Begyndervejledningen til Microsoft Excel

Reklame

Microsoft Excel har eksisteret i årtier, og mange har brugt det siden udgivelsen. Men der er stadig andre, der lige nu begynder at bruge det. Uanset om det drejer sig om arbejde, skole eller personlig brug, kan det være lidt skræmmende, når du først begynder. Der er endda klasser for nye Excel-brugere både online og på campus.

Denne vejledning kan downloades som en gratis PDF. Download Begyndervejledningen til Microsoft Excel nu. Du er velkommen til at kopiere og dele dette med dine venner og familie.

Denne guide til Excel er til dem, der aldrig har brugt det før, kæmper med det som en begynder, eller bare vil have det grundlæggende for derefter at lære det på egen hånd.

Hvad er Microsoft Excel?

I det enkleste udtryk er Excel et regnearksprogram. Det bruger gitter af celler i kolonner og rækker til at manipulere, organisere og udføre beregninger med data. Du kan bruge pivottabeller, diagrammer, formler og funktioner på forskellige måder.

Når det er sagt, er applikationen ikke begrænset til antal, selvom det er her “brillerer.” Du kan tilføje tekst, billeder, videoer, objekter og mange andre elementer for at hjælpe med at spore, administrere og nemt få vist oplysninger.

Generelle anvendelser til Excel

• Budgetter til husholdnings- eller forretningsøkonomi
• Fakturaer og kvitteringer
• Sporing for projekter, klient og kunder og sundhedsregistre
• Planlæggere og kalendere
• Tjeklister og opgavelister
• Finansielle, lån, gæld og realkreditberegninger
• Lagerstyring

Listen fortsætter med de mange anvendelser til Excel. Så uanset hvad du planlægger at bruge det til, lad os se på et par af de udtryk, du har brug for at vide.

Grundlæggende Excel-betingelser, du bør vide

Gennem denne vejledning vil du se de samme udtryk, der bruges igen og igen. At blive fortrolig med dem vil hjælpe dig med at forstå vejledningen og de trin, du ser.

Workbook og regneark: En arbejdsbog er det, du faktisk bruger, når du åbner Excel. Arbejdsbogen indeholder regneark. En arbejdsbog kan indeholde mange regneark, og du kan flytte mellem disse ark med fanerne Sådan arbejdes med regneark-faner i Excel Sådan arbejder du med regneark-faner i Excel Arbejdsarkene i din Excel-projektmappe vises som faner i bunden af ​​Excel-vinduet. Vi viser dig, hvordan du bedst kan arbejde med Excel-regneark-faner. nederst i Excel-projektmappen.

Celle: Regneark består af rektangulære blokke kaldet celler. En celle indeholder de data, du indtaster; fra tal til ord til billeder til formler, celler indeholder disse oplysninger. Du kan indtaste data enten direkte i cellen eller i formelbjælken (tekstfelt) for cellen lige under dit bånd.

Du vil også bemærke navnefeltet (celleindikator) Sådan bruges navnefeltet i Excel Sådan bruges navnefeltet i Excel Undlad at overse navnefeltet i Microsoft Excel! Her er hvorfor det er nyttigt, og hvordan det kan øge dit regnearks produktivitet. til venstre for formelbjælken. Som standard viser dette den tilsvarende kolonne og række for cellen. For eksempel er cellen i øverste venstre hjørne af regnearket A1 for kolonne A, række 1.

formler og Funktioner: Du kan tænke på en formel som en beregning eller ligning. Med Excel kan du oprette formler eller bruge indbyggede formler. Disse formler kan automatisk beregne tal Gør du dine skatter? 5 Excel-formler, du skal vide Gør dine skatter? 5 Excel-formler, du skal vide Det er to dage, før dine skatter forfalder, og du ikke ønsker at betale endnu et gebyr for sent arkivering. Dette er tiden til at udnytte kraften i Excel for at få alt i orden. for dig kan du lide tilføjelse eller multiplikation.

Ud over beregninger kan du bruge funktioner til ting som at tælle antallet af elementer i en kolonne eller vise et minimum eller maksimum antal for en gruppe celler.

