Få protokollen til at fungere, hvordan man kan tage effektive noter under et møde

Det er en færdighed, som få mennesker har perfektioneret; de perfekte mødereferater.

Det er en velkendt historie i en ufuldkommen verden. Du arbejder på et projekt af kritisk betydning på arbejdet. Dette er en interdepartemental affære med al den smertefulde interdepartementale politik, der følger med det. Da fristen er tæt på projektet ikke tættere på færdiggørelsen, planlægger du et møde med dine kolleger. Efter at have fastlagt en dagsorden for mødet Opret nemt mødedagsordninger ved hjælp af mødeforventninger [iPad] Opret nemt møde-dagsordener ved hjælp af mødeforventninger [iPad] Selvom ingen af ​​os ser frem til at deltage i møder, er der heldigvis en række nyttige online og mobile applikationer, såsom som AgreeDo, der gør opgaven med at planlægge møder lettere. Alle vellykkede møder starter ... og to timers kedelig diskussion ender med en aftalt tidsplan og handlingsplan.

Og så overholdes den aftalte plan ikke, og den aftalte handlingsplan udføres ikke. Du kalder ondt dine kolleger - “Hvad fanden foregår derovre? Det var ikke det, vi var enige om”. De holder fast ved, at de gør, hvad de lovede. De er overbeviste om, at du er den, der har forkert. Og desværre er der intet der bestrider deres version af begivenheder. Du tog ikke minutter.

Desværre er det en af ​​de mest vitale færdigheder, der er nødvendige for den moderne arbejdsplads. De giver dig mulighed for at oprette en etableret oversigt over begivenheder, der er aftalt af alle parter, hvilket sparer din hovedpine længere nede på linjen. Her er, hvordan du tager effektive minutter i et møde.

Tag ikke minutter

Det lyder counter-intuitivt, ikke? Dette er en artikel om, hvordan du tager effektive minutter, og jeg siger, at du ikke burde tage dem? Hvilken vanvid er dette?

Det er svært at gøre to ting samtidig. Hvis du prøver at holde styr på en samtale, mens du tager minutter, vil du sandsynligvis gøre et dårligt stykke arbejde med mindst en af ​​disse ting. Og kan du huske, hvordan jeg sagde, at referater skulle være en nøjagtig repræsentation af begivenheder? De er virkelig noget, du ikke burde rodet sammen.

Når du går ind på et møde, skal du medbringe nogen der ikke vil deltage i samtalen og bede ham eller hende om at tage minutter. Det giver dig mulighed for at fokusere på samtalen, og du kan være sikker på, at mødemeddelelserne samarbejder og redigerer mødeanvisninger i realtid ved hjælp af Sync.in Samarbejd og rediger mødebeskeder i realtid ved hjælp af Sync.in, når du har brug for at arbejde med et team online, eller selvom du bare skal samarbejde med andre kolleger, der muligvis fungerer på andre fjerntliggende steder, vil evnen til at have noget visuelt at se ud ... være af god kvalitet. Hvis du deltager i et online møde (måske bruger WebEx eller Google Hangouts), hvorfor tænder du ikke Audacity Optag lydfiler med Audacity Optag lydfiler med Audacity og optager samtalen til fremtidig reference?

Husk de 5 W'er

Tænk tilbage på en af ​​dine engelskkurser i folkeskolen. Du har sandsynligvis skrevet en historie på et tidspunkt, og du blev lært “5 W's” . For at opdatere din hukommelse er de 'hvem', 'hvad', 'hvornår', 'hvorfor' og 'hvor' .

Når du tænker på det, er det, hvad minutterne er. De skaber en fortælling om noget, der skete, eller noget, der vil ske. Og meget som du ville gøre, når du skriver en rapport eller en artikel, skal du tilføje detaljer.

Så hvor du måske har noget som dette.

Opgrader WordPress til 3.7

Du kunne have noget som.

Ben Smith opgraderer WordPress til 3.7 i næste uge for sikkerhedsrettelser.

Meget mere meningsfuld, ja?

… Men tag ikke det for langt.

Ingen er interesseret i, at Ben Smith kun opgraderer WordPress 3.7 i næste uge, fordi han denne uge er på ferie i Barbados med sin kone og hans to børn, men hans kæledyr Chihuahua Gee-Fee opholder sig i de lokale kenneler, mens de er væk. Hvorfor vil du lægge det i dine noter?

Ja, det er vigtigt at være opmærksom på alle vigtige detaljer. At være eksplicit er super vigtigt. Når det er sagt, skal du ikke tage det for langt, hvor du registrerer data, der ikke er nogen til gavn.

