Fremtiden er her - Din guide til at have et papirløst liv i dag

Papirløs - et udtryk, der bruges ret ofte nu dage. Men hvad betyder det? Og i hvilket omfang gælder det? Bestemt vi alle stadig bruger papir til en vis grad trods teknologiens fremskridt, så hvordan kan vi gå fuldstændig papirløse?

Sandheden er, at der sandsynligvis altid vil være en form for papir, men problemet ligger ikke i at bruge papir selv, men i stedet opmærksomhed for den anvendte mængde og metoder, som den bruges til.

Alt i alt på trods af de papirløse tip, der præsenteres for dig i denne artikel, er det i sidste ende op til dig at få det til at ske. Så når du læser, skal du tænke over dig selv, hvordan du muligvis kan udføre dette i dit liv. Hvis der er noget, som du føler er sandsynligt ikke for dig, i stedet for at lukke døren helt, kan du prøve at overveje, hvad det kan tage for at få det til at ske. Ofte er den oprindelige tanke, at det ikke vil fungere, men som regel efter nogle seriøse tanker og dybere undersøgelser kan du muligvis opdage nogle pæne måder at få det til at ske.

Alternativer til udskrivning og papirnotater

Udskrivning kan være fordelagtigt, det er der ingen tvivl om. Nogle gange er det dejligt bare at have dokumentet i hånden, og nogle gange er det nødvendig også. Når det er tilfældet, er det vigtigt at vide, hvordan man holder udskrivningsomkostningerne så lave som muligt. Sådan holdes udskrivningsomkostninger så lave som muligt Sådan holdes udskrivningsomkostninger så lave som muligt Lad os få dette lige - udskrivning af e-mails og dokumenter er oprindeligt! Ikke kun koster det penge, det spilder også ressourcer, lagerplads og tid. Faktisk bruges halvdelen af ​​alle trykte sider aldrig!…. Imidlertid klikker vi ofte bare på udskriv uden at tænke to gange. Hvad skal vi virkelig gøre med denne kvittering fra den online shopping butik, vi lige har udskrevet? Det er rart at have det til posterne, men gør det virkelig brug for at blive udskrevet? Sikkert ikke.

Udskriv til PDF

“Trykning” til PDF kan udføres med en række forskellige værktøjer - hvoraf nogle er browser plugins og andre er programmer. Vi har delt et par måder på MakeUseOf for at gøre det med PDF995 Konverter noget til PDF ved hjælp af PDF995 Konverter noget til PDF ved hjælp af PDF995 og Udskriv til sider i Firefox Udskriv sider til PDF: Brug Firefox til at udskrive websider til PDF-filer Udskriv sider til PDF : Brug Firefox til at udskrive websider til PDF-filer. Personligt bruger jeg Nitro PDF og anbefaler det stærkt som en PDF-læser. Det inkluderer også en “udskriv til PDF” Ansøgning.

Dog kan du ikke engang brug for et program, der gør dette. Google Chrome kan gemme, hvad du udskriver, direkte til en PDF.

Andre muligheder er at bruge Google Cloud Print i Google Chrome til at gemme på Google Drev. Jeg kan også bemærke, at Microsoft OneNote også har en funktion, som din computer genkender som en printer og kan sende dokumentet der.

Gem som WWF, Gem et træ

Du er måske bekendt med World Wild Fund for Nature (WWF). I deres “Tænk over, før du udskriver” bevægelse, har de behandlet et større problem - unødvendig trykning. Sikker på, at du måske går papirløs, men hvordan kan du sikre, at andre også starter?

De har oprettet et filformat kaldet en WWF - en PDF, der ikke kan udskrives. Når du har installeret softwaren, kan du gemme filer i dette format. Formatet kan åbnes med enhver PDF-fil, men tydeligvis ikke trykt.

Elektronisk underskrive dokumenter

Hvis signering af dokumenter er en stor grund til, at du udskriver dokumenter, kan du overveje at underskrive dem på din computer. Der er enheder, som du kan købe for at gøre dette og programmer, der hjælper dig med let at gøre det. Mange PDF-læsere, såsom Nitro PDF eller Adobe (eSignatures), har funktionerne integreret i dem. Men der er mange andre værktøjer, der også kan gøre dette.

