De 5 bud til at vælge den rigtige opgave-app til produktivitet

Hvis jeg gav dig en samling af 100 kaffekrus og bad dig om at organisere dem, hvordan ville du gøre det? Ville det være efter farve? Ved billedet på kruset? Ved dens størrelse? Forskellige mennesker organiserer sig på forskellige måder, så noget som at vælge en huskeliste-app afhænger virkelig af den type person, du er.

Jeg har en tilståelse at gøre. Jeg er en obsessiv test-liste. I de sidste fem år tror jeg, jeg har testet cirka 20 produktivitetsstyringsværktøjer, og jeg har endnu ikke holdt mig ved et enkelt. Ofte vil jeg opdage en, som jeg absolut elsker, og jeg vil endda skrive en detaljeret beskrivelse af det, mens jeg virkelig er begejstret for det. Så slipper jeg det og går videre til noget andet et par måneder senere. Et par eksempler inkluderede en Coolendar-gennemgang Coolendar - En cool kalender & opgaveliste i en Coolendar - En sej kalender og opgaver-liste i én. Jeg holder mig bare ved at bruge Google Kalender til mine planlægningsbehov og Workflowy som min online til - gør listen. Det tager meget at imponere mig om ethvert kalender / planlægningssystem. Så jeg var lidt…, en forbedret Google Kalender, en WeDoist-gennemgang Samarbejd om projekter med små teams ved hjælp af Wedoist-projektsporing Samarbejd om projekter med små teams ved hjælp af Wedoist-projektsporing WeDoist giver små teams mulighed for at styre op til tre projekter gratis. Det hjælper dig med at samarbejde med din gruppe om at komme med opgaver, der er knyttet til et projekt, og tildele disse opgaver til medlemmer af ..., som er en slags en gruppeversion af ToDoist to-do list manager ToDoist: Simple ToDo List og Task Manager ToDoist : Simple ToDo List and Task Manager. Så er der selvfølgelig GQueues-gennemgangen Tag Google Task Management og planlægning til et helt nyt niveau med GQueues Tag Google Task Management og Planlægning til et helt nyt niveau med GQueues Google Opgaver fungerer ikke, hvis du vil gå videre end tidsstyringen i dag ind i morgendagens visionære planlægning. Det er her GQueues træder op til pladen. - en af ​​mine seneste favoritter.

Jeg har prøvet ToDoist, jeg har prøvet Wunderlist to-do manager Wunderlist: Brugervenlig, alsidig & tværplatform To-Do List Manager Wunderlist: Let at bruge, alsidig og tværgående platform to-do liste Manager og utallige andre to-do listechefer. Endelig kogte jeg det hele ned til en endelig beslutning, som jeg vil vise dig i et øjeblik. Dette betyder ikke, at jeg kun bruger en. I mine forskellige produktivitetsrejser er jeg igen vendt tilbage her for at fortælle den visdom, jeg har fået fra mange års tramping af produktivitetsveje. Den nederste linje er denne - der er fem befalinger skal du følge for at vælge de rigtige to-do-apper og holde dit liv produktivt og meningsfuldt.

Bud # 1: Hold det enkelt

Så hvad er bedst? Hvilken opgave-app hjælper dig med at omdanne dit kaotiske liv til et hav af organisation og ro? Hvilken to-do produktivitetschef vil forenkle dit livs galskab til et struktureret og ordnet sæt lister?

Her er hemmeligheden: Du har brug for flere værktøjer til flere formål. Når du først kan få dit hoved rundt, kan du se på disse to-do-apps fra et andet perspektiv.

Det handler ikke om at forenkle hver eneste ting, du arbejder på i dit liv, til en enkelt app. Jeg er her for at fortælle jer, at det, så flot som det ville være, bare ikke vil ske.

Så lad mig dele min endelige beslutning om en opgaveliste / kalender med dig. Introduktion, den bedste liste over gøremål på planeten.

Jep. Efter at have spillet med et par dusin to-do apps og produktivitetsprogrammer, er jeg kommet fuldt ud til det gode papirbaserede system. Men her er fangsten - det papirbaserede system er kun til mine meget enkle daglige opgaver. Det er dybest set noget, som jeg har med mig, så jeg kan åbne det op når som helst og bare krabbe i nye genstande eller fjerne gamle, men virkeligheden er, at det ikke er hjertet i mit overordnede system. Det er bare et værktøj. Systemets hjerte er meget elektronisk og indeholder flere værktøjer, der alle arbejder sammen.

Bud # 2: Start med livsmål

Det første trin i enhver produktivitetsplan skal være et fokus i din tid på de ting, der virkelig betyder noget, snarere end at dreje dine hjul med små opgaver, der i sidste ende ikke tjener dine større mål i livet. Med henblik herpå er der en fantastisk målplanlægning webapp Stop med at trække vand og gøre fremskridt i livet med det store billede Stop trække vand og gøre fremskridt i livet med det store billede Jeg er sikker på, at mange af jer har tænkt på, om du gør de rigtige ting hver dag, uanset om du kommer overalt, og om du går i den rigtige retning. Opgavelister og organisatoriske apps vil hjælpe… der sidder fast ved mig lige siden jeg gennemgik det i 2013, og det er The Big Picture.

