Mark Lucas
0 
3016
69
Min kone siger altid, at vi er nødt til at gå væk på en afslappende tur - uden smartphones, iPad og laptop - og jeg griner altid af hende.
Det er ikke kun et tilfælde af at slukke telefonen, pakke en taske og slukke for du går til havet med din spand og spade. Hvis du arbejder online, og du har e-mails, tweets, Facebook-beskeder og Skype-voicemails, der kommer ud af dine ører, er du nødt til at forberede måneder i forvejen, hvis du vil vende tilbage til et fornuftigt arbejdsmiljø. Ellers varer den forfriskede feriefølelse ikke engang før frokost på din første dag tilbage.
Så hvordan kan vi gøre tingene lettere for os selv, når vi vender tilbage? Enkel. Du følger “processen”.
Processen
Før du går… .
Jeg finder det bedst at planlægge min ferie 3-6 måneder i forvejen (selvom min næste ferie i februar 2015 var planlagt et år i forvejen, så det kan variere i nogle tilfælde. Men 3-6 måneder er normalt nok til at informere alle, at du vil være væk.
Nøglen til online sundhed, når du vender tilbage, er at sikre dig, at dine kolleger, familie, nære bekendte osv. Alle ved, at du er væk i en bestemt periode. Dette vil forhåbentlig få dem til ikke at sende e-mails, mens du er ude af at kavortere i solen med de indfødte og drikker rumslag med en lille paraply.
Men mennesker, der er mennesker, vil de glemme. Så du skal ikke fortælle dem 6 måneder, før du går og forventer, at de husker det. Et flittigt få vil muligvis markere det i deres kalendere, men du skal stadig antage, at det vil passere gennem de schweiziske ostesind for alle, du e-mailer, og som e-mailer dig tilbage.
Så når du booker din beskidte ferie i solen, skal du straks e-maile vigtige arbejdsrelaterede mennesker og give dem de datoer, du er væk.
På dette tidspunkt skal du begynde at planlægge din arbejdsplan fra da indtil dagen før du går. Afviser du nye arbejdstilbud? Kan du få alle udestående opgaver færdige i tide? Hent kalenderen ud, og find din tidsplan op til afrejsedagen. Sørg for, at alle dine udestående forpligtelser bliver taget hånd om, før flyet starter, så du kan afrejse med en ren skifer.
Så mind en gang om måneden, hver måned, folk igen. Bare en påmindelse. Prøv at få det boret i deres kranier, som du går.
4 uger før du rejser
Det er tid til at tænde for denne autoresponder. Det vil svare på alle indgående e-mails, og det skal se sådan ud.
Familie, venner, kolleger, bekendte,
Jeg tager snart af sted til en meget tiltrængt ferie fra DATE til DATE. I løbet af denne tid vil jeg være det offline og helt utilgængelig. Så i de ovennævnte tidsperioder, bedes du IKKE sende mig nogen e-mail om ethvert emne. Hvis du gør det, din e-mail vil ikke blive besvaret fordi jeg er væk fra computeren og ikke tjekker e-mail.
Hold beskeden løbende op til og i løbet af din ferie. Hvis du har en kollega, der kan tage sig af nogle af e-mails, skal du tilføje deres navn, e-mail og eventuelt telefonnummer til beskeden. Ellers skal du afslutte det med “Jeg besvarer alle e-mails, når jeg kommer tilbage“.
24 timer inden du skal rejse ... .
Sæt et filter op for at videresende ALLE e-mails fra indbakken til en etiket (nogle mennesker anbefaler, at du papirkurver al e-mail, men for mig er det en smule ekstrem). Bare lad det omdirigeres ulæst til en etiket.
Hvordan afleder du alt til en etiket? Enkelt, tænk på et ord, der aldrig ville vises i nogen af dine e-mails, og gå derefter til “filtre” i dine indstillinger, slip til bunden af skærmen, og vælg “oprette et nyt filter” (forudsat at du bruger Gmail. Andre e-mail-udbydere vil have noget lignende).
Så i mit eksempel har jeg bestemt det “pizzaface” vil ALDRIG dukke op i min e-mail (kø, masser af pizzaface-e-mails fra mine kolleger). Så læg dit magiske ord ind i marken “har ikke“. Vælg en mappe til al den indkommende e-mail (som forhåbentlig ikke skal være meget), og opret filteret. Meget god min unge Jedi. Du føler styrken.
