller negative (ord som dårlige) ordene i beskeden er”.
Begge moderat positive og negative e-mails modtog 5-15% flere svar end neutrale e-mails. Når det er sagt, ekstremt fjendtlige e-mails 10 e-mail-tip til behandling af vred, trollisk eller uhøflig e-mails 10 e-mail-tip til at håndtere vred, trollisk eller uhøflige e-mails Det er utroligt frustrerende at tjekke din e-mail-indbakke kun for at finde en fuldstændig hatefuld besked. Hvorfor i verden handler folk sådan? Med det sagt skal du lære at forsvare dig selv, mens ... næsten ikke modtog noget svar. Ekstremt smigrende e-mails presterede heller ikke meget. Med andre ord, gå over dine følelser, men overreager ikke.
4. Hold det kort (Men hvor kort?)
Jeg ved, jeg ved det. Der vil være undtagelser fra dette. Et af mine foretrukne cerebrale websteder Intelligent indhold i 2016 med disse 35 websteder Intelligent indhold i 2016 med disse 35 websteder Vi burde alle læse disse 35 sider oftere. Hvis du er træt af nedslidt indhold, gør tingene noget mere tankevækkende i det kommende år med denne superliste. , Brain Pickings sender utroligt lange e-mails, som det er en fryd at læse. Men i det store og hele antyder dataene, at du bør undgå lange e-mails.
Sammen med denne info om de typer ord, du skal bruge i dine meddelelser, fandt Boomerang faktisk også “ideel” længden af en e-mail. Baseret på deres analyse af 40 millioner e-mails fandt de, at de, der ikke indeholdt mere end 50-175 ord, havde størst chance for at modtage et svar (49-50%). Dette understøttes også af konklusionerne fra en MIT-undersøgelse fra 2010.
Dette er salvie-råd, men er ikke altid praktisk. Men lektionen er at holde dine e-mails kortfattede. En måde at gøre dette på er at abonnere på Five Sentences-filosofien og aldrig sende e-mails over fem sætninger i længden. Som investor og forfatter Guy Kawasaki fortalte Entrepreneur.com, “mindre end fem sætninger er ofte pludselige og uhøflige, mere end fem sætninger spilder tid.”
5. Brug ordet “Fordi”
Hvis du er modig til at bede nogen om at gøre noget for dig, skal du i det mindste fortælle ham eller hende hvorfor. Vi har vidst dette siden 70'erne, da professor i psykologi ved Harvard University, Ellen Langer offentliggjorde en undersøgelse, der fremhævede betydningen af ordet “fordi”.
Vi modtager alt for ofte e-mails, der bare kræver noget (“Kan du sende mig denne rapport inden 14:00?”), uden at forklare hvorfor. Men ved at introducere ordet “fordi” i vores anmodning (“Kan du sende mig den rapport kl. 14.00, fordi den skal redigeres kl. 17), øger chancerne for overholdelse.
Ifølge denne undersøgelse kan dette skyldes “mennesker går på 'automatisk' opførsel ... som en form for en heuristisk eller genvej. Og at høre ordet 'fordi' efterfulgt af en grund (uanset hvor halt grunden er), får os til at overholde.”
6. Giv ikke mere end 3 valg
Valgparadokset er, hvor vi har en sådan overflod af muligheder, at vi bliver lamme. For at sikre, at dine e-mails ikke resulterer i et valg af paradoks, skal du prøve ikke at tilbyde mere end tre muligheder.
Det menneskelige sind elsker tre magi. Det er derfor, vi giver tre medaljer ved OL. Vi analyserer ting i form af optimistiske, realistiske og pessimistiske (eller høje, mellemstore og lave). Og det er derfor, de økonomiske markeder ofte modnes for kun at huse tre store konkurrenter.
Med hensyn til beslutningstagning elsker vi også at stole på tre grunde eller tre valg. Dette blev vist med titlen forskning Når tre charmer men fire alarmer, udført af to adfærdsforskere. Anvendt til e-mail, hvis du arrangerer et møde eller et opkald, så prøv kun at give tre tids- og datoindstillinger. Alternativt kan du bruge et mødeplanlægningsværktøj som Doodle, som vi har gennemgået Doodle fjerner frustrationen over planlægningsmøder eller begivenheder Doodle fjerner frustrationen over planlægningsmøder eller begivenheder, der ofte planlægger et møde eller begivenhed for en gruppe mennesker at blive enige om kan være så frustrerende og tidskrævende som at finde dine børn mistet i et travlt indkøbscenter. Online-afstemning webapplikationen, ... i fortiden.
