10 tip til håndtering af delte filer på Google Drev

Dette er en af ​​de tidspunkter, hvor jeg vil have dig til at hoppe lige til bunden af ​​siden. Google Drive var på arbejde med tre forfattere fra tre hjørner i USA. De tre forfattere havde en time på at skrive og samarbejde om en novelle. Det lykkedes dem. Det er realtids-partnerskab på det fineste.

Deling med samarbejdende skyplatforme som Google Drive er ikke længere roman. Giganter fra techverdenen kæmper krigen om virksomheder og forbrugere. Støvet kommer ikke til at bundfælde snart. Det er gode nyheder for os forbrugere, når vi forbedrer vores arbejdsdag med delte filer, mapper og teams.

Så jeg må spørge dig - er det stadig super nemt at dele filer med Google Drev? Eller får du stadig fat på det? Uanset hvad, skal disse ti tip hjælpe dig med at administrere delte filer bare lidt bedre fra i dag.

Bemærk: Hvis du deler følsomme filer, skal du sørge for at aktivere klientsiden Google Drev-kryptering 3 Nyttige værktøjer til at forbedre Google Drevs sikkerhed og fortrolighed 3 Nyttige værktøjer til at forbedre Google Drevs sikkerhed og fortrolighed Er Google Drevs integrerede kryptering nok til at holde dine private filer sikre fra tyveri og indtrængen? Lad os finde ud af det. !

Grundlæggende om deling

Det handler om at oprette den rigtige type delingstilladelser og delingsniveauet. Du kan dele enhver fil eller mappe på Google Drev. Den to minutters video opsummerer processen.

Som ejer kan du give andre fuldstændigt ejerskab af en fil eller et vist niveau af visning og redigering af adgang.

• Kan redigere: Det samarbejdsregneark, du arbejder på med dit team.
• Kan kommentere: Det bogudkast, du skriver. Andre kan se og tilføje kommentarer til filen, men kan ikke redigere den. Mapper har ikke kommentarer.
• Kan se: Weekendfesten, du lige har lavet med Præsentation.

Her er et diagram, der sammenligner adgangen for en seer, kommentator, redaktør eller ejer:

Kilde: Googles support

1. Sådan deaktiveres kopier, download og udskrivning af delte filer?

Du kan afvise download, udskrivning og kopiering af delte filer. Funktionen til avanceret styring af informationsrettigheder fjerner disse indstillinger fra visningsmenuen. Dette er et andet lag med kontrol over dine dokumenter.

Åbn Google Drev. Vælg den delte fil, og klik på Del ikonet øverst til højre.

På den Del med andre dialogboksen, tilføj navnet på samarbejdspartneren og klik på Fremskreden indstilling placeret nederst til højre.

Vælg Deaktiver muligheder for at downloade, udskrive og kopiere for kommentarer og seere boks. Klik Gemme ændringer.

Seerne ser en “Eksportindstillinger deaktiveret” anmeldelse øverst i menuerne File and Edit for de specifikke dokumenter, regneark og præsentationer.

Bemærk, at de med “redigere” tilladelser vil stadig være i stand til at downloade, udskrive og kopiere din fil, selvom denne indstilling er aktiveret.

2. Del en mappe med ikke-Google-brugere

Dine venner og kolleger har ikke brug for en Google-konto for at se en Google Drev-mappe eller -dokument. Dette er en af ​​de lidt kendte evner ved Google Drev. Du kan sende en invitation til deres e-mail-adresse. Eller brug et delbart link.

Vælg mellem Kan se eller Kan redigere eller Kan kommentere. Klik på knappen Gem.

Du kan gå ind i Fremskreden delingsindstillinger og vælg andre delingsindstillinger. Den person, der modtager invitationen, behøver ikke at registrere og logge på med en Google-konto for at se på filen. Men de har brug for en Google-konto for at redigere en fil eller for at kommentere.

Deling via et link er en sikkerhedsrisiko. Hvor sikre er dine dokumenter i Google Drev? Hvor sikre er dine dokumenter i Google Drev? til følsomme dokumenter fordi enhver med linket kan få adgang til filen.

3. Download en hel delt mappe

Med Google Drev kan du downloade hele indholdet i en delt mappe som et ZIP-arkiv. Dette er nyttigt til at gemme lokale kopier af delte dokumenter. Mappestrukturen med eventuelle undermapper bevares i arkivet.

Gå til Delt med mig På dit Google Drev. Højreklik på mappen, og vælg Hent.