Det fungerer vidunderligt for mig, men det er måske ikke den perfekte målplanlægnings-app til dig. Mit eneste råd er, uanset hvilken app du vælger, er det bedst at vælge en, der adskiller sig fra din anden opgaveplanlægning og huskeliste-apps. Årsagen til dette er, at det holder alle dine større livsmål adskilt fra vanvittigheden i din daglige liv.

For mig er det store billede det sted, jeg rejser, når jeg vil gennemgå de virkelig mål på højt niveau. Det kan være en tur. Det kan være at opbygge en virksomhed. Hver cirkel er et mål, du størrelse efter den prioritet, du giver den, så du visuelt kan se, hvad der er vigtigst. Derefter kan du inden for disse store mål opdele dem i mindre mål. Det er ikke opgaver, der vil gå på en opgaveliste. Det er mål på højt niveau, som når de alle er afsluttet, vil betyde succes med det større livsmål.

Så ser du, at du arbejder ovenfra og ned, og helt øverst har du brug for en ren arbejdsplads for at drømme. At komme med magtfulde mål, der er visionære og sande i dit liv. Brug af en separat app til det giver dig ren, kaosfri plads til at gøre det.

Kommando nr. 3: Brug et separat værktøj til planlægning

Som jeg har nævnt, har jeg prøvet alle slags to-do-apps, og ud af alle dem, som jeg endelig har slået mig ned for denne centrale fase i planlægning af liv / produktivitet, er ToDoist. Hvad jeg elsker ved ToDoist er, at det er organiseret langs venstre side med din “Projekter”. Vælg et projekt fra hvert af dine livsmål, som du har defineret i din målplanlægger-app, og opret et projekt i ToDoist. Dernæst opdeler du simpelthen dette projekt i mindre mål med en klar tidslinje, når du planlægger at gennemføre hvert enkelt.

Dette hjælper dig med at begynde at tænke på den virkelige verden “ting og sager” som du er nødt til at gøre for at nå disse trin mod dine livsmål. Gør fristerne realistiske her. Og overlapp ikke deadlines. Hvis du har en masse arbejde at udføre på en opgave i et projekt, skal du ikke tro, at du vil være i stand til at få en enorm opgave udført i et andet projekt i løbet af samme tid. Alternative frister.

Når du først har alle dine delmål opdelt i mere virkelige handlinger, der kan bruges i virkeligheden (som måske endda er delprojekter helt alene), er du klar til at liste over alle de nitty-gritty opgaver, der kræves for at få disse sub -projekter udført.

For eksempel. Et af mine mål er at eje et mediefirma. For at gøre det, vil jeg skrive en samling e-bøger, så en af ​​mine underopgaver er at skrive en e-bog. Nå, at skrive en eBook har sin egen opgavefordeling, men dette er ikke stedet for det. Du vil bare rod dette arbejdsområde.

Kommando nr. 4: Automatiser og planlæg

Den sidste fase af din opgave-workflow er at organisere dine lister over små opgaver, der vil udføre de større projekter i ToDoist. For at gøre dette, begyndte jeg at bruge Google Kalender for et par år siden, men tog for nylig brug af den gamle gamle papirplanlægger. For mange mennesker gør kalenderen og opgavelisten dog virkelig jobbet såvel som hvad som helst.

Det smukke ved noget som Google Kalender er, at før du begynder at tilføje de små opgaver, du vil arbejde på for at nå dine mål, skal du først indsætte i “automatiseret” ting, som du ved, du skal udføre hver uge. For eksempel ved jeg, at mine opgaver som administrerende redaktør hos MUO involverer et møde med kollega-administrerende redaktør Justin til en ugentlig mandagschat. Jeg er også nødt til at få arbejdet på at styre udgivelsesplanen. Så er der MUO-artikler at skrive, og andre ting, der er forudsigelige, og jeg kan indsætte i tidsplanen på et tilbagevendende grundlag.

Når du har udfyldt disse ting, ser du de dage og timer, du har tilbage til at udføre alt dette “ekstra” ting, der ikke er en del af din almindelige tidsplan. Forhåbentlig har du tid tilbage til at arbejde mod dine livsmål, ellers har du et problem, og du skal muligvis overveje, om disse ugentlige opgaver er i overensstemmelse med din vision for succes i dit liv.

Bud # 5: Hold øje med dine drømme

Når jeg tester farvande med så mange værktøjer og apps gennem årene, har jeg lært, at det ikke rigtigt betyder noget, hvilke værktøjer du bruger. Du skal vælge hvad der får dig til at føle dig godt tilpas og arbejde med, hvordan du tænker. Men det er kritisk, at du begynder på toppen, skaber de store, vigtige livsdrømme og -mål og derefter narrer gennem hvert værktøjssæt, indtil du er nede på din daglige kalender med de små hverdagslige opgaver, der udgør kaoset ved denne ting. vi kalder livet.

Hvis du planlægger denne måde, så uanset din kompleksitet i din dag, kan du i det mindste være sikker på, at du arbejder på de ting, der virkelig betyder noget i sidste ende, og ved at følge den sti, du har planlagt, vil du gennemfør de store livsdrømme, som du har forestillet dig selv.

Hvad er dine foretrukne produktivitetsværktøjer? Hvilken er den, du har afgjort på din opgaveliste og din daglige kalender? Del nogle af de produktivitetslektioner, du har lært med medlæsere, i kommentarfeltet nedenfor.