Edmund Richardson
0 
3898
340
Der er lidt mere frustrerende end at gå ind for at skrive en presserende e-mail, kun for at svaret kommer for sent. Men problemet ligger muligvis ikke hos modtageren. Det kan ligge hos dig, og hvordan du har lavet din besked.
Forskning har afsløret mange indsigter i, hvordan man overtaler flere medlemmer af en mailingliste til at åbne, læse og klikke på links i e-mails. Men der er mindre information om at nå lignende mål for personlig e-mail eller arbejds-e-mail.
Hvis du har et presserende problem på arbejdspladsen, skal du introducere dig selv til en influencer 6 måder at få travle mennesker til at besvare dine e-mails 6 måder at få travle mennesker til at besvare dine e-mails Der er et helt andet sæt regler, når det kommer til at maile til vil tilskynde eller afskrække en person til at trykke på knappen "svar" og svare dig. Lær reglerne for e-mail-succes. , eller arrangere et møde, hvordan gør du det mere sandsynligt, at du får et hurtigt svar på din e-mail?
Følgende er en liste over årsager til, at svar på dine e-mails fortsat ankommer sent eller slet ikke. Ved at være opmærksom på disse almindelige fejl og tip vil du være i stand til at dyrke en hurtigere og mere ensartet svarfrekvens på hver af dine e-mails.
Du CC'd den person, du har brug for et svar fra
Hvis du CC folk ind i din besked, antager de ofte, at de var inkluderet bare for at blive holdt i løkken. Dette mindsker chancen for, at disse personer reagerer, da de ikke føler, at de var den primære modtager. Hvis du har brug for alle til at svare, skal du undgå at bruge CC-funktionen. Ideelt set skal du sende en person ad gangen. Men hvis du skal CC, skal du gøre det klart tidligt i e-mailen, at du brug for alle til at svare, inklusive dem, der er CC'd.
Din emnelinje suger
En kvalitetsfagslinje Sådan får du din e-mail-meddelelse til at skille sig ud i en rodet indbakke Sådan får du din e-mail-meddelelse til at skille sig ud i en rodet indbakke Har du nogensinde sendt en e-mail, du mente var vigtig kun for at blive besvaret mange dage senere, eller værre glemt af ? Indrømmet, nogle gange er det ude af din kontrol, men der er ting, du kan gøre ... er nødt til at fortælle folk, at du har brug for et svar hurtigt. Dette betyder mere end modbydeligt at titulere din e-mail “PRESSERENDE”. Og det betyder ikke, at du skal være latterligt detaljeret.
Noget så simpelt som “Stevo, vi er nødt til at tage denne beslutning inden i morgen” fungerer godt. For det første henvender det sig til den enkelte, så de ved, at ansvaret ligger hos dem. For det andet formidler indholdet af denne emnelinje en følelse af både presserende og nysgerrighed. Dette øger sandsynligheden for, at beskeden åbnes med det samme.
Du angiver ikke din efterspørgsel hurtigt
Vi ved alle, at e-mails skal holdes kortfattede. Men hvis dine er mere end et par korte afsnit lange, skal du sørge for, at din anmodning er i fokus fra starten, ellers kan den blive overset.
Dette betyder høfligt at komme over det, du har brug for i første eller anden sætning. Du kan gå nærmere ind på senere, men forudsætningen for, hvad du søger, skal komme først.
Dine meddelelser keder sig
Hvis alle forventer, at dine meddelelser er kedelige, vaflende, jargon-fyldte og for detaljerede, vil de afskyr tanken om at åbne dine e-mails.
Lad i stedet folk se frem til at modtage en e-mail fra dig. Brug humor. Adresser folk personligt. Undgå virksomhedstale. Hold dine sætninger korte og slagne. Medtag en sjov GIF Find de bedste GIF'er på Internettet med Giphy, en dedikeret søgemaskine til animerede billeder Find de bedste GIF'er på Internettet med Giphy, en dedikeret søgemaskine til animerede billeder GIF'er er almindelige på internettet, men det er undertiden svært at finde den rigtige til den rigtige situation. Heldigvis er en ny dedikeret søgemaskine lige til GIF'er ankommet. Dets navn er Giphy og…. Du er stadig i stand til at lysne en dags dag, selvom du beder dem om en fordel.
Du angiver ikke en frist
Hvis du har brug for noget, skal du fortælle modtageren nøjagtigt, hvornår det er nødvendigt af. Alt for ofte bliver vi bedt om at give et svar “ASAP”, eller “snart”. Dette gør fristen subjektiv. Hvis du siger “Jeg har virkelig brug for et svar på dette spørgsmål inden 16:00 i dag”, der er dog ikke plads til uklarhed.
Du giver ikke alternativer
Fortsætter med eksemplet ovenfor, kan det være tilfældet, at modtageren bare ikke kan få et svar til dig inden 16:00. Du skal redegøre for denne mulighed i din første meddelelse ved at udvide sætningen:
“Jeg har virkelig brug for et svar på dette spørgsmål inden 16:00 i dag. Hvis det ikke er muligt, så fortæl mig det ved middagstid, så jeg kan arrangere alternative arrangementer.”