Du kan også bruge tredobbelt prikkerikon på værktøjslinjen for at downloade mappen.

Hvis du downloader et Google Doc, Sheet eller Slide, downloades det som et Office-dokument. Alle andre filer downloades i deres oprindelige format.

4. Overfør ejerskab af filer til nogen anden

Der er mange grunde til at overføre ejerskabet til dokumenter til en anden. Måske overtager en anden et projekt. Måske fyrede dig. På en bedre måde skal du på ferie og vil bare overdrage ansvaret for de delte dokumenter. Processen til digitalt “overgive” Google Drev-dokumenter og -mapper er let.

Åbn Google Drev. Vælg den delte mappe eller fil i Docs, Sheets eller Slides, og klik på Del ikonet øverst til højre. Når den formodende ejer ikke har adgang til deling ... inviteres ved at skrive e-mail-adressen i “Inviter folk” Mark. Derefter Gemme.

Klik Fremskreden i nederste højre hjørne af delingsboksen. Klik på rullemenuen ud for navnet på den person, du vil eje filen eller mappen. Vælg Er ejer. Klik Færdig.

Din rolle udskiftes fra en ejer til en editor, når du overfører ejerskab.

Bemærk: Du kan ikke overføre ejerskab af en synkroniseret eller uploadet fil (som en PDF eller en billedfil).

5. Sådan anmodes om adgang til delte filer?

Når du prøver at få adgang til en fil via et delt link, kan du muligvis se en meddelelse, der siger “Du har brug for tilladelse.”

Undertiden deler ejere et link, inden de har indstillet tilladelserne. Du ønsker måske også at åbne filen med et alternativt Google-id. Det er let at anmode om adgang med et enkelt klik.

På skrivebordet:

• Åbn et link til filen.
• Klik på Anmod om adgang.

På Android:

Med appen Drive til Android kan du anmode om adgang med et enkelt tryk, når “Kunne ikke få adgang til dokument” beskeden dukker op. Anmoder om tilladelse vil sende en e-mail til ejeren fra appen. Fileejere får straks en anmeldelse på Android og iOS. Mobilappen er blevet opdateret med denne funktion for nylig.

6. Søg efter en samarbejdspartner

Det er let at dele et dokument med 10 medlemmer. Deling af det med 50 opfordringer til mere planlægning. Håndtering af delte filer betyder også sporing af hvilken samarbejdspartner der arbejder på hvilket dokument.

Gå til Se detaljer (Klik på “jeg” ikon på værktøjslinjen). Gennemse Aktivitet fane for hurtigt at se, hvilke filer du har delt for nylig.

Klik på Delt med mig i venstre menu på Google Drev. Du får en liste over alle de dokumenter, du deler adgang til.

Brug Kraften i Google-søgefiltre. Produktivitetsfordelene kommer ikke som en overraskelse for dem, der er bekendt med Gmail-filtre.

Brug søgefeltet øverst på Google Drev. Google Drevs søgning søger også dokumentets krop. Du kan søge på de første 100 sider i alle tekstdokumenter eller tekstbaserede PDF-filer, som du har uploadet. Du kan også søge efter tekst, der findes på de første 10 sider i alle billed-PDF-filer. I stedet for at grave gennem mapper skal du bruge denne kraftfulde funktion til hurtigt at komme til en fil.

Mens du er i Google Drive, skal du trykke på fremad skråstast for at placere din markør lige i søgefeltet. Klik på den lille rullemenu i søgefeltet for at afsløre de grundlæggende søgefiltre. At lære et par manuelle parametre kan spare dig for tid.

For eksempel: Hvis du vil finde dokumenter, du har delt med nogen, bruger du til: [email protected].

Google Hjælp har den komplette liste.

7. Forenkle deling ved at oprette kontaktgrupper

Med e-mail-kontaktgrupper behøver du ikke angive individuelle dokumenttilladelser for dine teammedlemmer.

Log ind på Google Kontakter. Klik på venstre sidepanel Ny gruppe.

Giv det et beskrivende navn i henhold til teamprojektet. Eller noget andet, der gør dem nemme at huske. Du kan navngive grupper efter tilladelser at gøre dem lette at huske.

For eksempel: [email protected] eller [email protected].

Befolk den nye gruppe med teammedlemmernes e-mail-adresser.

Brug disse specifikke kontaktgrupper i indstillingerne for deling af filer eller mapper.

