Hvordan dine e-mail-meddelelser kan få folk til at elske dig eller hader dig

Jeg ved, at du tror, ​​at du ved, hvordan man skriver en god e-mail. Sådan skriver du fantastiske e-mails kan fremme din karriere Hvordan du skriver fantastiske e-mails kan fremme din karriere. At sende professionelle e-mails giver et immaterielt løft til dit online (og offline) omdømme. Den ultimative målestok for kunstfuld e-mail er, hvis du kan poske et job eller lande en spillejob med bare en imponerende e-mail ... men jeg vil gerne tage et øjeblik til at fortælle dig korrekt måde at skrive en e-mail på. Hvordan fik den sætning dig til at føle dig? Kinda som om jeg talte til dig som om du er tre år gammel, ikke? Det er så let at en e-mail kan fornærme folk.

Hvis du vil komme på tværs af en positiv måde - som en holdspiller, en kompetent leder eller en betroet ven - har de ord, du vælger, og den måde, du snor dem sammen på, en enorm indflydelse. Dette betyder endnu større betydning i e-mail, fordi du i modsætning til telefon- eller videochat ikke kan se personens ansigt. Du kan ikke se smirken, når de leverer sarkasme, eller foldet i panden, fordi noget, du lige har sagt, forvirrer dem. Nogle mennesker tror, ​​at dette er grunden til, at teknologi som e-mail og sociale netværk skader samfundet. Den negative indvirkning af sociale netværkswebsteder på samfundet [Opinion] Den negative indvirkning af sociale netværkswebsteder på samfundet [Opinion] Jeg har konti på flere sociale netværkswebsteder og bruger alt for længe på dem at skrive mine egne opdateringer og læse andres opdateringer. Jeg nyder at gøre det, være i stand til at interagere med venner, ... .

Med e-mail flyver du stort set blindt. For nogle mennesker fungerer den slags godt, fordi de er den slags mennesker, der kan lide at tale på mennesker, snarere end til mennesker. Hvis du har arbejdet i et miljø, hvor e-mail er en stærkt anvendt form for kommunikation, ved du meget sandsynligt, at der er så mange forskellige “e-mail-personligheder” der dukker op. Der er nedlæggende, det had-bating trold, det kronisk off-topic, Mr. (eller Mrs.) negativitet ... listen fortsætter og fortsætter.

Så hvordan ved du, om du støder på den forkerte måde uden at indse det? Hvilke regler kan du følge for altid at sikre dig, at du støder på som en venlig, åben, samarbejdsvillig person, som folk virkelig synes om at arbejde med? Følgende tip skal give dig et forspring mod venligere og mere produktiv e-mail-kommunikation.

Linjen mellem tillid og arrogance

Mange gange er folk, der støder på som arrogante i en e-mail, ikke engang klar over, hvordan de støder på. Mange gange prøver de bare at imponere nogen eller få respekt for deres kolleger eller venner. Af alle de e-mail-fejl, som folk laver - især på arbejdet - er dette den store. Så mange forsøger at imponere chefen, at det mange gange bliver et løbende spil med en-upmanship mellem kolleger. Alle vil have denne forfremmelse, og ofte er det eneste syn på resultater, som en manager ser, hvad der er rapporteret i e-mails. I det mindste er det tankeprocessen.

Problemet starter, når du ser ordet “jeg” en masse. “Jeg vil have, at vi begynder at gøre dette med det samme”, eller “Jeg vil være klar her ... ”

Sætningerne er ikke kun selvcentreret. De bliver også til en diktatorisk samtale. Det er næsten som et forældre-barn-forhold, hvor en person tror, ​​de vil diktere alle reglerne, og du skal bare holde kæde og lytte.

Ingen kan lide at være i den modtagende ende af det, og tro mig, du vil heller ikke være i den leverende ende. Ingen vil kunne lide dig.

Carmine Gallo, en kompetencecoachekonsulent og forfatter, skrev, at arrogante mennesker har en tendens til at undgå øjenkontakt. De ser ud til at næsten tale igennem dig og ikke dig. Det er fordi de ikke ligeglad med hvem de snakker med, kun at hvad de har at sige bliver hørt. Dette kommer også på e-mail gennem konstant brug af “jeg”, med lidt opmærksomhed på, hvad andre siger, bortset fra de lejlighedsvise overfladiske kommentarer om “værdistigningen” dit input. Du kan satse på, at manageren ikke læser, hvad du skriver, men vil være optaget af at prøve at finde ud af hvad de vil sige næste.

Ingen har brug for dig “Træde til”, Stor fyr.

En anden antydning om, at du har et selvopblåst ego på dine hænder, er, når du er midt i en e-mail-samtale, der inkluderer en CC-liste over flere mennesker, og derefter ud af det blå slutter nogen sig til samtalen med udtrykket, “Tillad mig at træde ind her et øjeblik ... ”

Her er hvad den type ordlyd ligner en “Lad mig afklare… ” gør til de mennesker, der læser din e-mail. Det fortæller dem, at du tror, ​​du har alle svarene. Det fortæller dem, at du føler, at de er blevet vildledt og forkert indtil dette tidspunkt, og her er du - helten i skinnende rustning på en hvid hest - kører ind for at redde alle fra deres egen dumhed og uvidenhed.

