Den perfekte mødeblueprint (medfølgende skabeloner)

Har du nogensinde modtaget en mødeanmodning på arbejdet og bare ridset hovedet? Du spekulerer på, hvad mødet egentlig handler om, hvad der vil blive drøftet, og måske endda hvorfor du blev inviteret. Du ser på de andre inviterede i håb om et tip, men er stadig usikker.

Nogle siger, at hvis du modtager en vag mødeinvitation, skal du bare afvise den. Uanset om du er enig i det eller ej, er du koordinatoren, er det værd at risikoen for, at hovedskrabere falder, bare fordi de er forvirrede?

Med lidt tanke og de rigtige værktøjer kan du sikre dig, at dit mødemål er klart Fed Up Of Inefficient Møder? Send disse 8 regler til din chef affedt af ineffektive møder? Send disse 8 regler til din chef Hvis et møde er velorganiseret, er der ingen grund til, at det ikke kan forbedre produktiviteten, følelsen af ​​formål og moral. Her er nogle regler, der skal følges for effektive møder. og mindske risikoen for at afvise deltagere på grund af en uklar mødeanmodning.

Planlæg foran med 5 Ws

Før du tilfældigt sender mødeanmodningen, skal du tænke over det ved hjælp af hvem, hvad, hvornår, hvor og hvorfor.

1. Hvem man skal invitere

Mange gange sender folk mødeinvitationer, der inkluderer for mange deltagere eller bare de forkerte. Gør din benarbejde forud for at besvare disse spørgsmål:

• Hvem skulle gerne blive inviteret?
• Hvem er nødvendig til diskussionen?
• Hvem har den nødvendige viden til formålet?

Inviter ikke bare vilje nilly alle Sandheden om møder - Og det er grimt Sandheden om møder - Og det er grimt møde er ment at være produktive, ikke? på afdelingen, fordi du er usikker.

2. Hvad mødet handler om

Dette er den vigtigste del af din planlægning. Tænk over, hvad mødet egentlig handler om, hvad målet er, og hvad det forventede resultat skal være. Hvis du ikke selv kan bestemme punktet for mødet, er det sandsynligvis for tidligt.

3. Hvornår mødet finder sted

Dette ser måske ikke ud som et vigtigt stykke, hvis du arbejder i et lille kontormiljø. Men for større virksomheder eller større møder er det vigtigt. Har du deltagere, der er fjerntliggende, bor de i en anden tidszone, og arbejder de de samme timer som de andre?

Sørg for, at du vælger et tidspunkt, der er tilgængeligt for alle. Undgå stress med overplanlægning med 10 smarte Google-kalendertips Undgå stress ved overplanlægning med 10 smarte Google-kalendertips Hemmeligheden bag at fjerne stress ved hjælp af en kalender er enkel: klip de ting, du ikke har brug for, skab tid til de ting, du elsker, og hold det hele organiseret. Brug disse ti tip. .

4. Hvor mødet afholdes

Dette er også nøglen, når du planlægger dit møde, hvis du har deltagere fra stedet. Er der behov for et konferencesamtale? Skulle et webmøde GoToMeeting-tip til dit næste online møde GoToMeeting-tip til dit næste online møde, kan GoToMeeting hjælpe dig med at gøre dine online møder til en succes. Det er gratis for op til tre deltagere. Vi viser dig, hvordan du opsætter, deltager og forbereder indspillede møder. planlægges? Eller har du simpelthen brug for at reservere et konferencesal på stedet? Sørg for at tænke fremover for at imødekomme dem, du forventer at deltage i.

5. Hvorfor mødet er nødvendigt

Dette er lige så vigtigt som spørgsmålet Hvilket spørgsmål. Hvorfor er et møde nødvendigt? Kan målet løses uden en rummelig mennesker? Kunne lidt forskning give svaret? Har du nok information til at afholde mødet på dette tidspunkt?

Husk, møder tager tid væk fra alle involverede opgaver. Den sidste ting, du vil gøre, er at spilde din deltagers tid Stop med at spilde tid og begynde at have produktive møder med MinutterPad til Android Stop spildtid og begynde at have produktive møder med MinutesPad til Android Møder har en dårlig rap, da ineffektiv tid synker. Det behøver ikke være sådan: Det viser sig, at der måske er håb om et produktivt møde endnu. .