7. Skriv på niveau 3
Læsningsklasseniveauet for dine e-mails kan have en massiv effekt på dine svarprocent. Ifølge Boomerang havde e-mails skrevet på et universitetslæsningsniveau en svarprocent på kun 39%. Den mest effektive læsekvalitet var tredje klasse, som opnåede en svarprocent på 53%.
Læsningsniveauet beregnes hovedsageligt ved at se på “antal stavelser i dine ord og antallet af ord i dine sætninger.” For at forbedre din svarprocent derefter skal du holde både dine sætninger og dine ord korte. For at kontrollere læseklassen på dine egne e-mails skal du kopiere og indsætte dem i værktøjer som Readability-Score eller Hemingway Editor.
8. Korrekturlæs din tekst
For længere e-mails siger dette sig selv, men for kortere e-mails overses korrekturlæsning ofte. Dette er en dårlig idé.
I en undersøgelse fra 2001 viste Larry Beason, at skrivefejl (inklusive stavefejl og grammatiske fejl, samt logiske fejl) har adskillige negative effekter på forfatterens opfattelse.
Når en læser bemærker en fejl, antager de automatisk antagelser om forfatteren. I denne undersøgelse var de mest almindelige antagelser om, at forfatteren var en defekt tænker, ikke en detaljeret person, en dårlig kommunikator og / eller dårligt uddannet.
Dette er nogle temmelig skadelige egenskaber, som du kan undgå at blive set for at have, simpelthen ved at korrekturlæse Grammarly Lite - En browserudvidelse til alle dine korrekturlæses behov [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - En browserudvidelse til alle dine korrekturlæsningsbehov [Chrome, Firefox , Safari] Hvordan korrekturlæser du i øjeblikket, hvad du skriver på din computer? Skriv det i Google? Indsæt det i Word? Eller bruger du et korrekturlæsningswebsted, som du indsætter din tekst på? Jeg er bestemt ... hver af dine e-mails.
9. Vis numre som tal
Hvis tal som statistik, data, datoer, tid osv. Er vigtige i din meddelelse, skal du vise disse som tal i stedet for at skrive dem ud (12 i stedet for tolv).
Øjesporingsundersøgelser har vist, at en læser øjne generelt scanner over tekst, hvorimod “tal stopper ofte det vandrende øje”. Dette er fordi “tal repræsenterer fakta”. Tal er hårde data, som sindet hurtigt kan udvælge. Læserens sind antager, at disse tal er en vigtig del af beskeden.
Husk dette, når du laver dine egne e-mails. Hvis numre er en vigtig del af din meddelelse, skal du vise disse som tal, så din læser kan filtrere det vigtige fra det uvigtige.
At få e-mail-arbejde til dig
I de fleste job er e-mails en vigtig del af, hvordan vi kommunikerer med vores kolleger. Uanset om du sender 10 eller 100 e-mails pr. Dag, er det en færdighed, du har brug for at vide, hvordan man skaber effektive beskeder.
Som du kan se ovenfra, er dette ikke svært. Små ændringer, såsom at gøre dine e-mails mere kortfattede, korrekturlæsning eller ændre følelsen af din forfatterskab, kan have stor indflydelse. Og med gratis værktøjer til forbedring af e-mail 5 værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive bedre e-mails 5 værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive bedre e-mails Alle forsøger stadig at løse e-mail-problemet. Så lad os også tale om den mest basale vane af alle - kunsten at skrive bedre e-mails. Ved hjælp af nogle seje værktøjer. at hjælpe, der er ingen undskyldning.
Disse chancer kan ikke kun gøre det mere sandsynligt, at dine e-mails bliver bemærket og reageret på, men de vil også hjælpe med til at dyrke et forbedret professionelt image af dig selv.
Hvilke ændringer har du foretaget i den måde, du skriver e-mails på, der har forbedret deres effektivitet? Vi vil meget gerne høre!
Billedkreditter: Kram af Hernán Piñera (Flickr), spørgsmålstegn af Marco Bellucci (Flickr), korrekturlæsemærker eksempel af volkspider (Flickr), e-mail af Dennis Sklay (Flickr)