William Charles
0 
4224
1077
Leder du efter en mere effektiv måde at organisere dine arbejdsdage på? Prøve Tidsblokering.
For et par måneder tilbage stødte jeg på Cal Newports lysende post om Time Blocking - en produktivitet “hack” der hjælper dig med at få mest muligt ud af din arbejdsdag ved at tildele meget specifikke opgaver til meget specifikke tidsblokke. Dette er løst baseret på Parkinsons lov, hvis idé er den arbejdet vil blot udvides for at udfylde den disponible tid til dets afslutning.
For nogle kan ideen om planlægning af opgaver på en sådan stiv måde være imod intuitiv. Men hvis du har en efterslæb af opgaver, du skal komme igennem eller en frist til at overholde, kan tidsblokering hjælpe dig med at holde dig på sporet, mens du holder distraktioner, udskud og uproduktiv multitasking i skak.
Newport bruger normalt omkring 15-20 minutter i slutningen af hver dag med at planlægge sine 'tidsblokke' for den følgende dag, med det overordnede mål at “Sørg for, at der sker fremskridt med de rigtige ting i det rigtige tempo inden for de relevante frister”. Hans teori er det “en 40 timers tidsblokeret arbejdsuge, vurderer jeg, producerer den samme mængde output som en 60 + timers arbejdsuge forfulgt uden struktur”.
For et potentielt løfte om en 50% stigning i produktivitet (især relateret til dybt, hårdt arbejde), er fristelsen til at give dette hack en prøvekørsel svært at modstå.
Giv tid til planlægning
Hvis du er fristet til at prøve dette, er den første ting, du skal gøre, at bruge en kort tid på at fastlægge, hvad du skal gennemføre, før ugen er over. Bestem hvad der giver en uges godt brug.
Skriv 3-5 af de vigtigste opgaver, du har brug for at udføre (disse beslutningsapps ubesluttsomme? Gør de rigtige valg med disse apps ubesluttsomme? Foretag de rigtige valg med disse apps Har du hørt om det valgte paradoks? Hvis du er som mig og lider af analyse lammelse, vil disse apps ændre dit liv. kan hjælpe) og enhver anden nødvendig (dog ikke altid vigtige) opgaver, som du bare skal udføre. Derefter, hvis du arbejder på en typisk 8-timers arbejdsdag, skal du opdele disse 8 timer i bidder i forskellige størrelser, med hver del, der er dedikeret til en bestemt opgave (eller sæt af opgaver) - vigtigt og nødvendigt - at du skal arbejde på. Google Kalender er et perfekt værktøj til dette, men et stykke papir kan fungere lige så godt.
Du kan se et grundlæggende eksempel (for kun en dag), jeg brugte for et par dage siden nedenfor, selvom du selvfølgelig kan gøre dette så detaljeret som muligt. Prøv at dele opgaverne gennem ugen på en måde, der hjælper med at opnå alle af dine mål uden at skubbe dig selv for hårdt.
Inden man dog dykker lige ind, er der et par ting, man skal tage i betragtning.
Vær ærlig med dig selv
Forsøg ikke at presse for meget ind på en dag. Det er alt for let at undervurdere, hvor lang tid en opgave vil tage - især hvis du er under antagelse, vil du være 50% mere effektiv end normalt. Hvis du er nogen, der aldrig har sporet deres tid. 4 Fremragende gratis tidsporingsværktøjer [Android] 4 Fremragende gratis tidsporingsværktøjer [Android] Uanset hvem du er, er tid en utrolig vigtig vare. Vi tildeles alle den samme tid - 86.400 sekunder hver dag - og det er op til os, hvordan vi bruger den tid ... før, dette vilje tage lidt tid på at lære.
Du skal finde ud af den gennemsnitlige mængde produktiv tid, du bruger i din indbakke. Du skal vide nøjagtigt, hvor længe du faktisk kan fokusere på dybt, svært arbejde. Hvis du trækker ud fire timer til dybt arbejde, men kun virkelig kan koncentrere dig dybt i to timer (for eksempel), er det to timer spildt, hvilket kunne have været brugt på mindre krævende opgaver.
Når du lærer mere om, hvordan du arbejder, og hvor lang tid hver opgave virkelig tager, vil dine tidsblokkestimater blive mere og mere præcise, hvorved du hjælper dig med at blive mere produktiv.