Enig om protokollen

Så har du et tre timers møde. Når det er færdigt, er det sandsynligvis, at det at holde sig rundt i mødelokalet, er ganske lavt på listen over ting, du gerne vil gøre. Du er træt. Du er tørstig. Folk forlader kontoret og rejser hjem i varme senge og America's Got Talent.

Går du ud? Ingen! Hvis du har skrevet dine minutter i hånden, skal du indtaste dem. Når du først har dem i et format, som er vagt, er det nyttigt, e-mailer du dem til hver deltager. Du beder dem om at anerkende, at de har læst referatet, og at de er tilfredse med indholdet.

Det tydeliggør den rolle, som hver person skal have, samt deres ansvar, og hvis nogen er uenig med den officielle begivenhedspost, kan de rette det. Et samarbejdsmøde De 6 bedste gratis online møderedskaber til at samarbejde med dit team De 6 bedste gratis online møderedskaber til at samarbejde med dit team Små hold har ikke brug for dyre virksomhedsapps til samarbejde. Her er seks fantastiske værktøjer, som du kan bruge til at administrere dit teams data, kommunikation og mere. Gratis. viser sig bedre på grund af dette.

Lær Shorthand

Afhængigt af hvem du spørger, er korthold enten en rigtig god måde at skrive tingene hurtigt ned på, eller det er en form for kryptering, der er modstandsdygtig overfor NSA's nysgerrige øjne. Uanset om du føler det, er det en nyttig færdighed at have i dit bemærkelsesarsenal.

Mens det er ganske skræmmende at se på, er korthand ikke for svært at grok. Det erstatter almindelige skrivekonstruktioner med symboler og forkortelser, så du kan skrive hundreder af ord pr. Minut. Det er, hvad Kim Fletcher, formand for National Council for Training of Journalists, har at sige om det.

Hvis du har en kort note, kan du finde tilbudet meget hurtigt. Du går ind med en båndoptager eller en digital optager, og hvis du har tilbragt en time derinde med din optager, har du en times bånd at gå igennem, det tager ret lang tid

Der er mange systemer til skrivning af korthed, med de alfabetisk baserede systemer (AlphaHand osv.) Blandt de hurtigste, mens Gregg Pre-Jubilæum, Gregg Jubilæum Gør protokollen til at fungere: Hvordan man kan tage effektive noter under et møde Gør protokollen til at fungere: Sådan Tag effektive bemærkninger under et møde Det er en færdighed, som få mennesker har perfektioneret; de perfekte mødereferater. Registreringen af ​​begivenheder sparer dig for hovedpine længere nede på linjen. Her er, hvordan du tager effektive minutter i et møde. , og New Era Pitman er den hurtigste af flokken. Leg rundt med et par få, og find en, du kan lide! Jeg har fundet ud af, at dette websted er utroligt nyttigt til at nedbryde forskellene mellem hver af de mange metoder derude.

Struktur dine noter

Når du noterer, doodles du en arbejdsgang, eller går du i fuld Buzzfeed og sætter den på en liste? Effektiviteten af ​​dine noter afhænger helt af den måde, du strukturerer de oplysninger, du registrerer.

Registrerer du trin, eller noterer du de handlinger, folk vil gøre i fremtiden? Kuglepunkter kan være nyttige her. Lægger du detaljerede poster om en begivenhed, der tidligere fandt sted? Du ønsker måske at bruge en stil, der er mere paragrafisk.

Føler du dig kunstig? En anden teknik, som du måske finder nyttig, er visuel noteoptagelse. Her tilføjer du kontekst til tekst ved at tilføje farve, grafik og billeder. Ved at tilføje illustrationer kan du tilføje ekstra information uden at gøre dine noter for 'ordtunge'.

Endelig vil du være glad for at vide, at der er nogle værktøjer derude, der gør strukturering af dine noter til en doddle. Microsoft har en masse Microsoft Word-skabeloner til at tage minutter i et møde. Disse ser ikke ud af sted på en indelukket 'shirt-and-tie' arbejdsplads, men har stadig nogle farvestænk. Jeg har også brugt SimpleNote Move Over TextEdit, Simplenote er nu tilgængelig til Mac Move over TextEdit, Simplenote er nu tilgængelig for Mac Hvis du bare vil åbne et skriveværktøj og komme i gang med at skrive uden en masse distraherende klokker og fløjter, Simplenote er måske lige det, du leder efter. i mine minutter på grund af dets rene æstetik og dets indbyggede cloud-sikkerhedskopier.

Konklusion

At nedtage minutter er superenkelt, og det er en strategisk evne til at afholde effektive møder, som vi alle skal mestre. Har du nogle praktiske tip til at notere i møder? Fortæl mig det i kommentarerne herunder!

Billedkredit: Mark Jensen John Benson dpstyles