Opret mødedagsordenen

Nu, hvor du har besvaret de fem Ws, skal du bruge dem til at arbejde på mødesinvitationen og dagsordenen. Og ja, en mødedagsorden er næsten altid nødvendig af forskellige årsager.

En mødedagsorden lader deltagerne:

• Kend formålet og målet med mødet.
• Se diskussionspunkter og være i stand til at planlægge forud for deres del eller forberede spørgsmål.
• Se hvad der forventes i slutningen af ​​mødet, eller hvad mødet skal løse.
• Følg med hele mødet og hold dig på sporet.

Start med en skabelon

Den bedste måde at oprette din agenda er at starte med en skabelon. Dette sparer ikke kun tid, men indeholder allerede det kontur, du har brug for til detaljerne. Her er blot et par muligheder for at møde dagsskabeloner 15 Gratis mødedagsskabeloner til Microsoft Word 15 Gratis mødedagsskabeloner til Microsoft Word Disse gratis mødedagsskabeloner til Microsoft Word kan give dig en god start for enhver form for møde. du kan tjekke ud for Microsoft Word. De er fleksible nok til enhver mødetype eller -størrelse.

Denne dagsordenskabelon er stor, fordi den indeholder en velformateret mødeprotokolleskabelon med den. Med en download får du begge. Med et dejligt bordlayout kan alle tydeligt se objektivet, deltagerlisten og dagsordenen for emner. Et andet nyttigt afsnit viser, hvad deltagerne skal medbringe til mødet, som ofte er et glemt stykke.

Denne næste dagsskabelon er også en god mulighed. Som den anden kan du nemt se objektivet, dagsordenens emner og eventuelle tidligere handlinger. Men det inkluderer også områder til nye handlinger, du kan notere under mødet, samt et sted for noter.

Her er en skabelon mere at se på, som er ren og klar. Som den første, der er vist, har den et grundlæggende tabelformat med letlæselige sektioner. Derudover tilbyder det området, hvad deltagerne skal medbringe til mødet.

Sådan forberedes en effektiv dagsorden

Når du har bestemt dig for skabelonen til mødedagsorden, er det vigtigt, at du faktisk udfylder den effektivt. Vær klar, præcis og gør dit bedste for at lade intet være åbent for fortolkning. Deltagernes sektion er det enkleste stykke, men de andre skal kommunikeres godt.

Mødemål

Dette skulle være et enkelt mål til en (to) sætninger (højst) for mødet. Dette kommer fra Hvad spørgsmål ovenfra, som du vil stille dig selv. For eksempel kan du sige, at dit møde er at gennemgå de tre indstillinger for brugergrænsefladelayout for det nye websted.

Dit mål skal angive nøjagtigt det og ikke noget lignende “tale om nyt websted”. Sidstnævnte er vag, peger ikke på den del af webstedet, der skal diskuteres, og er generelt uklar.

Emner om møde dagsorden

Her viser du hver del, du vil diskutere. Igen skal dette være klart, så de, der forventes at tage et emne, kan forberede sig.

Brug ovenstående eksempel, hvis webudvikler Bill forventes at give fordele, ulemper og de tre layoutindstillinger, skal du sige det. Angiv ikke blot: tale om layout. Vil Bill vide, hvad du nøjagtigt vil diskutere? Hvis du angiver det, gør han det.

Varer der skal medbringes

Hvis du forventer, at dine deltagere leverer information, materiale, billeder eller noget overhovedet, skal du bruge dette afsnit. Antag ikke, at simpelthen fordi en deltager dukker op, at de giver det, du håber.

For vores eksempel med Bill var du tydelig på dagsordenens emne, hvilket er perfekt. For at sikre, at han bringer en liste med fordele og ulemper for hvert layout sammen med billeder af disse layouts, skal du tilføje den til det relevante afsnit af dagsordenen.

