7 tip til e-mail-effektivitet for at få mere udført e-mail, hurtigere

Livet drejer sig om kommunikation, og bogstaveligt talt opnås intet uden det. E-mail er et kommunikationsværktøj, der er beregnet til at gøre dit liv lettere. I stedet for at skulle indtaste et brev eller prøve at fange nogen på telefonen eller personligt, kan du hurtigt skrive et par linjer og være over det.

Men e-mail kan også være en betydelig tidssænke. Dette sker typisk, når det bruges på den forkerte måde. Mange mennesker sender dig e-mails, du ikke har brug for, med emnelinjer, der ikke afspejler indholdet og med flere ord end nødvendigt. Men det kan også være din egen skyld, for eksempel hvis du ikke behandler e-mails rigtigt eller misbruger din indbakke som en opgaveliste eller læseliste. Faktum er, at du kan komme igennem dine e-mails hurtigere ved at forbedre dine vaner og nøje vedtage et par vigtige tip til e-mail-effektivitet.

Planlæg e-mail-tid

Hvis du frygter at tendere til dine e-mails, eller hvis du regelmæssigt bruger alt for meget tid på at rydde din indbakke, kan du prøve at forpligte dig til en tidsplan. Nogle mennesker anbefaler, at du sender e-mails i et bestemt tidspunkt to gange om dagen. Planlægning af tid er smart, fordi det skaber tidsrammen og sindets plads til at koncentrere sig om at få opgaven udført. Desuden finder du ud af, hvor meget tid du virkelig bruger med e-mails.

At kontrollere e-mails kun to gange om dagen fungerer ikke for alle. Hvis du har brug for at være på toppen af ​​tingene og kontrollere dine e-mails flere gange i løbet af dagen, skal du give dig selv et par minutter hver time ud over at kontrollere og behandle e-mails om morgenen og aftenen. Disse korte e-mail-sprints er en mulighed for at svare på presserende e-mails eller svare på en e-mail, som du først havde brug for for at hente oplysninger til.

Ideen er at ...

• oprette en tidsbegrænsning ved at planlægge e-mail-tid,
• har ambitionen om at holde sig inden for denne grænse,
• bliver hurtigere, og
• frigør gradvist tid på din tidsplan.

Denne tankegang hjælper dig med at fokusere og blive mere effektiv. Kombiner det med alle de andre e-mail-effektivitetstip i denne artikel, så vil du hurtigt komme igennem dine e-mails som aldrig før.

Behandl hver e-mail, du åbner

Hver e-mail, du åbner, kræver, at du handler på den ene eller den anden måde. Hvis du gør dette, spares det straks tid, fordi du ikke behøver at håndtere den e-mail igen. Du vil også rydde din indbakke mindst en gang om dagen, hvilket er en befriende følelse.

For hver e-mail, du åbner, skal du straks handle om muligt eller planlægge en opgave om nødvendigt, arkivere eller slette e-mailen. At handle straks kan betyde, at du reagerer hurtigt, foretager et kort telefonopkald, overfører datoer til din kalender, føjer opgaver til din opgaveliste, arkiverer e-mails eller andet indhold, der skal læses senere. Hver gang du ikke er i stand til at reagere eller handle med det samme, skal du udarbejde et svar og planlægge en opgave til at løse hvad det er, du skal gøre. Under alle omstændigheder skal du få alle e-mails ud af din indbakke.

Bemærk, at i e-mail har hver e-mail en unik URL, vidste du, at du kan bogmærke specifikke Gmail-meddelelser? Her er hvordan & hvorfor vidste du, at du kan bogmærke specifikke Gmail-meddelelser? Here Is How & Why Der er foretaget mange sager om, hvorfor Gmail er en genial webmail-klient. Nu selvom det er næsten trivielt at finde e-mails i Gmail, betyder det at vide, at du kan finde dem, ikke at du vil…. Brug det ikke nu til at bogmærke dine e-mails! I stedet skal du tilføje linket til den respektive opgave på din opgaveliste eller kalenderpost. Det er meget bedre end at holde styr på disse e-mails i din indbakke.

For at få mest muligt ud af din tid ...

• handle på hver e-mail, du åbner,
• overfør opgaver og datoer til din opgaveliste eller kalender og
• tilføj e-mail-webadresser til reference,
• svar omgående, hvis det er muligt,
• udarbejde et svar om nødvendigt,
• arkiver eller slet hver e-mail, du har åbnet og,
• behandle Udkastmappe og opgaveliste en gang om dagen.

Filtrer & mærk e-mails

Mange mennesker holder e-mails i deres indbakke, fordi de ikke kender en bedre måde at holde styr på dem. Det bidrager til rod og med tiden gør det faktisk sværere at finde ting. I Gmail kan du nemt finde enhver e-mail ved hjælp af den magtfulde søgefunktion 5 Avancerede Gmail-søgeoperatører, du burde kende 5 Avancerede Gmail-søgeoperatører, du skal vide. Gmail er en genial webmail-klient med mange fantastiske funktioner. At være en Google-tjeneste er en af ​​dens styrker åbenlyst Search. Og det er præcis, hvordan Google revolutionerede e-mail. I Gmail har du ikke rigtig…. Alternativt kan du mærke e-mails for hurtigt at finde dem, hvis du skal opbevare dem i din indbakke eller sortere dem i mapper for at hente dem senere.

