Fool Proof-systemet til planlægning og styring af flere projekter

  • Michael Fisher
  • 0
  • 1764
  • 424
Reklame

At have flere projekter både på arbejde og hjemme er som en mug, der vokser på dine aflukkevægge. En mugg, der oser af ængstelse og forfærdelse, når du springer længere bagud, mister oversigt over, hvor du er op til, og hvad der er tilbage at gøre. Heldigvis findes der et relativt simpelt system til at rydde op i meldug, pålideligt styre disse projekter tilbage på sporet og holde det på den måde.

Gå ind i fuld horisontplanlægning

Dette system kaldes “Fuld horisontplanlægning” (FHP), et udtryk myntet og illustreret af matematikprofessor og produktivitetssage, Cal Newport. FHP er et workflow-system, der tager din stort set udugelig opgaveliste 4 Populære produktivitetstip, der skal ignoreres 4 Populære produktivitetstip, der skal ignoreres. Nogle af produktivitetsideer, der sælges til os, er undertiden ubegrundede og ofte forkert. Lad os debunkere et par af disse produktivitetsmyter ved at vise, at det modsatte lige så sandsynligt kan være sandt. , og omdanner det til noget, der både er mere håndterbart og mere respekt for din tid. Det er også fremragende ubrudt, når det kommer til de garanterede, daglige distraktioner.

Når Newport taler om workflow-systemer, definerer han disse som en “sæt vaner og værktøjer, der bruges til at organisere, hvad arbejde du gør, og når du gør det. Og når [han] siger 'effektiv', refererer [han] til den mængde værdi, du producerer”.

Fra denne definition er det klart, at FHP ikke fremmes som systemet til at styre alle systemer. Det er muligvis ikke egnet til dit eget job, men det er bestemt værd at overveje. Kort sagt, det er et alternativ med ligner andre systemer som David Allens Få ting klar til at organisere 2015: Lær kampsporten med at få tingene gjort [Ting at se] Organiser 2015: Lær kampsporten om at få tingene færdige [Stuff at se] Nogensinde spekulerer på, hvorfor de succesrige, overpresterende altid ser ud til at holde et køligt hoved? , monotasking Få ting udført: 10 inspirerende videoer til at øge din produktivitet Få ting gjort: 10 inspirerende videoer til at øge din produktivitet I stedet for at du går gennem hver videokanal på YouTube, troede vi, at vi ville lette byrden og anbefale et par valgfrie klip, der vil fortælle dig, hvordan du øger din produktivitet. og tidsblokering Blokering af tid - Det hemmelige våben til bedre fokus Tidspærring - Det hemmelige våben til bedre fokus Leder du efter en mere effektiv måde at organisere dine arbejdsdage på? Prøv tidsblokering. Denne tidsstyringstaktik kan hjælpe med at holde dig på sporet, mens du holder distraktioner, udskud og uproduktiv multitasking i skak. . Fuld horisontplanlægning er både en byområder og fjernelse af dele af disse ideer. Tillad mig at parafrasere Newports forklaring.

  • Hvert projekt, du er midt i, skal kategoriseres som enten hvilende, eller aktiv.
  • Sovende projekter skal arkiveres ude af vejen, men gennemgås regelmæssigt.
  • Når et projekt fremmes til aktiv status, skal der udarbejdes en detaljeret plan for, hvordan projektet afsluttes.

Når det kommer til planlægning aktiv projekter, skal du ikke beskæftige sig med abstraktioner, men “direkte med den brute fysiske tid”. Det betyder:

“På det månedlige niveau ved jeg, hvilke uger jeg vil arbejde med projektet, og først når jeg kommer til disse uger, planlægger jeg, hvilke dage jeg vil arbejde på det, og kun når jeg kommer til de specifikke dage, finder jeg ud af, hvilke timer det vil forbruge.”

Denne tilgang gør det langt mindre sandsynligt, at du vil overoplægge, så du kan planlægge mere effektivt og få mere ud af din tid.

Alt for mange planlægger nøjagtigt, hvilke opgaver de vil udføre, på hvilke bestemte dage, måske endda måneder i forvejen. Dette efterlader ikke plads til det virkelige liv. Med blot et par sygedage eller ekstra opgaver kan hele systemet falde i mangel.

Jeg tror, ​​et eksempel er i orden. Jeg bruger skærmbilleder fra Trello (læs vores opskrivning Trello - Et unikt, enkelt og kraftfuldt projektledelsessystem fra et godt hjem Trello - Et unikt, enkelt og kraftfuldt projektstyringssystem fra et godt hjem Betyder navnet Joel Spolsky noget til dig? Hvis ja, vil du læse dette indlæg, fordi det viser Spolskys seneste og største projekt. Og hvis ikke, skal du vide, at det er ...) for at vise dig, hvordan du kan organisere dette arbejdsgangssystem inden for en sådan platform.

