Drej Outlook til et projektstyringsværktøj med OneNote-integration

OneNote er et af disse Microsoft-produkter, der synes helt nytteløse, når du først begynder at bruge det, men det er først, når du rent faktisk bruger det produkt, at det er sand værdi begynder at skinne igennem. Som et opgave- og projektstyringsværktøj er Microsoft OneNote et af de bedste værktøjer derude.

Hvorfor ikke bare bruge funktionen Opgaver i Microsoft Outlook Sådan eksporteres dine Outlook-opgaver til Excel med VBA Sådan eksporteres dine Outlook-opgaver til Excel med VBA Uanset om du er fan af Microsoft eller ikke, er det en god ting, der kan siges om MS Office Produkter er i det mindste hvor nemt det er at integrere hver af dem med hinanden… spørger du? Der er virkelig ingen grund til at du ikke kan bruge begge dele. Hver har deres plads i din produktivitetsværktøjskasse, og de komplimenterer også hinanden.

I denne artikel viser jeg dig, hvordan du kan integrere Microsoft Outlook-opgaver og Microsoft OneNote for bedre at styre kompleksiteten i de flere projekter, du har foregået i dit liv eller på arbejdet på et hvilket som helst givet tidspunkt.

Hvor Outlook-opgaver er korte

Jeg har brugt Opgaver i Microsoft Outlook i mange år. Som en daglig oversigt over alt hvad du skal udrette, slår intet det. Du har et overblik over forfaldsdatoer, opgavebeskrivelser og prioriteringer, og du kan endda kategorisere dem i de specifikke projekter, du arbejder på.

Den største fordel for Opgaver - dens enkelhed - er også dens største ulempe.

Selvom du har muligheden for at skrive noter, når du åbner individuelle opgaver, er de funktioner, der er tilgængelige i disse noter, meget begrænsede.

Teksten er fantastisk, men hvad nu hvis du vil organisere de mange regneark, dokumenter, mødeanvisninger og de mange andre poster, der følger med at arbejde med disse opgaver?

Hvad du har brug for er en slags mappe eller notesbog, hvor du kan gemme alle disse oplysninger til hver opgave, organiseret med faner og tilgængelige lige ved hånden, når du gennemgår dine opgaver og beslutter, hvad du skal arbejde på næste.

Føjelse af OneNote-tilføjelsen til Outlook

Heldigvis kan du gøre dette med OneNote, da det integreres så perfekt med Microsoft Outlook (men desværre ikke med Outlook.com alias Hotmail). For at gøre dette fra Outlook skal du bare klikke på Fil og så Muligheder.

Klik på knappen i venstre navigationsmenu Add-Ins link.

Nederst på denne side ser du en “Styre” felt med et dropdown-felt. Vælg “COM-tilføjelser” og klik på Gå-knappen.

Hvis du har OneNote installeret på din computer, som du burde, fordi OneNote er gratis, er OneNote nu virkelig gratis med flere funktioner end OneNote er nu virkelig gratis med flere funktioner end før Evernote ikke længere bestemmer roost for notatoptagelse af apps. Microsoft annoncerede for nylig OneNote ville være mere gratis end nogensinde før. Lad os vise dig, hvad det betyder med hensyn til funktioner og funktionalitet. -så ser du en tilføjelse her med titlen OneNote-bemærkninger om Outlook-poster. Marker afkrydsningsfeltet ud for dette, og klik derefter på Klik på OK.

Nu opdager du “En note” ikoner i hele Microsoft Outlook, men det, vi er mest interesseret i, er det, der nu vises øverst på siden Outlook-opgaver.

Nu, hvor du har integreret Microsoft OneNote med Outlook, er det tid til at sætte det i gang for at få mere produktive 5 måder at blive produktive med Microsoft OneNote 5 måder at få produktive med Microsoft OneNote Føler du behov for et offline organisationsværktøj, der også findes på nettet? Overraskende har Microsoft kommet med den perfekte løsning - OneNote. . I det følgende afsnit viser jeg dig, hvordan du kan oprette notesbøger til individuelle projekter, du er gået med, og derefter hvordan du kan oprette nye sider til styring af opgaver bare ved at klikke på Microsoft OneNote-knappen i Outlook-opgaver.

Effektiv opgavehåndtering med OneNote og Outlook-opgaver

Åbn først OneNote og opret en ny Notebook, der lige er dedikeret til Opgavehåndtering.