I stedet for manuelt at sortere e-mails, kan du oprette filtre til automatisk at behandle e-mails, du modtager regelmæssigt 5 Gmail-filtre til at hjælpe med at prioritere og organisere din indbakke 5 Gmail-filtre til at hjælpe med at prioritere og organisere din indbakke Hvilke filtre skal hver person have i deres arsenal, så at deres indbakke er lige så ordnet som min? Jeg er her for at hjælpe dig med at komme i gang med at opsætte dine første fem filtre, eller ... inklusive meddelelser, abonnementer, fordøjelser, men også e-mails fra specifikke personer. I stedet for at indstille et nyt filter til hver enkelt kilde, skal du oprette et e-mail-alias Opdel & erobre din e-mail med magt fra Gmail-aliaser Opdel & erobre din e-mail med kraften i Gmail-aliaser Når det kommer til e-mail-organisering, er den umiddelbare reaktion ofte alt om mapper, tags, filtre, prioritetsmærker og ting af den slags. Ikke at nogen af ​​disse er dårlige - faktisk er de fleste af… for typer e-mails (f.eks. Forumunderretninger eller abonnement på nyhedsbrev) og filteremails, der er baseret på hvilken e-mail-adresse de sendes til. Ved at dirigere disse e-mails til deres egen dedikerede mappe vil de aldrig tilstoppe din indbakke, du spilder ikke tid på at behandle dem, og du kan stadig læse dem, når du har tid.

Den bedste måde at administrere dine e-mails er at ...

• lære at søge i din e-mail,
• etiket og
• sortere e-mails,
• ideelt med automatiserede filtre, hvor det er muligt, og
• få dem til at omgå din indbakke, hvis du aldrig behøver at håndtere dem med det samme.

Reducer den indgående e-mail

Når du begynder at rydde din indbakke dagligt, vil du bemærke, hvilke e-mails du ikke har brug for. I stedet for at indstille filtre til e-mails, ønsker du ikke rigtig at modtage eller vil aldrig have tid til at læse, handle. Dette kan betyde, at du afmelder dig et nyhedsbrev, du aldrig læser, beder en ven om ikke at videresende dig tegnefilm længere, eller beder en kollega om kun at sende dig CC på vigtige e-mails.

Kort sagt, adresser unødvendige e-mails, afmeld dig nøje, og filtrer om nødvendigt til papirkurven.

Angiv et eksempel: Hold dine egne e-mails rene og korte

Det tager tid at komponere en detaljeret e-mail. Og det tager tid at læse og behandle det. Spar dig selv og andre tid, og lær at holde dine e-mails klare og korte.

Dette starter med en god emnelinje. Sørg for, at det tydeligt afspejler indholdet af din e-mail. Dette bliver lettere, hvis du holder dig til et enkelt emne pr. E-mail. Til sidst skal du holde din e-mail kort. Jeg vil ikke anbefale en sætningspolitik, men e-mails til hverdagens arbejde skal være korte. Gør tankerne, og træk essensen af ​​det, du vil kommunikere, inden du sender.

Dine modtagere vil elske dine e-mails, hvis de indeholder ...

• en klar emnelinje,
• et emne pr. e-mail,
• nøgleideer udtrykt klart i
• højst 1-5 sætninger.

Brug konserverede svar

Hvis du modtager en masse e-mails, der mere eller mindre kræver en og samme reaktion, skal du oprette en skabelon og oprette et dåse svar. Dette kan spare meget tid og er meget let at gøre med Gmail. Vi har dedikeret en hel artikel om, hvordan man e-mailer hurtigere og bedre med konserverede svar E-mail hurtigere og bedre med konserverede svar E-mail hurtigere og bedre med konserverede svar Har du ikke tid til at lave frokost? Intet problem, tag en dåse. Brug for nogle camping chow, der ikke går dårligt? Let, få noget konserves mad. Er du træt af at skrive de samme e-mail-svar? Prøv e-mails med dåse! Tænke… .

Brug tastaturgenveje

De fleste e-mail-programmer tilbyder tastaturgenveje. For eksempel har Gmail genveje til at svare (a), slette (SHIFT + 3) eller arkivere en e-mail (a). Vi har samlet en PDF-oversigt over nyttige Gmail-genveje her. Bemærk, at du muligvis skal aktivere tastaturgenveje. Brug et par minutter på at lære tastaturgenveje til den valgte e-mail-klient, og du behandler dine e-mails meget hurtigere hver dag.

Her er nogle flere tip til e-mail-effektivitet, der hjælper dig med at bruge e-mail mere effektivt 10 tip til at hjælpe dig med at e-maile mere effektivt 10 tip til at hjælpe dig med at e-maile mere effektivt Det bedste råd, jeg har hørt om e-mail og e-mail produktivitet er - besvar ikke e-mails første ting om morgenen. Det er en smule paradoksalt, men rigtigt, at e-mail og produktivitet er i loggerheads ... .

Konklusion

E-mail er et kommunikationsværktøj, der skal tjene dig, ikke kontrollere dit liv. Vær klar over, hvad du vil opnå med dette kommunikationsværktøj, hvordan du vil bruge din tid, og automatiser eller fjern alt, hvad der står mellem dig og behandler din e-mail hurtigt. Hvis du gør det rigtigt, behøver det ikke at tage meget tid at rydde din indbakke. Når du først har en god rutine, skal du ikke bekymre dig om ikke at kontrollere dine e-mails i et par timer eller en dag, efterhånden som du gør et vigtigere arbejde. Du ved, at din rutine lader dig pløje gennem en oversvømmet indbakke på kort tid.

Har du nogle tips til e-mail-behandling, som jeg har gået glip af?

Billedkreditter: E-mail-logo via Shutterstock, Clock & Email via Shutterstock, Indbakke via Shutterstock, Indgående e-mail via Shutterstock, Talebobler via Shutterstock