Brug nu de sidste 24 timer, mellem pakke- og efterbehandlingsopgaver, til at forsøge at opnå Inbox Zero Maintain Inbox Zero Daily med dette flowdiagram Opretholdt Inbox Zero Daily med dette flow Chart Personligt prøver jeg at vedligeholde Inbox Zero trods at have modtaget over 500 e-mails om dagligt. Det er nul ulæste e-mails - det er rigtigt, jeg adresserer hver eneste e-mail, der sendes til mig hver morgen. Og tillid…. Ja, den mytiske tilstand af at være. Bortset fra at det ikke rigtig er en myte, fordi det virkelig er muligt, hvis du fokuserer på hver e-mail i indbakken og træffer en beslutning om det. Boomerang (som jeg bruger hver dag - læse vores anmeldelse om Boomerang planlægning e-mails til senere at sende med Boomerang til Gmail i Chrome Planlæg e-mails til senere at sende med Boomerang til Gmail i Chrome Gmail er i et genialt værktøj til at styre e-mails. Meget af det, der mangler pr. standard dækkes af Gmail Labs-apps eller browser-tilføjelser. Boomerang er en browser-tilføjelse tilgængelig for Chrome, som lad os ...) er et fantastisk værktøj til at få e-mails til at forsvinde og vende tilbage på fremtidige datoer. Hvis du bruger det, skal du planlægge, at alt kommer tilbage to dage efter du kommer tilbage. Forvirret? Jeg forklarer det senere.
Du rejser nu til din ferie. Har du solkremen? Kontrollere. Virkelig højt og pinligt Hawaii-skjorte? Kontrollere. Har du efterladt smartphone, tablet, laptop og internetstik hjemme? Godt forsøgt. Læg det tilbage. Og pc'en også. Det behøver ikke at være med dig.
Vi ses om 2 uger fyr.
2 uger senere ... .
Du er tilbage! Hvordan var det? Hvad, det regnede hele dagen, hver dag? Det er, hvad der sker, når du køber en pakkeferie til Skotland.
Jeg kan varmt anbefale at tilbringe en dag til på ferie væk fra computeren, indtil du er genbosat hjemme. Få din udpakning færdig, vask din osv. Internettet kan vente en anden dag.
24 timer senere - D-Day
Så ligesom astronauterne, der kommer ned på Jorden, lad os få dig til at gå ind i den vanvittige tumultagtige verden af e-mails, tweets og Facebook-meddelelser. Du er nødt til at gøre det omhyggeligt, men ellers vil du indgå i en alvorlig tilstand af “aggressium computerum“.
Det er nemt at genindtaste Twitter. Start med den seneste meddelelse, og prøv ikke engang at læse ordreret. Ellers vil du være der indtil din næste ferie.
Og se det nummer ved siden af meddelelserne? Hvis du er nogen, der bliver nævnt meget på Twitter (det gør jeg på grund af Seje websteder og værktøjer), så det “underretninger” antallet vil være ret højt, hvis du ikke har kontrolleret det på et stykke tid. Bare ryd nummeret væk og gå videre. Hvis nogen virkelig ønsker at tale med dig, kan de sende beskeden igen.
Igen, med Facebook, gider ikke at læse statusmeddelelser for alle i de sidste 2 uger. Det vil tage aldre. Bare fokus på at besvare dine Facebook Messenger-meddelelser.
Alt godt her, gå videre.
Nu kommer vi til biggie. Kan du huske, hvordan jeg sagde, at du skulle omdirigere al e-mailen til en etiket og planlægge dine e-mails, så de kommer tilbage to dage senere? OK, lad os gå over det.
Planlægning af e-mailen til at vende tilbage 2 dage efter du vender tilbage, sikrer, at du får en ekstra fridag til at vaske dine undies, og en anden dag foran computeren med en vidunderlig magisk Inbox Zero, for at lette gradvist ind igen. Alle e-mails vil være i en anden mappe, som du kan gennemgå på din fritid. Så gå videre og slet dette filter, så al fremtidig ny mail kommer tilbage til indbakken. Og sluk for auto-responder på ferie.
Efter at have slettet indholdet af spam-mappen med et enkelt klik, lad os nu gå til mappen (hvor e-mailen blev dumpet). Forhåbentlig vil din familie og kolleger have overholdt din anmodning og ikke blive sendt via e-mail. Dette skal efterlade nyhedsbreve, regninger og fakturaer og enhver spam, der undslipper koblingerne til spamfilteret. Og enhver tåbelig person, der alligevel ignorerede beskederne og e-mailede dig.
Du er selvfølgelig fri til at gøre, hvad du vil, men hvis det var mig, ville jeg slette spam og nyhedsbreve og fokusere på “legitim mail”
En uge senere…
Jeg er så stresset !! JEG BEHOV EN FERIE!!!
Og så fortsætter det ... .
Hvordan forbereder du dit digitale liv på ferie? Eller er du håbløst forbundet med nettet 24/7?
Billedkreditter: Mand skriver om bord - Shutterstock, Dog On Beach - Shutterstock, nervøs forretningskvinde med en bærbar computer - Shutterstock, JaysonFotografering / Shutterstock.com, stresset forretningsmand - Shutterstock