Excel-fanerne og båndet

Du skal tage lidt tid på at gøre dig bekendt med båndet i Excel. Ligesom med andre Microsoft Office-applikationer har båndet de knapper, du vil bruge inden i faner. Du kan tilpasse båndet til at fjerne eller tilføje både faner og knapper. Men du vil sandsynligvis se fanerne nedenfor som standard.

Her er en kort forklaring af, hvad hver enkelt er til, og hvilke knappesektioner, du kan se.

• Fil: Opret en ny projektmappe, åbn en eksisterende, gem, udskriv og del bøger og ark.
• Hjem: Ctrl udklipsholderen, skrifttype, justering, tal, stil, celler og redigering.
• Indsæt: Indsæt tabeller, diagrammer, illustrationer, filtre og links.
• Tegne: Brug tegneværktøjer, såsom et valg af lasso, viskelæder, pen og markør.
• Sidelayout: Juster regnearkets tema, sideopsætning, skala-til-pasning og arkindstillinger.
• formler: Vælg en formel, funktion fra biblioteket, og udfør formelrevision.
• Data: Hent og transformer data, se forespørgsler og forbindelser, sorter, filtrer og brug dataværktøjer.
• Anmeldelse: Brug værktøjer til korrekturlæsning, tilgængelighed, sprog og kommentarer.
• Udsigt: Skift projektmappevisning, emner, der skal vises, zoom ind eller ud, og arbejd med windows.

Bemærk også Fortæl mig hvad du vil gøre boks. Hvis du har brug for hjælp eller ønsker mere information om en funktion, skal du bare indtaste nøgleordet i boksen og se dine resultater.

Quick Access Toolbar

Som med fanerne og båndet, hvis du bruger andre Microsoft Office-applikationer, skal du være bekendt med Quick Access Toolbar. Men hvis ikke, er dette værktøjslinjen øverst til venstre i Excel-vinduet. Og det er vigtigt, fordi det giver dig mulighed for hurtigt at fortryde eller fortryde en handling, plus gemme din fil.

Hvis du laver en fejl og ønsker at fortryde den, skal du bare klikke på Fortryd knap. Hvis du klikker på den én gang, fortryder den den sidste handling, du har udført. Hvis du fortsætter med at klikke på det, vil det fortryde handlinger, du har udført en efter en, der bevæger sig bagud. Alternativt kan du klikke på pilen ved siden af Fortryd -knappen og fremhæv alle handlinger, du vil fortryde.

Hvis du fortryder en handling med knappen, redo knappen kan derefter klikkes. Dette giver dig mulighed for at gøre om, hvad du lige har fortrykt. Ligesom Fortryd -knappen, kan du gentage din sidste handling med et enkelt klik eller bruge pilen ved siden af redo for at gentage flere handlinger.

Det Gemme -knappen giver dig mulighed for hurtigt at gemme den fil, du arbejder på, med det aktuelle filnavn.

Indstillinger for regneark

Håndtering af et stort antal regneark er ikke noget problem for Excel. Så du kan bruge mere end et, hvis dit projekt kræver det. For eksempel kan du bruge forskellige regneark i måneder eller år, produktlagerplaceringer, lån- eller kreditkortselskaber og sundhedsfaciliteter.

Sammen med flere ark kan du drage fordel af disse grundlæggende regnearksfunktioner.

• Tilføj et regneark: Klik på plus-knappen nederst ved siden af ​​dit sidste ark.
• Omarrangør regneark: Hold arkfanen inde, og træk til dens nye sted i projektmappen.
• Navngiv et regneark: Dobbeltklik på arkfanen, og skriv det nye navn. Som standard vil du se dem med navnet Sheet 1, Sheet 2 osv.
• Farv en regneark-fane: Højreklik på arkfanen og under Tab farve, bare klik for at anvende en ny.
• Beskyt et regneark: Højreklik på arkfanen og under Beskyt ark, tilføj en adgangskode, og vælg dine indstillinger.
• Flyt eller kopier et regneark: Højreklik på arkfanen, og vælg Flyt eller kopier. Du kan derefter flytte arket til et andet sted i projektmappen, flytte det til en anden projektmappe og lave en kopi af det til begge tilfælde.
• Slet et regneark: Højreklik på arkfanen, og klik på Slet. Du skal bekræfte denne handling i det efterfølgende pop-up-vindue.

