Transform Microsoft Outlook til en GTD-organisator med Jello Dashboard

Jeg leder altid efter en bedre e-mail-klient. Misforstå mig ikke, Gmail Del links med venner ved hjælp af Send fra Gmail [Chrome] Del links med venner ved hjælp af Send fra Gmail [Chrome] Lige siden Google oprettede det e-mail-vidunder, kendt som Gmail, har folk været begejstret om det, og det ser ikke ud som om der er en ende i syne på grund af Googles løbende opdateringer til tjenesten ... er stor og alt, men der er bare noget ved en desktop e-mail-klient, der føles så meget mere kraftfuld og funktionel. Vi forsøger fortsat at komme med nye og innovative måder at få Gmail selv til at fungere som en desktop-e-mail-klient Sådan bruges Gmail som en desktop-e-mail-klient i 7 enkle trin Sådan bruges Gmail som en desktop-e-mail-klient i 7 enkle trin Vil du grøft din standard desktop-e-mail-klient, hvis Gmail havde flere desktop-lignende funktioner? Lad os vise dig, hvordan du kan konfigurere Gmail til at opføre sig mere som en desktop-e-mail-klient. , men sandheden er, at der ikke er noget mere kraftfuld og fuld af funktioner end ægte desktop-e-mail-klienter som Thunderbird 9 måder at få Thunderbird til at indlæse din e-mail hurtigere 9 måder at gøre Thunderbird Indlæse din e-mail hurtigere Hvis du bad nogen om de første ord, der kommer når de tænker på mig, ville de sandsynligvis sige afslappet. Jeg bliver virkelig ikke meget ude af stramning, medmindre noget virkelig, markerer mig virkelig ... og Outlook Bliv en Pro Outlook-bruger ved at undgå fælles fejl Bliv en Pro Outlook-bruger ved at undgå almindelige fejl Hvis du arbejder i et typisk kontormiljø, er oddsene temmelig godt, at postsystemet er en Exchange-adskillelse, og at den valgte e-mail-klient er Outlook. Vi har dækket Outlook her på ... .

Problemet, jeg har med Thunderbird, er, at selvom det sandsynligvis er kongen for alle desktop-e-mail-klienter, gør det ikke rigtig meget for mig, når det kommer til produktivitet og opgavehåndtering. Og det har stadig den grimme vane at blive en smule ressourceintensiv, som jeg virkelig ikke har brug for fra en e-mail-klient. Så så er der den kendsgerning, at jeg lige har installeret Office 2013 og har en fuldstændig version af Outlook til rådighed. Der er en hel verden af ​​e-mail-muligheder der - uanset om det kommer med innovative nye e-mail-regler MS Outlook-tip: Sådan organiseres automatisk indgående e-mails MS Outlook-tip: Sådan organiserer du automatisk indgående e-mails, eller kommer med seje VBA-scripts Sådan eksporteres din Outlook-opgaver til Excel med VBA Sådan eksporteres dine Outlook-opgaver til Excel med VBA Uanset om du er fan af Microsoft eller ikke, er en god ting, der i det mindste kan siges om MS Office-produkter, hvor let det er at integrere hver af dem med hinanden ... for at automatisere e-mail-opgaver.

Så cool som Outlook er på disse måder, er der faktisk en ting, som det mangler. Det ser jeg også på mit dagjob, fordi jeg er tvunget til at bruge Outlook som mit tidsstyringsværktøj. Selvom det helt sikkert er i stand til at fungere som en personlig arrangør, har den ikke rigtig de smarte små GTD-værktøjer Nogle mere GTD og personlig produktivitet med TimeGT Nogle mere GTD & personlig produktivitet med TimeGT, som så mange af os gerne vil bruge til at øge vores produktivitet ind i stratosfæren.

Så hvad er en GTD-afhængig at gøre derhjemme? Nå, det er her Jello Dashboard kommer ind.

Det perfekte GTD Outlook-værktøj

Jello Dashboard er et virkelig unikt værktøj, der slags fungerer som en e-mail-klient, men det er det ikke. Det er faktisk et lag, der kører oven på Microsoft Outlook, og konverterer Outlook til et kraftfuldt og meget effektivt værktøj til at få tingene gjort. Det er som at tage en almindelig kompakt bil, slukke lagerhjulene til ydeevnehjul, konvertere motoren til finjusteret turbo og male et par lynstrimler på hætten.

Jello synkroniserer med alle data i Outlook og præsenterer dem derefter for dig at manipulere og arbejde med i et helt andet miljø. Det er en af ​​de fedeste applikationer, jeg har gennemgået på længe. Når du først installerer og starter den, er det ikke meget at se på. Bliv ikke bedrag. Bare klik “Kør standalone” og se hvad der sker.