Du kan blokere tid Reaktivt arbejde Også
Hvis meget af dit arbejde er reaktivt, tror du måske, at denne metode ikke fungerer for dig. Men heldigvis dig kan tildel også blokke af tid til reaktivt arbejde for at undgå det 8 timers spil Ping-Pong, når du er på arbejde.
For eksempel…
Hvis en stor del af dit arbejde tilbringes i din indbakke, skal du planlægge 30 minutter hver 2. time i din indbakke (En big deal? Tilføj nogle oplysninger til din underskrift for at fortælle folk, at du kun tjekker e-mail et par gange om dagen for at holde produktiviteten ope ).
Hvis du skal tage opkald hele dagen i stedet for at besvare telefonen, hver gang den ringer, skal du tænde for telefonsvareren og planlægge et par perioder i løbet af dagen, hvor du svarer på dine meddelelser. Dette tillader, at dine andre blokke af tid bliver langt mindre afbrudt, så du kan få dit bedste arbejde udført.
Fjern distraktioner
At blokere tid er alt sammen godt og godt i teorien, men hvis du ikke holder dig til principperne i praksis, du er bundet til at mislykkes. Hvis du sætter dig ind i et par timers dybt arbejde med en åben Facebook-fane, din telefon er klar og villig til at acceptere opkald, og dine kolleger føler, at de kan afbryde dig når som helst, indstiller du dig selv til at mislykkes.
Sørg for, at folk ved, at de ikke skal forstyrre dig (iført hovedtelefoner kan reducere afbrydelser dramatisk). Sluk for telefonen. Log ud af sociale medier. Luk alle unødvendige faner, og koncentrer dig om den aktuelle opgave i den periode, der er tildelt den. Du vil ofte blive overrasket over, hvor meget du får gjort.
Vær ikke for specifik
Dette er løst knyttet til vores menneskelige manglende evne til at forudsige, hvor lang tid ting virkelig vil tage. Eller endda hvis vi har motivation til at gennemføre en opgave. Hvis vi er for specifikke med vores tidsblokering (dvs.. “30 minutter til at booke et mødested til festen”), så når vi ikke finder et spillested inden for 30 minutter, er vi allerede mislykket. I stedet skal du holde dine tidsblokke relativt vage, men stadig arbejde mod et meget specifikt mål.
For eksempel, “30 minutter at arrangere festen” fungerer godt. I stedet for at booke et spillested, kan 30-minuttersblokken muligvis resultere i en kort liste over spillesteder - så i det mindste har du gjort fremskridt!
Disse hurtige gevinster er det, der holder dig motiveret til at følge med i denne form for produktivitetssystemer.
Tidsblokering betyder ikke mangel på valg
Nogle mennesker afskyr har ingen valg i løbet af deres dag, og frygter, at tidsblokering fører til en fuldstændig mangel på valg. Dette er dog ikke tilfældet. Tag min personlige Google Kalendereksempel ovenfor.
“Skrivning af artikler” er med vilje vag. Jeg har et udvalg af artikler, jeg kan arbejde på på et hvilket som helst tidspunkt, så i løbet af denne periode kan jeg vælge den artikel, der er mest begejstret på det tidspunkt. Pointen er at sikre, at jeg faktisk bruger en vis tid på at skrive hver dag, uanset hvad jeg rent faktisk skriver.
Opbevar detaljerede noter
Når din dag regelmæssigt involverer at skifte fra en opgave til en anden, kan det ofte tage for meget tid at komme tilbage i gyngen på den næste opgave. Når jeg stopper mine telefonopkald kl. 12:30 og går ind i mit dybe arbejde, er jeg nødt til at vide, at jeg let kan komme ind i den rigtige sindssammenhæng for at spilde så lidt tid som muligt.
For at gøre dette holder jeg detaljeret notater enten på papir eller på min Google Kalender om hvor jeg er, hvor jeg nåede til sidste gang jeg arbejdede med dette projekt, problemer, jeg stod overfor, gennembrud, jeg lavede, og hvad det næste skridt er at holde fremskridt fremad. Brug de sidste par minutter af hver tidsblok på at skrive disse noter, så du kan indtaste den næste gangs blok med et klart sind.
