Enkle tids- og projektstyringsstrategier, du kan bruge derhjemme

Længer du efter at foretage ændringer i dit liv? Hvis du er ved at starte en ny bestræbelse, uanset om det er relateret til selvudvikling, en klasse, du vil tage, eller et boligforbedringsprojekt, har vi nogle øvelser, der kan øge din chance for succes.

Planlægning og styring af projekter er noget, vi alle gør mere eller mindre intuitivt. De, der er blevet udsat for professionel projektledelse, kender avancerede værktøjer og metoder, der bruges til at igangsætte og styre projekter. Men du behøver ikke at være en professionel for at gøre et godt stykke arbejde; du har bare brug for en strategisk tilgang.

Følgende øvelser kan hjælpe dig med at visualisere din fremtid og implementere trinvise ændringer for at arbejde mod dine mål.

Hvad er et projekt?

Lad os definere, hvad et projekt er, inden vi starter.

Et projekt er et midlertidig tilsagn med det formål at oprette en konkret resultat, såsom et unikt produkt eller service.

De definerende egenskaber er midlertidig og konkret resultat. Med andre ord, et projekt har en begyndelse og en ende, og når det er afsluttet, har vi ideelt set produceret det resultat, vi definerede, når projektet startes. Når det er sagt, projekter kan vær iterativ, dvs. du når en milepæl, definerer en ny milepæl og fortsætter denne proces ad infinitum; dette “rutine” findes ofte i softwareudvikling og kan også gælde for selvudvikling.

En dagligdags rutine, som at tjekke postkassen på hverdage eller en vane som at børste dine tænder eller enhver anden gentagen proces, er ikke et projekt, fordi det er regelmæssigt, ikke midlertidigt og ikke giver et konkret resultat. Implementering af en af ​​disse som en vane kan imidlertid være et projekt.

Så hvordan kan du gå i gang med at implementere et nyt projekt?

Livets krukke

Et nyt projekt har brug for plads i dit liv 7 Time Management-lektioner, jeg lærte af bjergbestigning 7 Time Management-lektioner, jeg lærte fra bjergbestigning Hvordan du styrer din tid fra det første øjeblik om morgenen, til det sidste øjeblik, når du går i seng, er meget som bjergbestigning. Jeg lærte disse lektioner på den hårde måde. . Hvad hvis du allerede har et fuldt liv? Du har sandsynligvis et job, en familie, venner, hobbyer, kæledyr, muligvis andet ansvar, der kræver din tid og opmærksomhed, og meget lidt tid til overs.

Hvordan kan du få tid til noget nyt?

Desværre har jeg ikke svarene, men måske kan denne historie give dig en idé:

Hjemmeddelelsen er, at du kan være travlt hele tiden uden nogensinde at opnå noget. For at ændre det, skal du få dine prioriteringer lige! Du finder stadig tid til de små ting, mens du gør fremskridt med de ting, der virkelig betyder noget for dig.

Øvelse 1: Analyser din livskrukke

Brug lidt tid på at reflektere over din personlige “liv i krukken”. Hvad er de ting i dit liv, der repræsenterer klipper, småsten og sand? Forbered en liste, identificer dine prioriteter, og gendan din tidsplan fra bunden. Sæt først dine prioriterede ting, arranger andre vigtige ting omkring dem, og identificer til sidst de gratis slots, du har til alt andet. Er der plads til nye projekter?

Hvis du leder efter et hack til hverdagsstyring, der er sjovt, så prøv Pomolego-teknikken Sådan bruges LEGO'er til at styre din tid bedre Sådan bruges LEGO'er til at styre din tid bedre Jeg tror, ​​jeg har fundet det ultimative produktivitetsværktøj: LEGOs. Forlad ikke! Lad mig forklare. .

Premortem vs. Postmortem

Måske opfordrede Jar of Life-øvelsen dig til at forfølge et nyt projekt eller generelt foretage ændringer i dit liv. Nu ved vi alle, at projekter kan mislykkes. Interessant nok har forskning vist, at billedbehandling af en projektfejl, før den endda blev startet, kan være en måde at forhindre fiasko i første omgang. Denne teknik kaldes a premortem.