Fantastisk job Mr. Hero - du har lige fremmedgjort alle i teamet med de allerførste ord i din e-mail.

Her er nogle af de mest kraftfulde tip til høflig, men professionel kommunikation.

Vær ærlig og ydmyg

Mærket for en ægte leder er en, der ikke kun erkender, at han eller hun ikke har alle svarene, men videre siger - ofte og med eftertrykkelse - at medarbejderne er dem med den største indsigt og færdigheder. Den bedste måde at gøre dette i e-mail er at CC din medarbejder, når du e-mailer dine overordnede om dem og taler godt om dem. Gør det samme, når du taler med andre medlemmer af teamet - tal godt om dine medarbejdere. Anerkend, hvornår de har haft en stor succes.

Det kan være modintuitivt for mennesker, der indgår i en ledelsesposition, som ikke bygger dem selv op. Når alt kommer til alt er stillingen en af ​​autoritet og egner sig til selv skryt. De fleste ledere føler, at de for respekt for medarbejderne er nødt til at virke intellektuelt overlegne. Desværre gør det i de fleste tilfælde det modsatte.

Stil spørgsmål

Det virker underligt som en manager at være beder dine medarbejdere om svar snarere end at give dem svarene, men tro det eller ej, når du giver folk mulighed for at udvikle løsninger for dig, det får dem også til at respektere dig. Når de først har udført opgaven med at finde et svar på et problem, vil de ikke kun føle sig mere sikre på sig selv, men de vil også huske, at det var du, der inspirerede dem til at gå op og få den succes. Det er ledelsens hemmelighed - med fokus på de succesrige personer under dig snarere end at fokusere på dine egne.

Tænk over det - du er i en unik position til at opbygge et team af selvsikre, succesrige mennesker, der arbejder for du. Forestil dig, hvor meget mere et hold som det kunne opnå end et hold, der er fyldt med folk, der er utilfredse og umotiverede.

Men ... Brug ikke “Men”

En anden sjov taktik, som jeg har set dukke op i manager-e-mails under mine forskellige rejser, er hele agn-og-switch-rutinen. Dette er, hvor manageren starter e-mailen med et kompliment, og foretager derefter en switch-up for at klage over noget eller bede om yderligere arbejde. Dette er især skadeligt, fordi det giver det falske indtryk, at du er ved at være ærlig og ydmyg (som anbefalet ovenfor), og du bygger op medarbejderens forventninger om, at de er ved at modtage et kompliment, og så ødelægger du det bare ved gør det modsatte.

Disse er sætninger som, “I har det godt, men ... ”, eller “Jeg kan godt lide hvad du gjorde med det diagram, men ... ”

Dette er faktisk det jævla barn i den ældgamle råd, der gives til ledere, at de altid skal starte en e-mail, der beder om noget eller kritisere noget med noget positivt til “blødgøre slag”. Misforstå mig ikke, gjort oprigtigt, dette fungerer faktisk. Problemet er, at de fleste ikke ved, hvordan man gør det oprigtigt, og i stedet bare kommer på tværs som en nedlatende, pompøs røv.

Medmindre du oprigtigt føler, at nogen laver et godt stykke arbejde - bare omgå de tomme pladser og gå ned i forretningen. Din medarbejder vil sætte pris på at blive behandlet som en voksen snarere end som en 5-årig.

Vis folk, du er interesseret i, hvad de siger

Hvis du vil have, at dine medarbejdere eller kolleger værdsætter dig og føler, at du er en autentisk person, er det vigtigt, at du er ærlig og ligefrem med mennesker. At være lykkelig er fantastisk, men at være positiv bare for at være positiv kommer over som meget tom og nedladende via e-mail. Hvis du skal bruge “sig først noget positivt” tilgang, når du leverer dårlige nyheder, gør det autentisk. Sig ikke bare “du er en fantastisk medarbejder”, men nævne i stedet noget, de specifikt har gjort, der viser det. Dette fortæller dem, at du faktisk er opmærksom - du er ligeglad med, hvad de gør, og hvad de siger.

At styre mennesker er sandsynligvis et af de sværeste job derude, fordi det er menneskelig natur at mistro og ikke lide autoritet. Når du er i en autoritetsposition, gør det det meget mere nødvendigt at være ydmyg, autentisk og ærlig.

Det er ikke nok at sige, at du er interesseret i mennesker. Vis det.

Det er ikke vigtigt nok at sige, at du værdsætter nogen. Beskriv hvorfor.

Med e-mail vil folk tage alle mulige antagelser om, hvad du siger - så lad ikke være plads til fejlagtig fortolkning. Folk vil sætte pris på din ærlighed og ærlighed - ikke kun dine medarbejdere, men også dine kolleger. Hvis du trækker det godt ud, vil du en dag finde dig i den modtagende ende af en “fremtrædende leder” pris.

Hvordan prøver du at kommunikere godt med e-mail? Hvilken fremgangsmåde tager du for at sikre dig, at du ikke fornærmer eller nedlatende mennesker? Del dine egne tip i kommentarfeltet nedenfor!

Billedkredit: Forretningsmand egocentrisk, forretningsmand, der dækker ansigt, kolleger diskuterer, latterliggør chef, stor forretningsmand (alt via Shutterstock)