Arbejde med kolonner, rækker og celler i Excel

Der er nogle grundlæggende elementer, såsom valg, indsættelse, sletning af kolonner, rækker og celler i Excel. Dette er nyttige handlinger, du skal huske på, når du arbejder med dine regneark.

Vælg en hel kolonne eller række

Du vil bemærke, når du bevæger musen hen over bogstaverne i kolonnerne eller numrene for rækkerne, at der vises en lille pil. Hvis du klikker på det tidspunkt, vælges hele kolonnen eller rækken. Du kan muligvis bruge denne handling til at anvende en funktion, formatering eller sortering.

Vælg en gruppe kolonner, rækker eller celler

Der kan være tidspunkter, hvor du vil vælge mere end en kolonne, række eller celle. Du kan gøre dette på et par forskellige måder, afhængigt af om de er tilstødende eller spredt.

Vælg tilstødende kolonner, rækker eller celler

Når du vil vælge kolonner, rækker eller celler, der er ved siden af ​​hinanden, skal du begynde med at vælge den første. Hold derefter museknappen nede, og træk gennem resten. Du vil se dem fremhæve, når de er valgt. Slip museknappen, når du er færdig.

En anden måde at gøre dette på er at vælge den første, hold din nede Flytte -tasten, og vælg derefter den sidste. Hvis du gør dette med celler, kan du vælge en hel gruppe på tværs og nedad.

Vælg spredte kolonner, rækker eller celler

Hvis du gerne vil vælge kolonner, rækker eller celler, der ikke er tilstødende, skal du starte med at klikke på den første. Hold derefter nede på Ctrl og fortsæt med at klikke på de ønskede. Slip Ctrl nøgle, når du er færdig.

Indsæt eller slet en kolonne, række eller celle

Du kan nemt tilføje eller slippe af med en kolonne eller række, som du ikke længere har brug for. Igen, sæt musen over bogstavet eller tallet, men i stedet for at venstreklikke på musen, skal du højreklikke. I den kontekstmenu, der vises, skal du vælge enten Indsæt eller Slet.

Du kan også simpelthen skjule (og gemme) kolonner eller rækker Sådan skjules eller skjules kolonner og rækker i Excel Sådan skjules eller skjules kolonner og rækker i Excel Hvis du har at gøre med et datatungt regneark, er det nogle gange nyttigt at skjule eller vis rækker og kolonner for bedre at se de oplysninger, du har brug for at analysere. ved at vælge Skjule (eller Vis igen) fra genvejsmenuen.

Du kan indsætte eller slette en celle på samme måde som en kolonne eller række. Imidlertid vil du med en af ​​disse muligheder modtage en pop-up-alarm, der spørger, hvordan du gerne vil skifte celler, række eller kolonne. Vælg bare en mulighed og klik Okay.

Flyt en kolonne, række eller celle

Hvis du beslutter at flytte en kolonne, række eller celle til et andet sted i dit regneark, kan du gøre det, men skal være forsigtig. Vælg først kolonnen, rækken eller cellen som beskrevet ovenfor. Placer musen over en af ​​kanterne på den, så den firsidede pil vises. Træk det derefter ved at holde museknappen nede til dens nye placering og slip.

Hvad du skal være forsigtig med, er, hvis du frigiver kolonnen, rækken eller cellen over toppen af ​​en, der allerede indeholder data. Hvis dette sker, vises der et pop op-felt, der spørger, om du er sikker på, at du vil udskifte dataene. Så hvis du gør dette ved en fejl, skal du klikke på Afbestille og det vil vende tilbage til det oprindelige sted. Men hvis det er din hensigt at erstatte dataene, skal du klikke på Okay.

Justering af størrelsen på en kolonne eller række

Du ønsker måske, at alle eller nogle af kolonnerne eller rækkerne på dit regneark skal være en bestemt størrelse uanset de data, de har. Justering af bredde eller højde er enkel og kan gøres på to forskellige måder.