Forskning udført i 1989 af Deborah J. Mitchell fra Wharton School; Jay Russo, fra Cornell; og Nancy Pennington, University of Colorado, fandt, at potentielle eftertænksomhed - at forestille sig, at en begivenhed allerede har fundet sted - øger muligheden for korrekt at identificere årsager til fremtidige resultater med 30%. Vi har brugt potentielt eftertænksomhed til at udtænke en metode kaldet et premortem, som hjælper projektgrupper med at identificere risici i starten.
Gary Klein, Harvard Business Review

Et premortem ligner et postmortem, bortset fra at det endnu ikke er sket. I stedet forestiller holdmedlemmerne sig, at projektet var mislykkedes og kom med potentielle årsager til dets fiasko og måder til at eliminere disse trusler.

I videoen nedenfor forklarer Nobelprisvinderen Daniel Kahneman ideen om premortemet i forbindelse med erhvervslivet, men det samme kan gælde for dit personlige liv.

Øvelse 2: Udfør et premortem til dit projekt

Forestil dig, at dit projekt var mislykkedes af hensyn til denne øvelse. Hvad kunne have været de potentielle årsager? Du er velkommen til at involvere din partner, et familiemedlem eller en ven til at hjælpe dig med at foreslå ting, der kan forårsage, at din indsats mislykkes. Brainstorm Sådan brainstormer du den rigtige måde med enkle humørbræt Sådan brainstormer du den rigtige måde med enkle humørbræt En smuk stemningsplads er et af de bedste værktøjer til visuel brainstorming. Brug denne korte guide til at formidle dine ideer, eller prøv bare solo brainstorming med en collage af inspirerende billeder. , indsamle så mange grunde (forhindringer), som du kan tænke på, herunder skøre og usandsynlige ideer 8 tip til at komme med vindende ideer, når du brainstormer alene, 8 tip til at komme med vindende ideer, når du brainstormer alene To hoveder synes bedre end en, men brainstorming handler lige så meget om individuel problemløsning som det handler om gruppen. Her er nogle metoder til at opbygge en “storm” af ideer. . Der er ingen forkerte svar, og ingen kritik eller begrundelse er tilladt under brainstorming! Du har kreativ frihed.

Fra din liste skal du vælge de 10 mest sandsynlige årsager til, at du kan kontrollere, som kan forårsage, at dit projekt mislykkes. For hver af disse forhindringer, beskriv en enkel løsning eller strategi, der hjælper dig med at gøre dit projekt til en succes. Denne øvelse hjælper dig med at holde dig på sporet og faktisk undgå fiasko.

Du kan bruge en af ​​disse diagramming-apps 8 Diagram-apps til bedre brainstorming på farten 8 Diagram-apps til bedre brainstorming undervejs Livet kan være travlt og kaotisk. Disse apps til tankekortlægning og brainstorming kan hjælpe dig med at holde styr på dine inspiration og ideer til en bedre tankeproces. Alt sammen bare et skærmbillede væk. at samle og organisere resultaterne af din brainstorming.

Et par andre anbefalede gratis brainstormingsværktøjer er:

• Coggle
• Wisemapping
• Tekst 2 Mind Map
• Mind42

Prognoser kontra backcasting

Tendenser og prognoser er værdifulde værktøjer til at forudsige, hvad der sandsynligvis vil ske, og planlægge, hvordan du vil reagere. For eksempel vil du medbringe en paraply eller en regnjakke, hvis vejrudsigten 5 sjove vejr-apps til at gøre prognosen underholdende 5 sjove vejr-apps til at gøre prognosen underholdende Find vejret for kedeligt? Tjek disse sjove vejr-apps til Android, iOS og internettet, der gør prognosen mere underholdende. forudsiger regn. Men denne strategi mislykkes, når vi er nødt til at innovere eller planlægge for det ukendte.

Prognoser forhindrer os i at skabe noget nyt, fordi det begrænser vores syn til forhold, der allerede er kendt eller etableret. Derfor anvender vi intuitivt andre strategier til planlægning og visioner hele tiden.

