Brug Excel- og Google-opgaver til at oprette det bedste målstyringsværktøj nogensinde

På det seneste er jeg begyndt at indse, at jeg arbejder meget hårdt, men hvis nogen spurgte mig, om jeg føler, at jeg arbejder mod et større formål, ville jeg have at sige, at jeg ikke ved det. Den nuværende tilgang føles mere som en maskingevær-tilgang, hvor jeg bare prøver at udføre, hvad jeg kan, og håber, at det får mig, hvor jeg vil være. Det er ikke helt måden at nå ens livsmål på.

Så som jeg altid gør, når jeg har brug for en løsning, vendte jeg mig til MakeUseOf. Jeg fandt omtale af et online målstyringsværktøj kaldet GoalStacker GoalStacker: En opgavehåndteringsapplikation, der fokuserer på din dags opgaver GoalStacker: En opgavehåndteringsapplikation, der fokuserer på din dags opgaver, men systemet der følte sig alt for opgaveorienteret til mine behov. Jeg ledte efter en mere bred tilgang, hvor du starter med generelle livsmål og derefter arbejder dig ned til de individuelle daglige opgaver. Derefter henvendte jeg mig til Bakari's gennemgang af 43Things List It And Achieve it With 43Things.com List It And Achieve it With 43Things.com Selvom nytårsopløsninger og -mål let kunne skrives og udskrives på et ark papir, tilbyder 43Things.com mere nyttige funktioner end pen og papir, og det giver en enkel metode til styring ..., som så meget lovende ud. Ironisk nok har 43Things det modsatte problem. Det er smukt orienteret mod disse brede mål og drømme, men ikke så stærk, når det kommer til at nedbryde dem i små stykker og styre de daglige opgaver, der får dig der.

Et andet målstyringsværktøj, som jeg kiggede på, var WeekPlan WeekPlan: Ugentlig opgaveplanlægning med mål i tankerne WeekPlan: Ugentlig opgaveplanlægning med mål i tankerne, som jeg troede havde det mest løfte. Desværre kunne jeg ikke lide den begrænsede rollebaserede tilgang, og det faktum, at grænsen mellem livsmål og daglige opgaver var så direkte. I mit drømmemålstyringssystem kigger jeg efter et mellemområde, hvor du kan nedbryde disse meget store mål i mindre (men stadig store) mål at nå undervejs. Endelig opdeler du disse midtniveaumål i en gruppe opgaver, der hjælper dig med at nå hver af disse milepæle.

Oprettelse af et DIY-målstyringssystem

Som normalt sker, når jeg ikke finder det, jeg har brug for i et eksisterende system eller en applikation, besluttede jeg at oprette det ideelle system fra bunden. Nu taler jeg ikke om at prøve at kode en applikation eller oprette et websted, der vil gøre det, som jeg vil. Nej, i stedet besluttede jeg at gøre brug af to systemer, som jeg bruger dagligt, og som jeg kender godt - Microsoft Excel og Google Tasks.

Organiser og rumfæst dine livsmål

Hvis du er klar til at blive seriøs med at arbejde mod de store drømme, du har, er det tid til at sætte sig ned og lægge dem ned skriftligt. Dette genindfører fokus i din daglige liv. Det giver dig en grund til at arbejde på disse tilsyneladende verdslige og meningsløse opgaver, fordi du ved, at opgaven kun er et skridt hen imod det store billedmål. På trods af alt andet derude, der er beregnet til målstyring, er Microsoft Excel stadig det eneste bedste værktøj til at gøre dette, efter min mening.

For at komme i gang skal du åbne et nyt regneark og oprette et nyt ark til de 4-6 kerneområder i dit liv, der er mest vigtige for dig. I mit tilfælde vil jeg i de sidste dage af mit liv sige, at jeg har været i stand til at overlade stor rigdom til mine børn, har haft et vidunderligt forhold til hvert medlem af min familie, holdes i perfekt helbred og fortsatte fantastiske eventyr. Så mine kerneområder er WEALTH, FAMILY, Health og ADVENTURE.

På hver enkelt af dem “Core” målark, skal du opdele denne kerne i 4 eller 5 specifikke mål i store billeder, der betyder succes i det område af dit liv, i dit sind. Dette er de poster, som du vil liste på denne side, og som inkluderer et målår i en fjern fremtid. De fleste af disse vil være tæt på pension, men i nogle tilfælde har du måske et mål som at slippe af med gæld, som kunne ske meget tidligere.

Nu hvor du har opdelt de store, enorme mål i mindre “delmål”, de er lidt mere håndterbare. For at gøre dem til daglige opgaver skal de dog opdeles yderligere. Tag hvert af de store delmål, og angiv de vigtigste trin, der er involveret i at komme dertil. Dette burde ikke være daglige opgaver - de skal være mål, der tager dig fra seks måneder til et år at nå. Hvert trin får dig så meget tættere på det store delmål inden for din kerneværdi.