Først skal du vælge og højreklikke på kolonnen eller rækken. Vælg en af ​​kontekstmenuerne Søjlebredde eller Rækkehøjde, afhængigt af hvilken du vil ændre. I det pop-up-vindue, der vises, ser du den aktuelle bredde eller højde. Udskift det med det ønskede nummer, og klik på Okay.

En anden måde at justere størrelsen på en kolonne Sådan administreres kolonner i Excel Sådan administreres kolonner i Excel Har du brug for at tilføje, flytte, skjule eller ændre kolonner i et komplekst regneark? Gå ikke i panik. Vi viser dig grundlæggende Excel-kolonnefunktioner til at organisere dine data. eller række er først at vælge den. Flyt musen til kanten, indtil du ser en tosidet pil vises. Hold derefter museknappen nede, og træk, indtil du når den ønskede størrelse.

Justering af størrelsen til at passe til dine data

Hvis du hellere vil have hver kolonne og række størrelse for at imødekomme dine data, kan du gøre dette med blot et par klik. Vælg først hele regnearket ved at klikke på trekanten i øverste venstre hjørne mellem A og 1.

Flyt derefter musen mellem to kolonner, indtil du ser den tosidede pil og dobbeltklikker. Dernæst gør det samme for rækkerne. Du vil se både kolonner og rækker i regnearket justeres, så de passer til dataene i dine celler. Det justeres automatisk for cellen med den længste datamængde.

Grundlæggende formatering

Excel tilbyder en række forskellige måder at formatere dine regneark på, fra grundlæggende til avancerede. Da dette er en begynderguide, gennemgår vi nogle enkle formateringstip, som du sandsynligvis vil bruge.

Skrifttyper, skygge og farver

Uanset hvad du beslutter at bruge Excel til, kan grundlæggende formatering af kolonner, rækker og celler hjælpe dig med at se dine data let. For eksempel kan du bruge den første række i et regneark til at indsætte overskrifter. Som i vores eksempel på et produktark kan du muligvis bruge varenummer, produktnavn og pris.

For at få den øverste række til at skille sig bedre ud fra en stor mængde data nedenunder kan du nemt formatere den. Vælg rækken, og anvend derefter din formatering ved hjælp af indstillingerne på Hjem fane. Her kan du gøre skrifttypen fed, anvende en udfyldningsskygge og farve skrifttypen.

1. Vælg den øverste række.
2. Klik på Dristig
3. Klik på pilen ud for Fyld farve og vælg en farve.
4. Klik på pilen ud for Skrift farve og vælg en farve.

Husk, at disse instruktioner gælder for hele den første række. Hvis du kun har et par kolonner, kan du følge trinnene længere ovenfor for kun at vælge visse celler i den række og anvende formateringen på dem alene.

Datoer, valuta og decimaler

Hvis du opretter et sporingsark, er automatisk formatering af datoer, valuta og decimaler praktisk. Og du kan anvende hver af disse formateringsregler med bare et par klik fra Hjem fanen.

Datoer

Du har muligvis en dato-kolonne på dit regneark af mange grunde. Når du indtaster dataene, når du foretager et køb, eller når en vare skal betales, er alle bare eksempler.

1. Vælg den kolonne, række eller celle, hvor du indtaster datoen.
2. Under Nummer Klik på pilen i dit bånd Generel
3. Vælg enten Kort dato eller Long Date fra dropdown-boksen.

Bemærk, at hvis du bruger Long Date, som indsætter ord og tal som vist nedenfor, behøver du ikke at skrive det manuelt. Hvis du f.eks. Anvender en Long Date og gå ind “2/14/18” det udfyldes automatisk som “Onsdag den 14. februar 2018.”

betalingsmiddel

Hvis du har et regneark til dit budget, prisliste eller fakturering, kan du nemt anvende valutaformatet på to forskellige måder.

Metode én

1. Vælg den kolonne, række eller celle, hvor du indtaster valutaen.
2. Under Nummer Klik på pilen i dit bånd Generel
3. Vælg betalingsmiddel fra rullelisten.

Metode to

Den anden metode giver dig mulighed for at vælge den type valuta, du gerne vil have.