Inkluderet, men ikke begrænset til: Hellofax Ingen faxmaskine? Intet problem - Log let og send faxer let fra din computer Ingen faxmaskine? Intet problem - let at underskrive og sende faxer fra din computer, indtil den dag, vi endelig kan dræbe fortidens forældede maskine, skal du muligvis sende en fax en gang imellem, men befinder dig uden en faxmaskine. Prøv HelloFax. , PDFPen, MyLiveSignatures MyLiveSignature: Opret din online signatur MyLiveSignature: Opret din online signatur, DocShaker, MiddlePost, DocuSign og signNow Signnow: Et simpelt og gratis elektronisk signaturværktøj Signnow: Et enkelt og gratis elektronisk signaturværktøj. Valget er op til dig, hvad du bruger, men jeg opfordrer dig til at undersøge det, hvis det er noget, du ofte gør. Hvis det er mere af “en gang i en blå måne” slags ting, afvekslingen er måske ikke så stor, men hvis du virkelig ønsker at gå helt papirløs og det ville gøre det lettere at organisere dine dokumenter, så anbefaler jeg det.

Brug din smartphone til noter

Måske har du ikke en smartphone (det har jeg heller ikke), og hvis du ikke gør det, vil jeg fra førstehåndserfaring sige, at det ofte er svært at gå helt papirløst. Men hvis du har en smartphone, kan du virkelig drage fordel af dens “papirløse funktioner”. Den første fordel ved at have en smartphone er simpelthen at du altid har den. Det betyder, at du ikke behøver at lave klistremerker og gipse dem overalt på dit arbejdsområde. Opret blot en note i din telefon (der er masser af apps, der gør dette), og du behøver ikke at bekymre dig om at glemme det stykke papir, du efterlod på dit skrivebord med din indkøbsliste, så og så er telefonnummer osv..

Der er også ofte muligheden for at indstille en påmindelse om noter i din smartphone - klistrelapper kan ikke gøre det, især hvis du mister eller glemmer at have dem med dig.

Selvfølgelig kan det samme også bruges til tablets, men på trods af deres bærbare fordele er de ikke næsten lige så mobile som en smartphone.

Klip websider i stedet for at udskrive dem

Til sidst er Evernote Web Clipper et meget praktisk værktøj til at gemme information. Jeg vil udvide Evernote lidt mere senere, men dette værktøj er fremragende. Det er tilgængeligt som en browserudvidelse og bogmærke, men du har selvfølgelig brug for en Evernote-konto for at bruge den - som du burde få! Web Clipper kan registrere og gemme artikler eller valgt tekst. Dette betyder, at du kan gemme netop det, du vil læse, og intet andet.

Skære ned på mail

Der er så mange ting, der rod din postkasse, som fører til rodet dit skrivebord eller køkkenbord - kontoudtog, regninger, magasiner, aviser, for ikke at nævne nyhedsbreve og almindelig junk mail. Hvordan slipper man af med det hele? Nå, der er flere måder, du kan skære ned på post, indgående og udgående på.

Hent dine kontoudtog via e-mail

Den første ting du kan gøre er at underrette din bank om, at du gerne vil modtage erklæringer via e-mail. Jeg ved ikke om din, men min bank reklamerer konstant for dette - også til folk som mig, der allerede har aktiveret det. Du har sandsynligvis ikke engang brug for at tale med din bank, men du skal være i stand til at få adgang til indstillingen på din online bankkonto.

Udfyld formularer online

I stedet for at udskrive formularer, udfylde oplysningerne og bruge porto til at sende dem, tilbyder mange tjenester, også regeringsorganisationer, muligheden for at udfylde formularer og sende dem online. Mange gange foretrækker de det faktisk, så før du går ind i de overfyldte regeringsbygninger, skal du prøve at se, om du kan udføre opgaven ud fra dit hjemlige komfort.

E-mail-fakturaer (for virksomheder)

Hvis du ejer en virksomhed, har du sandsynligvis meget mere papir at håndtere end den gennemsnitlige husejer. En måde at reducere dette dramatisk på er at reducere mængden af ​​udgående post, f.eks. fakturaer. Der er selvfølgelig også mange andre dokumenter, men fakturaer ser ud til at være en af ​​de største. Dine kunder vil sandsynligvis også sætte pris på din papirløse indsats.