Hvad du opdager er en slags e-mail / kalender / web-dashboard til din pc, som du altid har drømt om. Dette er især cool, hvis du har en anden skærm at bruge, da det giver dig mulighed for på en slags at tilpasse, hvordan dette instrumentbræt skal se ud på et stort skrivebordsområde - ubesværet med andre vinduer.

Hvad du ser er et vindue med en central rude fyldt med “widgets”, og en højre rude til dit navigationsområde - mapper, e-mail, opgaver, alt. Du er måske vant til, at disse ting vises i venstre rude i Outlook, men til højre føles det bare mere intuitivt, og det giver dig det venstre område at lege med til dine tilpassede widgets.

Widgetområdet er min yndlingsdel af denne applikation. Du kan bogstaveligt trække og slippe widgets - som er dataområder til at vise e-mail, projekter, opgaver, noter og endda tilpassede HTML-kodestykker eller websider. Bare tænk på den magt, der tilføjer applikationen. Hvis du et websted kan vises inden i rammer, kan du integrere det i dit skrivebordets instrumentbræt.

Der er et antal widgets, som du kan tilføje til dette område, inklusive post-notater, som altid er nyttige. Selvfølgelig kan du tilføje flere forekomster af ting som Ticklers (påmindelser), projektvisninger og mere.

Hvis du vil, kan du bruge HTML-fragmentwidget'en til at integrere dine egne tilpassede HTML-skærme i applikationen. Dette kan være ret magtfuldt, hvis du ved, hvad du laver, og vil hente data fra nettet (eller fra en webserver på dit netværk).

Hvis du klikker på e-mail-ikonet i øverste højre hjørne, vil du se, at Jello Dashboard fungerer som en fuldt funktionel e-mail-klient, og trækker alle dine e-mails og mappedata direkte fra dine Outlook-mapper.

Hvad Jello bringer til tabellen om, at Outlook ikke er de tilføjede GTD-værktøjer, der er integreret i hele e-mail-klientområdet. Klik for eksempel på personikonet, så ser du, at du med det samme kan delegere en e-mail-baseret opgave til en af ​​dine kontakter, eller du kan markere e-mailen til gennemgang på et senere tidspunkt (og få en tickler til den senere) , eller “inkuber” e-mailen, hvilket betyder, at den tilføjes til “dag / måske” GTD-liste i din Jello-navigationsmenu.

Handlingerne, der er tilgængelige for e-mails, ligner Outlook, bortset fra at de lettere konverteres direkte til deres egne projekter med et enkelt klik i Jello Dashboard.

Når du har sat dit arbejdsområde op, som du vil, vil du elske, hvordan det føles. Her er min dashboardskærm oprettet med et tilgængeligt PostIt-notatområde, et tickler-område til alle mine påmindelser, så jeg glemmer aldrig en opgave eller aftale igen, og endda et område, hvor jeg har integreret WordPress Editor-værktøjet til min blog, så jeg kan blogge direkte fra dette arbejdsområde.

Selvom instrumentbrættet er køligt, er det indbyggede GTD-værktøjer og -metodologi, hvad der gør denne applikation virkelig værdifuld. Du ser dette helt øverst i navigationsmenuen, fordi Jello giver GTD den øverste prioritet - det er sådan, alt er organiseret, sorteret og styret. Hvis dette er din livsstil og dit tankesæt, vil du elske, hvordan Jello Dashboard omdanner Outlook til noget, der er meget mere nyttigt og produktivt for dig.

Det er meget hurtigt og nemt at oprette nye projekter. Du skal bare højreklikke på “Projekter” mappe og tilføj “Indsæt”. Når et nyt projekt er tilføjet, kan du klikke på det og “Indsæt” opgaver og give dem frister og prioriteter.

Når du klikker på disse projekter, vises de i deres eget projektnavigeringsvindue, der viser alle opgaver, prioriteter og selvfølgelig de unikke tags, som denne software giver dig mulighed for at tildele opgaver - hvilket er en dejlig måde at organisere lignende opgaver på tværs af projekter.

Højreklik på opgaver, og du vil se flere GTD Outlook-værktøjer dukke op for at hjælpe dig med at styre ting. Du kan endda straks udstede en e-mail-statusrapport om den pågældende opgave ved at klikke på “Send statusrapport” mulighed.

Hvad du ser på her er en applikation, der hjælper dig med at integrere den slags værktøjer og metodologier, som du ved, er ekstremt effektive, i en applikation - Outlook - der er blevet en af ​​de mest populære og kraftfulde mainstream e-mail-klienter i dag. Hvis du i det mindste skal bruge det, kan du finjustere det og give det lidt af et turbo boost ved at installere Jello Dashboard.

Er du en del af GTD-livsstilen? Kan du se kraften ved at integrere dette GTD Outlook-værktøj i dit liv? Del dine egne oplevelser med denne software eller med Outlook generelt i kommentarfeltet nedenfor.

Billedkredit: tegneseriedyr via Shutterstock