E-mailen er ikke Høj prioritet
Hvis din besked virkelig er presserende, kan du gøre dette mere tydeligt ved at markere e-mails som sådan i visse e-mail-klienter. At kunne markere en e-mail som Høj prioritet er muligt i Microsoft Outlook og Apple Mail. Desværre er det ikke muligt i Gmail, så det nærmeste alternativ er at gå foran dit emne med “PRESSERENDE:”
Dette bør kun ske i virkelig presserende tilfælde. Hvis du ser for at gøre dette for ofte, mister dette tip sin effektivitet.
Du laver ikke en trussel
Dette lyder værre end det er. Fortæl modtageren, at hvis et svar ikke modtages inden for en fast frist, vil visse konsekvenser følge. Som et eksempel: “Hvis jeg ikke har hørt tilbage fra dig kl. 14.00, antager jeg, at alt er i orden, og jeg sender $ 10.000 til entreprenøren”.
Hvis modtageren derefter vælger at ignorere spørgsmålet, ved de eksplicit, at tingene stadig vil fortsætte uden deres input. Hvis de ønsker, at deres stemme skal høres, er de nødt til at tale nu.
Du hjælper ikke
Hvis din anmodning er meget bred, vil modtageren ofte tro, at de er nødt til at skabe et mere veltalende svar, end det er nødvendigt. Fortæl dem, hvis det er simpelt “Ja” eller “ingen” vil gøre. Hvis du arrangerer et møde, skal du tilbyde tre eller fire praktiske gange som udgangspunkt. Gør hvad du kan for at få svar på e-mailen mindre til en byrde for modtageren.
Du e-mailer på det forkerte tidspunkt
Hvis du ved, at din manager altid er forhastet fra deres fødder en torsdag eftermiddag, skal du ikke vente til torsdag morgen med at sende e-mailen, hvis du kunne have sendt den på tirsdag. Hvis du ved, at din kollega har masser af e-mails i begyndelsen af hver dag, kan du måske vente, indtil du ved, at de har gennemgået deres indbakke 5 Handlingstrin til at kurere din indbakke Nul E-mail Frenzy 5 Handlingstrin til at hærde din indbakke Nul E-mail Frenzy Indbakke Nul er et af de mest populære buzz-ord. For virkelig at løse dine e-mail-problemer skal du gå ud over Inbox Zero og løse de underliggende problemer. før du sender din besked. Dette gør din e-mail mindre til en nål i en høstak.
Du sender for mange e-mails
Hvis du er kendt på kontoret for at være en nådeløs e-mailer, bliver dine kolleger hurtigt blinde for dine indbakke-anbringender.
Gør det til en vane Sådan bruges mikrovaner og gnist massiv personlig ændring Sådan bruges mikrovaner og gnist massiv personlig ændring At skabe nye vaner er svært. Vaner bygges normalt over uger eller måneder med gentagelse, og motivation er udfordringen. Når det bliver hårdt, kan mikrovaner være en enorm hjælp. at de e-mails, du sender, er vigtige e-mails. Når nogen ser en meddelelse fra dig i deres indbakke, er det mere sandsynligt, at de vil tage varsel.
Du er takknemlig
Hvis du fortsat beder folk om tingene og ikke udviser taknemmelighed, vil folk snart komme til at hjælpe dig. I e-mails verden oversættes dette til, at folk simpelthen ignorerer dig. De vil hellere svare på og hjælpe andre mennesker, der respekterer deres tid og kræfter.
Så hvis nogen svarer hurtigt, tak for ham eller hende. Hvis de går ud af deres måde at svare på dig eller hjælper dig, skal du sørge for at vise, at du er taknemmelig.
Prøv det
Hvis modtagelse af langsomme svar eller ingen svar er et problem, du har haft, prøv at undgå hver af ovenstående fejl. Ved at gøre dette vil hver af dine e-mails mere sandsynligt blive åbnet, læst og svaret hurtigt. Når du har gjort dette i et par uger, skulle det blive den anden karakter. Inden du ved det, vil du være e-mail-ekspert Vil du blive ekspert på noget? Prøv bevidst praksis Vil du blive ekspert på noget? Prøv bevidst praksis Det er alt for let at føle sig krænket, når du hårdt prøver at forbedre en bestemt færdighed. Brug kraften i "bevidst praksis" for at få dig over de irriterende plateauer. .
Hvilke andre e-mail-teknikker hjælper dig med at modtage et hurtigt svar? Har noget af ovenstående været særlig effektivt for dig?
Billedkreditter: kedeligt job af Ditty_about_summer via Shutterstock, Every Day Is Valentine's Day af Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Er vi næsten der endnu? af Stuard Richards (Flickr). forsigtighed - stejle trin: 1 af Crystian Cruz (Flickr). Inbox Triage With Gmail af David Bruce Jr. (flickr).