Få dine nyheder og oplysninger online

I stedet for at få dagsavisen, prøv at få bare den ugentlige tilføjelse. Eller endnu bedre, klip den helt ud. Det smukke ved Internettet er, at vi har en uendelig mængde information lige ved hånden. Du kan tjekke alle de store nyhedswebsteder på egen hånd og få oplysningerne til ledig, så hvorfor betale for det?

Men hvis du stadig vil have avisen (fordi den har dens fordele), giver mange af de store udgivere dig mulighed for at abonnere på en elektrisk version. Dette gælder også for magasiner.

Som en bonus, hvis du har en eReader, kan du sandsynligvis få dem sendt ret til det! Jeg har faktisk skrevet en artikel om MakeUseOf Sådan gemmer webartikler for at læse senere på din ikke-tablet Kindle Sådan gemmer webartikler for at læse senere på din ikke-tablet Kindle Vi har alle været der - du surfer på Internettet og find en god artikel, som du gerne vil læse. Men der er så meget at gøre, og du ved, at du ikke bør tage dig tid til at læse ... ved at sende webartikler (som måske endda erstatter behovet for dine magasiner helt) til din Kindle.

Afmeld abonnement på postlister

Tro det eller ej, du kan slippe af med en masse af denne mail. Desværre kan det tage lidt tid, men der er en fremragende ressource på WikiHow, der forklarer forskellige måder at gøre det på - numre at ringe til, organisationer at skrive og teknikker til at huske at gøre.

Betal dine regninger online

Sidst, men bestemt ikke mindst, betaler du dine regninger. Det er sandsynligvis en af ​​de største måder at reducere papir og spare tid i processen. Ofte kan du få e-mail-påmindelser fra virksomheder i stedet for udsendelser, og du kan endda automatisere processen, så du ikke engang behøver at tænke over at foretage betalinger - bare sørg for at have pengene på din konto.

Scan eksisterende og nye dokumenter

Den bedste måde at konvertere dine eksisterende dokumenter til en digital fil er at scanne dem i. Jeg anbefaler at bruge PNG-format, da JPEG-formatet er af mindre kvalitet. Hvis du har en stor scanner, fantastisk, men alt hvad du har er en smartphone, skal du ikke bekymre dig - faktisk kan du muligvis begynde at foretrække den frem for traditionelle scannere.

Der er mange apps til rådighed til at scanne dokumenter. Hvorfor kan du ikke bare knipse et foto med din telefons kamera? Du kan dog godt muligvis opleve, at mange af de apps, der er specifikt oprettet til scanning, har flere funktioner, der vil resultere i et bedre scannet dokument.

Brug en filarrangør, helst med OCR

Nu hvor du scanner både dine eksisterende og nye dokumenter, skal du administrere dem. Der er bestemt nogle teknikker og metoder, du skal bruge til at gøre dette, og jeg har også skrevet en artikel om dette på MakeUseOf. Det er vigtigt for din bevægelse at være papirløs for at sikre dig, at du starter det lige fra starten - selvom du hidtil ikke har været særlig god til at organisere.

Når du har grundlæggende elementer i at organisere ned, vil softwaren være meget mere fordelagtig. Der er et par forskellige programmer, som jeg anbefaler. Den ene er den all-berømte, Evernote. Efter min mening er det fantastisk. Det er ikke lige et program til at gå papirløst, det er et program, uanset hvad du vil have det til - det er hvad jeg elsker ved det - det er universelt og det er i overensstemmelse med hvordan du arbejde.

En af de store egenskaber ved Evernote er dens evne til at registrere tekst i billeder - også kendt som OCR eller Optical Character Recognition. Dette betyder, at hvis du scanner et dokument i og gemmer det som et billede, og senere ved at søge efter noget i dokumentet, vil Evernote scanne og finde teksten i billedet.

Vi har for nylig offentliggjort en hel guide til brug af Evernote, så jeg anbefaler dig at tjekke det ud og blive bekendt med de andre artikler om det på MakeUseOf.

Det andet værktøj er Doxo. Det er fokuseret på at hjælpe dig med at gå papirløs og er et fremragende værktøj til det.

