Brug 80/20-tidsstyringsreglen til at prioritere dine opgaver

Hvordan maksimerer du din tid? Bruger du tidsstyringsapplikationer? Planlægger du forude og forbliver på toppen af ​​din tidsplan? Eller prioriterer du dine opgaver? Hvis du har prøvet disse ting og stadig har problemer med at udnytte din tid effektivt, har du måske brug for en ændring.

80/20-reglen er en anden mulighed for tidsstyring, og med små justeringer er det måske bare din ideelle løsning.

Hvad der præcist er 80/20-reglen?

80/20-reglen er også kendt som Pareto-princippet. Konceptet stammer fra den italienske økonom Vilfredo Pareto. Han bemærkede, at 80 procent af landets jord var ejet af kun 20 procent af befolkningen. Dette fik Pareto til at undersøge denne ubalance nærmere, og hvordan den relaterede til andre områder.

År senere anvendte en konsulent ved navn Joseph Juran dette koncept til erhvervslivet og kaldte det Pareto-princippet. Fra The Economist online:

Juran udvidede princippet til kvalitetskontrol, hvor han for eksempel oplyste, at de fleste produktionsfejl er resultatet af en lille procentdel af årsagerne til alle mangler - hvad han beskrev som “de vigtige få og de trivielle mange.”

Ifølge Investopedia betyder det, at:

• 80 procent af salgsvolumen kommer fra 20 af produkterne i produktlinien.
• 80 procent af en virksomheds indtægter kommer fra 20 procent af sine kunder.
• 80 procent af en virksomheds produktion kommer fra 20 procent af sine ansatte.

Tidsstyring er den mest almindelige brug af Pareto-princippet, da de fleste har en tendens til at tynde deres tid ud i stedet for at fokusere på de vigtigste opgaver.

Med alt dette i tankerne betyder det, at princippet er knyttet til tidsstyring, at 80 procent af din produktion kan komme fra kun 20 procent af din tid. Nu er spørgsmålet, hvordan opnår du det? Her er fire ting, du kan gøre.

Evaluer ofte dine opgaver

Hvis 80 procent af resultaterne kommer fra 20 procent af indsatsen, er det grunden til, at 80 procent af virkningen kommer fra 20 procent af dine opgaver. Så identificer de 20 procent af dine opgaver, der vil give de 80 procent af de resultater, du søger.

Billedkredit: Astephan via Shutterstock

Når du gennemgår dine opgaver, skal du stille dig selv disse spørgsmål:

• Er enhver opgave på min liste mærket som presserende?
• Er opgaverne på min liste inden for min rækkevidde, eller hører de hjemme andetsteds?
• Bruger jeg for meget tid på visse typer opgaver?
• Er der opgaver, som jeg bør delegere delegation: En skal have lederegenskaber for at reducere din arbejdsbyrdelegation: En skal have lederegenskaber for at reducere din arbejdsbyrde Når du er i en lederrolle, bliver du nødt til at lære at delegere arbejde. Vi lærer dig de fem W-delegationer: Hvem, hvad, hvornår, hvor og hvorfor. ?
• Er alle disse opgaver virkelig nødvendige for det samlede resultat?

Vurder løbende dine mål

Dine mål og opgaver er muligvis sammenflettet, men ikke altid. Nogle er måske helt separate. Så tænk på dine mål og de aktiviteter, der er nødvendige for at gennemføre dem. Husk, at 80 procent af disse mål opnås med kun 20 procent af de nødvendige aktiviteter.

Billedkredit: AzriSuratmin via Shutterstock

Her igen skal du tage en opgørelse og se, hvilke 20 procent af aktiviteter, der får dig tættere på hovedparten af ​​dine mål. Tjek disse få eksempler og se, om du kan forholde dig:

• Hvis jeg arbejder sent i dag (20 procent aktivitet), kan jeg færdigbehandle emnet på min opgaveliste, gøre chefen glad og ANDRE i morgen (80 procent mål).
• Hvis jeg laver en salat til at spise ved mit skrivebord til frokost i dag (20 procent aktivitet), kan jeg arbejde på den opgave, slå fristen OG komme nærmere mit vægttabmål (80 procent mål).
• Hvis jeg planlægger regelmæssige møder (20 procent aktivitet), kan jeg øge teamkommunikationen, have et mere vellykket projekt OG være en bedre leder (80 procent mål).

Bestem din prime time

Alle har bestemte tidspunkter i løbet af dagen, hvor de er de mest produktive. Du kan muligvis udføre dit bedste arbejde mellem 9:00 og 11:00. Eller du kan få mere gjort mellem kl. 15 og 17. Hvornår føler du dig den mest energiske, fokuserede og produktive?

Billedkredit: Dean Drobot via Shutterstock

Bestem, hvornår din prime time er Opdag dine mest produktive timer med denne enkle metode Opdag dine mest produktive timer med denne enkle metode Byg din perfekte arbejdsdag omkring dine energiniveauer. Dette enkle Excel-regneark og et par sekunders arbejde hver dag kunne hjælpe dig med at ændre dine vaner og få mere gjort. og brug det til at tackle de 20 procent af de opgaver og mål, du har identificeret. Dette vil sikre, at du bruger din mest produktive tid på dagen på de opgaver og aktiviteter, der er nødvendige for at få de bedste resultater.

Identificer og fjern distraktioner

Uanset om du rejser til kontoret hver dag eller arbejder hjemmefra, er distraktioner overalt. Disse grimme, små afbrydelser kan forårsage tab af fokus, forsinkede opgaver og en samlet reduktion i din produktivitet Disse 10 distraktioner knuser din produktivitet Disse 10 distraktioner knuser din produktivitet Ingen kan undslippe forstyrrelser fra undergang! .

Billedkredit: Argus via Shutterstock

Ved hjælp af 80/20-regelkonceptet antager FreshBooks:

80 procent af dine distraktioner kommer fra 20 procent af kilderne.

For at påtage sig disse distraktioner og eliminere dem, skal du først identificere dem. Din liste kan se sådan ud:

• Gnister af e-mails
• Indgående telefonopkald
• Uplanlagte besøgende
• Tørst eller sult
• Underretninger om sociale medier

Når du har fået din liste over distraktioner, skal du gennemgå den og se, hvilke der afbryder dig mest. Du vil sandsynligvis opdage, at kun to eller tre (20 procent) er hovedparten (80 procent) af problemet. Integrer derefter måder til at eliminere disse afbrydelser. Her er nogle forslag:

• Bloker bestemte tidspunkter for at arbejde med e-mails.
• Lad ikke-presserende opkald gå til en telefonsvarer.
• Luk din kontordør.
• Tag en drink og snack praktisk.
• Hold dig væk fra sociale medier under arbejde.
• Brug en timer-app til at time både dine arbejdssessioner og dine pauser.

Har du prøvet 80/20-reglen?

Pareto-princippet bringer måske succes inden for visse brancher og anvendelser, men kan det fungere for dig? Hvis du har prøvet 80/20-reglen med stor succes, fortsætter du med at bruge den? Modsat, hvis du gav dette koncept et forsøg med negative resultater, ved du hvad der gik galt?

Kæmper du stadig? Vedtag disse online produktivitetsvaner 7 enkle online produktivitetsvaner, der kan ændre dit år 7 enkle online produktivitetsvaner, der kan ændre dit år De fleste nye års beslutninger lykkes ikke. Du kan prøve enklere vaner med mindre trin i stedet. Her er syv ideer at udforske. at strømline dine dage.