Opsæt Trello Board

Dette er på ingen måde den eneste måde at konfigurere Trello til dette system, men det er en, der har arbejdet for mig. Opsæt fire “lister”.

  1. En liste over alle aktive og sovende projekter.
  2. En liste over, hvad du har brug for at tackle denne kommende måned, og de uger, hvor visse ting skal udfyldes (tilføj ikke nogen oplysninger til dette endnu).
  3. En liste over, hvad du skal gøre i denne uge, og på hvilke dage.
  4. En liste over opgaver, der skal udføres i dag.

Når du har føjet alle dine projekter til “Projekt” liste, markér dem, der er aktiv med en farvet “etiket”. Jeg aktiverer også disse projekter for at sikre, at de skiller sig ud.

Skriv projektoversigter

Klik derefter på det første af dine aktive projekter, og skriv en kommentar, der beskriver, hvad du skal gøre, i store, praktiske vendinger og omtrent hvornår. I dette eksempel antager jeg, at hvert projekt varer et antal måneder. Dette giver dig mulighed for virkelig at forstå, hvad der kræves af dig, og du kan begynde at forstå, hvordan du bedst kan strukturere opgaverne. Gør dette for hvert af dine aktive projekter.

Bemærk: Dette er det første niveau af granularitet. Du behøver ikke at tildele bestemte uger, dage eller tidspunkter til disse opgaver endnu.

Planlæg denne måned (En gang om måneden)

Du bør sigte mod at gøre dette i starten af ​​hver måned. Baseret på de kommentarer, du lige har skrevet til hvert af dine aktive projekter, skal du være i stand til at se, hvilke behov der skal afsluttes ved udgangen af dette måned.

Læg hver af disse milepæle ud som en separat “flise” på denne liste og mærk dem med den tilsvarende farve (den samme farve som den aktive opgave, den vedrører), så du nemt kan se, hvilket projekt den opgave har at gøre med. Bestem nu, hvilke uger i løbet af denne måned du skal arbejde på disse individuelle milepæle.

Du er velkommen til at kopiere opgaven eller opdele den i underopgaver, hvis du skal arbejde på den over et antal uger denne måned.

Nu ved begyndelsen af ​​hver måned ved du nogenlunde, hvilke opgaver du bliver pålagt ved udgangen af ​​hver uge. Hvis du ikke overholder nogen af ​​disse milepæle, skal du blot flytte tingene lidt rundt, så du stadig kan gennemføre det samlede projekt inden den endelige frist.

Planlæg denne uge (En gang om ugen)

Første ting på en mandag formiddag, skal du kontrollere den relevante uge på “Denne måned” liste for at se, hvad du skal tackle de næste par dage.

Brug denne tid til at trække hver af disse opgaver over til “Denne uge” liste, og vælg, hvilken dage du vil bruge tid til disse varer.

Igen, hvis du har brug for at opdele opgaverne i underopgaver eller duplikere dem, skal du gå videre. Hvis du fandt ud af i slutningen af ​​sidste uge, at du f.eks. Havde et træningskursus på onsdag, kan du nu strukturere din tidsplan omkring dette let.

Planlæg i dag (en gang om dagen)

Ved starten af ​​hver dag skal du bruge 10-15 minutter på planlægning, baseret på opgaverne i Denne uge hvordan du bruger din tid på at sikre, at du rammer disse milepæle. Så igen, træk de relevante emner fra Denne uge liste til I dag liste.

På dette stadium af granularitet kan ting ændre sig hurtigt, så husk dette og være parat til at ændre din plan baseret på disse distraktioner. Men ved bevidst at afsætte bestemte tidsblokke og have selvdisciplinen til at holde sig til tidsplanen så vidt muligt, er det langt mere sandsynligt, at du afslutter det, der skal udfyldes.

I eksemplet ovenfor kan du se, at hele arbejdsdagen er planlagt, inklusive møder, opkald og besvarelse af e-mails. Nøgleopgaven er opdelt i to separate tidsblokke.

I slutningen af ​​hver dag skal du rydde I dag liste. I slutningen af ​​hver uge skal du rydde Denne uge liste. Og i slutningen af ​​hver måned skal du rydde Denne måned liste, og start igen ved at gennemgå dine projekter.

At gøre dette til en vane

Som du forhåbentlig kan se, er dette et system bygget til dem, der følger en række relativt komplekse projekter. Det er for folk, der skal overholde et antal frister uden at låse sig fast i en forudindstillet rutine og tidsplan, der er dikteret uger, eller endda måneder, på forhånd.