8. Se Visningstælling i et delt dokument

Google opretholder en versionhistorik, men der er ingen måde at se, hvor mange gange et delt dokument er blevet vist. Jeg fik svaret på dette spørgsmål fra en Stack Exchange-diskussion.

Indsend dit dokumentlink til http://goo.gl URL-afkortningstjeneste og del kun den URL. Denne service giver oplysninger om, hvor mange gange der blev klikket på linket, hvilket er så tæt som du i øjeblikket kan få at vide, hvor mange gange dit dokument blev åbnet.

Dette er nyttigt i tilfælde, hvor du måske ønsker at dele et dokument offentligt og kontrollere svaret. Bemærk, at offentlige dokumenter og filer vises i søgeresultater.

Nogle ideer til deling offentligt:

• Upload og del en e-bog.
• Test det første svar på et kreativt produkt.
• Slip en Slides-præsentation til offentlig visning (som SlideShare).
• Find åbent uddannelsesindhold.

Tip: Du kan bruge en simpel Google Site Search til at søge efter offentlige dokumenter. F.eks. søgeordswebsted: drive.google.com

9. Del med Slack

Slack er den nye arbejdsplads eller kontorets digitale vandkøler. Hvis du ikke arbejder med Slack endnu, er det tid til at introducere det til dit team. Der er mange måder at få dine foretrukne tjenester til at arbejde med Slack. Google Drev-integration er blandt de populære.

Med Slack kan du importere Google Drev-filer og dele dem via Slack. Alle importerede Google Drev-filer indekseres også af Slack for nem søgning og reference. Filerne gemmes ikke på Slack - de forbliver fortsat i dine Google Drev-mapper. Slack fungerer som en ledning.

Et lille eksempel: Indsæt et link til et Google-dokument i Slack chatrummet. Slack viser et uddrag af indhold fra filen under linket, når det er integreret. Dette er mere nyttigt end bare at dele blinde links.

Slack Help Center viser, hvordan du kan tilslutte dit Google Drive til Slack på to nemme måder.

10. Del Google Docs fra Microsoft Office

Google Drive vs Microsoft Word Google Docs vs. Microsoft Word: Death Match for Research Writing Google Docs vs. Microsoft Word: Death Match for Research Writing Online-løsninger er ved at blive normen. Vi besluttede at se, hvordan Microsoft Word stabler op mod Google Docs. Hvilken vil gøre det bedre forskningsartikel? kan være en daglig kamp af to kontorpakker, men de to kraftcentre spiller endelig pænt. Du kan nu åbne Word-, Excel- og PowerPoint-filer, der er gemt på drevet, arbejde på dem i Microsoft Office og dele dem tilbage via Google-drev. Det hele takket være et praktisk plug-in, der fantasifuldt kaldes som - Google Drive-plug-in til Microsoft Office.

Plug-in fungerer med Microsoft Office 2007, 2010, 2013 og 2016.

Installer tilføjelsen og give det tilladelse til at få adgang til dine Google Drev-mapper. Tilføjelsen vises som en ekstra fane på båndet og som en ny placering i skærmbilledet Gem.

Kontordokument, der er gemt på drevet, kontrolleres også version. Du kan spore tidligere versioner af en Office-fil eller gå tilbage til en ældre version. Når du vil arbejde på et Google-dokument, åbnes det i det relevante Google Drive-program i et separat browservindue.

Deles ikke vidunderligt!

Du kan ikke tage det alene i 21^st Århundrede. Der er en række fordele, når du samarbejder i realtidsholdarbejde: 10 tip til effektivt samarbejde i realtid online teamarbejde: 10 tip til effektivt samarbejde i realtid online. Der er også udfordringer. Men reducer antallet af bøjler for bare at dele et stykke information, og der vil ske gode ting.

Videoen til skriveprojektet demonstrerer, hvordan mere kan opnås med mindre, når samarbejdssynergi sker.

Brug tid på Google Drevs samarbejdsfunktioner. Harmonien i teamwork afhænger af det. Tag Google Drive ud over et fillagringssystem med de mange tip og tricks, det tilbyder på alle platforme. Fortæl os om Google Drevs rolle i din tilsluttede verden.

Bruger du det aktivt til at trække hinanden sammen omkring et fælles projekt? Hvad er det eneste tip, du gerne vil dele, der gør Google Drive-styring lidt bedre for os? Eller endda en klage, der holder dig tilbage?

Billedkredit: puslespil af Rido via Shutterstock