Skal du bruge PDF- eller Microsoft Office-dokumenter? Fordele og ulemper

Vi støtter alle PDF-dokumenter hver dag - det er go-to-formatet til kontoudtog, instruktionsmanualer, online rapporter og meget mere.

Men er det altid det bedste format? Hvordan ved du, om du skal bruge et PDF-dokument eller en af ​​Microsoft Office-filtyperne?

Hvis du befinder dig i en kvarter om, hvilket format du skal bruge til dette formål, skal du fortsætte med at læse. I denne artikel skal jeg forklare fordele og ulemper ved at bruge en PDF i sammenligning med DOC, XLS og PPT filer.

PDF-filer: Fordelene

Lad os starte med at vurdere fordelene ved PDF-dokumenter. Under hvilke omstændigheder skal du altid bruge dem?

Self-Contained

Hvis du producerer indhold til at distribuere til andre mennesker - for eksempel salgspræsentationer, forelæsningsnotater eller nyhedsbreve - skal du bruge PDF-formatet til at sende filerne.

Grunden? PDF-filer er selvstændige. Selve filen indeholder al formatering, skrifttyper og layoutdesign. De gengives på samme måde hver gang uden at stole på operativsystemet, hardware eller software.

Enhver, der har åbnet et Microsoft Word-dokument på Google Drive, ved, hvor vigtigt dette er. Hvis du sender en DOC-fil til en anden bruger, der ikke bruger den samme app eller ikke har de samme skrifttyper installeret, vil det ofte se rodet ud.

Høj kvalitet udskrivning

Da PDF-dokumenter er selvstændige, accepterer trykkerier dem med glæde. De accepterer ofte ikke Word-dokumenter Sådan udskrives Microsoft Office-dokumenter på den rigtige måde Sådan udskrives Microsoft Office-dokumenter på den rigtige måde Ser det sommetider umuligt ud at udskrive dokumenter nøjagtigt som du vil? Vi kan hjælpe! Vi viser dig alle dine udskrivningsmuligheder og hjælper dig med at vælge de rigtige indstillinger til perfekt udskrevne dokumenter. eller andre Microsoft Office-formater.

PDF-filer er “Hvad du ser, er hvad du får” - uanset hvad siden ser ud på din skærm, kan du være sikker på, at den ser ud på samme måde på en fysisk kopi. Højopløsningsbilleder bevarer deres professionelle udseende, og sidelayouter kompromitteres ikke.

Derfor, hvis du vil udskrive et parti med plakater, flyers eller endda et PowerPoint-slideshow, skal du sørge for at gemme din fil som en PDF-fil, før du går ind i byen.

Flere formater

Ja, du kan importere afsnit af tekst i en PowerPoint-fil eller indsætte et PowerPoint-dias i Excel, men processen kræver en masse kløgt, hvis du vil gøre det færdige dokument til at se respektabelt ud. De forskellige Office-formater er ikke rigtig designet til utallige formater og masser af indlejringer.

Selv hvis du får dit dokument til at se godt ud på skærmen, hvis filen er stor, kan det tage lang tid at åbne og / eller gemme. PDF-dokumenter kan nemt understøtte tekst, næsten enhver billedtype, vektorgrafik, dias, HTML-kode og mere.

Interaktiv

Microsoft Office-filer kan være interaktive, men PDF-filer er et bedre valg til ansøgningsformularer, feedbackformularer og andre situationer, der kræver indtastning af data. Her er hvorfor:

• Faste felter - Der er ingen mulighed for en slutbruger ved et uheld at slette et felt, forkert fortolke, hvilke data der er behov, eller gå glip af et spørgsmål.
• Trin-for-trin guider - Skabere kan tilføje marginnotater for at guide brugerne gennem komplicerede former.
• formler - Du kan oprette en PDF med det samme tilføje moms eller beregne valutakurser på en faktura. Det er klart, Excel giver dig også mulighed for at arbejde med formler og ligninger Brug for hjælp til Excel-formler? 7 ressourcer, der skal konsulteres Brug for hjælp til Excel-formler? 7 Ressourcer til at konsultere Excel er regnearkets guldstandard. Hvis du skal bruge Excel og alligevel skal gøre dig bekendt med det, introducerer disse ressourcer dig hurtigt det grundlæggende og mere. , men der er ingen måde at bevare formlerne ved konvertering fra XLS til PDF.
• Underskrift - Nogle tjenester, såsom Adobe Sign og DocuSign, giver dig mulighed for at tilføje din signatur Kan du elektronisk underskrive dokumenter og skal du? Kan du underskrive dokumenter elektronisk og skal du? Måske har du hørt dine teknisk-kyndige venner smide både udtrykkene elektronisk signatur og digital signatur rundt. Måske har du endda hørt dem bruges om hverandre. Du skal dog vide, at de ikke er ens. Faktisk ... til kontrakter og andre personlige dokumenter på en nem og sikker måde.

