De 5 bedste tip til projektstyring til begyndere

Indtaster du bare arbejdsstyrken eller et nyt job hos din eksisterende virksomhed som projektleder? Vi lærer meget på college og med programmer til denne position.

Imidlertid læres mange dele af at være projektleder undervejs og gennem erfaring. Hvis du påtager dig en projektlederrolle for første gang, er her kun fem tip til projektstyring, der hjælper dig med at komme i gang.

1. Brug de rigtige værktøjer

Valg af de rigtige projektstyringsværktøjer Sådan bruges Microsoft OneNote til projektstyring Sådan bruges Microsoft OneNote til projektstyring OneNote er det ideelle samarbejdsværktøj til styring af enkle projekter i små teams. Og det er helt gratis. Se hvordan OneNote kan hjælpe dine projekter med at starte! er ekstremt vigtig. Disse applikationer bliver dine bedste venner gennem dine projekter. Hvis du stadig er i luften, som du skal vælge, her er de funktioner, du skal kigge efter og forslag, du kan udforske.

Brugervenlighed

Brug af et værktøj, der er intuitivt i dets design og funktioner, er mere markant, end du måske tror. Du skal bruge et program, der er let for dig at forstå lige ud af porten.

Cross-Platform tilgængelighed

At holde trit med projektopgaver og status er enkelt med værktøjer, du kan bruge på både din computer og din mobile enhed.

Nyttige funktioner

Nogle applikationer er robuste og fuldt udstyrede. De giver dig mulighed for at oprette Gantt-diagrammer, teamspecifikke kalendere, opgavelister, baselinjer, automatiseringer og meget mere. For professionelle projektledere er altomfattende værktøjer praktisk. Dette inkluderer applikationer som Microsoft Project, Smartsheet og Zoho Projects.

Andre applikationer indeholder muligvis ikke alle klokker og fløjter som lignende værktøjer, men kan være lettere at lære og inkludere de nøjagtige funktioner, du har brug for. I denne situation skal du tjekke applikationer som Trello, Wrike og Asana for opgaver, samarbejde og enkel sporing.

Den nederste linje er, at du skal bestemme, hvilke funktioner du har brug for og ønsker mest, og derefter tjekke forskellige værktøjer for at finde ud af, hvad der er bedst for dig.

2. Brug skabeloner

Du behøver ikke kun at forberede dig til projektet, men også “papirarbejde” involveret i styringen af ​​det. Fra mødeplanlægning til statusrapporter til e-mail-opdateringer, gør dig klar til dit projekt ved at samle praktiske, tidsbesparende skabeloner.

Skabeloner findes i alle former og størrelser og mest almindeligt til Microsoft Office-applikationer som Word, Excel, PowerPoint og OneNote. MakeUseOf har du dækket med en række skabelonartikler til alle dine projektbehov.

• Word-projektstyringsskabeloner Sådan administreres dit projekt med Word-skabeloner Sådan administreres dit projekt med Word-skabeloner I projektstyring er forberedelse halvdelen af ​​slaget. For at organisere og dokumentere dit projekt har du muligvis brug for mange forskellige rapporter, formularer eller planer. Vi har samlet et udvalg af Word-skabeloner for at komme i gang.
• Excel-projektstyringsskabeloner Sådan gør du dit projekt til en succes med Excel-skabeloner Sådan gør du dit projekt til en succes med Excel-skabeloner Excel-skabeloner er et vigtigt værktøj i porteføljen af ​​en effektiv projektleder. Selv i det mindste projekt kan skabeloner gøre dit liv lettere og spare betydelig tid. Vi har samlet et udvalg.
• PowerPoint-projektstyringsskabeloner De bedste gratis PowerPoint-skabeloner til din projektpræsentation De bedste gratis PowerPoint-skabeloner til din projektpræsentation Hvordan du præsenterer dit projekt er mindst lige så vigtigt som det, du præsenterer, fordi det, som dit publikum vil huske, er, hvordan du fik dem til at føle dig. Wow dem med professionelle PowerPoint-skabeloner til projektstyring.
• OneNote-projektstyringsskabeloner Sådan vedtages OneNote-skabeloner til projektstyring Sådan vedtages OneNote-skabeloner til projektstyring Et bredt udvalg af skabeloner er en af ​​de funktioner, der gør Microsoft OneNote til et fantastisk værktøj til projektstyring. Lad os vise dig, hvordan du kan bruge OneNote-skabeloner i dit projekt.
• Møde dagsorden skabeloner 15 Gratis mødedagsskabeloner til Microsoft Word 15 Gratis mødedagsskabeloner til Microsoft Word Disse gratis mødedagsskabeloner til Microsoft Word kan få dig til en god start for enhver form for møde.
• Skabeloner til mødeminutter De 12 bedste skabeloner til mødeminutter for fagfolk De 12 bedste skabeloner til mødeminutter for fagfolk Protokollen fra mødeformat fanger det væsentlige. Brug en af ​​disse mødeminutter-skabeloner til hurtigt at anvende MOM-formatet.