Når du først har fået fat på denne rutine over et par uger, lærer du hurtigt, om det er til dig. Hvis du kan lide dette system, skal den tidsramme være nok til at du kan redigere systemet som beskrevet ovenfor, så det fungerer effektivt til dine specifikke behov. Først da synker den ind som vane.

Andre opsætninger

Fysiske notesbøger

Hvis du ikke kan lide at bruge Trello, eller hellere vil bruge dette system i en anden indstilling, er der et par muligheder. Newport bruger selv et udvalg af notebooks. Brug af fysisk pen og papir kan faktisk bidrage med mere 6 enkle grunde til, at papir stadig kan være din dræber Produktivitets-app 6 enkle grunde til, at papir stadig kan være din dræber Produktivitet App-papir kan være et mere potent værktøj til produktivitet end en computer eller en berøringsenhed, og bør ikke straks afskediges. Ikke overbevist? Her er seks grunde til, at papir stadig er relevant. end du måske tænker over din produktivitet. Hver notesbog repræsenterer et andet niveau af granularitet: måned, uge, dag, så han hurtigt kan klippe ændringer til sine skemaer, hvis og når de er nødvendige.

Evernote & OneNote

Et andet alternativ er værktøjer som Evernote eller En note. Du kan konfigurere dette på nøjagtigt samme måde som Newport bruger fysiske notebooks. Konfigurer en ny notesbog OneNote er nu virkelig gratis med flere funktioner end før OneNote er nu virkelig gratis med flere funktioner end Evernote regulerer ikke længere roost for notatoptagelse af apps. Microsoft annoncerede for nylig OneNote ville være mere gratis end nogensinde før. Lad os vise dig, hvad det betyder med hensyn til funktioner og funktionalitet. for hvert niveau af granularitet, du har brug for (se nedenfor). Følg derefter trinnene, der ligner ovenstående, for at holde disse opdaterede. Mit eneste problem med denne tilgang er, at der er meget at klikke frem og tilbage mellem forskellige notebooks, hvorfor jeg foretrækker at bruge Trello, hvor det meste af informationen kan ses med et øjeblik og kan flyttes rundt meget let.

Excel

Hvis du er en person i Excel, er en potentiel løsning at genskabe det layout, vi oprettede i Trello. Dette fungerer, men det er vanskeligere at flytte opgaver og ændre deres rækkefølge, når du har celler til at bevæge sig rundt Spare tid med tekstoperationer i Excel Spare tid med tekstoperationer i Excel Excel kan gøre magi med tal, og det kan håndtere tegn lige så godt. Denne manual viser, hvordan man analyserer, konverterer, udskifter og redigerer tekst i regneark. Disse grundlæggende giver dig mulighed for at udføre komplekse transformationer. , snarere end blot at trække og droppe. Hvis du hellere vil have mindre information på en side, kan du altid oprette nye faner til Projekter, denne måned, denne uge, og I dag.

Kunne FHP arbejde for dig?

Full Horizon Planning er et workflow-system, der betyder, at du kan styre flere projekter uden at skulle forpligte dig til planer, som du ikke rigtig kan forudsige eller ikke kan kontrollere.

Der er ingen tvivl om, at dette “system kræver mere forhåndsinvestering af mental energi end lurching fra deadline til deadline, og det vil bestemt ikke fungere for alle typer job”. Men det har været en stor bidragyder til Newports egen bemærkelsesværdige produktivitet i akademia, blogging og forfatterskab, samtidig med at han sørget for, at han sjældent arbejder forbi kl. 17 uden at blive udbrændt. disse kodelinjer kan drænes fysisk og følelsesmæssigt. Alt hvad du behøver for at komme op igen er bevidstheden om, at motivation kan genvindes. .

Tror du, at dette er et workflow-system, du kan bruge? Hvordan skulle du bruge den til din egen karriere? Eller er der et system, der fungerer mere effektivt 3-strejk-systemet: Sådan prioriteres din opgaveliste 3-strejk-systemet: Sådan prioriteres din opgaveliste Kommer du ikke igennem din opgaveliste? Problemet er måske ikke din produktivitet, det er måske bare dine prioriteter. Lad os lære at prioritere opgavelisten og få tingene gjort. for dig?

Billedkredit: udmattet forretningskvinde af Piotr Marcinski via Shutterstock, 40 + 235 af Bark via Flickr




Endnu ingen kommentarer

Om moderne teknologi, enkel og overkommelig.
Din guide i en verden af moderne teknologi. Lær hvordan du bruger de teknologier og gadgets, der omgiver os hver dag, og lær, hvordan du finder interessante ting på Internettet.