Kompatibilitet

Der er fordele ved at bruge både browsere og specialiserede PDF-læsere PDF Reader vs. Browser: Hvilken PDF-visning er bedst for dig? PDF-læser vs. browser: Hvilken PDF-fremviser er bedst for dig? En PDF-læser er ofte et af de første værktøjer, som folk installerer på deres nye computer. Det er ikke glamorøst eller sexet, men det er et vigtigt værktøj i dit produktivitetsarsenal. Eller er det? .

I sidste ende, dog så længe modtageren har en browser installeret på deres system, vil de være i stand til at åbne din fil. Det er ikke tilfældet, hvis du sender en fil i DOC, XLS eller PPT. Ikke alle kontorpakker kan håndtere alle formater.

PDF-filer: Ulemper og alternativer

På trods af disse tilsyneladende fordele er der stadig tidspunkter, hvor et PDF-format ikke er egnet. Jeg vil se på nogle af disse situationer og rådgive dig, hvad du skal bruge i stedet.

Komponering af tekst

PDF-dokumenter mangler de kraftfulde formateringsværktøjer fra Microsoft Word og andre processorer. Du kan ikke redigere sidelayouts, skrifttyper og andre vigtige stilistiske problemer.

Derudover har de ikke stavekontrol, grammatikontroller og andre skrivemidler. Du skal bruge en traditionel tekstbehandler til at komponere din tekst. Gem kun filen som en PDF, når du er sikker på, at du er færdig.

Redigering af indhold

PDF'er er heller ikke et godt valg, når en anden har brug for at redigere eller tilføje yderligere detaljer til dit dokument 5 Gratis værktøjer til redigering af PDF-filer 5 Gratis værktøjer til redigering af PDF-filer PDF-filer er universelt nyttige. De kommer dog ikke til rådighed når det kommer til redigering. Vi er her for at vise dig de bedste gratis værktøjer til redigering af dine PDF-filer. . Hvis du f.eks. Er ansvarlig for at tilføje tekst til et dokument og på et senere tidspunkt i processen, er en anden ansvarlig for at tilføje billeder, er det ikke klogt at sende filen i et PDF-format.

Formatet kan ikke redigeres af natur. PDF'er er kun et billede af et eksisterende dokument snarere end at være et originaldokument i sig selv. I bedste fald lader de fleste PDF-læsere dig kun redigere et par ord ad gangen.

Billeder

Hvis du muligvis bliver nødt til at genbruge billeder fra et dokument på et senere tidspunkt, skal du holde dig til Office-apps. Du vil have det sværere - hvis ikke umuligt - at udtrække de indlejrede billeder fra et PDF-dokument.

Hvis det er absolut nødvendigt at udpakke et billede fra en PDF, kan du gribe en printskærm og redigere billedet i Paint - men det er ikke en effektiv arbejdsgang, og du mister sandsynligvis noget af billedkvaliteten.

Samarbejde

PDF-oprettelsesapps har ikke værktøjer til samarbejde. Nogle betalte værktøjer introducerer funktioner, som de bedste gratis læsere. De 6 bedste PDF-læsere til Windows i 2019 De 6 bedste PDF-læsere til Windows i 2019 De bedste PDF-læsere koster ingen penge. Læs vores roundup af funktionsrige PDF-seere, der udfører selv Adobe Reader. inkluderer ikke, men processen er besværlig.

De fleste produktivitetssuiter som Microsoft Office 365 og Google Drevs apps tillader nu realtidssamarbejde om dokumenter 3 Microsoft Office Online Teamwork & Samarbejdsværktøjer, der imponerer 3 Microsoft Office Online Teamwork & Samarbejdsværktøjer, der imponerer med Office 2016 og dets gratis online modpart, Office Online , Microsoft har rullet nye værktøjer til, at teams kan samarbejde eksternt og i realtid. Vi viser dig, hvad du ikke kan gå glip af. . Igen kan du gøre alt dit arbejde ved hjælp af en traditionel pakke og derefter gemme kun i PDF, når dokumentet er komplet.

Del dine meninger

Jeg håber, at jeg har givet dig en bred introduktion til, hvordan PDF-dokumenter sammenligner med de typiske Office suite-filformater, samt forklarer, hvornår du skal bruge PDF-filer, og hvornår man skal undgå dem.

Jeg vil meget gerne høre, hvad du ellers ville tilføje til denne liste. Har jeg savnet nogen professionelle? Har jeg overset nogen markante ulemper? Du kan efterlade dine tanker og meninger i kommentarfeltet nedenfor.

Billedkredit: NY Studio via Shutterstock.com