Jeg kan også godt lide at sætte en grøn “$$$” symbol ved siden af ​​de poster, der kræver en vis investering - som en måde at planlægge forud for de omkostninger. Men vigtigst af alt er, at hvert af trinnene skulle have anvendt et bestemt år, som du ønsker at gennemføre dette trin. Gør det realistisk, men lad dig heller ikke for meget slap. Endelig skygger du de trin, der skal forventes inden for det næste år eller to - det er de ting, du skal planlægge med det samme.

Nu hvor du har dine grundlæggende værdier opdelt i større delmål, og derefter disse delmål opdelt i trin, er det tid til at oprette milepæle eller opgaver, som du skal arbejde på for at komme din vej til målstregen. Opret et nyt ark ud for kerneværdiarket med et lignende navn. Jeg ringede til min “Wealth_MS1”, hvor MS står for milepæle.

I dette nye ark kopierer du de trin, der skal forventes inden for det næste år eller to. Dog får du hvert trin til at blive en header. Under hver af disse overskrifter opretter du endelig de specifikke, individuelle opgaver, som du kan udføre med en uge til flere uger.

Hver af disse ting kan bogstaveligt kaldes a “opgave”, fordi det er noget, du kan sætte dig ned og virkelig arbejde på og udføre efter flere sessioner. Det er ikke denne kage-i-himmel-idé, der føles utilgængelig. Dette er meget tilgængelige genstande, der ser ud til at være et meget, meget lille trin - men hver af disse repræsenterer en kørsel i stigen mod disse livsdrømme. Giv dem hver en bestemt dato - og giv den dato en masse tanke.

Tildel handlinger, der kan bruges, til at udføre

Når du først har oprettet alle disse “milepæle” ark, er det næste trin i dit målstyringssystem at tildele disse opgaver til din opgaveliste. Uanset hvad man skal gøre-lister Gør det (i morgen) er en ekstremt simpel online huskeliste Gør det (i morgen) Er en ekstremt enkel online huskeliste Hvis du elsker ideen om en online liste over ting, du skal gøre , men lykkedes aldrig faktisk at bruge en længere end den tid, det tager for dig at tilføje alt… Jeg har prøvet, jeg kommer absolut altid tilbage til Google Opgaver. Så jeg besluttede at bruge det til dette projekt også. Grundlæggende opretter du en ny liste til alle dine kerneværdier, som du definerede i starten af ​​dette projekt.

Når du er færdig, ser du alle disse kernemål klar til at acceptere de individuelle opgaver, du arbejder på for at komme dertil.

Nu - gå gennem “milepæle” ark, du lige har oprettet, og anbring de mest presserende elementer - som snart er skyldige - lige på den relevante liste i Google Opgaver. Glem ikke at tildele den dato, og give den en god beskrivelse, så du husker nøjagtigt, hvad du ville udrette.

Når du er færdig - har du tildelt dig en liste over de mest presserende opgaver.

Nu har du ægte, handlingsbare ting, som du ved, at du vil udføre, fordi de er på din opgaveliste med frister!

Spor og overvåg dine fremskridt

Du har et rigtig coolt system oprettet nu. Hver uge eller hver anden uge kan du åbne dit regneark, opdatere de ting, du har afsluttet, og holde styr på, hvor meget tættere du kommer på de store mål

Det ville være godt at bare tjekke emner som gjort, men for at være ærlig har jeg fundet ud af, at visuel feedback fungerer som endnu bedre opmuntring undervejs. Jeg vil hurtigt vise dig, hvordan du kan indstille en cool streg-graf for at vise fremskridt. Gå tilbage til “milepæle” ark, du oprettede, og opret et “afsluttet” kolonne ud for måldatoerne. I bunden af ​​denne kolonne skal du oprette et felt ved hjælp af forummet, “= TÆL.HVIS (CELL1: CELL2,”Ja”) / X) * 100"

Bare udskift “x” med antallet af rækker (opgaver) og foretag “CELL1” og “CELL2” lig med cellerne i starten og slutningen af ​​intervallet.

Hvad dette gør er at oprette en celle under alle de opgaver, der opdateres med den procentdel af de samlede opgaver, du har udført. For at gøre det grafisk skal du nu klikke på Format og vælge Betinget formatering til cellen og vælge en af ​​datalisterne.

Dette konverterer cellen til en datalinje. Gå nu tilbage til det samme menupunkt igen og vælg “Rediger regel”. Indstil alle elementerne vist nedenfor med en rød pil til de viste værdier.

Dette får bjælken til at blive fyldt med grøn farve i den procentdel, der repræsenterer antallet af opgaver, du har udført hidtil!

Er det cool, eller hvad? Okay, måske er dette sidste trin en smule overdreven, og du kan fuldstændigt fuldføre målstyringssystemet uden denne grafiske opmuntring - men jeg elsker at se linjen bevæge sig over cellen, når jeg udfører en opgave ad gangen. At ramme 100% betyder, at du er et meget stort skridt tættere på disse livsdrømme.

Hvad synes du om et så tilpasset system? Tror du, at det kan give dig mere magt og kontrol til bedre at styre dine livsmål? Hvilke systemer sætter du på plads for at opdele dine store drømme til håndterbare opgaver? Del dine egne råd og tip i kommentarfeltet nedenfor!