Udfør regelmæssige anmeldelser
I slutningen af hver uge, måned eller kvartal (alt efter hvad der er bedst for dig), foretager en gennemgang af de forskellige projekter, du har arbejdet med, for at se, om din tidsblokerende tilgang fungerer for dig, og for at vide, hvilke projekter du har brug for at tildele flere tidsblokke til. Dette er den eneste rigtige måde, du vil vide, hvordan du effektivt tildeler din tid. Under en gennemgang skal du stille dig selv følgende spørgsmål til hvert projekt:
1. Hvad opnåede jeg siden den sidste gennemgang?
2. Hvilke opgaver skal udføres inden næste gennemgang?
3. På hvilket tidspunkt er jeg med hvert af mine projekter?
Med denne oversigt er du i en meget bedre position til at tage beslutninger for fremtiden. Brug teknologi ... som disse apps til tidssporing på Android 4 Fremragende gratis tidsporingsværktøjer [Android] 4 Fremragende gratis tidsporingsværktøjer [Android] Uanset hvem du er, er tid en utrolig vigtig vare. Vi tildeles alle den samme tid - 86.400 sekunder hver dag - og det er op til os, hvordan vi bruger den tid ... .
Forstå dit krop ur
Læs denne artikel om cirkadiske og ultradianske rytmer, og lær at fortælle, hvilke timer hver dag er dine mest produktive, og planlæg dine tidsblokke i overensstemmelse hermed. Mange forfattere synes, de er mest kreative i de tidlige timer. Hvis du ved, at du er i stand til at fokusere bedre i løbet af den tidlige eftermiddag, skal du organisere dine tidsblokke for at få mest muligt ud af denne tid og dine topprioriteter for ugen.
Vær ikke for professionel
Alt arbejde og intet spil gør Jack til en kedelig dreng. Sørg for at planlægge tid til spillet ind i dine dage. Afsæt tid til at tilbringe med din elskede. Tid til at bruge på egen hånd. Tid til at træne. Tid til at gå i julegave. Tid til ikke at gøre noget. Ellers kan disse alle falde ved vejen, og du vil opdage, at du alle er ajour, når det kommer til arbejde, men helt bagud i dit personlige liv.
Brug påmindelser, der fungerer
Uanset om det er en kalender-popup, e-mail-påmindelse Tilføj planlægning, sporing og påmindelser til Gmail med denne fantastiske tilføjelse Tilføj planlægning, sporing og påmindelser til Gmail med denne fantastiske tilføjelse Lad os indse det, Gmail er stort set perfekt. Det er ikke tilfældigt, at det nu er en af de mest populære e-mail-udbydere, i det mindste for dem, der foretrækker en webgrænseflade. Der er dog flere ..., en timer på din telefon eller en stopur i oldskolen, du skal sikre dig, at du konfigurerer påmindelser om, at du er sikker på, at du overholder. Hvis du er villig til at arbejde yderligere 10 minutter på hver opgave, falder du snart bag på andre projekter. Er det virkelig det værd? Sørg for at vide, hvornår din tidsblok er ved at ende, så kom ind i den rigtige sindramme for at gå til den næste blok.
I det væsentlige er tidsblokering en simpel øvelse i at opdele din dag i forskellige tidstykker, som, hvis vi holder fast ved, hjælper os med at opnå alt, hvad vi har brug for, og derved reducere stress 4 måder at tage stress ud af produktivitet 4 måder at tage stress på Uden for produktivitet Med et par vel målrettede ændringer kan du øge din produktivitet med store spring. Anvend disse enkle metoder på dit liv, og resultatet er, hvad du ville forvente - bedre arbejde med mindre kræfter. . Sikker på, der er nogle problemer med motivation, evnen til at forudsige, hvor lang tid ting vil tage, og uforudsete forstyrrelser. Men at bruge denne metode kan hjælpe os med at skære udskud og spild, gøre mere effektive arbejdsdage og også give os personlig tid tilbage.
For at se tidsblokering i handling skal du se denne video:
Har du nogensinde brugt denne produktivitet 'hack'? Hvordan har det fungeret for dig? Hvilke er de værktøjer, du bruger til at give tid på grund af det?