3. Vær forberedt på forandring

Det ville være vidunderligt, hvis hvert projekt gik nøjagtigt som planlagt fra start til slut. Desværre er dette ofte ikke tilfældet. At tackle projekt-irritationer som omfangskryp er en del af jobbet. Imidlertid vil andre ting sandsynligvis dukke op, der er ude af din kontrol.

Billedkredit: Gustavo Frazao via Shutterstock.com

• Du har muligvis et teammedlem, der ikke kan udføre deres opgaver på grund af en sygdom eller en nødsituation. Dette kræver muligvis, at du bevæger dig hurtigt for at hente et nyt teammedlem til at afslutte opgaverne eller endda tage dem på dig selv, i nogle tilfælde.
• Du har muligvis et kortvarigt systemproblem, der forhindrer hele dit team i at udføre opgaver. Dette kræver muligvis, at I alle arbejder ekstra timer for at kompensere tiden og forblive i rute.
• Du har muligvis en vejleder, der kræver, at du foretager ændringer, som klienten anmoder om i midten af ​​projektet. Dette vil udløse en konsekvensanalyse og justeringer af opgaver og frister.

Så gør dig klar til at håndtere ændringer ved at være fleksibel og tilpasningsdygtig, når der opstår problemer.

4. Kend dit team

Afhængig af din virksomhed og din branche, har du muligvis et permanent team eller et team, der er samlet til hvert nyt projekt. Uanset hvad, det at kende dit team er en vigtig del af styringen af ​​dem til et vellykket projekt. Men dette kan være vanskeligt, hvis du tiltræder en ny virksomhed eller en anden afdeling.

Billedkredit: Monkey Business Images via Shutterstock.com

Lyt og engagere

Når du mødes med dit projekthold 5 tip til at hjælpe dig med at gøre det perfekte tempo til din chef eller team 5 tip til at hjælpe dig med at gøre det perfekte niveau til din chef eller team Det kan være en skræmmende oplevelse at præsentere for din chef. Her er nogle tip til at sikre, at din tonehøjde er perfekt. , vær opmærksom på kropssprog, holdning og interesse fra dine deltagere. Lyt til hvad de har at sige, still spørgsmål og opmuntre til interaktion. Vær professionel, men vær ikke bange for at smide din sans for humor lidt for at bryde isen.

Lav notater

At holde styr på dine teammedlemmer 'opgaver og frister er en del af at være projektleder. Men at lave notater om dine teammedlemmer kan også hjælpe dig med at kende dem bedre.

• Er Bill altid i tide med at give sine statusopdateringer til dig?
• Har Carol problemer med at tale, når hun har brug for hjælp?
• Er Mark dårlig med at overholde sine deadlines?

Prøv at notere notater under møder, efter en-til-en-foredrag, eller mens du læser e-mails fra teammedlemmer. Dette vil bestemt hjælpe med både aktuelle og fremtidige projekter.

5. Fortsæt med at kommunikere

Som projektleder forventer du kommunikation fra dit hold. Du vil have statusopdateringer og spørgsmål eller bekymringer, der bliver kommunikeret til dig. Samtidig skal du planlægge at kommunikere specifikke emner til dit team som deres projektleder.

Gennemfør regelmæssigt møder

For at holde dit team på sporet og på den samme side skal du planlægge regelmæssige projektmøder. Den bedste måde at gøre dette på er at finde den dag og den tid, der fungerer bedst for teamet og skabe et tilbagevendende ugentligt møde. Dette lader dit team kende rutinen og forberede sig i overensstemmelse hermed.

Opfølgning efter diskussioner

Efter hvert møde skal du sende en opfølgning til dit team. Din e-mail skal indeholde mødereferater og handlinger, der følger af diskussionen. Dette er, når de fantastiske skabeloner kan komme godt med.

Giv statusopdateringer

Som projektleder rapporterer du sandsynligvis fremskridt til din nærmeste vejleder og muligvis op ad kæden til udøvende team. Når der kræves ændringer fra højere ups, anmodninger kommer fra klienten, eller dit team blot modtager ros for deres arbejde, skal du huske at dele det med dem.

Har du tips om projektledelse at tilføje?

Projektledelse handler ofte mere om at styre mennesker Sådan håndteres vanskelige mennesker som en IT-projektleder Hvordan man håndterer vanskelige mennesker som en IT-projektleder En projektleder skal korralere forskellige mennesker til et vellykket projektteam. Der er nogle bløde færdigheder, som du kan kræve for at holde projektet og teamet på sporet. end det handler om at administrere dokumenter. Vil du være enig?

Hvilke ting har du hørt indtil videre i din projektledelsesrolle? Er der interpersonelle, faglige eller personlige færdigheder, som du finder, hjælper dig mest i den position? Del dine forslag og tip med andre, der er nye for denne rolle ved at kommentere nedenfor.