1. Vælg den kolonne, række eller celle, hvor du indtaster valutaen.
2. Under Nummer på dit bånd, klik på pilen ved siden af betalingsmiddel
3. Vælg den type valuta, du vil anvende.

Uanset hvilken metode du beslutter at bruge, vil ethvert nummer, du indtaster i de anvendte kolonner, rækker eller celler, automatisk formateres som den valuta.

Decimaler

Du kan bruge decimalformateringen til at justere din valuta eller enkle tal. For eksempel sporer du muligvis din studerendes karakterer eller endda dine egne, hvor du har brug for decimaler. Du kan anvende denne formatering i disse to trin.

1. Vælg den kolonne, række eller celle, hvor du indtaster nummeret.
2. Under Nummer Klik på enten båndet på Forøg desimal eller Reducer decimal knappen afhængigt af dit nuværende nummereringsformat.

Yderligere nummerformater

Du vil også bemærke under Nummer på din Hjem fanen, mange flere måder at formatere dine numre på. Når du skrider fremad med Excel, kan disse komme godt med.

Disse indstillinger inkluderer tidspunkter, brøkdele, procenter og andre. Desuden kan du klikke på Flere antal formater link nederst for at se indstillinger som postnummer, telefonnummer og brugerdefinerede valg.

Enkle formler: AutoSum-værktøjet

En af de bedste tidsbesparende funktioner i Excel er Autosum værktøj. Det er let at bruge og kan hjælpe med at reducere beregningsfejl. Og hvis du bruger Excel til et projekt som indkomst og udgifter eller lån og gældshåndtering, vil du sætte pris på AutoSum-funktionen.

Dette ukomplicerede formelværktøj kan tilføje, gennemsnit, tælle tal eller finde minimum eller maksimum for en kolonne, række eller gruppe af celler. Som standard skal du se Autosum knappen på din Hjem fanebånd, helt til højre. Du kan også få adgang til det fra formler fanen.

Hvis du bare klikker på Autosum -knappen, vil den automatisk indsætte sumfunktionen. Men hvis du klikker på pilen for knappen, ser du de andre almindelige formler, du kan bruge nævnt ovenfor.

Sig, at du har en kolonne med numre, du gerne vil tilføje. Klik først på den celle, hvor det samlede antal skal vises. Klik derefter på Autosum knap. Excel registrerer automatisk de numre, du vil tilføje. De bliver fremhævet, og du kan se formlen, der kan se sådan ud: = SUM (C2: C7)

Bemærk: Det lige tegn angiver en formel. SUM er funktionen. Og C2: C7 er de celler, der gælder.

Hvis dette ser korrekt ud for dig, skal du bare trykke på din Gå ind nøgle. Beregningen springer ind i cellen og tilføjer disse numre til dig.

De andre indstillinger i AutoSum fungerer på samme måde. Måske har du brug for at få gennemsnittet af en gruppe celler. Klik først på den celle, hvor gennemsnittet skal vises. Klik derefter på pilen for Autosum knap. Igen registrerer Excel automatisk numrene, fremhæver cellerne og giver formlen. Klik på Gå ind for at indsætte gennemsnittet.

Som vi nævnte i Grundlæggende betingelser for Excel afsnit, er der mange formler og funktioner, som du kan bruge. Nogle, som AutoSum, giver meget enkle og ofte anvendte beregninger. Men mange andre er avancerede og ud over anvendelsesområdet for denne begyndervejledning. Du kan tjekke dem alle sammen på formler fane, hvis du kan lide at eksperimentere.

Start med en Excel-skabelon

En af de bedste måder at komme i gang i Excel er at bruge en skabelon. Og du vil finde et stort udvalg af muligheder både i Excel og på eksterne sider.

Indbyggede Excel-skabeloner

Klik på for at se indstillinger i Excel Fil > Ny. Du vil derefter se et antal fremhævede skabeloner, du kan bruge, kategorier du kan vælge fra og et søgefelt, hvis du vil have noget specifikt.

Indbyggede skabeloner spænder fra enkle kalendere og planlæggere til detaljerede økonomiske rapporter og balance. Men der er en skabelon til næsten enhver almindelig brug, som du ønsker i Excel.