Angiv varer foran tiden

Vedhæft eventuelt dagsordenen til mødeanmodningen, når du sender den. Dette lader dine deltagere have det praktisk, når mødetiden ankommer, og lader dem vide nøjagtigt, hvad de kan forvente. Dette er endnu vigtigere, hvis du planlægger et møde i sidste øjeblik.

Billedkredit: Thinglass via Shutterstock

Hvis du sender mødeanmodningen langt på forhånd, foretrækker du måske at vente på dagsordenen. Det kan være et igangværende arbejde, eller du kan vente på yderligere detaljer til det. Hvis dette er tilfældet, skal du bare sørge for at medtage mødemålet, en kort oversigt over emnerne og de foreløbige ting, der skal medtages i anmodningen.

Angiv derefter, at den officielle dagsorden sendes videre x dato, der skal være mindst tre dage før mødet. Hvis du kan, er det også en smart idé at udskrive kopier af dagsordenen Sådan udskrives Microsoft Office-dokumenter på den rigtige måde Sådan udskrives Microsoft Office-dokumenter på den rigtige måde Ser det sommetider umuligt at udskrive dokumenter nøjagtigt som du vil? Vi kan hjælpe! Vi viser dig alle dine udskrivningsmuligheder og hjælper dig med at vælge de rigtige indstillinger til perfekt udskrevne dokumenter. og bringe dem til mødet. Der ser altid ud til at være en deltager, der glemmer deres.

Forbered dig på at fange mødeprotokollen

Hvis du hidtil har fulgt denne plan, er dit møde allerede godt startet. Men der er endnu en ting, du skal gøre på forhånd. Forbered dig på at fange mødereferaterne.

Også her er det ideelt at bruge en skabelon. Du kan udskrive disse Microsoft Word-skabelonindstillinger De 12 bedste mødeminutter-skabeloner for fagfolk De 12 bedste mødeminutter-skabeloner for fagfolk Protokollen fra mødeformat fanger det væsentlige. Brug en af ​​disse mødeminutter-skabeloner til hurtigt at anvende MOM-formatet. hvis du foretrækker at håndskrive eller bruge dem på din digitale enhed, hvis relevant.

Denne skabelon, som du kan finde i Microsoft Word, er en fantastisk mulighed, fordi den udvides til hvert emne på dagsordenen. For hvert emne kan du inkludere noter om diskussionspunkter, konklusioner, handlingsemner, ansvarlige parter og tidsfrister, der er specifikke for hvert emne.

Hvis du foretrækker en skabelon til mødeminutter, der ikke detaljerer diskussionspunkterne, er dette en solid mulighed. Du kan angive de dagsordenspunkter, der faktisk blev drøftet, af hvem og i hvor længe. Du kan derefter notere de beslutninger, der blev truffet, og nye handlingsemner med ansvarlige parter og forfaldsdatoer.

Tag gode noter

Vi har alle en måde at notere på et møde. Men hvis du er koordinator, skal du absolut tage stærke bemærkninger. Der er ikke noget værre end at skrive en note kun for at se på den senere og undre sig over hvad der siges eller betyder.

Billedkredit: Pressmaster via Shutterstock

Fang så meget som muligt under mødet, og gennemgå det derefter før udsættelse. Du skal gennemgå det, der blev drøftet, alt hvad der blev besluttet, og vigtigst af alt, de nye handlingsemner. Gå kort over dette højt med dine deltagere som en gennemgang for dig såvel som dem. Hvis der mangler noget eller forkert, er det bedst at finde ud af det, før alle forlader rummet.

Gå frem og mød

Der er muligvis ikke en nøjagtig eller positivt perfekt måde at sikre, at du har et effektivt møde 3 gratis skabeloner til at holde møder på sporet og nyttige 3 gratis skabeloner til at holde møder på sporet og nyttige Gør dine møder bedre med en velstruktureret skabelon. Her viser vi dig gratis mødeskabeloner til at forberede, registrere og sammenlægge dine møder for et effektivt resultat. , kan denne plan være på vej. Gør hvad du kan for at forberede dig selv og dine deltagere i god tid.

Hvilke tip har du til planlægning af et møde? Er der noget, du gør som koordinator, der hjælper? Fortæl os dine forslag i kommentarerne herunder!