Synkroniser dine dokumenter på tværs af alle enheder

Du har sandsynligvis mere end en enhed, og en af ​​fordelene ved at gå papirløs er ikke at skulle tage det papirnote eller dokument med dig. At skulle kopiere og indsætte dokumentet fra enhed til enhed er imidlertid næsten mere generende. Heldigvis er der masser af skytjenester at vælge imellem for at hjælpe med dette problem. Fra SugarSync SugarSync: Den mest godt afrundede gratis filsikkerhedskopiering og synkroniseringstjeneste SugarSync: Den mest godt afrundede gratis filsikkerhedskopiering og synkroniseringstjeneste Fil backup er ikke en ny samtale eller emne på nogen måde. Hvis du søger på Google efter “fil backup” vil du sandsynligvis blive overvældet af tjenester og artikler om emnet. Det er et stort… at bokse til “store tre” - Google Drive, SkyDrive og Dropbox The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & More The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & More Skylagringsscenen er for nylig blevet varm med et længe ventet indlæg fra Google og en fornyet SkyDrive fra Microsoft. Dropbox har været ubestridt af de store spillere i lang tid, men det har ændret sig…, du har meget at vælge imellem.

Konklusion: Nyttige metoder til at vedtage

Ud over disse forskellige ting, du kan gøre, er det i virkeligheden alt op til dig at gå papirløs. Ligesom at administrere dine filer, hvis du ikke gør en indsats og har de rigtige ting på plads, fungerer det ikke særlig godt. Jeg vil gerne henvise dig til denne artikel på LifeHack, der adresserer det endnu mere. Jeg føler, at det er meget vigtigt at få det etableret, før nogen teknikker eller andre metoder er prøvet.

Andre ting, du kan gøre for at gå papirløst, er at blot gå til biblioteket og låne en bog i stedet for at købe den. Genbrug er meget vigtigt og kan gøres mere end kun den traditionelle måde, men også ved at bruge begge sider af papiret i stedet for at bruge et nyt ark. Genbrug af det som ridsepapir eller andre formål er også godt at gøre.

Sørg for ikke at overtryk. Husk - “tænk, før du udskriver”. Før du udskriver et dokument, skal du også se, om justering af skriftstørrelse og -type samt sidemargener reducerer antallet af sider. Naturligvis kræver nogle dokumenter, hvad enten det gælder skole eller erhvervsmæssige formål, et bestemt format og layout. Disse ting kan ikke undgås, men husk at henvise tilbage til Tinas artikel, som jeg refererede til tidligere, om, hvordan man reducerer udskrivningsomkostninger.

Andre måder at reducere omkostningerne ved udskrivning fra Internettet er at bruge websteder som PrintWhatYouLike og PrintFriendly til at fjerne alt fra siden, såsom annoncer, yderligere billeder eller links osv., Så du kun får det, du ønsker på siden.

Til sidst skal du tage backup. Nu. Lad det ikke sættes af. Disse fyre sikkerhedskopierede ikke deres filer, se nu, hvad der skete. Disse fyre sikkerhedskopierede ikke deres filer. Se nu, hvad der skete. Hvis der er noget, jeg lærte i de tidlige år med at arbejde med computere (og de mennesker, der bruger dem), det var hvor kritisk det er at ikke kun gemme vigtige ting, men også for…. En af fordelene ved at gå papirløs er at have sikkerhedskopier i tilfælde af, at der skulle ske noget med den originale fil, så sørg for, at du ikke udsætter dette.

Jeg troede, at denne video kunne være meget nyttig til at få dig i gang i retning af at gå papirløs. Videoen er fra SmallBusinessDoer [No Longer Available] og grundlæggeren af ​​DocumentSnap.

Er du gået papirløs? I bekræftende fald, hvordan har det ændret dit liv? Hvad er dine overordnede tanker om at gå papirløs?

Billedkreditter: Bøger på bærbar computer via Shutterstock, Papirløs tastaturnøgle via Shutterstock, eSignature via Shutterstock, Smartphone Notepad via Shutterstock, Betal regninger via Shutterstock, Junk Mail via Shutterstock, Online nyheder via Shutterstock, Transformation af papir via Shutterstock, Filer i sky via Shutterstock , Online Banking via Shutterstock, WWF