Hvis du ser en skabelon, du gerne vil have vist, skal du klikke på den og derefter gennemgå dens beskrivelse og downloadstørrelse i pop op-vinduet. Hvis du vil bruge det, skal du klikke på skab knap.

Tredjeparts Excel-skabeloner

Hvis du gerne vil vove dig ud og se på eksterne skabeloner, har vi en række forslag til dig afhængigt af dit behov.

• 101 gratis Excel-skabeloner til at organisere dit liv og din forretning 101 Gratis Excel-skabeloner til at organisere dit liv og din forretning 101 Gratis Excel-skabeloner til at organisere dit liv og din forretning Excel-skabeloner kan hjælpe dig i alle dele af livet og forretningen. Download disse101 Excel-skabeloner i høj kvalitet gratis.
• De bedste produktivitetsskabeloner til Microsoft Excel til at få tingene gjort De bedste produktivitetsskabeloner til Microsoft Excel for at få tingene gjort De bedste produktivitetsskabeloner til Microsoft Excel til at få tingene gjort Hvis du vil bruge Microsoft Excel til planlægning, opgavehåndtering og udgiftssporing, du starter bedst med skabeloner. Vi har samlet flere skabeloner, der vil holde dit liv, din forretning og dit kontor på rette spor.
• 10 nyttige regnearkskabeloner, der hjælper med at styre dine finanser 15 Excel-regnearkskabeloner til styring af dine finanser 15 Excel-regnearkskabeloner til styring af dine finanser Hold altid styr på din økonomiske sundhed. Disse gratis Excel-regnearkskabeloner er de værktøjer, du har brug for for at administrere dine penge.
• Sådan gør du dit projekt til en succes med Excel-skabeloner Sådan gør du dit projekt til en succes med Excel-skabeloner Sådan gør du dit projekt til en succes med Excel-skabeloner Excel-skabeloner er et vigtigt værktøj i porteføljen af ​​en effektiv projektleder. Selv i det mindste projekt kan skabeloner gøre dit liv lettere og spare betydelig tid. Vi har samlet et udvalg.
• Drej Excel til en skatteberegner med disse skabeloner. Drej Microsoft Excel til en skatteberegner med disse skabeloner. Drej Microsoft Excel til en skatteberegner med disse skabeloner Det kan være vanskeligt at beregne det rigtige skat. Disse Microsoft Excel-skatteregnere sikrer, at du ikke går glip af en eneste krone.

Når du får fat i at bruge Excel, kan du også oprette dine egne skabeloner, der skal bruges igen og igen. Fra fundraising-værktøjer til nyttige kalendere Sådan opretter du en kalenderskabelon i Excel Sådan opretter du en kalenderskabelon i Excel Du har altid brug for en kalender. Vi viser dig, hvordan du opretter din egen tilpassede skabelon gratis med Microsoft Excel. , er det lettere at gemme et regneark, du opretter som en skabelon, end du tror.

Er du klar til at grave i Excel?

Forhåbentlig får denne begynderguide dig på vej til en fantastisk oplevelse med Microsoft Excel. Der er mange funktioner og funktioner, der kan være skræmmende for splinternye brugere. Men dem, du ser her, skal hjælpe dig med at lære, mens du går Brug for hjælp til Excel-formler? 7 ressourcer, der skal konsulteres Brug for hjælp til Excel-formler? 7 Ressourcer til at konsultere Excel er regnearkets guldstandard. Hvis du skal bruge Excel og alligevel skal gøre dig bekendt med det, introducerer disse ressourcer dig hurtigt det grundlæggende og mere. når du opretter din første projektmappe fuld af regneark.

Og for at gå dybere, skal du undersøge, hvordan du tilføjer fanen Udvikler til Excel-båndet Sådan føjes udviklerfanen til båndet i Microsoft Word og Excel Sådan føjes udviklingsfanen til båndet i Microsoft Word og Excel Lad os se, hvordan du kan tilføj fanen Udvikler til båndet i Microsoft Word og Microsoft Excel og åbn avancerede funktioner. .