For eksempel vælger du at studere et emne, ansøge om et job eller flytte til et nyt sted ikke (kun) på grund af tidligere tendenser og oplevelser, men også fordi du forestiller dig en bedre fremtid for dig selv og andre. Baseret på denne vision fortsætter du med at tage skridt i nuet for at skabe den fremtid, du ønsker Cool forskningsprojekter, der kunne ændre fremtiden Cool forskningsprojekter, der kan ændre fremtiden Vil mega-virksomheder som Google, Microsoft, IBM og Intel fortsætte at give kommende generationer den verden, vi kun kan forestille os nu? Disse spændende forskningsprojekter siger, at det er et løfte, de vil holde. .

En metode til at udvikle en strategi baseret på en fremtidsvision kaldes backcasting (også kaldet “baglæns kortlægning”). Det anvendes typisk, når man planlægger en bæredygtig udvikling og innovation.

Her er definitionen på backcasting fra Europa-Kommissionens online fremsynsvejledning:

Backcasting er en metode til at udvikle normative [mere ønskelige fremtidige] scenarier og undersøge deres gennemførlighed og implikationer.

Øvelse 3: Backcast fra din vision

Forestil dig, at du havde afsluttet dit projekt med succes for denne øvelse. Alle ønsker og drømme, der inspirerede det, er blevet virkelighed. Alle dine mål er nået.

Skriv en oversigt over din vision, som om den allerede var gået i opfyldelse. Vær så detaljeret som muligt: ​​hvor er du nu, hvordan har dit liv ændret sig, hvad er de ting, du har opnået, hvad lærte du, hvordan føles det?

Når du kigger tilbage på din vej fra din ønskede fremtid, skal du sende de trin, der hjalp dig med at nå din vision. Dette er lidt af en hjernetrim. For at gøre det lidt lettere, kan du også planlægge fra nutiden og forestille dig, at din vision trækker dig mod den som en magnet.

Liste over trinnene fra i dag og frem, der kan hjælpe dig med at nå din vision. Husk, hvad du lærte fra de foregående øvelser, og prøv om muligt at integrere disse oplysninger. Hvilke muligheder vil du gribe ind for at få dine mål til at blive virkelighed? Forestil dig din vej fra nutiden til din ønskede fremtid.

Liste kronisk 10-15 trin fra i dag indtil du afslutter dit projekt. Fokus på personlige milepæle og muligheder, ikke foruddefinerede begivenheder. Vær specifik, når du stiller dig selv disse spørgsmål.

• Hvordan forventer du personligt at udvikle dig?
• Hvad forventer du at lære og komme ud af dette projekt??
• Hvilke muligheder vil du skabe eller drage fordel af?

Overvej at bruge et simpelt smidigt projektstyringsværktøj som Trello eller endda en gør-det-selv PDF-skabelon Opret din brugerdefinerede PDF-skabelon til planlægning af noget Opret din brugerdefinerede PDF-skabelon til planlægning af noget skabeloner er vigtige tidsbesparende enheder, du kan bruge til næsten enhver situation i livet. Kan du lave din egen skabelon, når den specielle situation kommer? Det er nemt. Vi viser dig hvordan. for at holde styr på dine bagudgående kortlægningsstadier.

Din vej frem

Alle tre øvelser kombineret, du har nu en forenklet plan for dit projekt 24 Google Docs-skabeloner, der vil gøre dit liv lettere 24 Google Docs-skabeloner, der vil gøre dit liv lettere Disse tidsbesparende Google Docs-skabeloner hjælper dig med at afslutte dine dokumenter i stedet for at kæmpe at sammensætte dem. . Det kombinerer elementer af tidsstyring, risikostyring, projektdefinition og en strategi for at nå dine mål. Forhåbentlig tjener øvelserne dig også som en motivator til at komme i gang i dag.

Har du haft nogen indsigt, mens du gennemførte disse øvelser? Hvilke andre teknikker har du brugt til at starte og gennemføre selvudviklingsprojekter i fortiden? Del venligst med os i kommentarerne!

Billedkredit: lige vej, der fører til åbne døre ved Lightspring via Shutterstock, Trueffelpix via Shutterstock