Nu inde i Task Management-notebook kan du oprette nye sektioner for hvert enkelt projekt, som du i øjeblikket arbejder på.

Alle opgaverne på siden Outlook-opgaver falder typisk ind under et eller andet projekt. I Microsoft Outlook er det desværre ikke så let at organisere disse opgaver visuelt efter projekt. De vises simpelthen på en stor, lang liste. Der er kategorien at arbejde med, men det er bare en kolonne. Visuelt ser listen ganske skræmmende ud.

Men ved at tilføje sektioner i OneNote til hvert projekt, opretter du dette dejlige, rene visuelle layout, der giver dig mulighed for at organisere alle dine opgaver visuelt i projekter (som vi kommer til i et øjeblik).

Så nu, hvor du har fået OneNote konfigureret med projekter, kan du begynde at indlæse det med Opgaver, når de dukker op.

Brug af din nye Task-to-OneNote-integration

Uanset om nye opgaver kommer fra en e-mail, som din chef sender dig, opgaver leveret af en projektleder eller andre steder, er processen den samme; oprette opgaven i Outlook-opgaver, fremhæv den (ved at klikke på opgaven) og klik derefter på OneNote-ikonet øverst på siden Opgaver.

Hvad der sker, når du gør dette, er magi.

Først spørger OneNote dig, hvilket afsnit du vil placere denne nye “side” ind i. Det er her du vælger det projekt, hvor denne opgave hører hjemme.

Når du har gjort det, importerer OneNote automatisk opgaven fra Microsoft Outlook til det OneNote-afsnit som en ny side.

Grundlæggende er sektioner projekter, og sider er opgaver. Så med denne opsætning i OneNote, vises alle dine projekter langs den venstre navigationslinje. Når du klikker på et projekt, ser du alle de relaterede opgaver langs højre side af navigationslinjen.

Når du har brugt denne opsætning i et par dage, vil du sætte pris på, hvor intuitivt og rent det er. Selvom du har 4 eller 5 projekter, der alle foregår på én gang, giver denne opsætning dig mulighed for at fokusere lige ind på et specifikt projekt og kun se de opgaver, der er knyttet til det, uden alt det rod med ikke-relaterede opgaver.

Husk, OneNote er også fantastisk til andre typer projekter. Se, hvordan du kan bruge OneNote til at oprette en personlig wiki Sådan opretter du en personlig wiki ved hjælp af Microsoft OneNote Sådan opretter du en personlig wiki ved hjælp af Microsoft OneNote En wiki er en fantastisk måde at gemme og dele store mængder information. Her er hvor let det er at oprette en wiki med OneNote. .

Holde opgaveregistreringer organiseret

Ved at bringe dine opgaver ind i OneNote giver du et centralt rum, hvor alt relateret til den opgave kan organiseres. Og de ting, du kan organisere på din opgaveside i OneNote, er imponerende.

Du kan indsætte datatabeller (eller indsætte et faktisk Excel-regneark, hvis du vil), vedhæfte enhver form for fil, tage skærmklip, indsætte billeder eller scannede billeder, lave lydoptagelser og selvfølgelig tilføje alle de hyperlinks, du kan lide.

Du kan endda oprette en anden opgaveliste inden for denne individuelle opgave. Det, du organiserer i dette rum, er helt op til dig, men pointen er, at det giver dig et centralt sted at fokusere på din opgave uden at spilde tid på at jage gennem dine mapper for relaterede filer. Link alt her, og det hele er lige ved hånden.

Når du har lyst til at Outlook og OneNote ikke helt klipper det længere, kan du tjekke et mere omfattende projektstyringsværktøj som Asana En begyndersvejledning til brug af Asana til sporing af ethvert projekt En begyndervejledning til brug af Asana til sporing af ethvert projekt Asana er en af ​​de bedste produktivitetsværktøjer, som du kan bruge gratis. Her er, hvordan du kan holde styr på et projekt ved hjælp af Asana. . Og hvis du har brug for et værktøj til projektteamsamarbejde, kan du se på monday.com Hvordan monday.com kan supercharge dit teamsamarbejde Hvordan monday.com kan supercharge dit teamsamarbejde monday.com tilbyder kraftfulde samarbejds- og organisationsværktøjer til dit team. Her er hvorfor du bør prøve det. .